A.FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT.

Siklus persediaan dan pergudangan dapat dikatakan adalah paduan dari dua sisitem yang
terpisah tapi erat berhubungan. Yang pertama adalah  arus barang secara fisik, dan yang kedua
adalah biaya yang terkait. Selama persediaan bergerak dalam perusahaan,harus ada pengendalian
yang cukkup baik atas pergerakan fisik maupun biaya-biaya yang terkait. Pemeriksaan sekilas
terhadap enam fungsi yang membentuk siklus persediaan dan pergudangan akan membantu
untuk memahami pengendalian tersebut dan bahan bukti audit  yang diperlukan untuk menguji
efektifitasnya.

- MEMPROSES PESANAN PEMBELIAN

Permintaan pembelian digunakan untuk meminta bagian pembelian untuk meng-order barang
persediaan. Permintaan dapat diajukan pegawai gudang pada saat persediaan mencapai tingkat
tertentu, untuk material yang akan digunakan memproduksi order tertentu pelanggan, atau
dilakukan atas dasar perhitungan periodik dari personil yang berwenang. Apapun metode yang
digunakan, pengendalian atas permintaan pembelian dan order pembelian yang terkait harus
dievaluasi dan diuji sebagai bagian dari siklus perolehan dan pembayaran.

-MENERIMA BAHAN BAKU BARU

penerimaan barang yang di order adalah bagian dari siklus perolehan dan pembayaran. Barang
diterima harus diperiksa kuantitas dan kualitasnya. Bagian yang menerima membuat laporan
penerimaan barang yang menjadi bagian dari dokumentasi yang perlu sebelum pembayaran
dilakukan setelah inspeksi, barang dikirim ke gudang dan dokumen penerimaan dikirimkan
kebagian pembelian, gudang dan hutang usaha.

-MENYIMPAN BAHAN BAKU

Setelah barang diterima, penyimpanan dilakukan di gudang sampai saatnya dibutuhkan untuk
proses produksi. Barang tersebut dikeluarkan gudang setelah ada permintaan yang diotorisasi,
perintah kerja, dan dokumen lain yang menyebutkan jenis dan jumlah barang yang
diminta.dokumen permintaan ini dugunakan untuk manufaktur berkas induk persediaan perpetual
dan membukukan perpindahan dari akun bahan baku ke akun barang dalam proses.
- MEMPROSES BARANG
Proses pengerjaan barang dalam siklus persediaan dan pergudangan sangat bervariasi untuk
masing-masing perusahaan. Besarnya jumlah barang yang akan diproduksi secara umum
dipengaruhi order pelanggan. Ramalan penjualan, tingkat persediaan barang jadi yang telah
ditetapkan, dan ekonomis tidaknya proses produksi seringkali bagian pengandalian produksi,
harus dibuat ketentuan yang mengatur kuantitas produksi, pengendalian barang rusak,
pengawasan kualitas dan perlindungan fisik terhadap barang dalam proses. Bagian produksi
harus mengadakan laporan produksi dan barang rusak sehingga catatan akuntansi dapat
mencerminkan pergerakan barang dan biaya produksi yang akurat.
Dalam perusahaan manufaktur struktur pengendalian intern akuntansi biaya yang baik adalah
bagian penting dari fungsi proses barang. Struktur pengendalian intern diperlukan untuk
menunjukkan profitabilitas relatif berbagai produk, untuk perencanaan dan pengendalian, dan
untuk menilai persediaan bagi tujuan pelaporan keuangan. Ada dua jenis sistem biaya secara
umum, walaupun banyak variasi dan kombinasi dalam praktik: sistem job-order (pekerjaan
order) dan proces cost (biaya proses).perbedaan utamanya adalah pada job-order biaya yang
timbul diakumulasikan pada suatu pekerjaan orde tertentu, dan pada proces-cost biaya per unit
produksi dialokasikan kepada tiap barang proses.
Catatan akuntansi biaya terdiri dari berkas induk, neraca lajur dan laporan dan laporan yang
menunjukkan akumulasi bahan, upah, dan biaya overhead dari suatu pekerjaan atau proses saat
biaya-biaya itu timbul sewaktu pengerjaan atau produk selesai, biaya yang timbul dipindahkan
dari barang dalam proses ke barang jadi didasarkan laporang bagian penerimaan kas.

MENYIMPAN BARANG JADI

Setelah barang jadi selesai dikerjakan bagian produksi, penyimpanan dilakukan digudang
menunggu pengiriman. Dalam perusahaan dengan sisitem pengendalian intern yang baik,
dilakukan pengendalian fisik atas barang jadi dengan memisahkannya dalam beberapa area
dengan akses terbatas. Pengendalian barang jadi biasanya dianggap bagian dari siklus penjualan
dan penerimaan kas.

- MENGIRIMKAN BARANG JADI

Pengiriman barang jadi adalah bagian integral dari siklus penjualan dan penerimaan kas. Tiap
pengiriman atau pengeluaran barang jadi harus didukung dokumen pengiriman yang diotorisasi
dengan memadai. Pengendalian untuk pengiriman telah dibahas pada bab sebelumnya.

-FILE INDUK PERSEDIAAN PERPETUAL

Satu bentuk catatan yang belum di bahas sebelumnya adalah berkas induk persediaan perpetual.
Catatan pepetual yang terpisah biasanya diadakan untuk pencatatan bahan baku dan barang jadi.
Kebanyakan perusahaan tidak menggunakannya untukbarang dalam proses.
Berkas induk persediaan perpetual hanya memasukkan informasi mengenai jumlah unit
persediaan yang dibeli, dijual dan yang tersimpan atau infomasi mengenai biaya per unit. Untuk
yang terakhir biasanya terdapat pada sisitem yang terencana dan terkomputerisasi.
Untuk pembelian bahan baku, berkas induk persediaan perpetual diperbaharui secara otomatis
pada saat pembelian bahan diproses dalam sistem pencatatan transaksi perolehan. Misalnya, saat
sistem komputer memasukkan jumlah unit dan biaya tiap pembelian bahan, informasi ini
digunakan untuk memutakhirkan berkas induk persediaan perpetual bersama dengan jurnal
perolehan dan berkas induk hutang usaha. Bab 16 menguraikan bagaimana pencatatan transaksi
pembelian.
Pemindahan bahan baku dari gudang harus dibukukan terpisah dalam komputer untuk
memperbaharui catatan perpetual persediaan. Hanya jumlah unit barang yang dipindahakan yang
perlu dibukukan karena komputer dapat menentukan harga per unit nya dari berkas induk.
Berkas induk perpetual persediaan bahan baku berisi, untuk tiap jenis bahan baku,saldo awal dan
akhir unit barang dan harga per unitnya, jumlah dan biaya per unit tiap pembelian, dan jumlah
dan biaya per unit bahan yang dikeluarkan untuk produksi.
Berkas indukperpetual persediaan barang jadi mengikutkan informasi serupa dengan bahan baku,
tetapi dengan kompleksitas yang lebih besar jika catatan biaya per unit juga diikutkan. Biaya-
biaya barang jadi terdiri dari bahan baku , buruh langsung dan biaya overhead yang seringkali
membutuhkan alokasi dan pencatatan yang rinci jika catatan perpetual menyertakan biaya per
unit, pencatatan akuntansi biayanya harus diintigrasikan dalam suatu sistem komputer.