Bab 2

Pembahasan

A. Konsep Dasar Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

Tata laksana atau disebut juga tata usaha pendidikan yaitu segenap proses
kegiatan menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian
ini maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi
mencangkup pengelolaan semua bahan keterangan atau informasi yang berwujud warkat.
Dalam membahas pengelolaan warkat, tidak lepas dari pengelolaan arsip atau biasa
disebut “kearsipan”. Secara sederhana, kearsipan diartikan sebagai suatu proses
pengelolaan warkat mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem
tertentu, sehingga pada saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan, serta
arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan. Kearsipan
memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Keunggulan dan fungsi sistem penanganan kearsipan yang tertata dalam setiap
organisasi, yaitu sebagai berikut:
1. Aktivitas kantor/ organisasi akan berjalan dengan lancar.
2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
5. Dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya.
6. Sebagai alat pengingat.
7. Sebagai alat penyimpan warkat.
8. Sebagai alat bantu perpustakaan di organisasi apabila memiliki perpustakaan.
9. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan
kebijaksanaan organisasi.
10. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting
mengenai kemajuan organisasi.

Tata Usaha Sekolah merupakan bagian dari unit pelaksana teknis

penyelenggaraan bidang administrasi dan informasi data pendidikan, keberadaannya
perlu dikelola oleh tenaga administrasi yang terampil susuia dengan ketentuan yang
berlaku.

Menurut Joko Prayogo, tugas dan fungsi kepala tata usaha adalah mengarahkan
tenaga administrasi sekolah agar mampu memberikan pelayanan administratif secara
prima serta melaksanakan pelayanan 7 K, yaitu Kebersihan, Kesehatan, Keamanan,
Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, dan Kerindangan. Untuk melaksanakan kegiatan
 itu semua perlu dibuat program kerja yang sistimatis, terarah, jelas, realitistis, dan dapat
dilaksanakan oleh petugas ketatausahaan agar pelayanan kepada guru, karyawan, siswa,
orang tua siswa, instransi terkait, dan masyarakat lainnya dapat berjalan seoptimal
mungkin.

B. Fungsi dari Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

Pada dasarnya, tata usaha adalah tugas pelayanan tentang keterangan-keterangan yang
terwujud dalam enam pola kegiatan (fungsi), yaitu:
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang terjadi sejak keterangan belum ada atau berserak di mana
-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang membutuhkan peralatan tulis untuk mengelola
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud sebagai tulisan yang
dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah, yaitu mengelola keterangan dengan cara dan alat tertentu sehingga
terwujud dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan cara dan alat tertentu
sehingga mencapai jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan sesuatu dengan perantaraan (pos, agen)
dari satu pihak kepada pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan meletakkan sesuatu di tempat tertentu yang aman agar
tidak hilang atau rusak.

Konsep dasar dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah:

1) Menyangkut administrasi kurikulum,
2) Menyangkut administrasi murid,
3) Menyangkut administrasi personil,
4) Menyangkut inventaris sekolah,
5) Mengenai pekerjaan surat-menyurat,
6) Menunjang penataan keuangan,
7) Menunjang administrasi sarana prasarana,
8) Menunjung hubungan sekolah dengan masyarakat.

Atas konsep dasar tersebut, maka fungsi dari ketatalaksanaan lembaga pendidikan
adalah:
a) Memperlancar pencapaian tujuan pengajaran.
b) Memperlancar kegiatan pencatatan siswa dari proses penerimaan hingga murid
tersebut keluar dari sekolah, disebabkan karena telah tamat, atau sebab lain.
c) Memperlancar proses penataan tenaga kerja untuk lembaga secara efisien.
 d) Memperlancar proses penataan pengadaan, pendayagunaan, dan pengelolaan
sarana pendidikan.
e) Memperlancar proses pengelolaan surat-menyurat.
f) Memperlancar proses penataan keuangan.
g) Memperlancar hubungan sekolah dengan masyarakat.

Menurut (Mohammad Anyar, 1989) bahwa tenaga tata usaha memiliki tiga peranan
pokok yaitu:
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari
suatu organisasi,
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

C. Prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

Untuk mewujudkan fungsi ketatalakanaan lembaga pendidikan, maka butuh penataan
ketatalaksanaan lembaga pendidikan. Adapun prosedur penataan ketatalaksanaan
lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:
1. Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda
Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan dan
realisasi program sekolah, disebut surat dinas. Surat masuk maupun surat keluar
harus dicatat disertai arsp-arsipnya. Pencatatan tersebut dibedakan dalam buku
agenda surat masuk dengan buku agenda surat keluar.
Surat yang bersifat kedinasan, baik dinas pemerintahan, maupun dinas swasta,
biasanya bersifat resmi, dan menggunakan bahasa Indonesia baku. Sedangkan buku
agenda berfungsi sebagai catatan keluarnya surat, dengan pencatatan:
a) Nomor urut surat keluar,
b) Tanggal surat keluar (pengirim),
c) Alamat surat/ kepada siapa,
d) Pokok isi surat,
e) Keterangan.

2. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti bahwa suatu surat yang dikirimkan sudah
sampai kepada alamat atau petugas yang diserahi tanggung jawab.

3. Buku Catatan Rapat Sekolah (notulen)

Notulen berfungsi sebagai catatan proses, hasil, atau keputusan yang diambil pada
saat rapat sekolah, biasa disebut Rapat Dewan Guru atau Rapat Guru. Berdasarkan
materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, rapat tersebut antara lain:
a) Rapat kenaikan kelas.
 b) Rapat kelulusan EBTA (ujian).
c) Rapat penerimaan murid baru.
d) Rapat pembagian tugas mengajar.

4. Buku Pengumuman
Buku pengumuman ini berasal dari kepala sekolah, dimaksudkan sebagai media
informasi (pemberitahuan) yang ditujukan kepada para guru. Adapun isi
pengumumannya (dapat bersifat intruksi) bermacam-macam. Pada intinya selalu
menyangkut masalah pembinaan sekolah. Setiap guru yang sudah membaca
pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda
bahwa ia telah membacanya). Dengan demikian, buku pengumuman ini lebih tepat,
dibanding papan pengumuman.
Jika pengumuman itu ditujukan kepada murid, buku pengumuman juga bisa
dipakai, tetapi seorang petugas sekolah harus ditunjuk untuk membacakannya disetiap
kelas.

5. Kegiatan Administrasi yang Didindingkan

Yang dimaksud kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan atau pendataan, yang
kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding, baik dinding
kelas, maupun dinding kantor guru, atau Tata Usaha sekolah. Kegiatan semacam ini
lebih dikenal dengan administrasi yang didindingkan.

6. Administrasi Keuangan Sekolah

Setiap unit kerja selalu berhubungan dengan masalah keuangan, demikian pula
sekolah. Perihal keuangan sekolah, pada garis besarnya berkisar pada uang
Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), uang kesejahteraan personil, gaji, serta
keuangan yang berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah, seperti
perbaikan sarana.

Pekerjaan ketatalaksanaan dalam lembaga pendidikan meliputi rangkaian aktivitas,

menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. Menurut The
Liang Gie (200: 50) :
a. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap
dipergunakan bila mana diperlukan.
b. Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis-
menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah
tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, atau disimpan.
 c. Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas
untuk dipakai.
d. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak
pertama ke pihak lain.
f. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman.

Dibawah ini dikemukakan beberapa instrumen (format-format) yang mencerminkan

adanya kegiatan administrasi keuangan sekolah tersebut yaitu:

1) Administrasi pembayaran SPP

Format yang digunakan dapat menggunakan contoh sebagai berikut :
 Kartu pembayaran SPP.
 Buku harian penerimaan SPP. Buku ini untuk mencatat penerimaan sehari-hari.
 Buku penerimaan SPP per kelas. Buku ini untuk merinci penerimaan SPP tiap
kelas, dan disetor pada bendahara sekolah
 Bendaharawan sekolah memasukkan SPP tersebut dalam buku kas SPP,
dimaksudkan untuk membantu pembinaan pendidikan seperti yang ditunjukkan
pada putusan yang telah dibuat yakni untuk membantu penyelenggaraan sekolah,
kesejahteraan personil, perbaikan sarana, dan kegiatan supervisi.
Yang dimaksud penyelenggaraan sekolah adalah :

 Pengadaan alat atau bahan administrasi

 Pengadaan alat atau bahan pelajaran.
 Penyelenggaraan ulangan, evaluasi belajar, kartu pribadi, rapot, dan
Surat Tanda Tamat Belajar (STTB)
 Pengadaan perpustakan sekolah
 Prakarya dan pelajaran praktik
 Buku kas tabelaris. Buku ini memiliki lajur yang banyak, sesuai dengan jenis
pemasukan dan pengeluaran uang. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan
melihat uraian tiap jenis pemasukan dan pengeluran, serta mudah membuat
perhitungan sisa kurang, atau lebih. Setiap halaman buku kas ini di jumlahkan,
kemudian dipindah ke halaman berikutnya. Biasanya, buku ini ditutup sekali
setahun.
 2) Adminitrasi keuangan yang berasal dari pemerintah.
Meliputi pembayaran gaji pegawai, atau guru, dan belanja barang. Untuk
pertanggung jawaban uang tersebut, diperlukan beberapa format dari daftar
peneriman gaji, dan Surat Perintah Mengambil Uang (SPMU)

3) Adminitrasi keuangan yang berasal dari BP3

BP3 bertugas untuk memberikan bantuan dalam penyelengaraan sekolah. Dapat
berbentuk uang, atau bentuk lain, seperti perbaikan sekolah, pembagunan lokal baru,
dan sebagainya.

4) Lain- lain
Dalam hubungan ini, misalnya kegiatan arisan di sekolah, koperasi antar guru dan
lain-lain. Perlu di susun suatu format yang disebut kartu pembayaran gaji. Kartu ini
sering di sebut Daftar Potongan Gaji, karena lebih menekankan besar jumlah
potongan gaji pegawai yang bersangkutan.

D. Sistem Informasi Manajemen Lembaga Pendidikan

Sistem informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan
informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan serta mengendalikan
operasi. Dengan demikian, sistem informasi manajemen pendidikan adalah memberikan
informasi bagi manajer dalam merencanakan, serta mengendalikan operasi dalam ruang
lingkup pendidikan.
Dalam kehidupan dimasa mendatang, sektor teknologi informasi dan telekomunikasi
merupakan sektor yang paling dominan. Teknologi informasi banyak berperan dalam
bidang-bidang antara lain :
1. Bidang pendidikan / e-education,
2. Bidang pemerintahan / e-government,
3. Bidang keuangan dan perbankan
Transisi pemanfaatan sistem informasi dalam dunia pendidikan saat ini adalah di
mana globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia pendidikan, dari
pendidikan tatap muka yang konvensional, ke arah pendidikan yang lebih terbuka.
SIM sering disamakan dengan TIK. TIK memiliki bidang kajian yang bermacam-
macam karena dalam TIK tidak hanya membahas masalah tekonologi informasi dan
komputer tetapi juga membahas teknologi komunikasi dan telekomunikasi. Adapun
bidang kajian TIK sebagai berikut:
a) E-learning,
b) Manajemen informasi,
c) Tekonologi informasi,
d) Teknologi komputer,
 e) SIM,
f) Internet,
g) Teknologi telekomonikasi (handphone, telepon, teknologi tanpa kabel dan
menggunakan kabel),
h) Teknologi jaringan komputer (LAN, MAN, dan WAN)
i) Sistem keamanan jaringan komputer, dan
j) Sistem basis data.

Jadi, SIM merupakan bagian dari bidang ilmu TIK yang pada implementasinya
saling terkait, seperti implementasi SIM di sekolah membutuhkan jaringan komputer
(LAN dan MAN) dan jaringan telepon agar bisa diakses banyak orang, sistem e-learning
di sekolah memerlukan jaringan komputer dan telepon agar dapat diakses siswa dari
rumah masing-masing dan masih banyak yang lain.
Setiap organisasi pasti terdapat arus informasi. Semakin besar organisasi tersebut,
semakin besar pula arus informasi yang terjadi. Pimpinan organisasi pendidikan sangat
membutuhkan informasi terbaru dan akurat dalam pengambilan keputusan untuk
pengemban organisasi pendidikan dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat
dalam rangka pengembangan informasinya. Untuk mendapatkan sistem informasi yang
handal, maka perlu sistem pengelolaan yang baik oleh pimpinan organisasi pendidikan.
Karena informasi yang dikelola dengan baik akan menghasilkan suatu informasi
manajemen yang handal.

Implementasi SIM Berbasis Komputer dalam Pendidikan

Banyak manfaat dan keunggulan yang dapat diambil dari implementasi SIM berbasis
komputer dalam pengembangan dunia pendidikan. Implementasi SIM berbasis komputer
dapat berupa:
1. Implementasi sistem informasi akademik (Siakad).
2. Implementasi sistem informasi keuangan (Sikeu).
3. Implementasi sistem informasi kepegawaian (Sikep).
4. Sistem basis data.
5. Implementasi WAN dan LAN.
6. Implementasi sistem informasi perpustakaan.

SIM juga dapat digunakan sebagai sarana pendidikan jarak jauh. Suatu pendidikan
jarak jauh berbasis web antara lain harus memiliki unsur sebagai berikut:

1) Pusat kegiatan siswa

Sebagai suatu community web based distance learning harus mampu menjadikan
sarana ini sebagai tempat kegiatan mahasiswa, di mana mahasiswa dapat menambah
kemampuan, membaca materi kuliah, mencari informasi dan sebagainya.
2) Interaksi dalam grup
Para mahasiswa dapat berinteraksi satu sama lain untuk mendiskusikan materi-
materi yang diberikan dosen. Dosen dapat hadir dalam grup ini untuk memberikan
sedikit ulasan tentang materi yang diberikannya.

3) Sistem administrasi mahasiswa

Di mana para mahasiswa dapat melihat informasi mengenai status mahasiswa,
prestasi mahasiswa dan sebagainya.

4) Pendalaman materi dan ujian

Biasanya dosen sering mengadakan kuis singkat dan tugas yang bertujuan untuk
pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta melakukan tes pada akhir masa
belajar. Hal ini juga harus dapat diantisipasi oleh web based distance learning.

5) Perpustakaan digital
Pada bagian ini, terdapat berbagai informasi kepustakaan, tidak terbatas pada
buku tapi juga pada kepustakaan digital, seperti suara, gambar dan sebagainya.
Bagian ini bersifat sebagai penunjang.

6) Materi online di luar materi kuliah

Untuk menunjang perkuliahan, diperlukan juga bahan bacaan dari web lainnya.
Maka, pada bagian ini, dosen dan siswa dapat langsung terlibat untuk memberikan
bahan lainnya untuk di publikasikan kepada mahasiswa lainnya melalui web.
 Daftar Pustaka

Firdaus. 2016. Administrasi Ketatalaksanaan,

http://firdaussuaib.blogspot.com/2016/06/administrasi-ketatalaksanaan.html?m=1,
diakses pada 26 Maret 2020.

Mandala, Chibi. 2012. Manajemen Ketatalaksanaan Pendidikan,

http://chibimandala.blogspot.com/2012/11/v-behaviorurldefaultvmlo.html?m=1,
diakses pada 26 Maret 2020.

Yuliana, Rizki. 2018. Makalah Manajemen Pendidikan Ketatalaksanaan Lembaga

Pendidikan, https://simba-corp.blogspot.com/2018/10/makalah-manajemen-
pendidikan.html?m=1, diakses pada 26 Maret 2020.