Anda di halaman 1dari 4

2.

2 MENDESAIN DAN MEMBUAT POLA JURNAL KHUSUS PENERIMAAN


PADA HOTEL SEBAGAI LAPORAN YANG DIHASILKAN
2.2.1 Penerimaan Kas Dari Penjualan Jasa Hotel

Kas yang diterima dari penjualan jasa bersumber dari penjualan kamar, makanan,
minuman, dan jasa terkait lainnya. Penjualan kamar, makanan dan minuman
merupakan penjualan utama hotel (major revenue). Adapun penjualan seperti
komunikasi, kolam renang, laundry, dry cleaning, dan penjualan jasa terkait lainnya
merupakan penjualan tambahan (minor revenue).
Penerimaan kas dari jasa hotel terjadi dan berlangsung di kantor depan (front office)
dan di outlet hotel. Penerimaan kas di kantor depan (front office) dicatat dan dilaporkan
oleh kasir kantor depan dan penerimaan kas di outlet dicatat dan dilaporkan oleh kasir
outlet yang bersangkutan.
1. Penerimaan Kas oleh Kasir Kantor Depan (Front Office)
Kas yang diterima oleh kantor depan (front office) bersumber dari:
ü Tamu yang meninggalkan hotel (check out)\
ü Pembayaran di muka untuk pemesanan kamar (advance reservation deposit)
ü Pembayaran di muka untuk pesta perjamuan/andrawina (banquet)
Semua kas yang diterima oleh kasir kantor depan (front office) dengan sumber-sumber
kas diatas dicatat pada laporan penerimaan kas yang dikerjakan harian dan untuk
setiap waktu tugas. Dasar pengisian laporan kas ini adalah rekening tamu dan kuitansi
penerimaan kas. Untuk tujuan pengendalian kas, semua rekening tamu dan kuitansi
diberi nomor urut.
2. Penerimaan Kas dari Kasir Outlet
Penjualan makanan dan minuman terjadi di outlet makanan dan minuman (food and
beverage outlet) seperti di restoran, coffee shop, layanan kamar (room service),
speciality restaurant, dan bar. Penjualan yang terdiri dari penjualan tunai dan tidak
tunai/kredit (charges). Semua penjualan yang terjadi di outlet dilaporkan harian untuk
setiap waktu tugas, disertai dengan semua dokumen pendukung. Sementara itu, uang
kas yang diterima disetorkan pula setiap akhir tugas. Uang kas yang disetorkan ke
manajemen hotel melalui kasir umum (general chasier) dimasukkan ke dalam amplop
yang khusus untuk itu. Uang kas yang dimasukkan ke dalam amplop dilaporkan secara
rinci sesuai dengan jumlah uang kas yang diterima. Bila uang kas yang diterima terdiri
dari atas Rupiah dan mata uang asing maka dalam amplop harus dilaporkan jumlah
setiap mata uang yang diterima. Demikian pula, apabila ada uang asing yang diterima
dalam traveller’s cheque maka traveller’s cheque ini harus dilaporkan di amplop setoran
kas.
2.2.2 Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas merupakan salah satu jenis jurnal khusus. Jurnal ini digunakan
khusus untuk membukukan semua penerimaan kas hotel. Sumber-sumber penerimaan
kas hotel terdiri dari penjualan tunai untuk jasa-jasa yang ditawarkan (kamar, makanan,
minuman, cucian, dan komunikasi), pengutipan piutang atau pembayaran rekening city
ledger, dan penerimaan tunai dari pendapatan lain-lain. Hal penting yang harus
dilakukan dalam membukukan transaksi pada jurnal khusus adalah bahwa jumlah
transaksi debet sama dengan kredit. Kondisi ini merupakan syarat ketepatan transaksi.
Dari informasi pada jurnal ini, manajemen dapat menganalisis perbandingan antara
penerimaan kas dari penjualan tunai dengan pengutipan piutang. Selain itu, manajemen
dapat pula menganalisis hasil penjualan tunai antara penjualan kamar, makanan, dan
minuman.
Jurnal merupakan salah satu metode dalam mengendalikan operasional pada bidang
tertentu, dalam konteks ini penerimaan kas. Pengendalian yang harus dilakukan oleh
manajemen atas penerimaan kas melalui jurnal adalah bahwa semua kas yang diterima
harus disetor ke rekening bank hotel sesuai dengan ketentuan atau standard
operating procedures (SOP) hotel. Pada jurnal penerimaan kas dibukukan
penerimaan kas secara kronologis. Artinya, sesuai dengan urutan penerimaan kas.
Pada jurnal ini dapat dikaji bahwa transaksi debet untuk kas atau rekening bank hotel,
sedangkan transaksi kredit untuk piutang tamu atau city ledger.
Sumber dan dokumen pendukung untuk membukukan penerimaan kas adalah laporan
kas dari Food and Beverage Outlet chasier (kasir bar, restoran, room service, dan
sebagainya) dan dari kas kantor depan (front office chasier). Masing-masing laporan
kas dari kasir harus dilengkapi pula dengan dokumen pendukung yang andal. Untuk
laporan kas kasir kantor depan, dokumen pendukung yang andal adalah rekening tamu
yang check out dan atau kuitansi untuk tamu yang membayar uang muka. Untuk
laporan kas kasir restoran, dokumen pendukung yang andal adalah rekening restoran.
Bagian yang ikut terlibat dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari pelunasan
piutang adalah sebagai berikut:
1.   Bagian piutang
a. Membuat daftar piutang yang ditagih sebanyak tiga lembar, lembar pertama
diserahkan ke bagian penagihan sebagai dasar untuk melakukan penagihan, lembar
kedua diserahkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat bukti setor, lembar
ketiga diarsipkan secara permanen urut nomor.
b. Menerima surat pemberitahuan dan daftar suratpemberitahuan lembar kedua dari
bagian penagihan untuk dicatat dalam kartu piutang dan diarsipkan secara permanen
urut nomor.
2.   Bagian penagihan
a. Melakukan penagihan kepada debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih
lembar pertama yang diterima bagian piutang.
b. Menerima cek dan surat pemberitahuan dari debitur.
c. Membuat daftar surat pemberitahuan berdasarkan cek dan surat pemberitahuan
sebagai bukti telah dilakukan penagihan kepada debitur. Daftar surat pemberitahuan
dibuat sebanyak dua lembar, lembar pertama diserahkan ke bagian kasa bersama cek,
lembar kedua diserahkan ke bagian piutang bersama surat pemberitahuan.
d. Mengarsipkan daftar piutang yang tertagih lembar pertama secara permanen sesuai
dengan nomor urut.
3.   Bagian kasa
Bagian Kasa berada dibawah Bagian keuangan.Dalam transaksi penjualan tunai,
Bagian Kasa berfungsi sebagai penerima pembayaran dari pembeli untuk harga barang
sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan tunai.
a. Menerima daftar piutang yang ditagih lembar kedua dari bagian piutang.
b. Menerima daftar surat pemberitahuan lembar pertama dan cek dari bagian
penagihan.
c. Membandingkan antara daftar piutang yang ditagih lembar kedua dengan daftar surat
pemberitahuan lembar pertama.
d. Membuat bukti setor bank dan menyerahkannya ke bagian jurnal bersama dengan
surat pemberitahuan lembar pertama dan daftar piutang yang ditagih lembar kedua.
e. Menyetorkan cek ke bank.
4.   Bagian jurnal
a. Menerima setor bukti bank, daftar suratpemberitahuan lembar pertama dan daftar
piutang yang ditagih lembar kedua dari bagian kasa untuk dicatat dalam jurnal
penerimaan kas.
b. Mengarsipkan dokumen-dokumen yang diterima dari bagian kas dan diarsipkan
secara permanen sesuai dengan nomor urut.
Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, dimana dana
tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan
sebagai fasilitas tamu setelah menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali
oleh perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah
melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan
menunda pembayaran sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada kecuali
tamu yang datang secara individu biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai
uang muka.
Contoh :
The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini menjual
kamar jenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000 per malam. Setiap tamu yang
menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000. Haga tersebut
belum termasuk government tax and service charge sebesar 21%.
Jurnal atas transaksi tersebut, diantaranya :
1. Hasil penjualan tunai makanan dan minuman
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service charge Rp 100.000
20301 Gevernment tax Rp 110.000
2. Hasil penjualan yang diterima front office saat tamu check out
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR Guest Ledger Rp 1.201.000
3. Hasil pengumpulan piutang dari travel agent
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR City Ledger Rp 1.210.000
4. Penerimaan uang muka
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000
Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnal penyesuaian
sebagai berikut :
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service Charge Rp 100.000
20301 Goverment tax Rp 110.000
Berikut adalah penjelasan berkaitan dengan kondisi pencatatan yang dijelaskan
sebelumnya :
1. Penjualan kamar
- Front office cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front office yang
bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
- Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
- Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai dan
mengoreksi kembali pekerjaan night auditor.
- General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan kamar.
-
2. Penjualan makanan dan minuman
- Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet
- Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari
- Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengoreksi kembali pekerjaan night auditor
- General cashier mempunya tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
makanan dan minuman dalam suatu hari
3. Pengumpulan piutang dari travel agent
- Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada
tamu yang melakukan reservasi melalui agent
- Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent
- General cashier mempunya tanggung jawab atas semua penerimaan hasil penagihan
4. Penerimaan uang muka
- Reservation menerima reservasi tamu
- Front office cashier menerima dan melaporkan pembayaran tamu
- Night audit mendata pemasukan uang muka dalam satu hari
- Income audit mencocokkan hasil uang muka dan mengoreksi
- General cashier mendata penerimaan uang muka