FMEA

I. Unit kerja:

Unit Farmasi Klinik Medis Elisa

II. Tim FMEA:

Ketua Tim FMEA dr. Yolenta (Ketua Tim Mutu)

Anggota 1. Lidia, Apt. (Petugas Farmasi)
(pastikan semua area 2. drg. Elly Nawangsih ( Anggota KP)
terkait terwakili) 3. dr. Vebby
4. Mega Susila
5. Indri Astuti
6. Muhammad Setiawan
Petugas pencatat Dyah Indah Nawangsari
(notulis)

III. Peran masing-masing ketua dan anggota

Tim FMEA Peran

Ketua Memonitor pekerjaan Anggota FMEA
Anggota Paham proses FMEA
Hadir setiap pertemuan FMEA
Mempersiapkan kebutuhan-kebutuahan
untuk melakukan FMEA
Memberikan input yang jujur kepada tim
Mendengarkan aktif

IV. Jadual kegiatan tim:

No Kegiatan Waktu Keterangan

1. Pembentukan Tim Awal Oktober 2019
FMEA
2. Mengidentifikasi & 14 Oktober 2019 Membuat RTL
menganalisa s/d 14 Desember (FMEA) dan
permasalahan 2019 membuat SOP baru
3. Sosialisasi & Validasi 21 Oktober 2019
hasil FMEA
4. Melakukan tindak lanjut 21 Oktober 2019
& melaksanakan uji coba s/d 14 Desember
prosedur baru 2019
5. Membuat laporan 14 Desember 2019
s/d 21 Desember
2019
6. Standarisasi perubahan 21 Desember 2019
SOP s/d 14 Oktober
2019
V. Alur proses yang sekarang:

PROSEDUR PELAYANAN
1. Petugas menerima resep di loket farmasi
2. Petugas mencocokkan identitas pasien
3. Petugas membaca resep
4. Petugas menelaah resep ;
a. Petugas menelaah nama obat
b. Petugas menelaah sediaan obat
c. Petugas menelaah jumlah obat yang diresepkan
d. Petugas menelaah dosis obat
e. Petugas menelaah cara penggunaan obat
f. Petugas menelaah interaksi obat

5. Petugas menyiapkan obat

a. Petugas mengambil obat sesuai nama di kotak obat
b. Petugas meracik obat apabila diberikan obat racikan
c. Petugas memberikan etiket pada obat-obatan pasien

6. Petugas menyerahkan obat pada pasien

7. Pasien menandatangani resep yang telah diambil

DIAGRAM ALUR PELAYANAN

Pasien menyerahkan resep ke loket farmasi Petugas menerima resep Petugas mencocokkan
identitas pasien Petugas membaca resep Petugas menelaah resep Petugas menyiapkan obat
Petugas menyerahkan obat kepada pasien Pasien menandatangani resep yang telah diambil

VI. Identifikasi Failure modes:

No Tahapan kegiatan pada alur proses Failure modes

1 Petugas menerima resep dari Dokter Blangko resep tidak terisi lengkap

2 Pencocokan identitas pasien Identitas tidak diisi dengan lengkap

3 Pembacaan Resep Penulisan resep yang tidak terbaca

4 Kesalahan menelaah dosis obat

Kesalahan menelaah jenis obat
Telaah Resep Kesalahan menelaah cara pengunaan
obat
Salah menelaah interaksi obat
Kesalahan pengambilan obat
5 Menyiapkan obat Kesalahan pemberian etiket
 Waktu tunggu yang lama karena
pembuatan obat racikan & jumlah
peresepan pasien
6 Kesalahan identifikasi penyerahan obat
Penyerahan obat Kesalahan penjelasan aturan pakai
Pasien tidak mengerti dengan
penjelasan petugas
7. Pasien lupa menandatangani buku
Pasien menandatangani buku
penyerahan obat setelah menerima
penyerahan obat
resep
VII. Matriks FMEA:

EFEK
APA YANG MUNGKIN PENYEBAB KEGAGALAN Ranking
NO PROSES/LANGKAH SV OCC DT RPN SOLUSI
GAGAL KEGAGALAN TERHADAP RPN
PASIEN
Pasien harus
Blanko resep tidak terisi menunggu
Tenaga medis kurang Pengecekan ulang
Petugas menerima lengkap, misal nama lengkap proses konfirmasi 11
1 teliti dalam 3 6 3 54 setiap blangko resep
resep pasien, umur, tanggal, dan dari petugas ke
melengkapai resep oleh paramedis
alamat tenaga medis
pemberi resep

Adanya cross cek

Pasien ulang identitas antara
Petugas tidak
Pengecekan Kesalahan identifikasi pada mendapatkan pasien dan petugas
2 sempat melakukan 5 8 7 280
identitas pasien saat proses menyiapkan obat obat yang tidak 5 penerima resep
cross cek
seharusnya berdasarkan resep
yang diterima

Penulisan resep yang tidak
3 Pembacaan Resep
terbaca
Kesalahan menelaah dosis
obat, jenis obat, cara
4 Telaah Resep
pengunaan obat, interaksi
obat
5 Menyiapkan obat Kesalahan pengambilan obat
Pasien harus
Dilakukan peningkatan
menunggu
ketrampilan dan
Tenaga medis yang proses konfirmasi 9
sosialisasi penulisan
menulis di resep dari petugas 3 7 4 84
resep yang benar dan
kurang jelas farmasi ke tenaga
jelas kepada tenaga
medis pemberi
medis
resep
7 Dilakukan peningkatan
Pasien
Kurangnya ketelitian ketrampilan dan
mendapatkan
dan ketrampilan 7 3 10 210 sosialisasi penelaahan
obat yang tidak
petugas medis resep yang benar
seharusnya
kepada petugas medis
Penyimpanan obat Pasien 7 4 8 224 Memisahkan kounter
LASA yang tidak mendapatkan 6 obat LASA dan diberi
dipisahkan obat yang tidak penamaan dengan
 seharusnya jelas
Pasien 8
Membuat format
Kesalahan pemberian etiket Kurangnya ketelitian mendapatkan
6 6 3 5 90 etiket yang jelas, dan
petugas medis obat yang tidak
labelisasi langsung
seharusnya
Waktu tunggu yang lama 4
Kurangnya
karena pembuatan obat Berkurangnya Penambahan jumlah
7 kecekatan & jumlah 5 9 7 315
racikan & jumlah peresepan kepuasan pasien SDM petugas medis
SDM petugas medis
pasien
Tidak melakukan
crosscheck identitas, Pasien 1 Melakukan crosscheck
Kesalahan identifikasi pemanggilan secara mendapatkan identitas minimal
8 Penyerahan obat 7 7 10 490
penyerahan obat lisan hanya obat yang tidak dengan nama lengkap
berdasarkan nama seharusnya & usia
panggilan
3 Dilakukan peningkatan
ketrampilan dan
Kesalahan penjelasan aturan Kurangnya
Kesalahan sosialisasi mengenai
9 pakai keterampilan 7 6 8 336
penggunaan obat edukasi pemberian
petugas medis
informasi obat kepada
tenaga medis
Petugas tidak 2 Memberikan
Pasien tidak mengerti memberi Kesalahan kesempatan pasien
10 7 7 8 392
dengan penjelasan petugas kesempatan pasien penggunaan obat untuk bertanya
untuk bertanya apabila tidak mengerti
10 Dilakukan peningkatan
Pasien Pasien tidak Petugas medis tidak ketrampilan dan
Kesalahan
menandatangani menandatangani buku menginstruksikan sosialisasi mengenai
11 perekapan 4 3 5 60
buku penyerahan penyerahan obat setelah pasien untuk ketelitian petugas
penyerahan obat
obat menerima resep menandatangani medis dalam merekap
penyerahan obat
VIII. Menetapkan cut off point dengan diagram Pareto:

Cut Point kegagalan Pelayanan Laboratorium

EFEK KEGAGALAN KOMULATI PRESENTASE

NO RPN
TERHADAP PASIEN F KOMULATIF
Pasien mendapatkan obat
8 yang tidak seharusnya 490 490 19%

10 Kesalahan penggunaan obat 392 882 34%

9 Kesalahan penggunaan obat 336 1218 48%

Berkurangnya kepuasan
7 pasien 315 1533 60%
Pasien mendapatkan obat
2 yang tidak seharusnya 280 1813 71%
Pasien mendapatkan obat
5 yang tidak seharusnya 224 2037 80%
Pasien mendapatkan obat
4 yang tidak seharusnya 210 2247 88%
Pasien mendapatkan obat
6 yang tidak seharusnya 90 2337 92%
Pasien harus menunggu
proses konfirmasi dari
petugas farmasi ke tenaga
3 medis pemberi resep 84 2421 95%
Kesalahan perekapan
11 penyerahan obat 60 2481 98%
Pasien harus menunggu
proses konfirmasi dari
petugas ke tenaga medis
1 pemberi resep 54 2535 100%
IX. Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah

Tabel 3. Solusi dan Indikator keberhasilan

APA YANG EFEK KEGAGALAN INDIKATOR WAKTU

NO PROSES/LANGKAH PENYEBAB KEGAGALAN SOLUSI
MUNGKIN GAGAL TERHADAP PASIEN KEBERHASILAN EVALUASI

Tidak melakukan 80% dalam tiap waktu

crosscheck identitas, Pasien petugas medis
Kesalahan Melakukan crosscheck
pemanggilan secara mendapatkan obat melakukan
8 Penyerahan obat identifikasi identitas minimal dengan Setiap Bulan
lisan hanya yang tidak crosscheck identitas
penyerahan obat nama lengkap & usia
berdasarkan nama seharusnya minimal dengan
panggilan nama lengkap & usia
80% dalam tiap waktu
petugas medis
Pasien tidak Petugas tidak
Memberikan kesempatan memberikan
mengerti dengan memberi kesempatan Kesalahan
10 Penyerahan obat pasien untuk bertanya kesempatan pasien Setiap Bulan
penjelasan pasien untuk penggunaan obat
apabila tidak mengerti untuk bertanya
petugas bertanya apabila tidak
mengerti
Dilakukan peningkatan
ketrampilan dan 80% petugas medis
Kesalahan Kurangnya
Kesalahan sosialisasi mengenai memberikan edukasi
9 Penyerahan obat penjelasan keterampilan petugas Setiap Bulan
penggunaan obat edukasi pemberian pemberian informasi
aturan pakai medis obat
informasi obat kepada
tenaga medis
Waktu tunggu
yang lama
karena Kurangnya kecekatan
Berkurangnya Penambahan jumlah SDM Waktu tunggu
7 Menyiapkan Obat pembuatan obat & jumlah SDM Setiap Bulan
kepuasan pasien petugas medis berkurang 80%
racikan & jumlah petugas medis
peresepan
pasien
 80% tenaga medis
Adanya cross cek ulang melakukan cross cek
Kesalahan Pasien
identitas antara pasien ulang identitas
Pengecekan identifikasi pada Petugas tidak sempat mendapatkan obat
2 dan petugas penerima antara pasien dan Setiap Bulan
identitas pasien saat proses melakukan cross cek yang tidak
resep berdasarkan resep petugas penerima
menyiapkan obat seharusnya
yang diterima resep berdasarkan
resep yang diterima
Pengadaan lemari
Kesalahan Penyimpanan obat Pasien penyimpanan baru
Memisahkan kounter yang mengurangi
pengambilan LASA yang tidak mendapatkan obat
5 Menyiapkan obat obat LASA dan diberi angka kejadian Setiap Bulan
obat dipisahkan yang tidak kesalahan
penamaan dengan jelas
seharusnya pengambilan obat
sebesar 80%

X. Rencana dan Pelaksanaan Kegiatan: Diskusikan dan rencanakan kegiatan/ tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modest ersebut,
tetapkan penanggungjawab dan kapan akan dilakukan:

No Kegiatan Waktu Penanggung Hasil Keterangan

Pelaksanaan jawab
1 Pelatihan edukasi pemberian
informasi obat kepada tenaga
medis
2 Perekrutan tenaga medis
baru
3 Pengadaan konter obat
LASA

XI. Penyusunan alur proses yang baru sesuai solusi yang telah ditetapkan
PROSEDUR PELAYANAN
1. Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium
2. Crosssek kelengkapan formulir permohonan pemeriksaan laboratorium oleh paramedis
3. Petugas mencocokkan identitas pasien.
4. Cross cek identitas pasien dengan kartu tanda berobat yang dimiliki
 5. Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta.
6. Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ;
a. Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen
b. Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan Petugas .
c. Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.
d. Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien.
7.Petugas mengecek kondisi alat (kalibrasi)
8.Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan.
9.Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan bangko hasil pemeriksaan dengan tulisan yang jelas atau print out hasil pemeriksaan
langsung dari alat
10.Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien.
11. Petugas memberikan KIE pentingnya konsultasi kepada dokter mengenai hasil pemeriksaan laboratoriumnya
ALUR PELAYANAN
Permohonan pemeriksaan
laboratorium dan kwitansi
pembayaran

Paramedis mengembalikan
Tidak
lengkap
formulir permohonan
laboratorium kepada dokter
Crosscek pemberi formulir
kelengkapan
permohonan
laboratorium
Lengkap

Petugas laboratorium
mencocokkan identitas
pasien
Petugas meminta
pasien yang
Tidak tertulis di formulir
sesuai yang melakukan
Petugas laboratorium
melakukan crosscek pemeriksaan
identitas pasien dengan
kartu tanda berobat
Sesuai
 Petugas mengambil
spesiemen sesuai Petugas memeriksa
Pemeriksaan spesimen
permintaan kondisi / kalibrasi alat

Pencatatan / print out

hasil pemeriksaan

KIE kepada pasien Penyerahan hasil

mengenai pentingnya pemeriksaan ke pasien
konsultasi ke dokter

XI.: Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah/ monitoring, validasi (bisa dihitung ulang RPN setelah
implementasi), evaluasi, dan pelaporan/.Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN

APA YANG PENYEBAB EFEK KEGAGALAN

NO PROSES/LANGKAH SV OCC DT RPN KETERANGAN
MUNGKIN GAGAL KEGAGALAN TERHADAP PASIEN
1 KIE mengenai Pemahaman dari Kemampuan Pasien tidak 4 4 3 48
pentingnya konsultasi pasien menganai petugas dalam mendapatkan
dengan dokter dan KIE yang memberikan KIE penjelasan dari dokter
supaya data hasil diberikan oleh kurang Terjadi penurunan nilai
pemeriksaan petugas RPN
laboratorium dapat
tercatat di rekam
medis
2 Adanya cross cek oleh Proses cross cek Kurangnya jumlah Pasien menunggu 5 4 2 40
paramedis mengenai tidak rutin petugas atau proses konfirmasi Terjadi penurunan nilai
kelengkapan data di dilakukan adanya tugas luar data RPN
blanko permintaan dari instansi
pemeriksaan sehingga jumlah
laboratorium petugas berkurang
3 Adanya mekanisme Proses Keterbatasan waktu Salah identitas dan 7 2 2 28
pencocokan identitas pencocokan petugas salah jenis Terjadi penurunan nilai
pasien dengan kartu tidak dilakukan pemeriksaan RPN
tanda berobat dengan detail laboatorium yang
sebelum dilakukan diinginkan
pengambilan sampel
pemeriksaan

4 Peningkatan Tidak semua Keterbatasan dana Proses penyuntikan 7 4 2 56

ketrampilan dan petugas dan SDM pengganti untuk pengambilan Terjadi penurunan nilai
update petugas menerima diklat saat proses diklat sampel darah vena RPN
mengenai teknik yang optimal dapat diulang
teknik pengambilan beberapa kali
sampel darah vena