Langkah 5 : Train Raters

Melatih penilai atau supervisor sangatlah penting, dimana hal ini bertujuan untuk menghindari
kesalahan penilaian dan kurangnya keakuratan suatu hasil, selain itu dengan diadakannya latihan ini
berfungsi untuk meningkatkan validitas tes penilaian Penilai
yang menerima pelatihan
kerangka acuan membuat lebih sedikit kesalahan penilaian dan mengingat lebih
banyak informasi pelatihan daripada penilai atau penilai yang tidak terlatih yang
hanya menerima informasi tentang perilaku terkait pekerjaan. Pelatihan kerangka
acuan memberikan informasi terkait pekerjaan kepada penilai, praktik dalam
penilaian, dan contoh peringkat yang dibuat oleh para ahli serta alasan di balik
penilaian ahli tersebut Tujuan dari kerangka acuan pelatihan adalah untuk
mengkomunikasikan definisi organisasi tentang kinerja yang efektif dan kemudian
mendapatkan penilai untuk mempertimbangkan hanya perilaku karyawan yang
relevan saat membuat evaluasi kinerja
Step 6: Observe and Document Performance
Langkah selanjutnya dalam proses penilaian kinerja adalah bagi pengawas untuk
mengamati perilaku karyawan dan mendokumentasikan insiden kritis saat terjadi.
Insiden kritis adalah contoh kinerja karyawan yang sangat baik dan buruk.
Dokumentasi semacam itu biasanya ditulis dalam catatan insiden kritis — rekening
formal kinerja karyawan yang baik dan buruk yang diamati oleh perusahaan,
terdapat 4 alasan mengapa dokumentasi untuk hal ini dianggap penting:
1. dokumentasi memaksa supervisor untuk fokus pada perilaku karyawan
daripada sifat-sifat dan memberikan contoh-contoh perilaku untuk
digunakan ketika meninjau peringkat kinerja dengan karyawan.
2. dokumentasi membantu pengawas mengingat perilaku ketika mereka
mengevaluasi kinerja. tanpa dokumentasi, alih-alih mengingat semua
perilaku karyawan atau setidaknya banyak dari perilaku, supervisor
cenderung mengingat hanya sebagian kecil dari perilaku aktual karyawan.
Supervisor cenderung mengingat hal-hal berikut
a. Kesan pertama
Penelitian dari banyak bidang psikologi menunjukkan bahwa kita
mengingat kesan pertama kita tentang seseorang (efek keutamaan) lebih
dari yang kita ingat perilaku di kemudian hari. Akibatnya, pengawas
mengingat perilaku yang konsisten dengan kesan pertama mereka tentang
seorang karyawan, meskipun perilaku pertama itu mungkin tidak
mewakili kinerja khas karyawan. Menjadi sadar akan kesan pertama
adalah penting karena kinerja dapat menjadi dinamis, yang berarti bahwa
 seseorang yang merupakan pemain terbaik dalam satu tahun mungkin
bukan pemain terbaik selama tahun lain
b. Perilaku terbaru
supervisor cenderung mengingat perilaku terbaru yang terjadi selama
periode evaluasi
c. Perilaku yang tidak biasa atau ekstrim
Supervisor cenderung mengingat perilaku yang tidak biasa lebih dari
yang mereka ingat perilaku umum. Misalnya, jika seorang petugas polisi
berkinerja rata-rata menangkap penjahat penting, evaluasi kinerja petugas
cenderung tidak tepat. Demikian juga, petugas yang baik yang membuat
kesalahan besar kemungkinan akan menerima peringkat rendah yang
tidak semestinya
d. Perilaku konsisten dengan pendapat pengawas
Begitu kita membentuk opini seseorang, kita cenderung mencari perilaku
yang mengkonfirmasi pendapat itu. Jika seorang supervisor menyukai
seorang karyawan, dia mungkin akan mengingat hanya perilaku yang
konsisten dengan pendapat itu. Kebalikannya akan benar untuk seorang
supervisor yang tidak menyukai seorang karyawan. Setelah Anda berada
di sisi buruk seseorang, sulit untuk melepaskannya
3. dokumentasi memberikan contoh untuk digunakan ketika meninjau
peringkat kinerja dengan karyawan. Alih-alih mengatakan kepada seorang
karyawan bahwa dia terus-menerusDengan mengemukakan argumentasi
dengan pelanggan, seorang penyelia dapat menggunakan insiden yang
didokumentasikan untuk menunjukkan kepada karyawan insiden dan
perilaku spesifik yang bermasalah
4. dokumentasi membantu suatu organisasi mempertahankan terhadap tindakan
hukum yang diambil terhadapnya oleh karyawan yang dihentikan atau
ditolak kenaikan atau p romosi

Step 7: Evaluate Performance

a. Memperoleh dan meninjau data objektif
Ketika tiba waktunya untuk menilai kinerja karyawan, supervisor harus
terlebih dahulu mendapatkan dan meninjau data obyektif yang relevan
dengan perilaku karyawan. Misalnya, seorang sersan polisi mungkin
meninjau jumlah tiket yang ditulis oleh seorang perwira, penangkapan
dilakukan, dan keluhan warga diterima. Seorang supervisor produksi
mungkin meninjau jumlah hari seorang karyawan tidak hadir, jumlah unit
 yang dikumpulkan, dan ton materi yang terbuang. Data ini, ketika
dikombinasikan dengan log insiden kritis, memberikan dasar yang kuat
untuk menilai seorang karyawan ketika meninjau data obyektif, penting
bahwa sumber potensial kontaminasi (misalnya, shift, peralatan, hujan,
pekerja, area geografis) dipertimbangkan
b. Reading Critical-Incident Logs

Setelah mendapatkan data yang obyektif, supervisor harus kembali dan

membaca semua insiden kritis yang ditulis untuk seorang karyawan.
Membaca insiden ini harus mengurangi kesalahan keutamaan, kemutakhiran,
dan perhatian terhadap informasi yang tidak biasa
 Completing the Rating Form
Setelah Critical-Incident Logs telah dibaca dan data obyektif ditinjau,
supervisor siap untuk menetapkan peringkat penilaian kinerja. Saat membuat
peringkat ini, supervisor harus berhati-hati untuk tidak membuat kesalahan
peringkat umum yang melibatkan distribusi, lingkaran, kedekatan, dan
kontras
1. Distribution Errors
Jenis umum kesalahan dalam mengevaluasi kinerja karyawan melibatkan
distribusi peringkat pada skala peringkat; kesalahan tersebut dikenal sebagai
kesalahan distribusi. Kesalahan distribusi dibuat ketika penilai hanya
menggunakan satu bagian dari skala.
 Salah satu jenis kesalahan distribusi disebut kesalahan keringanan,
karena penilai tertentu cenderung menilai setiap karyawan di ujung
atas skala terlepas dari kinerja aktual karyawan.
 Kesalahan kekeliruan sebagian dapat dijelaskan oleh
ketidaknyamanan yang dirasakan oleh pengawas tentang pemberian
peringkat rendah. Artinya, pengawas yang tidak nyaman tentang
bagaimana karyawan bereaksi terhadap peringkat rendah cenderung
lebih lunak daripada supervisor yang merasa nyaman dengan reaksi
karyawan negative Penjelasan lain untuk ini ialah bahwa pengawas
tidak benar-benar tahu perbedaan antara kinerja yang baik dan buruk,
sehingga mereka berbuat salah di sisi positif.
 Kesalahan terkait adalah kesalahan kecenderungan sentral, yang
menghasilkan seorang supervisor yang mengatur setiap karyawan di
tengah skala
 kesalahan kekakuan penilaian yang terlalu kaku juga dapat menjadi
suatu masalah
2. Halo Errors
 terjadi ketika penilai memungkinkan salah satu atribut atau kesan
keseluruhan dari individu untuk mempengaruhi peringkat yang dia buat
pada setiap dimensi pekerjaan yang relevan. Misalnya, seorang guru
mungkin berpikir bahwa seorang siswa sangat kreatif. Karena itu, guru
mungkin menilai siswa itu cerdas dan rajin ketika, pada kenyataannya,
nilai siswa di bawah rata-rata. Dalam hal ini, instruktur telah
memungkinkan kreativitas siswa untuk mengaburkan penilaiannya atas
kemampuan siswa yang lain. Efek Halo terjadi terutama ketika penilai
memiliki sedikit pengetahuan tentang pekerjaan dan kurang akrab
dengan orang yang dinilai\
3. Proximity Errors
terjadi ketika rating yang dibuat pada satu dimensi mempengaruhi
rating yang dibuat pada dimensi yang segera mengikutinya pada skala
peringkat. Sebagai contoh, seorang supervisor memberi karyawan
peringkat 8 pada dimensi pertama. Karena dimensi kedua secara fisik
terletak di formulir penilaian sebelah pertama, ada kecenderungan
untuk memberikan peringkat yang sama pada dimensi pertama dan
kedua. Perbedaan antara kesalahan ini dan kesalahan halo adalah
penyebab kesalahan dan jumlah dimensi yang terpengaruh. Dengan
kesalahan halo, semua dimensi dipengaruhi oleh kesan keseluruhan dari
karyawan. Dengan kesalahan kedekatan, hanya dimensi yang secara
fisik berada paling dekat dengan dimensi tertentu pada skala peringkat
yang terpengaruh.
4. Contrast Errors
Peringkat kinerja yang diterima satu orang dapat dipengaruhi oleh
kinerja seseorang yang dievaluasi sebelumnya
5. Low Reliability across Raters
Terjadi bila pada umumnya 2 orrang yang menilai 1 karyawan yang
sama cenderung memiliki hasil penilaian yang berbeda dikarenakan
perbedaan sudut pandang penilai. Terdapat 3 kesalahn :
a. Ada tiga alasan utama untuk kurangnya keandalan ini. Pertama,
penilai sering melakukan kesalahan penilaian yang telah dibahas
sebelumnya
b. penilai sering memiliki standar dan ide yang sangat berbeda tentang
karyawan yang ideal
c. dua penilai yang berbeda mungkin benar-benar melihat perilaku
yang sangat berbeda oleh karyawan yang sama
6. Sampling Problems
a. Recency Effect
 Penilaian kinerja biasanya dilakukan satu atau dua kali setahun.
Evaluasi ini dirancang untuk mencakup semua perilaku yang telah
terjadi selama 3 bulan sebelumnya hingga setahun, dimana
pemberian efek, imbalan atau ganjaran berdasarkan perilaku atau
kinerja terbaru dari karyawan
b. Infrequent Observation
masalah lain yang mempengaruhi penilaian kinerja adalah banyak
manajer atau supervisor tidak memiliki kesempatan untuk
mengamati sampel representatif dari perilaku karyawan.
Pengamatan yang jarang terjadi terjadi karena dua alasan.
1. manajer sering begitu sibuk dengan pekerjaan mereka sendiri
sehingga mereka tidak punya waktu untuk mengamati perilaku
karyawan mereka
2. mereka membuat kesimpulan berdasarkan pekerjaan yang
diselesaikan atau karakter kepribadian karyawan
7. Cognitive Processing of Observed Behavior
a. Mengamati perilaku
Pengamatan yang harus dilakukan terhadap kinerja dan perilaku
karywan yaitu pengamatan secara luas dan tidak hanya
mengedepankan aspek aspek yang menonjol atau kesan pertama saja
b. Keadaan Emosional
Tingkat stres di mana seorang supervisor beroperasi juga
mempengaruhi peringkat kinerjanyaSrinivas dan Motowidlo
menemukan bahwa r aters yang ditempatkan dalam situasi stres
menghasilkan penilaian dengan lebih banyak kesalahan daripada
penilai yang tidak sedang stres. Temuan ini penting karena evaluasi
kinerja sering dilakukan dengan terburu-buru, karena pengawas
mengevaluasi kinerja karyawan sehingga mereka dapat kembali ke
pekerjaan "nyata" mereka

Step 8: Communicate Appraisal Results to Employees

mungkin penggunaan yang paling penting dari data evaluasi kinerja adalah
memberikan umpan balik kepada karyawan dan menilai kekuatan dan
kelemahannya sehingga pelatihan lebih lanjut dapat diimplementasikan. Meskipun
umpan balik dan pelatihan ini harus menjadi proses yang berkelanjutan, evaluasi
emannual mungkin merupakan waktu terbaik untuk mendiskusikan kinerja
karyawan secara formal (berbicara secara langsung dengan karyawan yang dinilai
dalam selang beberapa bulan setelah mereka bekerja)
Namun, metode ini hanya sedikit. Penelitian menunjukkan bahwa teknik tertentu
dapat digunakan untuk membuat wawancara penilaian kinerja lebih efektif: waktu,
penjadwalan, dan persiapan.
a. Sebelum wawancara
1. Mengalokasikan Waktu
Pengawas dan karyawan harus memiliki waktu untuk mempersiapkan
wawancara peninjauan. Keduanya harus diizinkan setidaknya satu jam untuk
mempersiapkan sebelum wawancara dan setidaknya satu jam untuk
wawancara itu sendiri.
2. Menjadwalkan Wawancara
Lokasi wawancara harus berada di tempat netral yang menjamin privasi
dan memungkinkan supervisor dan karyawan untuk saling berhadapan tanpa
meja di antara mereka sebagai penghalang komunikasi (lebih sering
dijadwalkan untuk karyawan baru)
3. Mempersiapkan Wawancara
Saat mempersiapkan wawancara, pengawas harus meninjau peringkat
yang telah dia tetapkan kepada karyawan dan alasan untuk peringkat
tersebut. Langkah ini penting karena kualitas umpan balik yang diberikan
kepada karyawan akan mempengaruhi kepuasan mereka dengan seluruh
proses penilaian kinerja, Sementara itu, karyawan harus menilai
kinerjanya sendiri menggunakan format yang sama dengan supervisor .
Karyawan juga harus menuliskan alasan dan contoh spesifik yang
mendukung peringkat yang dia berikan sendiri, serta ide untuk
pengembangan pribadi
b. Selama wawancara
Karena karyawan dan pengawas sering khawatir tentang penilaian kinerja,
sebaiknya lakukan wawancara dengan beberapa obrolan ringan sampai
kegugupan hilang. Setelah karyawan dan supervisor merasa senyaman
mungkin, supervisor harus mengomunikasikan hal-hal berikut:
1. peran penilaian kinerja — yang membuat keputusan tentang kenaikan
gaji dan pengakhiran bukan satu-satunya tujuannya
2. bagaimana penilaian kinerja dilakukan
3. bagaimana proses evaluasi diselesaikan
4. harapan bahwa wawancara penilaian akan menjadi interaktif
5. tujuan untuk memahami dan meningkatkan kinerja.

Step 9: Terminate Employees

penggunaan utama hasil penilaian kinerja adalah memberikan umpan balik kepada
karyawan tentang perilaku mereka. Hasil penilaian kinerja juga digunakan untuk
membuat keputusan personil yang positif seperti kenaikan gaji dan promosi, selain
itu hasil penilaian kinerja juga digunakan sebagai salah satu factor menghentikan
karyawan. Berikut membahas aspek-aspek hukum untuk menghentikan seorang
karyawan:
a. Doktrin Ketenagakerjaan
Di Amerika Serikat, ada perbedaan besar antara memberhentikan seorang
karyawan di sektor publik dan mengakhiri seorang karyawan di sektor
swasta. Di sektor swasta, doktrin ketenagakerjaan di tengah-tengah negara
memungkinkan pemberi kerja bebas untuk memecat seorang karyawan tanpa
alasan sesuai keinginan. Di sektor publik, seorang karyawan dapat dipecat
hanya karena suatu sebab Meskipun ketenagakerjaan adalah hal yang biasa
di Amerika Serikat, negara-negara seperti Prancis memberlakukan
pembatasan bahwa tidak ada karyawan yang dapat dipecat kecuali untuk
suatu alasan. Ada beberapa batasan pada doktrin tentang pekerjaan:
1. Hukum negara Negara-negara seperti California, Montana, dan New
York memiliki undang-undang bahwa seorang karyawan dapat dipecat
hanya untuk alasan — misalnya, melanggar aturan, menunjukkan
ketidakmampuan untuk melakukan.
2. Ketentuan hukum federal atau negara bagian Karyawan tidak dapat
dipecat karena alasan yang dilindungi oleh undang-undang federal atau
negara bagian. Misalnya, seorang atasan tidak boleh memecat seorang
karyawan karena dia perempuan, hamil, tidak putih, atau di atas usia
3. Kebijakan / minat publik Pengusaha tidak dapat menghentikan seorang
karyawan karena menjalankan tugas hukum seperti tugas juri atau
menolak untuk melanggar hukum atau etika profesional. Sebagai contoh,
lembaga simpan pinjam yang besar memerintahkan salah satu penilai
untuk menilai rumah lebih tinggi dari nilai sebenarnya sehingga
pelanggan dapat memenuhi syarat untuk membiayai properti. Mengutip
peraturan federal dan etika profesional terhadap penggelembungan nilai
properti, karyawan menolak pesanan perusahaan. Setelah diakhiri,
karyawan tersebut berhasil mengajukan gugatan (satu dari lebih dari
diajukan oleh karyawan terhadap lembaga ini) mengklaim bahwa dia
telah dipecat karena menolak melanggar hukum dan standar etika
profesinya.
4. Kontrak Tentunya, jika seorang karyawan memiliki kontrak kerja yang
ditandatangani yang menetapkan periode kerja tertentu, organisasi tidak
dapat memecat karyawan tanpa sebab. Demikian juga, serikat pekerja
masuk ke dalam perjanjian tawar menawar kolektif (kontrak) dengan
para pengusaha yang juga membatasi atau meniadakan pekerjaan-atas-
keinginan.
 5. Tersirat kontrak. Ketenagakerjaan akan dihapuskan jika pemberi kerja
menyiratkan bahwa seorang karyawan “memiliki pekerjaan seumur
hidup” atau hanya dapat dipecat karena alasan tertentu. Sebagai contoh,
jika seorang pewawancara memberi tahu seorang pelamar, “Di
perusahaan ini, yang harus Anda lakukan adalah menjaga hidung Anda
tetap bersih untuk mempertahankan pekerjaan Anda,” atasan tidak akan
dapat menghentikan karyawan untuk pelanggaran aturan kecil atau untuk
kinerja yang buruk.
6. Perjanjian itikad baik dan kesepakatan yang adil Meskipun para atasan
umumnya bebas untuk menyewa dan memecat sesuka hati, pengadilan
telah memutuskan bahwa para atasan harus tetap bertindak dengan itikad
baik dan berhubungan secara adil dengan seorang karyawan. Keputusan-
keputusan ini didasarkan pada suatu item dalam Uniform Commercial
Code yang menyatakan, “Setiap kontrak. . . membebankan kewajiban
itikad baik dalam kinerja atau penegakannya, ”dan fakta bahwa
pengadilan mempertimbangkan keputusan kerja sebagai bentuk kontrak.
b. Alasan Hukum untuk Memberhentikan Karyawan
hanya ada empat alasan bahwa seorang karyawan dapat secara hukum
diberhentikan: masa percobaan, pelanggaran terhadap peraturan perusahaan,
ketidakmampuan untuk melakukan, dan pengurangan secara ekonomis yang
disebabkan oleh pemberhentian (PHK).
1. Masa Percobaan
Dalam banyak pekerjaan, karyawan diberi masa percobaan untuk
membuktikan bahwa mereka dapat bekerja dengan baik. Bila kinerja dinilai
kurang baik maka karyawan dapat diberhentikan
2. Pelanggaran terhadap Aturan Perusahaan
Pengadilan mempertimbangkan lima faktor dalam menentukan legalitas
keputusan untuk menghentikan seorang karyawan karena melanggar
peraturan perusahaan.
a. bahwa aturan melawan perilaku tertentu harus benar-benar ada
(terdapat aturan perusahaan secara tertulis yang mengatur perilaku
tersebut)
b. Karyawan harus mengetahui aturan tersebut
c. kemampuan pengusaha untuk membuktikan bahwa seorang karyawan
benar-benar melanggar aturan
d. sejauh mana aturan telah ditegakkan dengan setara. Artinya, jika
karyawan lain melanggar aturan tetapi tidak dihentikan,
menghentikan karyawan untuk pelanggaran aturan tertentu mungkin
tidak sah
e. sejauh mana hukuman sesuai dengan kejahatan
 3. Ketidakmampuan untuk Melakukan
Karyawan juga dapat diakhiri karena ketidakmampuan untuk melakukan
pekerjaan. Namun, untuk melakukannya, organisasi perlu membuktikan
bahwa karyawan tidak dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa disiplin
progresif diambil untuk memberikan karyawan suatu peluang untuk
meningkat. Sistem penilaian kinerja yang dirancang dengan baik adalah
kunci untuk secara hukum mengakhiri karyawan, berikut
karakteristiknya:
a. didasarkan pada analisis pekerjaan
b. memiliki standar yang konkret dan relevan yang telah
dikomunikasikan kepada karyawan
c. melibatkan berbagai ukuran perilaku kinerja
d. termasuk beberapa penilai, yang masing-masing telah menerima
pelatihan
e. standar dan formal
f. memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengajukan banding
4. Pengurangan Angkatan (PHK)
Karyawan dapat diberhentikan jika ada dalam kepentingan ekonomi
terbaik dari suatu organisasi untuk melakukannya
c. Rapat Pemutusan
1. Sebelum Rapat
Setelah keputusan dibuat untuk menghentikan seorang karyawan, langkah-
langkah tertentu harus diambil untuk mempersiapkan pertemuan di mana
keputusan akan dikomunikasikan kepada karyawan:
 Langkah pertama adalah memastikan bahwa proses hukum telah
berjalan mengevaluasi kinerja karyawan
 selanjutnya adalah menentukan berapa banyak bantuan, jika ada,
organisasi ingin menawarkan karyawan. Bentuk-bentuk bantuan dapat
mencakup referensi, uang pesangon, dan bantuan outplacement.
 Langkah terakhir adalah menjadwalkan tempat dan waktu yang tepat
untuk pertemuan tersebut terjadi. Pertemuan harus diadakan di lokasi
yang netral dan pribadi. Untuk menghindari potensi kerusakan yang
disebabkan oleh reaksi permusuhan terhadap keputusan pengakhiran
 Selama Pertemuan
2. Selama pertemuan, supervisor harus sampai pada titik tentang mengakhiri
karyawan. Karyawan biasanya tahu mengapa dia dipanggil, dan tidak ada
alasan untuk memperpanjang proses yang ada
3. Setelah Pertemuan
Setelah pertemuan selesai, reaksi alami pengawas adalah merasa bersalah.
Untuk menghilangkan sebagian dari rasa bersalah ini, ia harus meninjau
kembali fakta-faktanya dan tujuan pemberhentian tersebut.