Anda di halaman 1dari 23

LINEN DAN UNIFORM

Linen merupakan persediaan perlengkapan kamar atau biasa disebut


dengan Room Supplies yang dikatagorikan sebagai recycled inventory item dan
berada di bawah tanggung jawab Executive Housekeeper. Perlu diketahui
bahwa biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan dan pemeliharaan linen
adalah yang terbesar kedua di Housekeeping Department setelah gaji
karyawan. Oleh sebab itu kebijakan dan prosedur (Policies and Procedure)
yang jelas dalam mengelola persediaan linen sangat dibutuhkan.

Urusan linen menjadi tanggung jawab dari Linen Section. Bagian ini
bertanggung jawab penuh atas keluar masuknya linen dari dan ke setiap
department yang ada di dalam Hotel tersebut. Di samping itu Linen Section
juga bertanggung jawab terhadap uniform seluruh karyawan, baik dalam
penukaran uniform lama dengan yang baru, penukaran uniform kotor dengan
yang bersih, mencucikan uniform kotor ke Laundry, menerima cucian bersih
dari Laundry, menyimpannya di rak dengan menggunakan hanger,
memelihara dan memperbaiki uniform yang rusak dan menyimpan uniform
lama yang sudah tidak terpakai lagi secara terpisah.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB LINEN & UNIFORM

Hirarki Pekerjaan Linen & Uniform


1. Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan penyimpanan linen dan
uniform
2. Melaporkan pekerjaan kepada laundry supervisor
3. Berhubungan dengan semua departemen untuk pelayanan linen dan
uniform
Operasional
1. Datang tepat waktu, mencocokkan uniform yang benar dengan melihat
nama/tanda yang ada setiap saat.
2. Memastikan bahwa semua uniform mempunyai nomor ataupun nama.
3. Membagikan linen dan uniform untuk “satu masuk satu keluar” (kotor
masuk bersih keluar). Memelihara dan mencatat pengelolaannya sesuai
dengan peraturan yang ada.
4. Memproses uniform dari yang kotor sampai dengan bersih sesuai dengan
standar yang ada.
5. Menerima linen kotor untuk disortir dan dihitung sebelum dikirim ke
laundry.
6. Mempersiapkan linen dan uniform.
7. Memeriksa dan mengantarkan linen dan uniform ke linen dan uniform
area.
8. Memeriksa semua linen agar semua bisa digunakan dan dalam kondisi
yang baik.
9. Melaporkan kepada atasan, jika ada salah penggunaan ataupun sebab dan
masalah lain.
10. Memastikan bahwa retsliting yang rusak, sobek, ataupun kancingnya
hilang pada uniform sudah diperbaiki.
11. Menghitung linen dan uniform untuk di data apakah masih mencukupi
atau tidak.
12. Memastikan bahwa semua uniform dan linen disimpan dengan baik.
13. Memastikan bahwa mesin jahit dan peralatan lainnya dalam keadaan
baik.
14. Berkoordinasi dengan staff laundry untuk pencucian uniform.
15. Menjaga kebersihan dan kerapihan linen dan uniform area.
16. Membuat laporan kerja yang lengkap di dalam log book.
17. Hadir dan mengikuti pertemuan berkala yang diadakan oleh intern
department.
18. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung.

A. Linen
Linen adalah kain atau lena yang dipergunakan di dalam operasional
hotel. Linen ini dibagi berdasarkan pemakainya, antara lain sebagai berikut :
1. Linen untuk Housekeeping Department
Linen yang dipergunakan di housekeeping department, antara
lain:
a. Bed Sheet (seprai)
b. Pillow Case (sarung bantal)
c. Blanket/Duvet (selimut)
d. Bed Cover (penutup tempat tidur)
e. Bed Skirt
f. Bed Pad (alas tempat Tidur)
g. Bath Towel (handuk mandi)
h. Hand Towel (handuk untuk tangan)
i. Face Towel/Wash Cloth (handuk muka)
j. Bath Mat (handuk untuk keset)
k. Pool Towel
l. Beach Towel
m. Curtain/Vitrage
2. Linen untuk Food & Beverage Department
Linen yang dipergunakan di food & beverage department, antara
lain :
a. Napkin
b. Tray Mat
c. Table Cloth
d. Table Skirting
e. Linen Banquet Accesories (kain penghias untuk banquet : satin, batik,
laken, dll.)
f. Service Napkin

Linen Room (General Linen Room)


Linen Room di suatu Hotel merupakan pusat penyimpanan semua jenis
Linen dan jugaa sebagai central untuk pendistribusian semua Linen yang
bersih dan rapi ke bagian-bagiaan yang memerlukan Linen, yaitu kamar-
kamar tamu daan Food and Beverage Department. Disamping itu General
Linen Room biasanya juga menangani seragam karyawan (Uniform).
Umumnya lokasi Linen Room di Hotel harus mudah dicapai dari luar Hotel,
bilamana diperlukan pencucian Linen keluar Hotel dan berdekatan/tidak
terlalu jauh dengan Laundry Department di Hotel dan juga merupakan jalur
mudah bagi pendistribusiannya ke kamar-kamar tamu dan Food and Beverage
outlet.
Perhatian yang besar mengenai Linen harus dilakukan, karena hal-hal yang
berikut :
Menggambarkan modal yang besar.
Harus dipelihara dengan baik mengenai kondisinya agar mutu
pelayanan Hotel tetap terjaga.
Penelitian mengenai mutu pemakaian Linen, untuk bahan pertimbangan
pada pembelian selanjutnya.

Lokasi Linen Room tidak boleh berdekatan dengan kitchen karena bau dari
masakan akan mempengaruhi kondisi linen yang mungkin saja akan terbawa
sampai ke tempat tamu.
Agar pelaksanaan kerja dapat berjalan lancer, efisien dan efektif, maka Linen
Room harus :
 Cukup luas sehingga para petugas dapat bekerja secara leluasa dan baik
(tidak mengganggu ruang gerak).
 Berlantai bersih, tidak licin, mudah pembersihannya. Lantai ini sebaiknya
terbuat dari porselin berwarna putih polos.
 Dinding dan langit-langitnya tinggi dan mudah dibersihkan (dengan cat
yang bisa dicuci).
 Mempunyai penerangan yang cukup tetapi tidak menyilaukan, dan
sirkulasi udara lancar agar linen yang berada di ruangan itu tidak menjadi
lembab dan bisa dilengkapi dengan beberapa jendela (jika memungkinkan).
 Jauh dari kitchen (dapur) untuk menghindari bahaya kebakaran serta agar
tidak terkontaminasi bau masakan.
 Mudah dijangkau, untuk memperlancar penukaran linen supplies dari floor
section maupun food & beverage outlet.
 Dilengkapi dengan rak-rak penyimpanan linen dan uniform karyawan.
 Ada counter tempat penukaran linen dan uniform guna menghindari
masuknya orang-orang yang tidak berkepentingan.
 Pintu dapat dikunci dengan baik demi keamanannya.
 Akan lebih baik kalau dilengkapi dengan wash basin (supaya selalu bersih
dalam menangani Linen)

Guna melancarkan tugas/kerja yang baik, Linen Room harus dilengkapi


dengan perlengkapan kerja sebagai berikut:
 Linen wagon atau kereta khusus untuk mengangkut linen, baik yang kotor
maupun yang bersih.
 Kursi, meja beserta laci-lacinya untuk melaksanakan tugas administrasi.
 Keranjang atau kotak besar tempat linen kotor.
 Tangga untuk mengambil linen dari rak yang tinggi.
 Meja untuk memotong atau melipat dan meneliti Linen yang datang atau
diterima dari Laundry.
 Mesin jahit guna memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta cucian
tamu yang perlu diperbaiki.
 Telepon sebagai alat komunikasi dengan seluruh seksi dan departemen
yang ada di hotel.
 Wash Basin (tempat cuci tangan), sabun dan hand towel.
 Sapu, sikat dan dust pan.

Cara Penyimpanan Linen


Agar awet, linen tentu saja harus disimpan sebaik-baiknya. Untuk itu ada
berbagai hal yang harus diperhatikan di dalam menyimpan linen, yaitu:
 Linen yang telah dicuci dan dihaluskan di laundry harus disimpan di atas
rak penyimpanan (linen rack) dan diatur menurut aturannya.
 Lipatan linen harus menghadap keluar agar memudahkan penghitungan
maupun pengambilannya.
 Pengambilan linen harus dilakukan dengan sistem FIFO (First In First Out),
dimana linen yang baru dikirim dari laundry harus disimpan di rak dengan
posisi paling bawah agar digunakan belakangan, yaitu setelah linen yang
ada di atasnya terpakai (minimal 24 jam). Dengan kata lain, yang tersimpan
lebih dahulu harus dipergunakan lebih dahulu, yang disimpan belakangan
digunakan belakangan. Hal ini dimaksudkan supaya long life (umur) linen
tersebut menjadi panjang dan tidak mudah rusak.
Dalam kegiatannya sehari-hari bagian ini mempunyai peranan penting
terhadap kelancaran pengiriman linen dari laundry ke linen room ataupun
sebaliknya. Penataan yang benar di rak dan penghitungan masing-masing
barang yang keluar dan masuk sangat diperlukan karena untuk membuat
laporan dan data produksi cucian di akhir bulan. Untuk kebutuhan sehari-
hari hotel diharuskan mempunyai par-stock linen (jumlah persediaan) linen.
Linen Lost and Damage adalah catatan tentang kehilangan dan kerusakan
linen baik di kamar, restaurant, banquet maupun di linen sendiri.
ROOM LINEN WORK FLOW
FLOORS SERVICE ELEVATOR

LINEN CHUTE

GATE I GATE II

LAUNDRY CHECKER

WASHER

NOTE :
PRESSER HOUSEKEEPING
SOILED ROOM LINEN

CLEANED ROOM LINEN


Form Linen Lost and Damage

Mont :

No Date Items Locatio Quantity Price/Unit Remarks


Lost Damage
. n
1
2
3
4
5
6
7
8

Reported By Aknowladge By Cc : Acct, File

______________ __________________
HK Supervisor Exc.Housekeeper

B. Uniform (Seragam Karyawan)

Seragam karyawan sangat penting bagi sebuah hotel. Dengan


menggunakan seragam dapat dibedakan antara tamu dan karyawan.Pada
umumnya seragam dibedakan menurut bagian atau department dan
jabatannya. Masing-masing mempunyai ciri khas tersendiri. Seragam biasanya
selalu disesuaikan dengan ciri khas hotel ataupun ciri khas daerah dimana
hotel itu berada. Dalam satu tahun biasanya karyawan mendapat 2 sampai 3
pasang seragam dan sepatu.
Cara pengambilan seragam ke Linen and Uniform Section, yaitu
karyawan harus menunjukkan seragam yang kotor, baru staf linen/uniform
akan memberikan satu pasang seragam yang bersih. Tanpa memberikan
seragam yang kotor, karyawan tidak akan mendapatkan yang bersih.
Setelah uniform kotor terkumpul maka dibawa ke laundry untuk dicucu
dan disetrika. Kemudian uniform bersih dibawa ke linen & uniform lagi untuk
dipasang-pasangkan antara celana dan bajunya. Hal yang perlu diingat adalah
peletakan tanda di seragam (biasanya ditulis dengan marker atau bordir)
tersebut untuk mempermudah pengambilan dan penghitungannya. Hal-hal
yang harus diperhatikan adalah :
1. department/bagian
2. nomor seragam
3. nama karyawan

Uniform karyawan harus digantung menurut bagiannya dan diletakkan


sesuai nomor urut.
Waktu pengambilan seragam di tiap-tiap hotel tergantung dari kebijaksanaan
hotel tersebut. Contoh waktu buka linen and uniform adalah sebagai berikut :
a. Pagi jam 06.00 – 09.00
b. Siang jam 11.00 – 13.00
c. Sore jam 15.00 – 17.00

Keluar masuknya uniform (sirkulasi uniform) setiap hari harus dicatat


berdasarkan tiap-tiap bagiannya. Hal ini dilakukan untuk membuat data
produksi cucian masing-masing bagian per-bulan yang nantinya anggaran
pengeluaran pencucian uniform tersebut dimasukkan/dibebankan ke bagian
masing-masing berdasarkan harga dasar/harga pokok cucian.
Hal ini dilakukan supaya anggaran produksi cucian di bagian laundry
tidak tinggi dan bagian lain-pun mengetahui biaya atau anggaran pencucian
seragam per-bulan di masing-masing departemennya.
Dalam menjalankan tugasnya sehari-hari seksi linen dan uniform juga
dibantu seorang seamstres, yaitu petugas yang bertanggung jawab pada linen
dan uniform yang sobek untuk diperbaiki dan dimanfaatkan kembali atau
mengganti/memasang kancing baju yang hilang.

Penyimpanan dan Perawatan Uniform

Cara penyimpanan uniform adalah sebagai berikut:


 Uniform bersih yang dikirim dari laundry, setelah dicek, digantung pada
hanging rack dengan hanger, dijadikan satu berdasarkan nama pemilik
atau kode agar mudah dicari.
 Uniform dikelompokkan menurut departemen dan seksi masing-masing
karyawan dimana dia bertugas.
 Menggantungnya dengan hanger; tidak dilipat agar tetap licin dan halus,
tidak kusut.
 Uniform disusun menghadap satu arah sehingga memudahkan
pengambilannya.
Untuk merawat uniform, caranya adalah sebagai berikut:
 Mengatur penukaran uniform kotor dengan uniform bersih berdasarkan
schedule.
 Mengirim uniform kotor ke laundry berdasarkan jenis kain, bahan serta
tingkat kekotorannya. Jadi tidak boleh dicampur.
 Mengecek kerusakan-kerisakan yang ada, seperti kancing, resluiting.
Pakaian yang sobek atau rusak harus dikirim ke seamstress agar segera
diperbaiki.

Prosedur Penukaran Uniform


Untuk menukarkan uniform, karyawan harus mengikuti suatu prosedur
tertentu, yaitu:
1. Karyawan menyerahkan uniform kotor kepada Uniform Attendant sesuai
dengan jadwal.
2. Saat menyerahkan uniform kotor, karyawan harus mengisi uniform slip
(daftar cucian uniform) rangkap dua. Lembar pertama untuk karyawan
pemilik uniform dan lembar kedua untuk disimpan di linen room sebagai
penyerta uniform yang dicucikan ke laundry.
3. Setelah menghitungnya, uniform attendant menyerahkan uniform kotor ke
laundry untuk dicuci. Penyerahan cucian harus dikelompokkan
berdasarkan jenis bahan, warna maupun tingkat kekotorannya agar dicuci
sendiri-sendiri.
4. Setelah uniform selesai diproses di laundry, maka akan dikirim kembali ke
linen room, diterima oleh uniform attendant untuk dicek dan dihitung,
dicocokkan dengan uniform slip, untuk kemudian disimpan dengan
digantung di rak dan dilengkapi dengan uniform slip.
5. Karyawan yang akan mengambil uniform yang dicucikan harus
menyerahkan uniform slip kepada uniform attendant.
6. Uniform attendant meneliti uniform slip, mencarikan dan mengambilkan
serta menyerahkan uniform karyawan sesuai dengan yang tertera pada
uniform slip. Uniform yang diserahkan harus benar, tidak boleh tertukar
dengan uniform karyawan lain.
UNIFORM WORK FLOWCHART
ALL HOUSEKEEPING
DEPARTMENT UNIFORM
STAFF COUNTER

LAUNDRY CHECKER

WASHER

NOTE : PRESSER

= DIRTY UNIFORM
= CLEAN UNIFORM

PERALATAN PENDUKUNG
1. Linen counter, tempat untuk mengambil dan menukar linen dan
uniform.
2. Meja tulis.
3. Gantungan pakaian untuk menggantungkan pakaian atau seragam.
4. Hanger.
5. Rak, untuk menempatkan linen yang bersih.
6. Lemari.
7. Mesin jahit.
8. Bin atau trolley untuk tempat uniform kotor.
Daily sirkulasi uniform adalah catatan tentang seragam yang masuk ke linen
untuk ditukar dari setiap karyawan di masing-masing bagian.

Contoh : Form Prosedur Penukaran Uniform

Date :

Department :

Trousher Shirt Jacket Tie


No. Name Items Skirt Blouse Vest Necktie Sign Remarks
In Out In Out In Out In Out

C. Tugas-Tugas Linen Room Juga Mencakup :

1. Perbaikan dan Penyusutan


Setiap kerusakan Linen yang masih bisa ditanggulangi, harus dilakukan
perbaikan sedangkan untuk Linen yang kondisinya sudah terlalu jelek dan
sudah tidak bisa digunakan lagi harus dimasukkan dalam pencatatan
khusus untuk dihapuskan dari daftar stock pada waktu diadakannya
inventarisasi dan juga diperhitungkan nilainya. Hal ini juga berlaku untuk
uniform karyawan.

2. Pengawasan pada Waktu Pencatatan Linen


Dalam system sirkulasi Linen, jumlah Linen bersih yang dikeluarkan
harus sama dengan banyaknya Linen kotor yang masuk atau diterima.
Pencatatan untuk pengeluaran dan pemasukan Linen harus selalu diawasi
dan dijaga dengan menggunakan system “one for one exchange” atau ”clean
to dirty exchange” yang artinya jumlah Linen bersih yang dikeluarkan harus
sesuai dengan jumlah Linen kotor yang masuk.
Dalam pelaksanaan penukaran Linen, termasuk pengecekan dari
kondisi setiap Linen yang juga harus dilakukan, misalnya jika ada Linen
yang sobek, terbakar atau mempunyai noda khusus, masing-masing harus
dipisahkan untuk dilakukan penanganan lebih lanjut.
Dalam hal penerimaan dan pengeluaran stock persediaan atau stock Linen
agar dilakukan pencatatan sesuai dengan permintaan/requisition, yaitu :
Room Boy Control Sheet (permintaan Room Attendant)
F&B Linen Control Sheet (dari F&B Department)
Others
Jumlah yang dikeluarkan (bersih diserahkan)  Issued
Jumlah yang diterima (kotor diterima)  Received

Pengawasan Linen tidak hanya mengenai kondisi Linen saja, termasuk


pengawasan hasil kerja Laundry dalam hasil proses pencucian yang
dilakukan, harus mengikuti standar di dalam pencucian, pelipatan dan
kelicinan dari Linen. Oleh sebab itu mutu pencucian dan penyetrikaan dari
laundry harus selalu diawasi, demikian juga atas pengawasannya terhadap
semua penerimaan dari hasil pencucian Laundry dan dibandingkan dengan
jumlah pengiriman yang kotor, agar diketahui seluruh sirkulasinya di
dalam peredaran termasuk sisa stock yang masih berada di Laundry,
karena hal ini akan mempengaruhi mutu pelayanan dari Hotel secara
keseluruhan.
3. Uniform/Seragam
Pencatatan untuk seragam harus dipisahkan antara :
Jumlah yang dipakai oleh karyawan
Jumlah persediaan

Setiap pengeluaran seragam yang diberikan harus melalui pencatatan dan


ditangani oleh si penerima. Pengontrolan baru bisa dilakukan dengan baik
kalau mempunyai jumlah seragam yang cukup dalam peredaran.

Umumnya Hotel memberikan 3 stel uniform untuk masing-masing


karyawan (untuk yang beriklim panas diperlukan jumlah yang lebih
banyak). Dan untuk karyawan yang bekerja di Kitchen, biasanya diberikan
jumlah yang lebih banyak, karena kondisi kitchen membuat mudahnya
seragam tersebut kotor, sedangkan kitchen harus benar-benar bersih
(hygiene dan sanitasi).

4. Pencatatan Penerimaan dan Pengeluaran dari Persediaan Linen Baru


Buku Pencatatan Linen (General Stock), terdiri atas dua kolom, yaitu:
Masuk sebagai tambahan Inventory.
Keluar sebagai Inventaris yang dihapuskan (rusak).

Dalam inventory stock, umumnya pertambahan Linen didapatkan dari


Store Room atau Gudang Utama Hotel sesuai dengan persetujuan Pimpinan
atau General Manager Hotel, sedangkan pengeluaran Linen dari stock
persediaan dikarenakan rusak atau tidak dapat digunakan lagi umumnya
dilakukan oleh Accounting Department bagian Inventory.
Pencatatan semua Linen harus selalu lengkap dan jelas karena dari data ini
dapat diketahui jumlah Linen yang ada dalam peredaran dan jumlah Linen
untuk sirkulasi harus sesuai dengan kenyataan (balance control sheet),
sehingga pengendalian kebutuhan sirkulasi dapat dilakukan dengan baik
dan benar.

5. Pengawasan dalam Pelaksanaan Inventory Linen.


Dalam pelaksanaan inventory pengawasan yang ketat haruslah
dijalankan. Juga partisipasi dari semua bagian yang mempergunakan
Linen. Pelaksanaan Inventory ini harus dilakukan dengan teliti dan
sungguh-sungguh untuk menghindari adanya penghamburan baik dalam
waktu, tenaga dan biaya.
6. Pemberian Tanda (Marking) dari Linen.
Umumnya setiap Linen yang dipergunakan Hotel haruslah diberi tanda
dengan mencantumkan nama atau department dari Hotel. Begitupun untuk
Linen yang disimpan sebagai cadangan persediaan. Hal ini perlu untuk
pengenalan dan juga akan memudahkan dalam pengontrolan kalau terjadi
kehilangan.

Tujuan pemberian tanda pada Linen adalah untuk mengetahui peredaran


stock secara continue setiap harinya.
Mengurangi kecenderungan kehilangan (lost).
Mengatasi tertukarnya Linen dari Hotel yang satu dengan Hotel yang
lain, apabila dicucikan di luar atau out side Laundry.
Mengukur kualitas atau umur Linen

Tata Cara Pemberian Tanda :


Dengan mesin atau bordir di bagian dalam dari Linen (sisi pinggir).
Dengan stempel khusus (sablon).
Dengan tenunan langsung berbentuk Logo atau nama Hotel.

D. Persediaan Linen Kamar


Menentukan jumlah persediaan linen kamar akan tergantung pada beberapa
factor sebagai berikut :

1. Frekuensi Penggantian Linen Kamar


Pada umumnya hotel-hotel besar selalu mengganti setiap hari seluruh linen
pada kamar-kamar yang diisi seperti, sheet (sprei), towels (handuk), dan
sebagainya dengan yang bersih. Oleh sebab itu hotel-hotel besar
memerlukan jumlah persediaan linen kamar yang banyak, untuk
mengganti linen yang harus diganti setiap hari.
2. Peralatan Dan Perlengkapan “Laundry”
Peralatan dan perlengkapan pada bagian pencucian (Laundry) akan
berpengaruh terhadap jumlah persediaan linen. Makin canggih dan lengkap
peralatan yang digunakan maka pelaksanaan pencucian dapat diselesaikan
dengan cepat. Oleh sebab itu, jumlah persediaan linen dapat lebih sedikit
dibanding Hotel yang hanya mempunyai peralatan Laundry sederhana atau
dengan Hotel yang tidak memiliki Laundry sendiri.
3. Pemakaian Jumlah Linen Setiap Kamar
Hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam menentukaan jumlah
persediaan linen kamar adalah jumlah setiap jenis linen yang digunakan
untuk setiap kamar. Sebagai contoh pemakaian sheet/sprei, ada Hotel yang
menggunakan 3 (tiga) atau 2 (dua) lembar sheet untuk setiap tempat tidur.
4. Anggaran Yang Tersedia
Faktor yang paling berpengaruh dalam menentukan jumlah persediaan
linen kamar adalah anggaran yang tersedia.

E. Ukuran Linen
Ada berbagai ukuran linen supplies yang bisa dipakai di dalam Hotel, yaitu :
1. Sheet
 Single Sheet : 200 cm x 275 cm
 Double Sheet : 230 cm x 275 cm
 Queen Sheet : 270 cm x 295 cm
 King Sheet : 275 cm x 300 cm
2. Pillow Case : 50 cm x 76 cm
3. Blanket
 Single size : 175 cm x 250 cm
 Double size : 230 cm x 250 cm
4. Towels
1. Bath Towel : 60 cm x 122 cm
2. Hand Towel : 20 cm x 100 cm / 50 cm x 100 cm
3. Face Towel : 30 cm x 45 cm / 25 cm x 35 cm
4. Bath Mat : 60 cm x 90 cm
5. Bed Pad atau penutup kasur, berukuran sama dengan bed, baik single
maupun doble, karena harus menutup seluruh permukaan kasur.
6. Bed Skirt atau kain penutup spring bed, berukuran sama dengan bed
pad, hanya saja di bagian kiri kanan maupun bawah/bagian kaki
ukurannya ditambah lebih kurang masing-masing sisi 30 cm, hingga
dapat menjuntai sampai ke lantai.
7. Bed Cover atau penutup tempat tidur. Ukurannya sama dengan
ukuran bed, baik single (120 cm x 200 cm) maupun double (standard
160 cm x 200 cm, queen 180 cm x 200 cm, king 200 cm x 200cm).
Bagian tepi kiri, kanan dan bawah/bagian kaki ditambah kurang lebih
40 cm sehingga menutup seluruh permukaan bed sampai menjuntai ke
lantai. Sedangkan di bagian atas ditambah sekitar 50 cm, agar dapat
menutup bed.
8. Duvet & Cover merupakan pengganti dari blanket dan bed cover.
Ukurannya sama dengan ukuran bed, baik single (120 cm x 200 cm)
maupun double (standard 160 cm x 200 cm, queen 180 cm x 200 cm,
king 200 cm x 200cm). Bagian tepi kiri, kanan dan bawah/bagian kaki
ditambah kurang lebih 40 cm sehingga menutup seluruh permukaan
bed sampai menjuntai ke lantai. Sedangkan di bagian atas ditambah
sekitar 50 cm, agar dapat menutup bed.

F. Inventory
Inventory adalah pengawasan pemakaian dan persediaan barang yang
dipergunakan pada tiap-tiap bagian di Housekeeping department baik itu di
kamar, pantry (floor station), gudang housekeeping, linen room, maupun di
laundry area inventory dihitung secara fisik dan selalu dibandingkan dengan
inventory bulan yang telah lewat untuk menentukan banyaknya persediaan
(parstock) hotel dan memudahkan pengontrolan barang-barang tersebut.
Penghitungan dilakukan bersama-sama dalam satu waktu. Iventory sendiri
dapat dilakukan harian, mingguan, bualanan dan tahunan.

Inventori Linen Kamar

Biaya yang dikeluarkan untuk persediaan linen adalah sangat besar.


Oleh sebab itu pengendalian terhadap penggunaan, pencucian, penyimpanan
dan peredaran linen harus dilaksanakan dengan prosedur yang benar.
Salah satu alat pengendalian terhadap peredaran linen adalah inventori.
Frekuensi pelaksanaan inventori biasanya ditentukan oleh Executive
Housekeeper dan sedapat mungkin dilakukan satu bulan sekali. Hasil
inventori diperlukan oleh Executive Housekeeper terutama pada setiap periode
akuntan untuk mendapatkan informasi tentang anggaran biaya.
Seorang Executive Housekeeper bertanggung jawab pada dua tipe inventori
yang penting, yaitu :
Recycled Inventories, adalah inventori yang dapat di daur ulang dan
memiliki waktu kegunaan yang terbatas namun dapat digunakan
berulang kali pada kegiatan operasional Housekeeping, seperti : linens,
uniforms, guest loan items dan beberapa mesin dan peralatan.
Non Recycled Inventories, adalah inventori yang tidak dapat di daur
ulang, yang digunakan dalam kegiatan operasional Housekeeping,
seperti : cleaning supplies, small equipment items dan guest amenities.
Sedangkan tujuan dilaksanakannya inventori linen kamar, yaitu :
1. Untuk mengetahui jumlah dan nilai barang yang ada pada saat
dilaksanakan inventori.
2. Mengetahui jumlah dan nilai barang yang rusak atau hilang.
3. Segera melakukan tindakan pencegahan bila diketahui banyak barang yang
hilang atau rusak.
4. Dapat segera menambah kembali kekurangan yang ada.

Inventory dapat dilakukan harian, mingguan ataupun bulanan bahkan


ada beberapa barang yang di inventory tahunan. Namun yang umum dan
biasa dilakukan secara menyeluruh adalah inventory bulanan.
Hasil inventory yang akurat dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk
penyusunan budget housekeeping. Di samping itu dapat dijadikan landasan
kalkulasi permintaan barang (khususnya linen).
Macam-macam inventory di Housekeeping antara lain :
1. Inventory guest supplies (perlengkapan kamar tamu).
2. Inventory cleaning equipment (alat kebersihan baik manual ataupun
mesin).
3. Inventory chemical (bahan pembersih/kimia).
4. Inventory linen (sheet, towels, dll)
5. Inventory uniform
6. Inventory furniture (1 tahun sekali)
Dari hasil inventory bulanan dapat diketahui (lihat format inventory) :
1. Jumlah kamar occupied selama satu bulan (no of room)
2. Sisa barang bulan lalu (old stock)
3. Banyaknya permintaan bulan ini (request)
4. Total available (jumlah stock lama tambah permintaan)
5. Sisa bulan ini (new stock)
6. Banyaknya pemakaian (consume)
7. Jumlah/total (Rp) pemakaian (amount)
8. Biaya pemakaian per-kamar (cost per room)
9. Banyaknya pemakaian rata-rata per-kamar (consume per-room)
10.Persentase biaya pemakaian barang (%)

Prosedur Pelaksanaan Inventory


Langkah I : Menginformasikan kepada petugas yang akan terlibat
dalam pelaksanaan inventori, satu hari sebelum
pelaksanaan inventori.
Langkah II : Menetapkan petugas yang bertanggung jawab pada
setiap lokasi (di floor, linen room, laundry, dsb) dalam
pelaksanaan inventori.
Langkah III : Menghitung seluruh linen (yang bersih dan kotor) di
setiap lantai yang terdapat di kamar-kamar tamu,
trolley/cart dan di floor station.
Langkah IV : Menghitung seluruh linen yang terdapat di laundry
dan linen room (bersih dan kotor). Pada waktu
pelaksanaan inventori, sebaiknya seluruh sirkulasi
linen untuk sementara dihentikan, hal tersebut agar
dalam penghitungan tidak terjadi penghitungan
ganda.

Contoh : Format Inventory Linen di Housekeeping

LINEN INVENTORY
Month :
No Description Linen Position Total Old Discrepancy Remarks
Stock
Room Pantry Linen Laundry HK
Store
1 Bath Towel
2 Hand Towel
3 Face Towel
4 Bath Mat
5 Dbl Sheet
6 Sgl Sheet
7 Dbl Blanket
8 Sgl Blanket
9 Pillow Cases
10 Kimono/
Bathrobe
11 Dbl Bed Pad
12 Sgl Bed Pad
13 Dbl Bed
Cover
14 Sgl Bed
Cover
15 Dbl Bed
Skirt
16 Sgl Bed Skirt

“Par Level/Stock” Linen Kamar


Satu hal yang paling penting di dalam manajemen inventori yang efektif
adalah menentukan par level. Par adalah angka standar dari inventaris yang
harus disiapkan untuk menunjang kegiatan harian dan rutin di housekeeping.
Penentuan par level untuk recycled inventories berbeda dengan non
recycled inventories. Angka yang dipakai pada recycled inventories tergantung
pada fungsi operasional hotel. Sedangkan pada non recycled inventory
tergantung pada rata-rata penggunaannya dalam operasional sehari-hari.
Par Stock digunakan dalam menentukan jumlah persediaan linen kamar.
Dalam kaitannya dengan linen, kata “par stock” adalah kelipatan jumlah linen
(sheet, towels, blanket, pillow cases, dsb) yang dibutuhkan untuk seluruh
kamar tamu. Pengadaan par level/stock untuk linens sangat penting, salah
satu kegunaannya adalah untuk penyediaan standar dari barang dalam
operasional. Satu par linen sama dengan total penggunaan setiap linen pada
seluruh kamar tamu dan sering disebut sebagai house set-up. Dengan
demikian bila akan menghitung berapa jumlah setiap jenis linen yang harus
tersedia dalam peredaran, maka harus ditentukan terlebih dahulu berapa
jumlah setiap jenis linen yang dipasang dalam setiap kamar, kemudian
menetapkan “par” yang diperlukan untuk setiap jenis linen tersebut.
Menetapkan par level/stock linen perlu mempertimbangkan :
1. Siklus Laundry
2. Penggantian linen (karena usang, rusak dan hilang)
3. Situasi darurat (gangguan listrik atau adanya kerusakan peralatan)

Untuk menghitung parstock linen yang diperlukan, yaitu : linen yang


digunakan di dalam kamar tamu, rumusnya adalah sebagai berikut :

Total Room X Total Bed X Total Linen X Par-Stock

Untuk menghitung parstock linen yang diperlukan, yaitu : linen yang


digunakan di dalam kamar tamu, rumusnya adalah sebagai berikut :

Total Room X Total Linen X Par-Stock


Contoh :
Perhitungan “par stock” penggunaan sprei/sheet untuk double bed dan setiap
tempat tidur menggunakan 3 lembar sprei/sheet. Jumlah tempat tidur yang
tersedia sebanyak 250 buah.
250 double bed x 3 lbr sheet = 750 lbr (1 par).
 1 par di dalam kamar 1 x 750 = 750 lbr
 1 par di linen room 1 x 750 = 750 lbr
 1 par di laundry 1 x 750 = 750 lbr
 1 par pengganti persediaan 1 x 750 = 750 lbr
 1 par cadangan persediaan 1 x 750 = 750 lbr
Total 3.750 lbr
3.750 lbr sheet : 750 lbr/par = 5 par

Jumlah linen yang dicontohkan di atas, tidaklah mutlak harus


berjumlah 5 par, akan tetapi dapat disesuaikan dengan kebutuhan Hotel yang
bersangkutan, biasanya Hotel hanya menyediakan sebanyak 3 par, sejauh
dapat mencukupi kebutuhan operasional sehari-hari dan tidak mengganggu
kelancaran operasional Hotel secara keseluruhan.

LATIHAN SOAL
1. Inventori yang dapat di daur ulang dan memiliki waktu kegunaan yang
terbatas namun dapat digunakan berulang kali pada kegiatan operasional
Housekeeping, adalah………………..
2. Petugas Housekeeping yang bertanggung jawab terhadap penyediaan linen-
linen kamar, adalah………………………………
3. Linen tempat tidur yang langsung terlihat oleh tamu pada saat pertama
check-in adalah…………………………………
4. Jenis towel yang diletakkan dibagian tepi bath-tub adalah…………
5. Par-stock linen yang ideal untuk linen kamar sebuah Hotel berbintang lima
adalah……………………………..
6. Seorang Executive Housekeeper bertanggung jawab pada dua tipe inventori
yang penting, yaitu……………….dan……………………..
7. ………………… adalah kain penutup spring bed, berukuran sama dengan
bed pad.
8. Tugas-tugas linen room juga mencakup: perbaikan dan penyusutan,
pengawasan pada waktu pencatatan linen, uniform, pencatatan penerimaan
dan pengeluaran dari persediaan linen baru, pengawasan dalam
pelaksanaan inventori linen dan pemberian…………………….
9. Jelaskan linen-linen yang selalu digunakan di Housekeeping Department !
10. Jelaskan hirarki pekerjaan dari linen dan uniform section !

Anda mungkin juga menyukai