1. Jelaskan jenis perencanaan !

Jawab :

Perencanaan mencakup banyak variasi. Beberapa variasi perencanaan akan dibicarakan

dalam bagian ini : Misi, tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, program dan anggaran.

Terlihat bahwa program dan anggaran rnencerminkan misi, tujuan, kebijakan, prosedur,
dan aturan. Sementara itu, anggaran mendukung program.

a. Misi atau maksud (mission atau purposes)

Dalam masyarakat, setiap entitas mempunyai peranan sendiri. Peranan tersebut

kemudian menentukan misi atau maksud keberadaan mereka dalam masyarakat tersebut.
Jika mereka tidak mempunyai misi atau maksud keberadaan, entitas tersebut tidak akan
mempunyai eksistensi dalam suatu masyarakat. Misi entitas bisnis biasanya memproduksi
atau mendistribusikan barang atau jasa ekonomis. Entitas universitas mempunyai misi
pendidikan dan penelitian. Entitas pemerintahan mempunyai misi menjalankan birokrasi
kepemerintahan. Beberapa buku membedakan pengertian antara misi dan maksud. Maksud
mempunyai pengertian yang lebih luas. Maksud suatu entitas bisnis adalah memproduksi
dan mendistribusikan barang dan jasa. Entitas tersebut menjalankan maksud tersebut
dengan menyelesaikan misi, yaitu memproduksi lini produk tertentu. Misalnya,
memproduksi alat transportasi untuk memenuhi maksud produksi alat transportasi. Buku
ini tidak akan membedakan pengertian antara keduanya.

Misi suatu perusahaan minyak dapat didefinisikan sebagai penyediaan energi dunia
melalui perminyakan. Misi suatu perusahaan kimia dapat didefinisikan sebagai perbaikan
hidup melalui kimia. Kadang-kadang sulit mendefinisikan mini. Sebagai contoh, suatu
perusahaan konglomerat yang bergerak di banyak sektor usaha tidal( dapat mendefinisikan
mis inya secara spesifik. Ada yang mendefinisikan misi suatu konglomerasi hanya sebagai
"sinergi". Definisi misi yang jelas merupakan persyaratan penting untuk memformulasikan
tujuan organisasi. Manajer harus selalu bertanya, "Apa bisnis kita? Apa seharusnya bisnis
kita? Apa yang dapat kita kerjakan untuk mengisi masyarakat?" Pendekatan yang lebih
tepat untuk menjawab pertanyaan tersebut adalah mengajukan pertanyaan berikut. "Fungsi
apa yang kita jalankan? Siapa yang kita layani?" Sebagai contoh, perusahaan kereta api
dapat mendefinisikan fungsi mereka sebagai usaha yang memberi jasa transportasi atau
memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Misi perusahaan tersebut dapat
didefinisikan sebagai pemberian jasa transportasi. Perhatikan jika perusahaan kereta api
tersebut mendefinisikan diri sebagai perusahaan kereta api, definisi tersebut terlalu sempit.

b. Tujuan
 Tujuan merupakan hasil akhir saat aktivitas organisasi diarahkan/ditujukan. Tujuan
merupakan titik akhir dari fungsi perencanaan, pengorganisasian, staffing, leading, dan
pengendalian. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling dasar. Organisasi secara
keseluruhan mempunyai suatu tujuan, kemudian departemen atau bagian dari organisasi
juga mempunyai tujuan sendiri. Tujuan bagian organisasi hams menyumbang tujuan
organisasi secara keseluruhan meskipun tujuan-tujuan bagian tersebut tidak sama dengan
lainnya. Sebagai contoh, tujuan organisasi secara keseluruhan memperoleh tingkat
keuntungan tertentu. Kemudian, tujuan bagian produksi adalah memproduksi barang
dagangan. Tujuan bagian pemasaran adalah menyampaikan barang ke tangan konsumen.
Kedua tujuan tersebut konsisten satu sama lain dan menyumbang tujuan organisasi secara
keseluruhan.

c. Strategi

Strategi biasa digunakan dalam militer sebagai "rencana besar" untuk menghancurkan
musuh. lstilah tersebut sekarang biasa digunakan dalam lapangan lain, seperti bisnis.
Konteks persaingan masih tampak dalam istilah strategi. Dengan demikian, strategi bisnis
merupakan strategi dalam kaitannya dengan pesaing lainnya. Strategi merupakan rencana
umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui pemilihan alternatif tindakan yang
diperlukan. Selain itu, alokasi sumber daya diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
Perusahaan bus mempunyai misi transportasi. Kemudian, perusahaan tersebut dapat
menetapkan tujuan memperoleh keuntungan dengan memberi pelayanan transportasi darat.
Strategi untuk mencapai tujuan tersebut dapat ditetapkan dengan memberikan transportasi
penumpang umum dan transportasi barang/kargo. Perusahaan bus lain barangkali lebih
suka memfokuskan pada strategi transportasi penumpang umum. Perusahaan mobil
mempunyai strategi memproduksi mobil untuk konsumen kelas menengah ke bawah,
sedangkan perusahaan mobil lain lebih suka memfokuskan pada kelas menengah ke atas,
seperti BMW dan Marcedes. Perusahaan mobil lain, seperti General Motors, lebih suka
memproduksi mobil dengan lini penuh dan ditujukan untuk kelas menengah.

Dengan demikian, strategi bersama dengan misi dan tujuan mencerminkan dan
mengomunikasikan seperti apa organisasi yang diinginkan. Strategi tidak ingin
menggambarkan secara spesifik (detail) bagaimana cara organisasi mencapai tujuannya.
Penjelasan yang lebih spesifik akan terlihat pada rencana yang lebih spesifik, seperti
program atau anggaran. Strategi melibatkan elemen persaingan. Istilah tersebut digunakan
dalam bisnis dan terlihat dari strategi perusahaan mobil Jepang memasuki pasaran
Amerika Serikat pada tahun 1970-an. Menghadapi perusahaan mobil Amerika Serikat,
seperti General Motors dan Ford, yang memproduksi mobil berukuran besar, perusahaan
Jepang memproduksi mobil kecil yang menghemat bahan bakar. Kelak strategi tersebut
merupakan strategi yang tepat karena pada waktu terjadi krisis bahan bakar, masyarakat
lebih suka mobil yang menghemat bahan bakar.

d. Kebijakan

Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau pemahaman

umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususnya cara berpikirnya,
bukan aksinya. Sering kali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis. Direktur utama
suatu bank tidak menyukai pengembangan sekolah dengan gelar (MBA atau MM) karena
dia berpendapat menjadi bankir yang baik hanya dapat dilakukan melalui pengalaman.
Sekolah justru cenderung mengacaukan fokus kebankiran mereka. Kebijakan tersebut
kemudian diterjemahkan dalam beberapa keputusan, seperti sedikit menyekolahkan
karyawannya. Karyawan bank tersebut hanya diberi pelatihan-pelatihan perbankan jangka
pendek. Kebijakan itu membatasi pengambilan keputusan dalam wilayah tertentu dan
memastikan agar keputusan tersebut konsisten dan mengarah pada tujuan organisasi.
Kebijakan dapat menghilangkan analisis yang berulang-ulang. Kebijakan memberi ruang
pada inisiatif dalam pengambilan keputusan. Kebijakan dapat ditemui pada lapisan
organisasi, mulai dari yang paling tinggi sampai paling rendah. Kebijakan juga dapat
ditemui pada departemen organisasi, seperti departemen pemasaran atau keuangan.
Berikut ini beberapa contoh kebijakan.

1. Karyawan tidak diperbolehkan menerima hadiah dari supplier, kecuali hadiah tanda
mata atau barang promosi dari supplier. Perhatikan bahwa meskipun kebijakan tersebut
membatasi pemberian hadiah dari supplier, tanda mata dan barang promosi masih dapat
diinterpretasikan lebih lanjut.

2. Manajer divisi dapat menetapkan harga barang sedemikian rupa sehingga (a) kenaikan
harga dapat menaikkan margin keuntungan, tetapi konsisten dengan strategi produk secara
keseluruhan serta (b) penurunan harga tidak akan mengakibatkan kerugian yang
substansial dan konsisten dengan strategi produk secara keseluruhan. Jika perusahaan
mempunyai strategi produk tertentu, misalnya produk massal (murah dengan kualitas
memadai), kenaikan harga diharapkan tidak mengacaukan strategi tersebut. Inisiatif
kenaikan harga atau penurunan harga masih dimungkinkan asalkan konsisten dengan
tujuan organisasi. Hal ini masih dapat diinterpretasikan lebih lanjut.

Membuat kebijakan yang konsisten dengan tujuan organisasi bukan merupakan

pekerjaan mudah. Ada beberapa alasan. Pertama, beberapa kebijakan tidak tertulis. Kedua,
inisiatif dan otonomi dalam kebijakan dapat menghasilkan variasi yang cukup besar dalam
pengambilan keputusan.

e. Prosedur

Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan suatu aktivitas di
masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan, bukannya mengarahkan cara
berpikir. Prosedur menjelaskan secara detail bagaimana suatu aktivitas hams dilakukan.
Biasanya, prosedur dijelaskan secara kronologis. Prosedur dapat ditemui di semua lapisan
tingkatan manajemen dan juga di departemen atau bagian-bagian dalam organisasi.
Prosedur yang bersifat umum berlaku untuk organisasi secara keseluruhan. Selanjutnya,
dapat diturunkan ke prosedur yang lebih spesifik dan yang berlaku untuk bagian yang
lebih kecil, misalnya untuk divisi atau departemen. Prosedur sering kali menembus batas-
batas departemen. Sebagai contoh, prosedur pengembalian barang rusak dari konsumen
akan melalui bagian pemasaran (layanan purnajual), kemudian masuk ke bagian produksi
(persediaan). Apabila konsumen mints diganti uang (misalnya perusahaan mempunyai
kebijakan membolehkan produk rusak diganti uang tunai), prosedur akan memasuki
wilayah bagian keuangan. Kaitan antara kebijakan dan prosedur cukup erat. Prosedur
merupakan penjelasan yang lebih perinci dari kebijakan organisasi. Sebagai contoh,
kebijakan perusahaan memberikan hari libur atau liburan ke tempat tertentu setiap
tahunnya. Prosedur kemudian dikembangkan untuk memperjelas langkah-langkah yang
akan dilakukan oleh karyawan untuk memperoleh liburan tersebut. Barangkali prosedur
mengharuskan karyawan melapor ke bagian keuangan untuk urusan gaji dan melapor ke
bagian kepegawaian agar dapat ditentukan penggantinya selama liburan dapat ditentukan.

f. Aturan

Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif dan hams dilakukan atau
tidak dilakukan. Aturan merupakan bentuk rencana yang paling sederhana. Aturan
mengharuskan tindakan tertentu yang spesifik dikerjakan atau tidak dikerjakan, tergantung
situasi yang dihadapi. Aturan berkaitan dengan prosedur karena aturan mengarahkan
tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu. Prosedur bahkan dapat dilihat sebagai
rangkaian dari aturan. Sebagai contoh, prosedur penerimaan order terdiri atas serangkaian
aturan. Sebagai contoh, order diterima, kemudian pengecekan dilakukan untuk
menentukan apakah barang yang dipesan ada dalam persediaan. Begitu ada konfirmasi
keberadaan barang dalam persediaan, barang langsung dikirim, kemudian penagihan
dibuat oleh bagian keuangan. Ada juga aturan yang tidak berkaitan dengan prosedur
tertentu. Sebagai contoh, larangan bermain games di ruang kerja tidak berkaitan dengan
prosedur yang ada.

Meskipun kadang-kadang sulit, kebijakan perlu dipisahkan dari aturan. Kebijakan lebih
mengarahkan cara berpikir dalam pengambilan keputusan, sedangkan aturan lebih
mengarahkan tindakan. Jika dalam kebijakan ada ruang untuk kreasi, partisipasi, atau
perubahan dari kebijakan yang telah ditentukan; dalam pelaksanaan aturan, tidak ada lagi
ruangan untuk penyimpangan dari aturan yang telah ditetapkan. Prosedur dan aturan
mempunyai kesamaan dalam hal tidak ada ruang untuk melakukan penyimpangan.

g. Program

Program merupakan jaringan yang kompleks dan terdiri atas tujuan, kebijakan, prosedur,
aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lain
yang hams dilakukan berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. Biasanya, modal dan
anggaran dipakai untuk mendukung program. Contoh program adalah pengembangan
produk baru, program peningkatan kualitas pengawasan, dan program peningkatan
kualitas produk. Dapat juga program berupa program ringan, seperti program yang
dilakukan oleh satu orang pengawas untuk meningkatkan semangat kerja bawahannya.
Program yang besar terdiri atas program-program lain yang lebih kecil. Program
pembuatan produk ban' akan terdiri atas program sourcing, program pendesainan produk
ban', dan program desain lay-out produksi. Koordinasi menjadi sangat penting karena
kegagalan satu program dapat menggagalkan program pokok.

h. Anggaran
 Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka. Jika berbicara
anggaran keuangan, rencana tersebut dinyatakan dalam unit moneter. Anggaran mencakup
berbagai aspek dan berbagai departemen. Sebagai contoh, anggaran operasional berkaitan
dengan operasi organisasi, anggaran modal berkaitan dengan kegiatan investasi, dan
anggaran pemasaran berkaitan dengan kegiatan pemasaran. Anggaran, di camping
merupakan alat perencanaan, juga merupakan alat pengendalian yang cukup baik. Karena
itu, anggaran akan lebih banyak dibahas pada bab pengendalian keuangan. Anggaran
mempunyai variasi yang beragam, mulai dari anggaran tetap (fixed budget), anggaran
fleksibel atau anggaran variabel, dan anggaran nol (zero-base budget). Manfaat anggaran
terutama adalah membuat anggota organisasi melakukan perencanaan.

3. Jelaskan hambatan dalam pemecahan masalah  dalam perencanaan !

Jawab :

Perencanaan dan penetapan tujuan mempunyai kemungkinan hambatan. Memahami

hambatan dan bagaimana mengatasi hambatan terscbut dengan demikian cukup penting.
Tabel berikut ini meringkaskan hambatan perencanaan dan cara-cara mengatasi hambatan
tersebut.

1. Hambatan dalam Perencanaan yang Efektif

Tujuan yang tidak tepat dapat menjadi penghalang perencanaan yang efektif. Sebagai contoh,
jika tujuan yang ingin dicapai tidak realistis (terlalu tinggi), anggota organisasi tidak akan
bersemangat melakukan perencanaan. Jika tujuan menekankan pada segi kuantitas dan
melupakan kualitas, perencanaan yang efektif juga akan terhambat. Perencanaan yang hanya
menekankan pada outputipenjualan atau produksi tanpa melihat kepuasan karyawan akan
mengakibatkan perencanaan tidak tepat. Namun demikian, kepuasan karyawan sulit diukur.

Balas jasa yang tidak tepat juga dapat menjadi penghalang. Sebagai contoh, satu orang
manajer berhasil menaikkan produktivitas dengan satu persen dari target 0. Hal ini dapat
dianggap sebagai suatu sukses. Akan tetapi, manajer lain, karena mempunyai ambisi yang
tinggi, berhasil menaikkan 10 persen dengan target 15 persen. Manajer yang terakhir ini tidak
akan dinilai terlalu sukses karena di bawah target. Tahun berikutnya, dia menjadi tidak lagi
agresif. Penekanan pada jangka pendek dengan mengorbankan jangka panjang juga
mengakibatkan ketidakseimbangan dalam perencanaan.

Lingkungan yang kompleks mengakibatkan perencanaan yang efektif sulit dilakukan.

Sebagai contoh, perusahaan komputer (seperti IBM atau Microsoft) bergerak dalam
lingkungan yang cepat sekali berubah. Tahun 1991, intemet belum tampak dan perusahaan,
seperti Netscape atau Yahoo, belum ada. Dalam lima tahun, perusahaan tersebut sudah besar
dan mampu menjadi ancaman serius Microsoft atau perusahaan software lainnya. Perusahaan
komputer ditandai dengan perubahan yang sangat dramatis dan yang membuat perencanaan
menjadi semakin sulit.

Keputusan menetapkan tujuan yang baru dan mengalokasikan sumber daya untuk mencapai
tujuan tersebut berarti melepaskan tujuan yang lainnya. Kadang-kadang hal semacam itu sulit
dilakukan, minimal secara psikologis. Biasanya, kita selalu ingin mencapai semuanya
meskipun hal itu juga tidak akan mungkin dilakukan. Sebagai akibatnya, kita akan merasa
enggan hanya memfokuskan pada satu tujuan.

Beberapa anggota organisasi enggan untuk melakukan perubahan. Ketidakpastian terhadap

hasil dari perubahan mengakibatkan timbulnya perasaan tersebut. Mereka juga enggan
melepaskan manfaat yang sudah mereka peroleh dengan kondisi sekarang ini. Kadang-
kadang mereka tahu bahwa kelemahan dari perubahan yang diajukan merupakan suatu hal
yang baik. Keengganan tersebut membuat mereka enggan melakukan perencanaan sehingga
perencanaan yang efektif terhalang.

Anggota organisasi mengalami pembatasan-pembatasan. Sebagai contoh, karena terlalu

sibuk, manajer hanya mempunyai waktu yang sangat terbatas. Manajer kemudian tidak
bersedia melakukan perencanaan karena merasa tidak mempunyai waktu. Kadang-kadang
manajer merasa sumber daya yang ada sangat terbatas sehingga tidak mampu mendukung
perencanaan yang diusulkan. Dalam hal ini, perencanaan yang efektif akan terhambat.

Anggota organisasi yang tidak memahami lingkungan eksternal akan cenderung menolak
perubahan. Mereka tidak menyadari bahwa lingkungan selalu berubah. Karena itu,
perencanaan dibutuhkan atau mereka merasa kebingungan menetapkan arah yang harus
dituju. Mereka kemudian tidak mau melakukan perencanaan.

Perencanaan membutuhkan koordinasi yang baik dengan bagian organisasi yang lain. Jika
anggota organisasi tidak memahami organisasi, ia tidak dapat menyesuaikan perencanaan
yang ia usulkan dengan perencanaan dari bagian lain. Karena itu, ia akan enggan mengajukan
perencanaan.

Untuk menjalankan perencanaan, anggota organisasi harus merasa yakin bahwa dirinya
mempunyai kemampuan untuk menjalankan rencana tersebut agar mencapai tujuan tertentu.
Jika manajer tidak mempunyai kepercayaan diri, ia akan ragu-ragu menjalankan perencanaan
atau mencoba mencapai tujuan yang menantang.

Sumber :

Hanafi, Mamduh. "Materi pokok manajemen"1-12/EKMA4116/4 sks-- Cet.1; Ed.2--

Tangerang Selatan: Universitas Terbuka, 2016.