RUNDOWN TENTATIVE RESEPSI DIPLOMATIK KJRI JOHOR BAHRU

DOUBLETREE HOTEL, 2 OKTOBER 2019

as of 27 sept '19 11.35 am

No. Date Time Program Schedule Activity Est Time Venue PIC

PERSIAPAN H-3
Ketibaan Tim Kebudayaan Pemprov. Sie Transportasi
1 9/29/2019 tbc Check in Hotel, Free program tbc tbc
Sumatera Barat dan logistik

PERSIAPAN H-2
Kegiatan Tim Kebudayaan Pemprov Workshop, & kunjungan ke PPI UTM dan SIJB, PPI UTM, Sie Transportasi
1 9/30/2019 tbc SUMBAR di Johor Bahru free program tbc JPO dan KSL dan acara

PERSIAPAN H-1

1 tbc Ketibaan MC dari Batam Penjemputan di Terminal Ferry Stulang tbc Ferry terminal Sie Transportasi
Laut terus menuju KJRI Stulang Laut

10/1/2019 Perform Tari ICC dan Sumbar, Choir

Kalasora
Persiapan Venue dan Rehearsal/ Gladi Lt. 11 Doubletree Sie Transportasi,
2 13.00 - 15.00 3 hrs
Bersih penari dan MC loading perlengkapan : alat musik, sound, Hotel logistik dan acara
display, dll
PERSIAPAN H-0

Dekorasi, meja registrasi, perlengkapan

audio visual, merchandise sudah stand by Lt. 11 Doubletree Sie Logistik,
1 08.00 - 12.00 Persiapan Venue 4 hrs Dekorasi, Acara,
di hotel, display, ruangan make up untuk Hotel dll
penari termasuk cermin

Sie Logistik,
10/2/2019 Check Sound Final/ Gladi bersih MC dan Lt. 11 Doubletree
2 13.00 - 15.00 Band MC dan Band Mahavisnu 2 hrs Hotel Dekorasi, Acara,
dll

All panitia, Tim Pengisi acara dari

3 17.00 SUMBAR, SIJB, MC, dan Band pengiring Sie transportasi menjemput para pengisi 2 hrs Lt. 11 Doubletree All Panitia
acara di tempatnya masing - masing, Hotel
sudah berada di Venue Hotel
 Secretariat Room
Briefing terakhir dan makan all panitia
4 17.00 - 18.20 dan para pengisi acara Briefing oleh ketua panitia (Meeting room 1- All Panitia
2)
1 hrs
Ketibaan Konsul Jenderal RI Johor Bahru Disambut oleh Ketua Panita, short biefing, Lt. 11 Doubletree
5 10/2/2019 18.30 - 18.45 dan Foto bersama panitia Video Yel yel, dll Hotel All Panitia

Semua panitia yang bertugas sudah Lt. 11 Doubletree

18.45 berada di posisinya masing-masing Stand by, saluang stand by to perform 15' Hotel All Panitia

No. Date Time Program Schedule Activity Est Time Venue PIC

KETIBAAN TAMU UNDANGAN DAN GUEST OF HONOR (Menteri Besar Johor)

Ketibaan para tamu undangan/ Tamu
VIP
7 19.00 - 19.45
Sesi Mingle (Ramah Tamah)
* Sie Protokol mengantar dan HS
memperkenalkan tamu kepada Konjen
* Tamu diarahkan untuk foto booth protokol, sie
bersama konjen, registrasi (diberikan Lt. 11 Doubletree undangan,
nomor meja dan seat), mingle 45'
Hotel dokumentasi,
usher
HS dan panitia yang available, promosi
barang-barang display, finger food, dan
saluang perform

Disambut oleh Konjen, HOC, dan protokol Protokol,

8 Lobby keamanan dan
10/2/2019 untuk dihantar ke Lt. 11 dokumentasi
Kedatangan Guest of Honor (Menteri
19.45 - 19.55 Besar Johor) 10'
Foto bersama di photo booth, penari stand Protokol,
9 by (alternatif GoH diarahkan ke Holding Lt. 11 Doubletree keamanan,
Hotel
Room apabila tamu belum penuh) dokumentasi
 Tarian Galombang mengiringi Konjen dan
Konjen dan GoH menuju Grand GoH, MC menginfokan kepada para tamu
10 19.55 - 20.00 Ballroom dihantar oleh penari yang sudah berada di Grand Ballroom 5' Lt. 11 Doubletree Protokol, acara,
Hotel MC
(SUMBAR) bahwa Guest of Honor telah tiba dan akan
menuju GB

No. Date Time Program Schedule Activity Est Time Venue PIC

ACARA UTAMA

Opening Ceremony : 28'

MC menyambut dan mempersilakan

MC membuka acara dan menyambut
11 kedatangan tamu undangan Konjen RI dan MB Johor menempati 2' Protokol
tempat yang telah disediakan

MC menyampaikan pembacaan do'a secara Ust. Muhammad

Pembacaan Do'a 2'
islam Shokeh

12 Lagu Kebangsaan INDONESIA RAYA 3'

MC mengantarkan pemutaran lagu
13 Kebangsaan INDONESIA RAYA, Lagu Acara, Protokol,
20.00 - 20.20 Lagu Bangsa Johor 2'
Bangsa Johor dan NEGARAKU para tamu Soundman
undangan dimohon untuk berdiri
14 Lagu Kebangsaan NEGARAKU 3'

Sambutan/Remarks dari Konsul Jenderal MC mempersilakan Konjen RI menuju Sie Acara,

15 RI Johor Bahru podium untuk memberikan sambutan 5' Protokol
10/2/2019 Grand Ballroom

MC mempersilakan MB menuju podium Sie Acara,

16 Sambutan/Remarks dari MB Johor 3'
untuk memberikan sambutan Protokol

* MC mempersilakan Konjen RI dan MB

17 untuk berdiri berdampingan di tengah
panggung

Sie Acara,
20.20 - 20.30 Prosesi Uruk Tumpeng 10'
Protokol
 * MC mengundang Isteri Konjen RI dan
18 20.20 - 20.30 Prosesi Uruk Tumpeng Isteri MB untuk bergabung di atas 10' Sie Acara,
panggung Protokol

* MC mempersilakan Konjen RI
19 didampingi Isteri memotong Tumpeng dan
diberikan kepada MB

No. Date Time Program Schedule Activity Est Time Venue PIC

ACARA HIBURAN DAN PERSEMBAHAN

Acara Hiburan : 60'
20 20.35 - 20.40 Tarian ICC : Tari Ratoe Jaroh MC memperkenalkan Tarian Ratoe Jaroh 5'
dan sinopsisnya serta memperkenalkan Grand Ballroom MC dan Sie Acara
21 20.45 - 20.50 Kalasora Choir Kalasora Choir 5'

MC mempersilakan tamu undangan

22 20.50 - 21.05 Jamuan Makan Malam diiringi oleh menikmati makan malam (Meja VIP sudah 15'
Mahavisnu Band (3 lagu)
diserve)

23 Tarian SUMBAR : Tari RANDAI

MC dan Sie Acara
24 21.05 - 21.30 Saluang Dendang MC membacakan sinopsis seluruh 25'
penampilan dari SUMBAR
25 Tarian SUMBAR : Tari PIRING
10/2/2019 Grand Ballroom
26 21.30 - 21.35 Closing Closing Ceremony by MC (pakai Pantun) 5’

27 Konjen mengantar Tamu VIP keluar Protokol

21.35 - 21.45 Tamu VIP dan tamu undangan lainnya Merchandise diberikan pada saat tetamu 5'
meninggalkan Grand Ballroom Sie Undangan dan
28 akan pulang termasuk foto booth yang
Logistik
telah dicetak

29 21.45 Foto Bersama dan Acara Hiburan Panitia Mahavisnu Band, all panitia free All Panitia
 Tim Tari SUMBAR, MC dan Band
Para Pengisi Acara Kembali ke tempat
30 22.30 tinggal masing-masing Mahavisnu kembali ke hotel masing- Sie Transportasi
masing

THE END

Addresing Menteri Besar Johor : Yang Amat Berhormat (YAB) Dato' DR. Saharuddin Bin Haji Jamal
 TIMELINE PERSIAPAN KEGIATAN RESEPSI DIPLOMATIK
DOUBLETREE HOTEL, 2 OKTOBER 2019
TANGGAL
NO KEGIATAN
18-Sep 19-Sep 20-Sep 21-Sep 22-Sep 23-Sep 24-Sep 25-Sep 26-Sep 27-Sep 28-Sep 29-Sep 30-Sep 1-Oct 2-Oct 3-Oct

1 Rapat Koordinasi Kedua

Finalisasi dan Pengiriman

2 undangan

3 Finalisasi Rundown Acara

4 Konfirmasi kehadiran tamu

undangan

Rapat Dengan Pihak Hotel

Doubletree

5 Finalisasi Pengisi Acara

6 Kompilasi daftar tamu

undangan

Koordinasi terakhir dengan

7
protokol MB dan VIP

8 Rapat Koordinasi All Panitia

Mengenai Persiapan Terakhir

Finalisasi Merchandise

Koordinasi Seksi Undangan

9 dengan Seksi Protokol

10 Kedatangan Tim Kesenian

SUMBAR, Mahavisnu Band

Rehearsal/ Gladi Bersih dan

11 Set Up dekorasi
12 Pelaksanaan RESDIP 2019
0
 Keperluan Perlengkapan Panitia

No Item Qty

Radio Komunikasi (Handy Talky)

1 20
lengkap dengan wirelessnya

2 Laptop 1

Projector 1

4 Alat Musik Akustik 1 Set

Bendera Indonesia dan Malaysia dan

5 2
tiang bendera untuk di stage

6 Merchandise Goodie Bag 350

7 Baju adat untuk choir 26

8 Placing Card 350
9 Anak Tudung
10
11
eperluan Perlengkapan Panitia

Keterangan

Untuk all koord, protokol, acara, dan keamanan. PJ: Pak Jamianto

PJ: Logistik

Untuk ruangan anak-anak - meeting room 3. PJ: Logistik

Sumber: KJRI JB

Hotel menanyakan ukuran bendera Indonesia

Kipas Batik PJ: Pak Dhodi

PJ: Pak Dhodi

Nama (RSVP)
 Daftar Agenda Pengisi Acara

Tim Pengisi Waktu

No Jumlah ETA VIA ETD Agenda selama di JB Mobil
Acara Kedatangan

Minggu, AK 6042 Senai N/A Check In @ KSL Van (Roslan), Starex

29/9/2019 time 13.30 Airport (Martin), Vellfire (Riki)

N/A N/A N/A @ SIJB pagi hari

Senin, Starex (Roslan) dan
30/09/2019 Harrier(Riki)
N/A N/A N/A @ PPI UTM sore hari
Tim
Kebudayaan
1 Pemprov 15 org Selasa, N/A N/A N/A @ Hotel Doubletree Starex (Roslan) dan
1/10/2019 jam 1 siang Innova (Martin)
SUMBAR

Rabu, Hotel Doubletree jam Starex (Prayogo) dan

N/A N/A N/A Innova (Martin),
2/10/2019 3-4 sore Vellfire (Riki)

Kamis, Senai AK 6052 Van (Roslan), Starex

3/10/2019 N/A Airport time 08.35 Kepulangan (Prayogo), Vellfire (Riki)

Jumpa pak Konjen dulu

N/A or ke Hotel dulu (tbc)

Selasa, Ferry Pagi dr Stulang Gladi bersih @ Harrier (Prayogo)

1/10/2019 Batam Laut N/A Doubletree Hotel jam 1
- 3 sore
2 MC dari 2 orang
Batam
N/A Check in @ KSL

Rabu, @ Hotel Doubletree masuk ke mobil

2/10/2019 jam 1 siang (tbc) rombongan sumbar

Kamis, Stulang
3/10/2019 Laut tbc Innova (Martin)

Ferry Pagi dr Stulang

Batam Laut Check In @ KSL Starex (Riki)
Rabu,
2/10/2019
Mahavisnu @ Hotel Doubletree cek
3 5 orang
Band Batam sound jam 1 siang

Kamis, Stulang
tbc
3/10/2019 Laut

Drop Logistik Pengangkutan logistik dr Kantor ke Hotel Doubletree mulai jam

4 Rabu, 2/10/2019 Van (Roslan)
ke Hotel 8 pagi - 12 siang (Koordinasi dengan tim logistik dan acara)

Pengantaran Staf KJRI dan DWP setelah selesai mengantar tim Starex (Prayogo) dan
Penghantaran
5 Rabu, 2/10/2019 pengisi acara ke doubltree hotel (kurleb jam 4-4.30 sore) Innova (Martin),
Staf
(OPTIONAL) Vellfire (Riki)