PANDUAN PENDAFTARAN

PUSKESMAS KAMANRE
 BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk mendapatkan

pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. Puskesmas Kamanre
harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit
yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus
dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi
atau tidak. Kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat
dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien
dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari
organ tubuh atau bagian. Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue
sesuai dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan
pelayanan diluar dari yang tersedia di Puskesmas Kamanre, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai.
Puskesmas Kamanre mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan dengan
organisasi/fasilitas lain agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan pasien. Daftar
dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.

A. Tujuan
Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu catatan rekam
medis pasien yang sama.
Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima, menyaring
dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran pelayanan
pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan
pelayanan.
B. Tanggung Jawab

Kepala Puskesmas Kamanre bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia
untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat
diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
 Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
 Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
 Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
 Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan
ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.
Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit internal
dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab
untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa:
 Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO dan
formulir lain yang terkait
 Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau untuk
kepatuhannya.
 Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa:
1. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
2. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan
dan SPO lainnya
3. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
4. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak
patuhan.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan VK 24
jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk
penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses
untuk mendapat perawatan :
 Rawat Jalan : poli umum, poli gigi, MTBS, POLI KIA
 Instalasi Gawat Darurat
 VK (Ponek)
 Pendaftaran langsung ke Loket
Pasien hanya dapat dilayani di Puskesmas Kamanre jika tersedia jenis layanan yang di
butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien akan di
rujuk ke rumah sakit yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat itu
dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan
sesuai standard pelayanan medis. Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik
komunikasi /bahasa / budaya Puskesmas Kamanre memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala
tersebut.
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan
nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat
jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan
sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien
tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat
mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pasien datang ambil nomor antrian di mesin antrian.
2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien
yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu)
atau pasien lama, pasien BPJS atau umum
4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:
Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru dengan mewawancarai pasien
tersebut: Pasien BPJS syarat syarat harus sudah lengkap dibawa (Kartu BPJS, KTP, Kartu
Keluarga / KK, Surat Rujukan balik / Surat Kontrol )
a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat)
b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP)
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju Di
Pelayanan / Poliklinik:
 Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien;
 Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain? Jika Ya, maka
petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju; Jika tidak, maka pasien /
keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;
 Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di
kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum

5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sebagai berikut :
 Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
 Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan
mewawancarai pasien tersebut.
 Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi (BPJS, Inhealth
dll) dengan sarat lengkap.
 Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
 Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien
 Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
 Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
 Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi.
 Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir jika
pasien tersebut adalah pasien umum
 Petugas mempersilahkan pasien pulang

B. Jenis-jenis pendaftaran :
1. .Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju ke
pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian
pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di
unit rawat inap.
2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan pendaftaran rawat
inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan
pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK maksimal 6 jam
sejak pasien masuk, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien masuk dalam
perawatan atau dirujuk ke rumah sakit atau pasien di pulangkan dan di informasikan
kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika
 pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, harus
melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan
kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap

Proses penerimaan pasien rawat inap:

a. Pasien datang di bagian adminisitrasi dan diterima oleh petugas administrasi
b. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik atau
UGD.
c. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan
d. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.
e. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain :
a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
f. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien:
A. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan.
B. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang
lain selama tempat yang diinginkan belum ada.
C. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien.
D. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit sesuai permintaan
pasien.
E. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien.
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan.
b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.

8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien:
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit pemeriksaan
yang dituju.
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.

9.Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk
pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan
administrasi pembayaran di bagian kasir;
b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan
rawat inap;
d. Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen
 BAB IV

PENUTUP

Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses penyelenggaraan rekam

medis yang harus dilakukan dengan baik sehingga pelayanan terhadap pasien dapat berjalan
dengan baik. Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaaan pasien rawat inap ini
diharapkan menjadi acuan dalam melakukan pelayanan pendaftaran di Puskesmas Kamanre.

Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah nbanyak berpartisipasi
sehingga Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaaan pasien rawat inap ini dapat
diselesaikan. Demi kesempurnaan dari Panduan pendaftaran ini dimasa mendatang, sangat
diharapkan saran dan masukan serta solusi dari berbagai pihak yang berekepentingan dalam
penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan di Puskesmas Kamanre