1.) Apa yang membedakan sistem dan prosedur !

Jawab :

Pada dasarnya sistem merupakan rangkaian prosedur yang saling berkaitan satu dengan
lainnya, yang berfungsi mempermudah transfer informasi dan untuk mempermudah
tercapainya tujuan tertentu. Sistem sendiri dibuat untuk menangani sesuatu kegiatan yang
berulang kali atau yang secara rutin terjadi. Sistem menurut Mulyadi (2001), sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2003), rangkaian
dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan.
Dari pengertian di atas bisa disimpulkan bahwa sistem terbentuk dari sekumpulan
prosedur yang saling berhubungan satu dengan lainnya, yang saling berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu.
Prosedur merupakan komponen yang berada dalam sebuah sistem agar dapat berjalan
sesuai dengan tujuannya. Prosedur menurut Mulyadi (2001), suatu urutan kegiatan
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang.
Dari kedua pengertian sistem dan prosedur di atas dapat diketahui perbedaan antara
sistem dan prosedur. Suatu sistem terdiri dari rangkaian prosedur untuk mencapai
tujuan tertentu, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal yang melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen, Menurut Mulyadi (2001) kegiatan klerikal
(clerical operation) terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam
formulir, buku jurnal, dan buku besar.

2.) Sebutkan prinsip sistem informasi akuntansi !

Jawab :

Sistem akuntansi yang efisien dan efektif didasarkan pada prinsip-prinsip dasar
tertentu. Prinsip-prinsip tersebut adalah (1) efektivitas biaya,(2) output yang manfaat,dan
(3) fleksibilitas. Sistem akuntansi dikatakan efektivitas biaya kalau biaya untuk merancang
dan menyelenggarakan sistem akuntansi tersebut tidak melebihi manfaatnya. Dengan kata
lain manfaat dari sistem tersebut Iebih besar daripada biayanya. Output atau hasil dari
sistem haruslah berguna. Hasil dari sistem akuntansi adalah informasi, informasi tersebut
berguna kalau memiliki karakteristik (1) dapat dipahami, (2) relevan, (3) andal, (4) tepat
waktu, dan (5) akurat. Untuk itu perancang sistem akuntansi hams mempertimbangkan
kebutuhan dan pengetahuan dan berbagai pemakai informasi. Suatu sistem juga harus
fleksibel atau lentur dalam arti bahwa sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan di masa
dapat dan memberikan sumbangan kepada tujuan individu dan organisasi.
3.) Sebutkan karakteristik informasi !

Jawab :

a. Relevan

– Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk

tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

– berarti informasi tersebut mempunyai mamfaat bagi pemakainya.

– Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan

pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki
ekspektasi mereka sebelumnya.

– menambah pengetahuan atau nilai bagi pengambil keputusan dengan mengurangi

ketidakpastian, meningkatkan kemampuan untuk meramalkan atau mengkonfirmasi atau
membetulkan harapan sebelumnya.

– Informasi yang relevan berkaitan dengan sejauh mana informasi tersebut dapat membuat
perbedaan untuk Alternatif pengambilan keputusan.

informasi yang dapat mempengaruhi keputusan ekonomi penggunanya dengan membantu

pengguna tersebut dalam mengevaluasi peristiwa masa lalu, masa kini, atau masa depan,
menegaskan, atau mengkoreksi hasil evaluasi pengguna di masa lalu.

informasi diberikan harus mempunyai manfaat sebagai dasar pengambilan keputusan

sesuai dengan yang dibutuhkan.

memenuhi kebutuhan pemakai dlam proses pengambilan keputusan.

b. Andal

–  Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan.

Disajikan secara jujur (faithful representation), Substansi mengungguli bentuk (substance

over form), Netralitas (neutrality), Pertimbangan Sehat (prudence), Kelengkapan
(completeness), dan bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material, dan
dapat diandalkan pemakainya sebagai penyajian yang tulus atau jujur dari yang seharusnya
disajikan atau yang secara wajar diharapkan dapat disajikan.

c. Lengkap

– Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang
merupakan dasar masalah.

– tidak mengabaikan data penting.

 Lengkap artinya informasi harus diberikan secara lengkap.

d. Tepat Waktu

– berarti informasi datang pada penerima tidak boleh terlambat.

– Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan
pengambil keputusan menggunakannya.

– tersedia tepat waktu untuk pengambilan keputusan.

– Ketepatan waktu sebuah informasi sangat penting, karna informasi tersebut harus
tersedia pada saat dibutuhkan karma berhubungan dengan pengambilan keputusan atau
kebijakan.

Tepat waktu artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut
diperlukan.

e. Dapat Dipahami

–  Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas.

–  dalam bentuk yang dapat dimengerti.

dapat mudah dipahami oleh mereka yang memiliki pengetahuan yang memadai tentang
aktivitas bisnis dan ekonomi, akuntansi serta kemauan untuk mempelajari informasi
dengan ketekunan yang wajar.

kemudahannya untuk segera dapat dipahami oleh pemakai.

f. Dapat Diverivikasi

–  Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja
secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.

–  dapat dibuktikan kebenarannya/menghasilakan informasi yang sama dari dua orang

yang saling independen.

4.) Sebutkan tahap-tahap pengembang sistem akuntansi !

Jawab :

Sistem akuntansi yang baik tidak terjadi begitu saja, tetapi harm direncanakan dengan
hati-hati, dirancang, dipasang, dikelola, dan disesuaikan dengan kondisi yang ada dan
yang akan terjadi. Umumnya pengembangan sistem akuntansi dilakukan dalam empat
tahap sebagai berikut:

1. Analisis
Sistem Titik awal dalam penyusunan sistem akuntansi adalah melakukan analisis terhadap
kebutuhan informasi oleh para pemangku kepentingan. Untuk itu perlu dilakukan survei
terhadap pihak yang berkepentingan dengan cara sebagai berikut:
a. keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil oleh mereka
b. informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan tersebut
c. sumber dan catatan yang dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan
d. prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan dan melaporkan data.
Tentu saja, kalau perusahaan sudah memiliki sistem informasi akuntansi, kita harus
melakukan identifikasi kekuatan dan kelemahan sistem yang ada Tujuan analisis adalah
untuk menentukan informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan
dalam rangka mencapai tujuan organisasi, yang meliputi sumber informasi, kelemahan-
kelemahan dalam prosedur pencatatan dan metode-metode pemrosesan data yang telah
ada. Kemudian melakukan analisis dan me-review sistem selanjutnya. Analisis sistem juga
dimaksudkan untuk memperkirakan rencana manajemen dalam melakukan perubahan
operasinya atau kegiatannya (volume produksi, jenis produksi, wilayah pemasaran dan
lain-lain).

2. Perancangan

Sistem yang baru harus dibangun dari bawah sebagai berikut:

a. merancang formulir dan dokumen
b. memilih metoda dan prosedur
c. menyusun uraian kerja
d. menyatukan pengendalian
e. membuat format laporan
i. memilih peralatan yang diperlukan.

Perancangan kembali sistem yang ada dapat melakukan perubahan kecil atau
membongkar sama sekali. Perubahan sistem akuntansi berdasarkan analisis sistem yang
dilakukan, artinya perubahan atau pergantian atas sistem akuntansi pada perusahaan akan
dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan. Misalkan perubahan yang hanya
meliputi bentuk sistem yang ada atau revisi yang dilakukan berkaitan dengan prosedur dan
metode pemrosesan data. Kebanyakan perusahaan melakukan revisi total terhadap sistem
yang dimiliki agar lebih terpadu. Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan disimpan
dalam bagian yang terpadu yang disebut pangkalan data atau basis data (database). Suatu
basis data terdiri atas data keuangan dan data non-keuangan yang dibutuhkan oleh
perusahaan untuk dasar pengelolaan perusahaan.
Desainer (perancang) sistem harus memiliki pengetahuan untuk membedakan sistem
akuntansi dan metode pemrosesan data balk pemrosesan data secara manual maupun
dengan menggunakan komputerisasi. Kemampuan untuk membedakan pemrosesan
transaksi secara manual dan komputer cukup penting karena pada organisasi bisnis
tertentu tidak semua transaksi dapat diproses dengan komputer dan kemampuan desainer
sistem dalam mengevaluasi alternatif-alternatif yang dipertimbangkan pengetahuan akan
prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi juga sangat penting dalam menentukan keberhasilan
disain sistem. Pengetahuan akan prinsip-prinsip sistem akuntansi cukup menentukan
keberhasilan seorang desainer sistem yang sukses dituntut untuk memiliki pengetahuan
yang luas tentang sistem akuntansi. Singkatnya prinsip dasar yang terkandung dalam
sistem akuntansi yang baik kemungkinan besar sistem yang didisain pada perusahaan
tertentu akan mengalami kesulitan ketika diterapkan.

3. Implementasi

Implementasi sistem yang baru atau yang direvisi mengharuskan bahwa dokumen,
prosedur, dan perangkat keras telah dipasang dan berjalan dengan baik. Seluruh karyawan
harus dilatih dan diawasi selama periode awal.
Implementasi dimulai dengan pemasangan sistem. Implementasi sistem bukan hanya
merupakan tanggung jawab personel yang ada pada bagian akuntansi atau bagian tertentu
saja, tetapi merupakan tanggung jawab semua personel yang akan menjalankan
(mengoperasikan) sistem. Pengoperasian sistem hams dilakukan secara hati-hati dan selalu
dilakukan supervisi atas sistem tersebut sebelum dioperasikan sepenuhnya.
Sistem yang sebagian besar direvisi misalnya, perubahan dari bentuk komputer yang
terpusat ke sistem komputer yang terdesentralisasi, harus dilakukan secara hati-hati.
Manajer harus memiliki keyakinan bahwa sistem yang baru dapat menyediakan informasi
yang lengkap dan akurat. Banyak perusahaan dalam mengimplementasi sistem yang barn
atau sistem yang direvisi dilakukan sekaligus secara keseluruhan dengan meninggalkan
sistem yang lama. Pendekatan seperti ini dilakukan untuk mengurangi hambatan yang
esensial atas informasi operasional, bila informasi tersebut tidak diperoleh selama
implementasi sistem. Pendekatan seperti ini sering kali mengalami hambatan dari
operator, apabila mereka tidak dikondisikan Iebih dahulu.
Pendekatan lain dalam implementasi sistem adalah melakukan pengujian secara paralel
(paralel test). Dalam pendekatan paralel, sistem lama dan sistem baru diterapkan dalam
waktu yang sama. Hasil dari kedua sistem tersebut kemudian dibandingkan. Pendekatan
sistem paralel ini memiliki beberapa kelemahan di antaranya membutuhkan biaya yang
besar. Namun demikian kebanyakan manajer menyukai sistem tersebut meskipun
biayanya mahal karena mereka yakin akan dapat memberikan jaminan kelengkapan dan
keandalan sistem yang baru.

4. Tindak lanjut

Sesudah sistem terpasang dan berjalan, sistem hams dipantau kekurangannya atau
kelemahannya yang terjadi. Efektivitas sistem dibandingkan antara rancangan dengan
tujuan organisasi. Untuk itu mungkin perlu diadakan perubahan dalam rancangan atau
implementasinya.
Tahapan di atas merupakan daur hidup atau siklus dari sistem akuntansi. Sedikit sekali
sistem yang bertahan selamanya. Pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh, perubahan
teknologi dan organisasi akan menyebabkan sistem akuntansi tumbuh dan berubah. Sistem
akuntansi yang dibahas dalam bab-bab sebelumnya dapat berjalan dengan baik untuk
perusahaan yang diperlukan untuk menambah buku besar dan buku jurnal agar dapat
mengolah transaksi secara efisien.

5. Sistem Manual dan Sistem Komputer

Dalam sistem manual setiap langkah dalam siklus akuntansi dilakukan dengan tangan.
Sebagai contoh, setiap transaksi dicatat dalam buku jurnal dengan tangan, dibukukan ke
buku besar juga dengan tangan. Perhitungan saldo buku besar, pembuatan daftar saldo,
neraca lajur dan laporan keuangan juga dilakukan secara manual. Anda pasti telah
melakukannya dengan baik, ketika mempelajari modul-modul sebelumnya. Namun kalau
transaksi setiap hari amat banyak, maka sistem manual ini menjadi tidak efisien dan tidak
efektif.
Dalam sistem akuntansi komputer, dikembangkan suatu program yang menjalankan
siklus akuntansi seperti menjumal, membukukan, menyusun daftar saldo sampai dengan
menyusun laporan keuangan. Dalam sistem komputer data jurnal dan buku besar direkam
dalam basis data komputer. Perusahaan dapat mengembangkan sistem sendiri (taylor
made) atau dapat membeli paket program komputer yang beredar di pasar. Program yang
ada biasanya tidak hanya mengolah transaksi akuntansi saja, tetapi juga menjalankan
fungsi bisnis lain seperti penagihan terhadap pelanggan, pembuatan daftar gaji karyawan,
penyusunan anggaran, dan sebagainya.
Mungkin Anda bertanya, mengapa kita belajar sistem akuntansi manual padahal di
dalam dunia nyata sistem akuntansi komputer sudah tnenjamur. Pertama, perlu diketahui
masih banyak perusahaan kecil yang masih ada di sekitar kita. Pada awalnya perusahaan
masih menggunakan sistem manual, kemudian sejalan dengan perkembangan perusahaan,
perusahaan mengubah sistemnya dari sistem manual menjadi sistem komputer.
Adanya sistem akuntansi yang memadai menjadikan akuntan perusahaan dapat
menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau
pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang
dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh
manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Lebih rinci lagi
kebijakan dan prosedur yang digunakan secara langsung dimaksudkan untuk mencapai
sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat serta menjamin
ditaatinya atau dipatuhinya hukum dan peraturan, hal ini disebut Pengendalian Internal,
atau dengan kata lain bahwa pengendalian internal adalah proses yang dijalankan seluruh
persona perusahaan yang dapat berupa kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam
operasi perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang andal, serta menjamin
dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku.