Anda di halaman 1dari 13

Perencanaan Program Kerja Humas/Public Relation

Public relations/Humas merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan


mengelola hubungan saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat. PR
selalu menjadi salah satu bidang yang sangat dinamis dalam kehidupan
berorganisasi, karena praktisi PR membutuhkan keterampilan dan kapabilitas
yang beragam untuk keberhasilan pekerjaan mereka. Yaitu untuk membangun dan
memelihara hubungan dalam organisasi, baik individu dan kelompok yang selalu
masuk dalam hubungan bersama dengan pihak lainnya.
Seorang public relations harus melakukan perencanaan program kerja baik itu
jangka panjang maupun jangka pendek, yang harus direncanakan dengan cermat
dan hati – hati, sehingga akan diperoleh hasil – hasil yang nyata. Program tersebut
harus berhubungan dengan tujuan organisasi, maka seorang praktisi PR harus
memahami apa yang sedang dilakukan manajemen, bahwa mereka adalah bagian
dari tim manajemen.

A. Pengertian Program Kerja

Program adalah suatu rancangan mengenai asas suatu usaha yang akan dijalankan.
Sekumpulan aktivitas yang saling berkaitan dan bantu membntu diantara satu
dengan yang lain kepada pencapaian sesuatu tujuan program itu. Organisasi
mengandung satu atau lebih program dan tujuan tiap – tiap program itu adalah
tidak serupa, tetapi saling menyumbang kepada satu tujuan sebuah organisasi itu.

Program kerja adalah sebagai suatu rencana kegiatan dan suatu organisasi yang
terarah terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah
ditentutan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi
organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga
digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita – cita organisasi.
B. Ruang Lingkup Program Kerja Public Relations

Program berhubungan dengan tujuan keorganisasian, maka seorang praktisi


Public Relations harus memahami apa yang sedang dilakukan oleh manajemen,
bahwa mereka adalah bagian dari tim manajemen. Program merupakan suatu
rancangan mengenai asas serta usaha yang akan dijalankan.

Program kerja PR adalah rancangan yang dibuat untuk menjalankan kegiatan PR.
Dengan melaksanakan metode program kerja secara bertahap dan menggunakan
media komunikasi yang tepat. Public Relatians dapat membantu melancarkan
jalannya kegiatan perusahaan. Dalam hal ini banyak permasalahan yang perlu
menjadi pemikiran Public Relations, antara lain :
a. Ke dalam
1. Meningkatkan efisiensi tenaga buruh atau pegawai (SDM)
2. Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan pegawai (SDM)
3. Memelihara kekompakan kerja serta menyalurkan kreativitas para pegawai
(SDM)
4. Ikut mengawasi dan menjaga perusahaan dari gangguan – gangguan
penyelewengan
b Ke luar
1. Memelihara hubungan baik antara perusahaan dengan masyarakat (public),
terutama dengan public sekitar temat dimana perusahaan itu berada.
2. Mengajak masyarakat untuk menjadi minded terhadap hasil produksi
perusahaan.
3. Memperluas pasaran hasil produksi perusahaan
4. Membina kepercayaan dan simpati masyarakat terhadap kegiatan perusahaan.
(Suhandang, 2004:238)

Pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas PR
adalah cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasi atau perusahaan
yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder sasaran khalayak yang
terkait.
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas
PR tersebut dapat diwujudkan jika terorganisasi dengan baik melalui manajemen
yang dikelola secara professional dan dapat dipertanggungjawabkan hasi atau
sasarannya.

C. Perencanaan Program Kerja Public Reletions

Defenisi perencanaan kerja, menurut pakar Public Relations, Frank Jeskins (2004
: 13), Public Relations consists off all from of planned communications outwards
and inwards between an organization and its public for the purpose of achieving
specific objectives concerning mutual understanding.
Secara umum pengertian dari perencanaan program kerja public relations
yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan komunikasi baik
kegiatan ke dalam maupun ke luar antara organisasi dan publiknya yang
tujuannya untuk mencapai saling pengertian.
Perencanaan program kerja public relations tersebut, berkaitan dengan pengertian
perencanaan, wujud rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja
program PR, termasuk manfaat dan klasifikasi perencanaan kerja tersebut. Maka
penjelasannya sebagai berikut, Perencanaan kerja, yaitu terdiri dari :
1. Perencanaan, seseorang yang memanfaatkan atau menginterpretasikan segala
informasi, materi dan data yang tersedia baik secara kuantitatif maupun
kualitatif untuk di analisis, diseleksi dan diproses sebagai bahan perenacaan
kerja yang akan datang.
2. Hasil yang akan diperoleh relevan dengan hal-hal yang berkaitan dengan
peran dan fungsi kegiatan dalam suatu organisasi.

Perencanaan kerja PR, yang berkaitan dengan :


1. Fungsi dan teknis manajemen humas yang profesional, dinamis serta proaktif.
2. Merupakan metode terbaik untuk mempersiapkan pihak organisasi dalam
menghadapi perubahan yang sering terjadi.
3. Penilaian (evaluasi) atau meriview hasil perkembangan kegiatan masa lalu,
sekarang dan masa yang akan datang.
4. Mengantisipasi dan mengahadapi, tantangan atau resiko yang akan terjadi
melalui suatu proses untuk menentukkan tujuan dan sasaran jangka pendek
dan jangka panjang secara periodik dan strategis.

Wujud rencana kerja PR


1. Renacana yang berkaitan dengan hasil atau produk dari perencanaan yang
telah dilaksanakan, baik dalam waktu jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Renacana perencanaan konsep dasar dari perencanaan kerja PR yang
dirancang
3. Renacana untuk membuat pernyataan berdasarkan dari target yang ingin
dicapai
4. Perencanaan Kerja PR dan alasan-alasan untuk dilakukan kegiatan PR

Alasan dalam kegiatan perencanaan, dalam kata lain yaitu action plan yang mana
dapat bersifat proaktif, reaktif, defensive,preventif, protektif dan hingga profitbel.
Alasan mengapa (why) :
1. Untuk mengantisipasi perubahan lingkungan lebih luas
2. Mengahadapi perubahan lebih sempit dalam bidang operasional.
3. Menciptakan tujuan yang objektif, sasaran dan target yang ingin dicapai.

Manfaat perencanaan kerja PR

Manfaat yang diperoleh dari pembentukan perencanaan kerja PR, yaitu :


1. Membantu pihak manajemen organisasi untuk mampu beradaptasi terhadap
lingkungan yang berubah-ubah
2. Mengefektifkan dan mengefesienkan koordinasi atau kerjasama antara
departemen dan pihak terkait lainnya.
3. Menghindari resiko kegagalan dengan tidak melakukan perkiraan atau
perencanaan tanpa arah yang jelas dan konkret
4. Mampu melihat secara keseluruhan kemampuan operasional organisasi
5. Menetapkan klasifikasi rencana kerja PR, yaitu renacana strategi, rencana
tetap dan rencana tertentu.

Dalam pembentukan perencanaan program kerja PR, dimana perlunya seorang


praktisi khusus harus terlebih dahulu mengetahui dan dapat memahami tujuan
yang akan dicapai oleh organisasinya, jika tidak memahami dan mengetahui
dengan pasti tujuan organisasi sebelum melakukan perencanaan program PR,
akibatnya timbul hambatan-hambatan, yaitu :
1. Kegagalan manajemen menyertakan para pelaksana untuk turut serta
mempertimbangkan perumusan kebijakasanaan dan program kerja organisasi
2. Kurang tercapainya kesepakatan mengenai tujuan-tujuan dari pelaksanaan
program PR.
3. Kurang waktu karna tersita oleh pembahasan-pembahasan mengenai
permasalahan sehari-hari
4. Keterlambatan dan frustasi yang dialami pelaksana karna kurangnya
koordinasi departemen terkait

Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas
manajemen humas tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik
melalui manajemen humas yang dikelola secara profesional dan dapat
dipertanggung jawabkan hasil dan sasarannya. Secara umum pengertian dari
perencanaan humas yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud
rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja humas.

Apapun jenis perencanaan, akan selalu mengikuti langkah-langkah tertentu,


dimana langkah-langkah tersebut sebaga berikut :
1. Menentukkan kebutuhan, kemudian memprioritaskan satu atau beberapa yang
menjadi tujuan perencanaan
2. Melakukan ramalan dan menentukan program serta alternatif-alternatif
pemecahan
3. Menspesifikasi program
4. Memilih alternatif pemecahan
Perencanaan program kerja PR harus dikaitkan dengan cita-cita dan tujuan.
Sehubungan dengan hal tersebut terdapat dua program PR yang bersifat mendasar
yaitu program PR yang bersifat preventif dan program suatu program yang
direncanakan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan oleh
organisasi, sedang program remedial sehubungan dengan perbaikan situasi dan
kondisi yang terjadi pasca krisis. Perencanaan kerja PR, berkaitan dengan :
1. Tiga Dasar
Ada tiga dasar yang hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil baik, yaitu :
1. Rencana program kerja harus dibuat dengan teliti dan harus didukung
oleh pihak manajemen
2. Rencana program kerja tersebut harus mempunyai tujuan
3. Dilakukannya pengarahan mengenai Rencana Program tersebut
PRO (Praktisi PR) tidak boleh berurusan dengan PR rabun atau rencana
program yang direncanakan secara tidak jelas. Agar berhasil, rencana program
PR harus disusun terlebih dahulu dan disesuaikan dengan ruang lingkup dimana
PRO bekerja di perusahaan besar atau kecil. Misalnya, dengan ruang lingkup
yang kecil dan disesuaikan dengan keadaan finansialnya ketika dibuat rencana
program PR selama satu tahun.

2. Unexpected Case
Dalam praktek, seorang PRO sering dihadapkan dengan sesuatu yang berada
diluar perkiraan atau tujuan rencana program. Maka rencana program harus
dibuat sebaik mungkin. Penanganan hal – hal yang hadir di luar dengan dugaan
tersebut akan jauh lebih sulit dikarenakan tidak ada guideline (patokan) dalam
rencana programitu sendiri. Karena itulah, tak satu bisnis pun dapat beroperasi
tanpa rencana program yang matang dan jelas.

3. Faktor Utama Rencana Program


 Kegiatan yang dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR,
termasukspecial event seperti : product launching, facility
visit, penandatanganan kerja sama, atau kegiatan lainya : pameran,
promosi, sponsor ship, dan kampanye.
 Perencanaan anggaran, yang merupakan faktor yang penting. Tidak ada
kegiatan tanpa pengeluaran dan pemasukan uang.
 Perizinan dari yang berwenang
 Strategi pelaksanaan kegiatan
 Rapat
 Perekrutan karyawan yang akan dilibatkan dalam pekerjaan termasuk
jobdescriptionnya
 Penyediaan sarana untuk hal – hal yangakan muncul secara tidak terduga

D. Pentingnya Perencanaan Program Public Relations


Rencana program PR sama pentingnya dengan menciptakan suatu fondasi
yang kuat untuk sebuah bangunan. Menurut Frank Jefkins (2002 : 56) ada
empat alasan yang paling penting bagi perlunya suatu perencanaan PR.
Keempat alasan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Untuk menetapkan target – target operasi PR yang nantinya akan menjadi
tolok ukur atas segenap hasil yang diperoleh
2. Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang
diperlukan
3. Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan jumlah program dan
waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program PR yang
telah diprioritaskan
4. Untuk menentukan kemungkinan pencapaian tujuan – tujuan tertentu
sesuai dengan ketersediaan :
 Staf pendukung atau personil yang mencukupi
 Dukungan dari berbagai peralatan fisik seperti alat –alat kantor,
mesin ceta, kamera dll
 Anggaran dana yang tersedia

E. Model Perencanaan PR
Menurut Jefkins (2004:57) ada enam model perencanaan PR yang sudah diterima
secara luas oleh para praktisi PR profosional yaitu :
1. PengenalanSituasi
Model perencanaan kegiatan PR dengan pengenalan situasi adalah dengan
melakukan perencanaan logis yang merupakan prosedur penyusunan rencana yang
didasarkan pada pencapaian tujuan.
Situasi PR biasanya menyangkut hal-hal yang dihadapi oleh para praktisi
PR.Pada situasi ini tujuan yang ingin dicapai adalah mengubah empat sikap
negative menjadi empat sikap positif.Melalui pengubahan tersebut diharapkan
pada akhirnya akan dicapai suatu pengetahuan yang dapat menumbuhkan
pemahaman.
Pengenalan situasi dilihat dari sikap negative antara lain :
1) Permusuhan (hostility)
2) Prasangka (prejudice)
3) Apati (apathy)
4) Sikap acuh tak acuh (ignorance)
2. Penetapan Tujuan
Setiap tujuan organisasi dalam pengertian yang luas akan jauh lebih mudah
dijangkau apabila usaha mencapainya juga disertai dengan kegiatan-kegiatan
humas, baik itu yang dilakukan oleh unti/departemen humas internal maupun
lembaga konsultasi humas eksternal. Seperti masalah keterbatasan sumberdaya,
khususnya tidak semua tujuan tersebut bisa dicapai.
Terpilihnya tujuan tidak hanya semata–mata ditentukan oleh keterbatasan
sumberdaya, tetapi bisa berasal dari sejauhmana pimpinan peruahaan atau
organisasi yang bersangkutan menyadari arti pentingnya humas dan seberapa baik
ia menjalin hubungan dengan kalangan media massa.

3. Defenisi Khalayak
Betapa pentingnya suatu organisasi harus mengenali dan membatasi
khalayaknya.Karena, ia harus menentukan bagian yang paling sesuai atau yang
paling dibutuhkannya. Kalau khalayak yang potensial ternyata terlalu luas atau
bervariasi maka khalayak hanya terfokus sebagian diantaranya.Walaupun untuk
beberapa khalayak kita bisa menjangkaunya sekaligus melalui media-media
tertentu seperti suratkabar dan televisi.

4. Pemilihan Media Dan Teknik-Teknik Humas


Media danTeknikHumas
Media dan teknik humas sangat bervariasi.Bila kita membandingkan media humas
dan media iklan, akan muncul beberapa hal menarik yaitu :
Humas
1. Para praktisi humas cenderung pada media-media yang bercakupan lebih
luas.
2. Para praktisi humas berhubungan dengan para editor, jurnalis, serta para
produser TV dan Radio.
3. Kolom dan waktu siar untuk artikel humas terkadang tidak harus dibayar.
4. Kampanye humas bersedia menggunakan media apa saja, asalkan bisa
menjangkau sebanyak mungkin khalayak.
5. Program-program humas secara umum tidak terlalu pilih-pilih media
seperti iklan.
Periklanan
1. Condong pada media-media yang punya ciri khas, menarik atau glamor
sesuai dengan karakteristik khalayak yang hendak dituju.
2. Para praktisi periklanan lebih banyak berhubungan dengan manajer iklan
dari berbagai perusahaan dan petugas iklan di media massa.
3. Kampanye periklanan biasanya dilakukan terbatas pada media-media yang
bias diharapkan akan membuahkan hasil maksimal dengan biaya serendah-
rendahnya.
4. Dunia periklanan selalu memilih tempat-tempat tertentu yang paling
menjanjikan keberhasilan.
5. Pengaturan Anggaran
Para perencana media humas juga harus memperhitungkan media mana
yang harus digunakan untuk menjangkau khalayak yang dipilih, tentunya sesuai
dengan keterbatasan anggaran yang ada.
Pentingnya Anggaran
Adapun arti penting dari penyusunan anggaran bersumber dari adanya beberapa
alasan yaitu :
1. Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan dalam rangka
membiayai suatu program ataukampanyehumas.
2. Anggaran memaksakan disiplin pengeluaran dana sehingga mencegah
terjadinya pemborosan atau pengeluaran yang berlebihan dan tidak perlu,
sehingga segala sesuatu yang berkaitan dengan soal pengeluaran atau
pembiayaan akan berjalan tepat sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.
3. Unsur-unsur Anggaran Humas

Pada umumnya suatu anggaran humas memiliki unsur-unsur atau pos pengeluaran
pokok sebagai berikut : (Anggoro, 2008;88)
1) Tenaga Kerja
2) BiayaTetap
3) Materi atau Peralatan
4) Kas kecil
6. Pengukuran Hasil Kegiatan Humas
Ada 3 hal terpenting berkenaan dengan pengukuran hasil ini.
1. Teknik-teknik yang digunakan untuk mengenali situasi sering kali juga
dimanfaatkan guna mengevaluasi berbagai hasil yang telah dicapai dari
segenap kegiatan-kegiatan humas yang telah dilaksanakan.
2. Metode pengumpulan pendapat atau uji sikap merupakan dua metode yang
paling lazim digunakan. Metode-metode evaluasi hasil biasanya
diterapkan pada tahap perencanaan. Namun bila perlu, penyesuaian bisa
pula diilakukan selama berlangsungnya proses pelaksanaan dari program
humas yang bersangkutan.
3. Setiap program humas harus memiliki tujuan yang pasti.

F. Proses Kerja PR
Proses kerja PR merupakan satu kesatuan perencanaan yang secara
sirkuler terus menerus berlangsung. Langkah–langkah kegiatan PR yaitu
(Jefkins,2004:72) :
1. Menganalisis perilaku umum dan hubungan organisasi terhadap
lingkungan.
2. Menentukan dan memahami secara benar perilaku tiap-tiap kelempok
terhadap organisasi.
3. Menganalisis tingkat opini public, baik yang intern maupun yang ekstern.
4. Mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan, masalah yang potensial,
kebutuhan-kebutuhan dan kesempatan-kesempatan.
5. Menentukan formulasi dan merumuskan kebijakan-kebijakan.
6. Merencanakan alat atau cara yang sesuai untuk meningkatkan atau
mengubah perilaku kelompok masyarakat sasaran.
7. Menjalankan dan melaksanakan aktifitas-aktifitas sesuai dengan program
yang telah direncanakan.
8. Menerima umpan balik untuk dievaluasi, kemudian mengadakan
penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan.

Scott M. Cutlip& Allen H. Center (2005:295), menyatakan bahwa proses


perencanaan program kerja melalui proses empat tahapan ataulangkah-langkah
pokok yang menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan
adalah :
1. Penelitian dan Mendengarkan
Penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap dan reaksi dari
mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-
kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan pengevaluasian
fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan
berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan informasi yang
berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu apa yang menjadi
problem kita ?
2. Perencanaan dan Mengambil Keputusan
Sikap, opini, ide-ide, dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta
penetapan program kerjaorganisasi yang sejalan dengan kepentingan atau
keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan : apa
yang dapat kita kerjakan ?
3. Mengkomunikasikan dan Pelaksanaan
Informasi yang berkenaan dengan langkah-langkah yang akan dilakukan,
dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan yang secara efektif
dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi
untuk memberikan dukungan sepenuhnya : apa yang telah kita lakukan dan
mengapa begitu ?
4. Mengevaluasi
Pihak humas mengadakan penilaian terhadap hasil-hasil dari program-
program kerja atau aktivitas humas yang telah dilaksanakan.Termasuk
mengevaluasi keefektivitasan dari teknik-teknik manajemen dan
komunikasi yang telah diperlukan : bagaimana yang telah kita lakukan?

Tahap yang paling sering diabaikan adalah penelitian, perencanaan dan


evaluasi. Sebaliknya di antara mereka yang terlalu banyak memfokuskan
pekerjaannya pada publisitas, yang sebenarnya akan secara otomatis muncul
apabila program PR dirangcang berdasarkan penelitian, perencanaandan evaluasi
yang serius.

KESIMPULAN
Program kerja adalah sebagai suatu rencana kegiatan dan suatu organisasi
yang terarah terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah
ditentutan oleh suatu organisasi.
Tujuan dari proses perencanaan program kerja untuk mengelola berbagai aktivitas
manajemen humas tersebut yang diwujudkan jika terorganisasi dengan baik
melalui manajemen humas yang dikelola secara profesional dan dapat
dipertanggung jawabkan hasil dan sasarannya. Secara umum pengertian dari
perencanaan humas yaitu terdiri dari semua bentuk kegiatan perencanaan, wujud
rencana kerja dan alasan dilakukannya perencanaan kerja humas. Program
perencanaan PR memiliki beberapa model yaitu pengenalan situasi, penetapan
tujuan, defenisi khalayak, pemilihan media dan teknik – teknik Humas, penentuan
anggaran.