Information Technology Project

Management, Eighth Edition

Note: See the text itself for full citations.

 } Karena manajemen stakeholder sangat penting untuk
keberhasilan proyek, Institut Manajemen Proyek
memutuskan untuk membuat seluruh bidang pengetahuan
yang dikhususkan untuknya sebagai bagian dari Edisi
Kelima Panduan PMBOK® pada 2013
} Tujuan dari manajemen stakeholder proyek adalah untuk
mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang
terkena dampak proyek, untuk menganalisis harapan
stakeholder, dan untuk secara efektif melibatkan para
stakeholder

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 2
 } Proyek sering menyebabkan perubahan dalam organisasi,
dan beberapa orang mungkin kehilangan pekerjaan ketika
proyek selesai. Manajer proyek dapat dipandang sebagai
musuh jika proyek tersebut mengakibatkan hilangnya
pekerjaan bagi beberapa stakeholder
} Sebaliknya, mereka dapat dipandang sebagai sekutu jika
mereka memimpin sebuah proyek yang membantu
meningkatkan laba, menghasilkan pekerjaan baru, atau
meningkatkan gaji bagi para stakeholder tertentu
} Dalam kasus apa pun, manajer proyek harus belajar
mengidentifikasi, memahami, dan bekerja dengan berbagai
stakeholder
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 3
 } Mengubah cara kerja dilakukan dapat mengirimkan
gelombang kejut melalui organisasi, membuat banyak
orang takut dan bahkan memikirkan cara untuk
menghentikan atau menyabotase proyek
} Donald White, pendiri dan manajer program di
Defense Systems Leaders di Washington, D.C.,
menggambarkan situasi yang dapat menyebabkan
sabotase proyek:
◦ Buy-in blues
◦ Keuntungan jangka pendek
◦ Terlalu berprestasi
◦ Kurangnya rasa hormat

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 4
 } Mengidentifikasi stakeholder : Mengidentifikasi semua orang yang
terlibat dalam proyek atau terpengaruh olehnya, dan menentukan cara
terbaik untuk mengelola hubungan dengan mereka.
} Merencanakan manajemen stakeholder : Menentukan strategi untuk
melibatkan stakeholder secara efektif
} Mengelola pelibatan stakeholder : Berkomunikasi dan bekerja dengan
stakeholder proyek untuk memenuhi kebutuhan dan harapan mereka,
menyelesaikan masalah, dan mendorong keterlibatan dalam keputusan
dan kegiatan proyek
} Mengontrol pelibatan stakeholder : Memantau hubungan stakeholder
dan menyesuaikan rencana dan strategi untuk melibatkan stakeholder
sesuai kebutuhan

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 5
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 6
 } Stakeholder proyek internal umumnya termasuk sponsor
proyek, tim proyek, staf pendukung, dan pelanggan internal
untuk proyek tersebut. Stakeholder internal lainnya termasuk
manajemen puncak, manajer fungsional lainnya, dan
manajer proyek lainnya karena organisasi memiliki sumber
daya yang terbatas
} Stakeholder proyek eksternal termasuk pelanggan proyek
(jika mereka eksternal untuk organisasi), pesaing, pemasok,
dan kelompok eksternal lainnya yang berpotensi terlibat
dalam proyek atau terkena dampaknya, seperti pejabat
pemerintah dan warga negara yang peduli.

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 7
 } www.projectstakeholder.com mencantumkan
stakeholder lain termasuk:
◦ Direktur program
◦ Keluarga manajer proyek
◦ Serikat buruh
◦ Pelanggan potensial
} Penting juga untuk fokus pada stakeholder yang
memiliki hubungan langsung dengan proyek,
misalnya hanya supplier utama

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 8
 } Register stakeholder mencakup informasi dasar tentang
stakeholder :
◦ Informasi identifikasi: Nama, posisi, lokasi para stakeholder
dalam proyek, dan informasi kontak
◦ Informasi penilaian: Persyaratan utama dan harapan
stakeholder, pengaruh potensial, dan fase proyek di mana
stakeholder memiliki kepentingan paling besar
◦ Klasifikasi stakeholder: Apakah stakeholder internal atau
eksternal bagi organisasi? Apakah stakeholder pendukung
proyek atau menolaknya?

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 9
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 10
 } Setelah mengidentifikasi stakeholder utama
proyek, Anda dapat menggunakan model
klasifikasi yang berbeda untuk menentukan
pendekatan untuk mengelola hubungan
stakeholder
} Jaringan kekuasaan / kepentingan dapat
digunakan untuk mengelompokkan stakeholder
berdasarkan tingkat kewenangan (kekuasaan)
mereka dan tingkat kepedulian mereka
(kepentingan) untuk hasil proyek

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 11
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 12
 } unaware : Tidak mengetahui proyek dan potensi
dampaknya terhadap mereka
} Resistant : Menyadari proyek namun tahan terhadap
perubahan
} Neutral : Menyadari proyek namun tidak mendukung
atau menolak
} Supportive : Menyadari proyek dan mendukung
perubahan
} Leading : Menyadari proyek

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 13
 } Daripada hanya mengatakan "tidak" ketika sponsor proyek Anda meminta
sesuatu yang tidak masuk akal, lebih baik untuk menjelaskan apa yang
salah dengan permintaan tersebut dan kemudian menyajikan cara yang
realistis untuk menyelesaikan masalah yang ada.
} Misalnya, Christa Ferguson, seorang PMP dan manajer program
independen di San Francisco, menggambarkan bagaimana dia
menangani permintaan dari sponsor proyek untuk mengirimkan perangkat
tablet baru dalam dua bulan ketika dia tahu dia akan membutuhkan lebih
banyak waktu. Berdasarkan pengalamannya, dia tahu RFQ untuk upaya
itu sendiri akan memakan waktu hampir sebulan. Christa dengan cepat
meneliti fakta-fakta untuk mengusulkan jadwal pengiriman yang realistis.
} Sponsor proyek mereset harapan begitu dia mengetahui apa yang
diperlukan untuk memproduksi tablet

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 14
 } Setelah mengidentifikasi dan menganalisis stakeholder,
tim proyek harus mengembangkan rencana untuk
mengelola mereka
} Rencana pengelolaan stakeholder dapat mencakup:
◦ Level keterlibatan saat ini dan yang diinginkan
◦ Keterkaitan antar stakeholder
◦ Persyaratan komunikasi
◦ Strategi manajemen potensial untuk masing-masing stakeholder
◦ Metode untuk memperbarui rencana manajemen stakeholder

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 15
 } Karena rencana manajemen stakeholder sering kali
memasukkan informasi sensitif, itu tidak boleh menjadi
bagian dari dokumen proyek resmi, biasanya tersedia
pada semua stakeholder untuk ditinjau
} Dalam banyak kasus, hanya manajer proyek dan
beberapa anggota tim lainnya yang harus menyiapkan
rencana manajemen stakeholder
} Bagian dari rencana manajemen stakeholder tidak
ditulis, dan jika ya, distribusi sangat terbatas

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 16
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 17
 } Keberhasilan proyek sering diukur dalam hal
kepuasan pelanggan / sponsor
} Sponsor proyek sering memberi peringkat lingkup,
waktu, dan sasaran biaya sesuai dengan
kepentingannya dan memberikan pedoman tentang
bagaimana menyeimbangkan tiga kendala
} Peringkat ini dapat ditunjukkan dalam matriks
manajemen harapan untuk membantu memperjelas
harapan

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 18
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 19
 } Memahami harapan para stakeholder dapat
membantu dalam mengelola masalah
} Masalah harus didokumentasikan dalam log
masalah, alat yang digunakan untuk
mendokumentasikan, memantau, dan melacak
masalah yang membutuhkan penyelesaian
} Masalah yang belum terselesaikan dapat menjadi
sumber utama konflik dan mengakibatkan
harapan stakeholder tidak terpenuhi
} Log edisi juga dapat membahas bidang
pengetahuan lainnya
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 20
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 21
 } Manajer proyek sering menghadapi tantangan, terutama
dalam mengelola stakeholder
} Terkadang mereka tidak bisa memenuhi permintaan dari
stakeholder yang penting
} Saran untuk menangani situasi ini meliputi yang berikut:
◦ Jelas sejak awal
◦ Jelaskan konsekuensinya
◦ Memiliki rencana darurat
◦ Hindari kejutan
◦ Mengambil sikap

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 22
 } Anda tidak dapat mengendalikan stakeholder,
tetapi Anda dapat mengontrol tingkat keterlibatan
mereka
} Keterlibatan melibatkan dialog di mana orang
mencari pemahaman dan solusi untuk masalah
yang menjadi perhatian bersama
} Banyak guru yang akrab dengan berbagai teknik
untuk melibatkan siswa
} Penting untuk mengatur nada yang tepat pada
awal kelas atau proyek

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 23
 } Jika seorang guru (atau manajer) tidak melakukan apa-
apa selain memberi kuliah pada hari pertama kelas
(atau pada pertemuan) atau mengkritik orang pertama
yang memberikan komentar, siswa (atau pekerja) akan
dengan cepat memutuskan bahwa strategi terbaik
mereka adalah tetap diam dan mungkin bahkan tidak
menghadiri kelas (atau rapat)
} Di sisi lain, jika guru (atau manajer) menggunakan
banyak kegiatan untuk membuat semua peserta
berbicara atau menggunakan teknologi untuk
berpartisipasi, mereka akan diharapkan menjadi peserta
aktif di kelas mendatang (atau pertemuan)

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 24
 } Banyak siswa saat ini suka berinteraksi melalui pesan teks.
Ellen DeGeneres, seorang komedian populer dengan acara
televisinya sendiri, suka mengolok-olok pesan teks dalam
sebuah segmen berdasarkan kesalahan lucu yang
disebabkan oleh fitur koreksi otomatis ponsel. Misalnya,
seorang ayah melakukan pertukaran teks berikut dengan
putrinya:

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 25
 } Selain memperhatikan kesalahan koreksi otomatis
saat mengirim pesan, pengguna juga harus berhati-
hati dengan siapa mereka membalas dan apa yang
mereka katakan sebagai balasan
} Lihat teks untuk contoh dari seorang mahasiswa yang
lupa ujian. Profesor itu menelepon ponsel siswa tidak
lama setelah ujian dimulai. Kebijakannya adalah
menetapkan nilai nol jika siswa tidak muncul tanpa
alasan yang sah
} Siswa tidak menjawab panggilan telepon, tetapi dia
mengirim beberapa teks, yang jelas tidak benar
Information Technology Project
Management, Eighth Edition Copyright 2016 26
 } Stakeholder kunci harus diundang untuk berpartisipasi aktif
dalam pertemuan awal bukan hanya menghadiri
} Manajer proyek harus menekankan bahwa dialog
diharapkan pada pertemuan tersebut, termasuk teks atau
sarana komunikasi apa pun yang diinginkan oleh para
stakeholder. Manajer proyek juga harus bertemu dengan
para stakeholder penting sebelum pertemuan awal
} Jadwal proyek harus mencakup kegiatan dan hasil yang
terkait dengan pelibatan stakeholder, seperti survei, tinjauan,
demonstrasi, dan penandatanganan.

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 27
 } Pada beberapa proyek TI, stakeholder penting
diundang untuk menjadi anggota tim proyek
} Misalnya, ketika Northwest Airlines (sekarang Delta)
sedang mengembangkan sistem reservasi baru
yang disebut ResNet, ia mewawancarai agen
reservasi untuk posisi sebagai programmer di tim
proyek
} Northwest memastikan bahwa kebutuhan pengguna
dipahami dengan meminta mereka benar-benar
mengembangkan antarmuka pengguna sistem

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 28
 } Perangkat lunak produktivitas, perangkat lunak
komunikasi, dan alat kolaborasi dapat mempromosikan
keterlibatan stakeholder
} Media sosial juga dapat membantu melibatkan para
stakeholder. Sebagai contoh, LinkedIn memiliki ribuan
grup untuk para profesional manajemen proyek
} Beberapa perangkat lunak manajemen proyek
menyertakan fungsionalitas seperti Facebook untuk
mendorong pembangunan hubungan pada proyek,
seperti memberi tos untuk pekerjaan yang dilakukan
dengan baik

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 29
 } Elizabeth Harrin, penulis Media Sosial untuk Manajer
Proyek, menjelaskan pro dan kontra beberapa alat media
sosial, termasuk blog, alat kolaborasi, pesan instan,
mikroblog seperti Twitter dan Facebook, podcast, RSS,
jejaring sosial, vodcast (podcast video), webinar, dan wiki
} Harrin memberikan saran kapan harus menggunakan
media sosial dan kapan tidak menggunakannya
} Seperti kata pepatah, "Orang bodoh dengan alat masih
hanya orang bodoh." Banyak keterlibatan stakeholder
membutuhkan teknik kuno seperti berbicara dengan
seseorang!

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 30
 } Tidak semua implementasi perangkat lunak berjalan dengan baik, dan
mengelola stakeholder merupakan tantangan utama
} Pemerintah Inggris membatalkan inisiatif TI layanan kesehatan nasional
senilai £ 11,4 miliar pada September 2011 setelah gagal memberikan
manfaat yang dijanjikan. Sayangnya, proyek ini hanyalah satu dari
serangkaian kegagalan profil tinggi di Inggris.
} Sebagai tanggapan, pemerintah memutuskan untuk mengirim manajer
proyeknya kembali ke sekolah! Mereka bermitra dengan Universitas
Oxford dan perusahaan konsultan Deloitte untuk mendirikan Akademi
Kepemimpinan Proyek Utama di Oxford, Inggris
} Pada musim semi 2015, sekitar 120 orang telah lulus dan 200 lainnya
telah mendaftar

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 31
 } stakeholder Mengelola kini merupakan bidang
pengetahuan yang ada di PMBOK®.
} Cakupan proses :
◦ Identifikasi stakeholder
◦ Merencanakan manajemen stakeholder
◦ Kelola pelibatan stakeholder
◦ Kontrol partisipasi stakeholder

Information Technology Project

Management, Eighth Edition Copyright 2016 32