Anda di halaman 1dari 25

1

KUALITAS INFORMASI BAGI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI


UNIVERSITAS
Naskah Asli: Information Quality for a University Accounting Information System
Diterjemahkan oleh Tiyo Widodo
© 2010
Ringkasan: Penelitian ini berisi laporan tentang kualitas informasi bagi sistem informasi
akuntansi universitas. Departemen yang bersangkutan dengan SIA pada universitas
bertujuan untuk menyediakan informasi yang berkualitas untuk staf (baik staf akademik
maupun staf administrasi) dan mahasiswa yang menggunakan sistem informasi akuntansi.
Sejumlah temuan kasus selama penelitian menunjukkan banyaknya masalah yang
menghadang staf maupun mahasiswa. Kesemua masalah yang timbul berpengaruh terhadap
pengalaman, motivasi, kemanfaatan dan kemudahan penggunaan serta kegunaan sistem
informasi akuntansi. Data kualitatif menunjukkan sebuah perbedaan yang tidak sesuai
dengan ketentuan pengguna serta karakteristik sistem informasi akuntansi. Bukti hasil
penelitian menunjukkan bahwa hasil kerja pengguna SIA sangat dipengaruhi oleh buruknya
informasi yang merek peroleh.

1. Pendahuluan
Penelitian ini menggunakan subyek universitas yang telah memiliki reputasi yang
terpercaya sebagai perguruan tinggi penyelenggara kuliah jarak jauh di negara Australia.
Adapun departemen atau jurusan yang menjadi tempat penelitian berada di kantor pusat dan
bertanggung jawab menyediakan pelayanan kepada staf dan mahasiswa internasional pada
kampus-kampus lain. Tujuan pokok departemen ialah meningkatkan frekuensi pendaftaran
mahasiswa luar negeri di universitas tersebut. Dalam proses ini departemen juga memiliki
tanggung jawab untuk menyediakan informasi yang bermutu bagi staf dan mahasiswa
dalam hal sistem layanan berbasis elektronik. Fungsi-fungsi lain yang dijalankan oleh
Departemen antara lain mengatur hubungan konsumen dengan mahasiswa internasional
baru, mengatur aplikasi pendaftaran mahasiswa internasional dan menjalankan tanggung
jawab hukum dan administratif untuk pengadaan website universitas. Departemen tersebut
saat ini tengah menjalankan sistem penyediaan layanan elektronik melalui website.
2. Kerangka Teori
Pembahasan yang diuraikan dalam laporan penelitian ini dilandasi oleh
konsep-konsep teori. Kerangka teori berfungsi untuk menjadi dasar analisis bukti yang
diperoleh berikut implikasinya di dalam sistem informasi akuntansi. Rogers (1983)
2

berpendapat bahwa atribut-atribut yang memiliki pengaruh tidak langsung terhadap


adopsi-adopsi inovasi dapat pula berperan sangat penting. Atribut-atribut yang dimiliki oleh
pengguna SIA dapat saja mempengaruhi keputusan penggunaan sistem informasi akuntansi
berbasis web. The Technology Acceptance Model (TAM) yang diperkenalkan oleh Davis
(1989, 1993) memuat pemahaman tentang kegunaan/manfaat Sistem Informasi dan perilaku
menerima sistem tersebut (Davis et al., 1989). TAM telah diterapkan dalam berbagai studi
yang berorientasi pada pengguna akhir di world-wide-web (Heijden 2000; Gefen dan Straub
2000; Steer et al 2000; Moon dan Kim 2001; dan Wright dan Granger 2001).
Aplikasi model TAM untuk menyelidiki penerimaan pengguna terhadap sistem
informasi akuntansi dapat memberikan wawasan tentang hal apa saja yang membuat sistem
informasi akuntansi menjadi berguna dan seramah apakah sistem tersebut bagi
penggunanya. TAM menitikberatkan pada dua keyakinan: kegunaan nyata (perceived
usefulness, PU) dan kemudaan untuk digunakan secara nyata (perceived ease of use,
PEOU); dapat kita simpulkan bahwa faktor orientasi pada pengguna-akhir dapat
berpengaruh bagi penerimaan pengguna (Davies 1999 dan Vekantesh 2000).
TAM tidak terlalu mementingkan sikap terhadap pemanfaatan sebuah teknologi
(Davis 1989), meskipun sikap sebelumnya dari para pengguna untuk mengendalikan sistem
(namun tidak berlaku sebaliknya) berperan penting di dalam penerapan teknologi dimaksud
dan oleh karena itu kadar manfaat dari teknologi tersebut. Riset menggunakan model TAM
ini menemukan bahwa pengalaman pengguna yang menjalankan standar yang tetap dan
yang melakukan personalisasi bidang-bidang tugas menurut keinginan sendiri tidak
ditemukan.
Peneliti menemukan celah antara persoanlisasi pengguna terhadap tugas (meskipun
berada di dalam bagian sistem dan tidak pada penggunanya sendiri) dan ruang lingkup
layanan elektronik yang membantu penyelesaian tugas pengguna. Pengguna menentukan
bahwa persepsi-persepsi awal tentang sistem baru ini tidaklah mudah untuk digunakan.
Manajemen senior dan tim pengembangan sistem, pada saat menjalankan sistem, berusaha
keras untuk menyusun sebuah konsep tentang standarisasi output layanan elektronik
berbasis web. Konsep ini dikembangkan untuk mengantisipasi keenganan pengguna akhir
untuk memanfaatkan layanan elektronik berbasis web.
3

Pengguna-akhir menemukan faktor manfaat dapat mereka peroleh dari sistem dan
bukan dari diri mereka sendiri (misalnya, pengguna-akhir) dan hal ini membuat tugas
elektronik menjadi sulit untuk dijalankan. Pengguna-akhir mendasarkan harapan-harapan
mereka pada pengalaman yang lazim mereka alami pada masa lalu pada saat tugas
ditentukan oleh pengguna, bukan sistem. Pada sejumlah aspek pengguna merasa
terkucilkan semenjak diperkenalkan sistem informasi elektronik berbasis web dan situasi
ini membuat konflik semakin sulit untuk diatasi.
Regan dan O'Connor (1994) mengusulkan sejumlah teknik untuk mengembangkan
dan mendukung model konseptual interface di dalam pengembangan sistem. Teknik-teknik
yang diperkenalkan meliupti penggunaan metafora, penghindaran terhadap mode,
memastikan konsistensi, penciptaan interface berbasis pengguna, dan membuat interface
menjadi transparan. Membantu pengguna untuk melakukan interaksi yang konsisten dengan
metafor-metafor yang memuat makna yang sama akan membuat pengguna semakin
mengendalikan tugas layanan elektronik. Laporan penelitian kali ini akan memfoksukan
permasalahan pada usaha untuk mempermudah interface tugas pengguna di dalam
lingkungan berbasis web.
3. Metode Penelitian
Masalah yang mengganggu departemen penerimaan mahasiswa internasional ialah
karena staf belum menerapkan sistem layanan elektronik di dalam proses aplikasi
pendaftaran mahasiswa; mereka lebih cenderung bertahan pada sistem lama yang
mengutamakan sistem pelayanan manual (menggunakan lembar formulir kertas). Mencetak
dokumen, menyimpan ke dalam folder, dan memroses korespondensi dengan mahasiswa
melalui surat tradisional cenderung masih tetap dipertahankan. Staf tampaknya lebih
familiar dengan alur kerja seperti ini. Padahal kebergantungan terhadap sistem manual ini
memiliki tingkat resiko kesalahan yang tinggi. Disamping itu, terlalu banyaknya berkas
dokumen telah terbukti membuat para staf kebingungan dan terlalu sibuk menatanya.
Akibat dari keengganan mencoba sistem baru ini, kinerja departemen menjadi lamban
sehingga proses penyelesaian berkas pendaftaran mahasiswa menjadi sering terlambat.
Departemen memperkenalkan layanan elektronik web untuk menanggulangi
keterlambatan proses dan memperbaiki layanan kepada mahasiswa. Staf didorong untuk
4

mengubah cara manual yang biasa mereka jalankan dengan cara baru.
Studi kasus kali ini mengkaji bukti yang diperoleh dari berbagai sumber dokumentasi,
wawancara terbuka, dan observasi responden (Yin 1994). Diskusi dan wawancara
dilakukan secara terbuka, diawali dengan penyajian topik oleh peneliti dan dilanjutkan
dengan jajak pendapat responden mengenai peristiwa-peristiwa yang menjadi bahan
pembahasan. Responden diminta untuk memahami pelaksanaan pengendalian di dalam
sistem informasi akuntansi. Setiap wancara direkam dan ditranskripkan untuk bahan
analisis. Penelitian ini menggunakan pendekatan yang masuk akan guna menyelaraskan
respon dengan informasi yang diperoleh dari sumber lain.
Responden dimotivasi untuk memberikan pendapat mereka sendiri tentang masalah
dan kemudian dicocokkan dengan responden lain dan sumber. Periset berusaha
menghindari terjadinya pengalihan topik pembicaraan karena situasi semacam itu akan
membatasi lingkup penelitian dan mengganggu kelayakan informasi.
4. Analisis Kasus dan Pembahasan
A. Pengalaman staf dengan sistem informasi akuntansi
Reaksi yang ditunjukkan oleh staf di dalam menggunakan sistem informasi
akuntansi meliputi isu-isu yang terjadi dengan pekerjaan mereka sehari-hari. Sebagian
besar staf percaya bahwa manfaat sistem informasi akuntansi sudah sepantasnya membantu
mereka untuk menyelesaikan pekerjaan secara elektronik. Hal demikian tidaklah mungkin
terjadi pada saat penelitian berlangsung, dan dalam kurun waktu 2 tahun mendatang karena
sistem informasi akuntansi belum mengalami perkembangan yang signifikan. Sebagian
besar staf (90%) merespon situasi tersebut dengan mengambil langkah yang berbeda, yakni
menggunakan fitur-fitur sistem informasi akuntansi dan membuat sejumlah keputusan yang
berbeda mengenai benar/tidaknya setiap fitur SIA dapat dimanfaatkan untuk membantu
pekerjaan dan mengumpulkan informasi. Persepsi staf menunjukkan bahwa mereka merasa
kesulitan untuk menerima dan kemudian menggunakan sistem informasi akuntansi karena
sejumlah tugas tidak terselesaikan secara tuntas menggunakan sistem informasi elektronik
sedangkan sisanya harus diselesaikan menggunakan sistem yang lama secara manual.
Persepsi staf menunjukkan bahwa mereka kesulitan untuk memilih sistem mana yang
paling tepat untuk membantu penyelesaian tugas.
5

Semua staf administrasi (100%) mengeluhkan bahwa pada saat menjalankan proses
pendaftaran mahasiswa secara elektronik, sistem informasi akuntansi justru dirasa
menambah beban kerja mereka, memperlambat proses kerja, dan menambah rumit
pelaksanaan tugas oleh sebab buruknya kualitas informasi. Alasan dari kesimpulan ini ialah
semakin banyaknya jumlah dokumen yang dijadikan sumber informasi; mereka masih
memiliki tugas lain, yakni mengisikan sistem informasi akuntansi secara manual sebelum
tahap pemrosesan aplikasi pendaftaran secara elektronik. Sejumlah dokumen, misalnya
biaya kuliah dan catatan keuangan, tidak semuanya tidak dapat dimasukkan ke dalam
sistem informasi akuntansi karena sistem yang digunakan masih kekurangan fitur
pendukung sehingga memperburuk kualitas aktual dari sistem informasi tersebut. Alhasil,
dampak negatif berpengaruh bagi persepsi staf.
Opini anggota staf secara keseluruhan menunjukkan bahwa tim perancang sistem
tidak mampu memenuhi kebutuhan staf untuk memahami urutan tugas dari awal hingga
akhir atau kebutuhan mereka untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi ke dalam sistem
informasi akuntansi berbasis kecakapan staf. Akibatnya 70% jumlah staf kurang terampil di
dalam menggunakan dan mengoperasikan sistem informasi yang ada. Land (1999)
sebelumnya menyimpulkan bahwa pengguna sistem dapat saja tidak memiliki keterampilan
yang memadai untuk menggunakan sistem karena perbedaan tingkat keahlian. Hal ini juga
ditemukan selama penelitian terhadap staf departemen.
Pelaksanaan tugas secara elektronik menuntut staf untuk memiliki pengalaman yang
lebih dan mengetahui apa yang tengah terjadi di luar layar komputer. Dalam sistem berbasis
kertas (sistem manual), proses-proses yang berbeda yang menghubungkan tugas telah tidak
asing bagi staf: yakni di mana informasi disimpan/dihimpun, misalnya dalam bentuk file,
dan organisasi serta penyimpanan dokumentasi, serta pemanfaatan informasi yang saling
terkait secara sistematis. Di dalam sistem informasi baru, hanya sedikit hal yang mampu
dipahami oleh staf tentang hal apa yang mempengaruhi proses tugas sistem informasi
akuntansi di luar layar komputer, pada saat tiba saatnya penyebaran proses informasi
kepada pengguna yang berbeda-beda. Dokumentasi yang benar yang memuat informasi
yang tepat menurut pendapat responden belum dapat dilakukan atau jika telah ada
kualitasnya masih memprihatinkan sehingga membawa dampak negatif bagi persepsi staf.
6

Selain itu staff juga melaporkan bahwa atribut-atribut interface dengan sistem,
seperti fungsi navigasi dan panel tugas, belum jelas dan berkualitas buruk meskipun
sebelumnya telah diadakan pelatihan mengenai pengoperasiannya. Sebagai contoh,
responden (3) dari jajaran staf menyebutkan:
Kami belum terlalu berpengalaman bekerja dengan sistem informasi akuntansi.
Kami tidak mengetahui apa yang harus kami lakukan dan jalankan serta apa yang
dapat kami harapkan dari hasil kerja tersebut. Dari pengalaman masa lalu kami
menggunakan sistem informasi akuntansi kami mengetahui bahwa cara yang
sekarang ini diterapkan tidak dapat digunakan untuk semua bidang pekerjaan kami
dan masih dalam taraf pengembangan menuju penyempurnaan. Sistem ini belum
sempurna 100% dan membawa resiko yang signfikan bagi kami.

Responden diminta untuk memasukkan semua informasi secara langsung ke dalam


sistem informasi akuntansi tanpa terlebih dahulu mengetahui bagaimana cara mendapatkan
kembali informasi tersebut. Bahkan meskipun telah diberi bekal pelatihan, 90% responden
menolak untuk menggunakan sistem informasi akuntansi dan jumlahnya semakin
bertambah selama berlangsungnya penelitian serta penelitian lanjutan terhadap responden
dalam kurun waktu 12 bulan. Hal demikian menjadi semacam isu yang penting karena
kebingungan yang terjadi pada berbagai tingkat pekerjaan yang disebabkan oleh tidak
sempurnanya fungsi sistem baru dan buruknya integrasi dengan sistem lain yang digunakan
dalam Departemen. Seorang responden menyatakan:
Ada beberapa bidang yang tidak memungkinkan bagi kami untuk menerapkan
sistem informasi akuntansi. Sistem benar-benar tidak dapat berjalan di situ. Kami
terpaksa menggunakan sistem manual untuk menyelesaikan pekerjaan dan beban
pekerjaan kami menjadi bertambah berat karena harus menjalankan dua sistem
secara bersamaan. Kami perlu waktu lama untuk menyesuaikan diri dengan sistem
dan harus mengandalkan keduanya dan terkadang merasa kebingungan untuk
memahami sistem mana yang lebih baik.

Ada sebuah pandangan yang konsisten diantara sebagian besar responden (80%)
bahwa sistem informasi akuntansi tidak memenuhi syarat dan hal ini sangat jelas terlihat
pada seluruh sesi wawancara dan diskusi dengan responden bahwa tidak ada seorangpun
responden yang percaya terhadap pelatihan yang diberikan. Land (1999) berpendapat
bahwa keterampilan di dalam menggunakan sistem dapat dikuasai, sehingga menambah
7

pengalaman belajar. Penelitian tidak menemukan gejala ini. Justru sebaliknya responden
(dalam hal ini staf) direpotkan oleh banyak sekali sumber berbasis manual untuk
mengumpulkan informasi yang diperlukan guna menyelesaikan tugas sistem informasi
akuntansi. Seorang responden mengatakan:
Kami perlu mengandalkan dokumen kertas dan database lainnya untuk
menyelesaikan tugas...kami harus menggunakan kedua sistem (manual dan
elektronik)...dan terkadang kami sangat sibuk; situasi ini sungguh terlalu. Kami
perlu memiliki keahlian yang lebih lagi untuk dapat menggunakan sistem; bukannya
memudahkan pekerjaan, sistem yang baru malah membuat kami kerepotan dalam
menjalankan tugas. Terdapat catatan manual, yang tidak memiliki hubungan
apapun dengan sistem informasi akuntansi. Kami menggunakannya pula. Selain itu,
kami juga menggunakan database lain, yang tidak ada sangkut pautnya dengan
sistem informasi akuntansi, namun Manajer IT meminta kami untuk segera
menggunakan sistem informasi akuntansi. Himbauan ini telah lama disampaikan
dan hingga saat ini belum memberikan hasil.

Dalam diskusi dan wawancara dengan responden, responden memfokuskan


perhatian pada isu-isu tentang manfaat, kemudahan, dan cara kerja sistem dibandingkan
dengan sistem yang lama, dan tentang seberapa kompleksnya tugas yang dijalankan saat
bekerja. Kompleksnya tugas dapat didefinisikan dalam lingkup navigasi sistem informasi
akuntansi, pemanfaatan dan pencarian informasi, pemrosesan transaksi, dan pendukung
online (misal, bantuan/solusi). Responden telah mengevaluasi sistem dalam lingkup
manfaat dan sejauh mana sistem tersebut mampu memberikan keuntungan bagi mereka.
Terkait dengan hal ini seorang responden mengutarakan:
Sistem informasi akuntansi tidak terlalu cerdas untuk mengecek kesalahan kecil
dengan menggunakan teknologi pengecek ejaan (spelling checks), atau pengecek
grammar, seperti yang kami alami saat menggunakan MS Office. Sarana ini sangat
mendasar dan penting yang mempermudah pekerjaan. Di dalam sistem informasi
akuntansi, sarana seperti ini tidak kami temukan, dan pada saat kami sibuk
keberadaannya sangat berpengaruh...menghindari kesalahan kecil dengan
mengecek ejaan, mengoreksi grammar memerlukan waktu yang lama. Kami
berpendapat bahwa sistem sebaiknya dilengkapi dengan piranti seperti yang sering
kami gunakan sebelumnya. Mengapa sistem yang baru tidak mampu
melakukannya?

Pada intinya, harapan pengguna, dalam hal ini staf yang menjadi responden
penelitian, untuk menggunakan dan memanfaatkan sistem belum mencapai tingkat yang
8

diharapkan. Kurangnya informasi untuk membantu penyelesaian tugas dan pekerjaan


menunjukkan adanya pengalaman negatif para staf pengguna dengan sistem informasi
akuntansi.
Penelitian sebelumnya menghasilkan temuan bahwa jika sebuah sistem informasi
akuntansi memenuhi kebutuhan informasi yang pokok bagi pengguna, maka sistem tersebut
kemungkinan besar berpengaruh positif terhadap kemajuan pengguna di dalam
menjalankan aktivitasnya sehingga memperlancar alur kerja (Csikszentmihalyi 1990;
Hoffman dan Novak 1995). Dalam kaitannya dengan alur kerja yang lancar, seseorang
sangat terlibat dalam kegiatan yang dibantu oleh komputer. Selain itu, individu kurang peka
terhadap apa yang terjadi di sekitarnya karena terlalu dalamnya interaksi dengan kegiatan
yang dibantu oleh komputer. Dalam studi kasus ini, alur kerja yang lancar tidak ditemukan
atau setidaknya menghadapi kendala yang serius. Staf tidak mampu menjalankan semua
tugas yang memerlukan informasi yang lengkap di dalam lingkungan elektronik. Dalam
diskusi bersama peneliti, sebagian besar staf menemui hambatan sehingga tidak mudah di
dalam menggunakan sistem informasi akuntansi. Sebagai contoh:
Kami harus menggunakan terlalu banyak dokumen dan informasi referensi sebelum
kami dapat memastikan apakah sistem informasi akuntansi benar atau salah.
Terdapat banyak dokumen kertas/manual yang harus kami sortir dan himpun. Jika
dokumen-dokumen tersebut tersedia dalam bentuk digital (elektronik) dalam sistem
informasi akuntansi, maka hal tersebut akan sangat membantu kami di dalam
menyelesaikan tugas. Akan tetapi kami tidak menemukannya. Kami harus
menyimpan dan mengelola informasi mahasiswa internasional secara manual, baik
itu data baru maupun data lama. Bank data manual yang kami miliki bahkan telah
melampaui batas.

Lebih dari setengah jumlah staf responden penelitian (65%) mengungkapkan


keengganannya terhadap sistem karena mereka tidak mengetahui bagaimana cara
mendapatkan/menggunakan kembali informasi jika sistem informasi akuntansi mengalami
gangguan operasi. Responden berkeyakinan bahwa mereka tidak memiliki pilihan selain
tetap mempertahankan sistem informasi akuntansi meskipun dalam prakteknya tidak
berjalan dengan baik.
Responden telah mengetahui bahwa jika sistem informasi akuntansi tidak mampu
berfungsi dengan baik, maka mereka dapat mengandalkan alternatifnya (misalnya, sistem
9

manual yang telah lama digunakan) guna menyelesaikan tugas. Perbedaan pengalaman
responden antara menggunakan sistem manual dan sistem digital juga menimbulkan
masalah. Jika responden menganggap bahwa tugas dapat terselesaikan, maka mereka akan
menggunakan sistem informasi akuntansi; sebaliknya, jika sistem gagal maka mereka akan
kembali kepada sistem manual. Setiap kesan negatif diarahkan pada sistem informasi
akuntansi selama penelitian berlangsung, sehingga mempengaruhi keputusan untuk
menggunakan sistem tersebut. Sebagai misal, seorang responden melaporkan:
Verifikasi informasi tidak dapat dilakukan menggunakan sistem informasi
akuntansi. Kami masih harus mengecek data mahasiswa pada dokumen manual
(dalam hal ini kertas). Dan hal demikian memerlukan waktu. Kami harus yakin
bahwa mahasiswa internasional yang mendaftar ke universitas kami telah
memenuhi standar ketentuan. Sistem informasi akuntansi tidak memiliki fitur-fitur
yang berhubungan dengan ketentuan di atas. Semuanya harus dikerjakan secara
manual. Kami tidak boleh membuat kesalahan. Pada masa lalu terdapat banyak
kesalahan yang dibuat oleh sistem informasi akuntansi. Itulah mengapa kami harus
mengecek ulang semua informasi yang masuk.

Kurangnya pengalaman staf pengguna dengan fitur-fitur sistem informasi akuntansi


terutama didasari oleh persepsi mereka tentang karakteristik website di dalam menyajikan
informasi yang kurang berguna. Website sistem informasi akuntansi didesain tanpa
mempertimbangkan kemampuan kinerja staf. Staf mengalami kesulitan di dalam
memanfaatkan fitur-fitur sistem informasi akuntansi karena tautan (links) yang tidak aktif,
hilangnya e-mail, informasi yang tidak lengkap, dan ukuran huruf yang tidak terbaca karena
terlalu kecil. Seorang repsonden mengatakan:
Sistem informasi akuntansi perlu disempurnakan, misalnya diperlengkapi dengan
fitur dan fungsi yang mempermudah pekerjaan. Saat ini kami sangat sulit
memahami panel navigasi yang mana yang harus kami tuju dan fungsi apa yang
dapat dijalankan oleh panel tersebut. Sejumlah tautan (link) tentang muatan
website tidak dapat berfungsi. Sungguh menyebalkan. Terkadang kami juga tidak
menerima e-mail dari mahasiswa. Kami menemukan bahwa ukuran huruf (font)
yang digunakan terlalu kecil sehingga tidak terbaca. Masalah semakin rumit jika
e-mail dikirimkan oleh pengirim yang berasal dari negara yang tidak berbahasa
nasional Inggris. Kami dituntut untuk memperbesar ukuran huruf, dan mengubah
tampilan halaman agar sesuai dengan kebutuhan. Kami harus mampu mengatur
e-mail dan mengelompokkannya ke dalam folder-folder. Akan tetapi kami tidak
dapat melakukan semuanya.
10

Dalam alur kerja (flow state) (Csikszentmihalyi 1990; Hoffman dan Novak 1995)
mendefinisikan pernyataan responden di atas sebagai pernyataan yang terbatas pada
bidang-bidang stimulus tertentu, sehingga mengganggu pola pikir responden.
Csikszentmihalyi (1975) berpendapat bahwa dalam sebuah alur kerja seseorang melebur ke
dalam kegiatan, di mana pada waktu bersamaan kesadaran mereka terhadap proses-proses
mental bertambah pada saat berinteraksi dengan website. Layar komputer dapat berfungsi
sebagai bidang stimulus yang terbatas, yang memfokuskan pada perhatian individu
(Webster et al. 1993). Responden melaporkan bahwa mereka mengalami hambatan di
dalam menggunakan website sistem informasi akuntansi, misalnya selama alur kerja.
Hambatan tersebut mempengaruhi perhatian responden terhadap rendahnya kualitas
informasi pada saat menjalankan tugas. Sebagai contoh, beberapa staf melaporkan bahwa
mereka menitikberatkan pada pencantuman informasi ke dalam sistem, namun selanjutnya
sistem akan memutus, mengaburkan perhatian, dan pada akhirnya informasi yang
dihasilkan tidak lengkap. Seorang responden berpendapat:
Karena terjadi situasi putusnya hubungan staf dengan sistem informasi akuntansi,
maka staf harus memasukkan informasi dari awal lagi... kondisi demikian membuat
informasi yang terdapat pada sistem menjadi ganda. Tentu saja akan semakin sulit
memilah-milah informasi tersebut kembali di dalam aplikasi yang berbeda. Kami
tidak tahu mengapa sistem ini tidak berjalan dengan lancar; mengapa pula terus
digunakan?

Dalam Departemen, pada saat seorang staf mengalami masalah dengan sistem
informasi akuntansi mereka menyelesaikannya dengan menggunakan pendekatan
tradisional berupa interaksi langsung/tatap muka, bukan menggunakan pendekatan online.
Staf melaporkan bahwa mereka menemui Manajer IT secara langsung untuk meminta
bantuan, bukan melalui komunikasi online dengan e-mail. Butuh waktu yang tidak sedikit
untuk saling berkomunikasi dari satu tempat ke tempat lain. Pemborosan waktu dan tenaga
ini menimbulkan frustrasi dan membuktikan betapa tidak berdayanya sistem.
Staf kemudian membuat penilaian terhadap efektivitas sistem informasi akuntansi.
Mereka merasa frustrasi dengan lemahnya fungsi sistem di dalam memberikan informasi
yang berkualitas terkait dengan pekerjaan yang harus diselesaikan. Pengalaman mereka
menunjukkan bahwa sistem tidak memberikan sesuatu hal yang bermanfaat. Justru
11

sebaliknya, sistem informasi akuntansi diibaratkan sebagai serangkaian kegagalan dan


frustrasi yang tiada pernah berakhir lantaran sistem tersebut tidak mampu menyediakan
informasi yang memadai. Seorang responden menjelaskan:
Kami tidak dapat menawarkan sistem informasi akuntansi kepada mahasiswa
internasional dari perguruan tinggi riset yang mendaftar kepada kami karena
sistem tidak dilengkapi dengan template surat. Kami harus menawarkannya secara
manual. Kami juga harus menyimpan dan menjaga data dokumen dan terus
memperbaruinya selama korespondensi terus berlangsung. Terkadang terasa
mustahil bagi kami untuk mencatat semua informasi karena beberapa mahasiswa
internasional berkomunikasi lewat e-mail dan kami membalasnya lewat e-mail
pula. Pada bagian manapun, sistem informasi akuntansi tidak memiliki kemampuan
untuk menyimpan data mahasiswa internasional. Kami harus menyimpannya secara
manual dan dari waktu ke waktu jumlahnya semakin bertambah. Kami menjadi
merasa kerepotan manakal diminta untuk mengurangi jumlah dokumen manual.
Sistem informasi akuntansi harusnya berfungsi baik dalam masalah ini.

Tingkat toleransi pada saat menggunakan sistem informasi akuntansi boleh


dikatakan tinggi (Zeithmal et al. 2000). Tingkat toleransi yang tinggi menunjukkan bahwa
individu yang harapannya tidak terpenuhi oleh sistem informasi akuntansi akan mencari
cara-cara lain untuk memenuhi harapannya tersebut sesegera mungkin. Staf pada
Departemen tempat penelitian begitu cepat berbalik ke sistem manual karena pengalaman
positif mereka dan keterpenuhan informasi yang mereka dapatkan. Tingkat toleransi staf
untuk sistem informasi akuntansi, reaksi cepat mereka terhadap kegagalan sistem informasi
akuntansi dan perilaku lanjutan mereka untuk kembali menggunakan sistem manual, saling
berkaitan dan merupakan hasil dari kebutuhan untuk mendapatkan informasi yang
berkualitas yang mendukung penyelesaian kerja. Informasi yang tidak lengkap membentuk
landasan persepsi negatif pada diri staf terhadap dan ketidakmampuan riil untuk
mendapatkan pengalaman praktis dan positif dengan sistem informasi akuntansi.
Manakala sebuah sistem mengalami kegagalan, maka sistem tersebut menuju pada
titik-titik yang berada di luar zona toleransi staf (Zeithaml et al. 1993). Sejauh pengamatan
peneliti tidak menemukan hal apapun mengenai tingkat toleransi staf terhadap kegagalan
sistem informasi akuntansi, atau kemungkinan keluhan mereka terhadap kegagalan layanan
online (van Riel et al. 2001). Staf tidak memiliki pengalaman yang dibutuhkan untuk
memecahkan masalah dengan sistem informasi akuntansi baik secara sendiri maupun
12

bersama-sama. Seorang responden berpendapat:


Staf tidak memiliki keberanian untuk meminta bantuan yang diperlukan....dan
beberapa dari mereka mendapatkan informasi yang keliru. Muncul sejumlah situasi
manakala staf memberikan informasi yang salah kepada mahasiswa internasional
melalui sistem informasi akuntansi. Saya sendiri merasakan bahwa sama sekali
tidak memiliki keberanian untuk meminta bantuan pada saat menjalankan sistem
informasi akuntansi.

Hasil wawancara dan diskusi dengan staf Departemen mendukung simpulan bahwa
dalam sebuah lingkungan yang sarat akan informasi, staf berusaha mendapatkan kembali
informasi yang berguna dan manajemen yang didukung oleh teknologi komputer yang
ramah pengguna, dan bahwa manajemen informasi hanya efektif ketika staf telah dibekali
pelatihan penggunaan teknologi (Venkatesh 2000). Seorang responden melaporkan:
Sistem informasi akuntansi semakin hari semakin menjamur. Di dalam sistem
manual saya mendapatkan nama-nama mahasiswa dan saya dapat mengecek
informasi secara detil, yang berisi keterangan tentang mahasiswa mana yang telah
terdaftar dan mana yang belum, serta mahasiswa mana pula yang gagal seleksi. Di
dalam sistem informasi akuntansi kami tidak dapat memperoleh informasi semacam
ini. Bahkan meskipun informasi itu ada kami tidak tahu bagaimana cara
mendapatkannya...barangkali kami perlu pelatihan bidang ini.

Fitur-fitur pencarian pada sistem informasi akuntansi harus memberikan akses cepat
menuju informasi yang dibutuhkan. Sistem perlu dilengkapi dengan petunjuk pencarian
informasi. Sebagai contoh, mesin pencari pada Internet (search engine), peta situs atau
indeks, dapat berfungsi sebagai pendukung pencarian kembali informasi tentang sistem
informasi akuntansi. Pencarian kembali informasi berasal dari kebutuhan awal untuk
mencapai tujuan yang dikehendaki, dan dengan sendirinya akuisisi proses pengalaman
informasi (Csikszentmihalyi 1990; Ghani et al 1991; Trevino dan Webster 1992; Webster et
al 1993; Hoffman dan Novak 1999). Staf juga perlu mendapatkan pemahaman dari
pengalaman mereka di mana letak informasi yang ia butuhkan. Jika informasi tidak tersedia
baik secara online maupun offline, maka staf akan terpaksa menjalankan sebuah proses
pencarian murni berdasarkan pengalaman pribadinya (Csikszentmihalyi 1990). Staf dalam
studi kasus Departemen kali ini dihadapkan oleh situasi-situasi yang mana kemudahan
penggunaan fitur-fitur pencarian untuk informasi yang relevan dan dibutuhkan tidak
13

memenuhi syarat dan tidak berkualitas. Sebagai contoh sistem akuntansi keuangan tidak
dipadukan dengan sistem informasi akuntansi dan staf harus mengecek secara manual guna
mendapatkan informasi tentang pembayaran biaya kuliah. Hal demikian sangat
merepotkan. Kesimpulannya, pencarian dan kemudahan informasi tidak tercapai.
Pengalaman positif staf dengan pencarian kembali dan penelusuran informasi telah
sekian lama mereka dapatkan dengan sistem manual; artinya, staf mengetahui bagaimana
cara kerja dan kualitas sistem manual. Hal demikian terbukti dengan kemudahan yang
efisien dari sistem manual bagi staf, sebuah fakta yang ditegaskan oleh semua staf dan oleh
pihak Manajemen sendiri. Sebagai misal pendataan dokumen, penulisan surat, laporan
keuangan, dan informasi pendaftaran mahasiswa, didokumentasikan oleh staf dengan
menggunakan sistem informasi manual. Sistem informasi manual itu sendiri sebenarnya
kompleks, namun staf telah berpengalaman dan merasa nyaman dengan kemudahannya.
Terlepas dari hal itu, sistem informasi akuntansi menghasilkan tingkat kerumitan yang
baru. Dimensi dan skala kerumitan dalam hal teknologi dan keterkaitannya dengan
pencarian kembali dan penelusuran informasi harusnya memberikan titik
integrasi/keterpaduan di mana batasan teknologi berpotongan dengan pengalaman staf.
Pengembangan sebuah pendekatan untuk mempelajari proses pengalaman terkait dengan
interaksi sistem dan individu sangat penting (Venkatesh 2000; Khalifa dan Liu 2003).
Dalam studi kasus pada Departemen kali ini perubahan menuju tingkat kerumitan yang
lebih tinggi menimbulkan masalah bagi staf. Situasi yang semakin kompleks membuat staf
perlu menambah pengalaman dan terpaksa menerima keberadaan sistem informasi
akuntansi yang sejatinya sangat kompleks dan sarat masalah. Ada sebuah masalah yang
serius seperti dibuktikan dalam opini yang diutarakan oleh staf, dan celah yang jelas antara
pengalaman staf dalam mencari informasi dengan sistem manual dan dengan sistem
informasi akuntansi.
Penelitian terdahulu (Hoffman dan Novak 1995; Heijden 2000) menyimpulkan
bahwa sebuah sistem informasi akuntansi sebaiknya memberikan ruang kepada staf untuk
lebih terampil; menemukan apa yang mereka butuhkan dengan menggunakan sistem
informasi akuntansi; memiliki tingkat keyakinan dengan pencarian dan penggunaan sistem
informasi akuntansi; secara mudah mengakses dan memahami website sistem informasi
14

akuntansi; memiliki akses yang mudah menuju bagian-bagian yang berbeda dari sistem
informasi akuntansi; menjaga alur kerja (flow state) dan keterlibatan dalam tugas dengan
sistem informasi akuntansi; dan menghubungkan interaksi yang positif dengan sistem
informasi akuntansi untuk kunjungan berikutnya. Dalam studi kasus ini, masing-masing
fitur tersebut di atas terbukti menimbulkan masalah bagi staf karena sistem informasi
akuntansi tidak dikembangkan secara sempurna dan lemah fungsi sehingga mengganggu
proses kerja. Sistem informasi akuntansi dibangun secara bertahap dan dari pespektif teknis
tanpa mempertimbangkan standar kemampuan dan kebutuhan staf. Tidak ada satupun staf
(0%) yang menjadi responden penelitian yang terlibat di dalam pengembangan sistem
informasi akuntansi; padahal keterlibatan ini sangat penting untuk menjaga kualitas
informasi karena pada ujungnya staf-lah yang memerlukan.
Dengan demikian penerimaan staf, dalam kapasitasnya sebagai pengguna, terhadap
sistem informasi akuntansi dipengaruhi oleh serangkaian isu fungsi yang berhubungan
dengan ketidakmampuan untuk menyelesaikan pekerjaan. Staf menilai sistem tidak
berfungsi, sulit digunakan dan menimbulkan frustrasi. Hal ini mempengaruhi kemudahan
sistem untuk digunakan. Buruknya alur kerja mengandung arti bahwa staf berusaha mencari
bentuk sistem lain yang lebih praktis, bahkan kembali lagi menggunakan sistem manual.
Sekali lagi mereka hanya menggunakan sistem secara esensial karena Manajemen meminta
untuk menggunakannya. Jika staf diberi kesempatan untuk memilih, maka mereka semua
akan sepakat berpendapat bahwa mereka lebih baik menunggu hingga sistem
disempurnakan. Pada gilirannya nanti, sistem akan membawa pengaruh bagi kesanggupan
mereka untuk terus menggunakan sistem dimaksud.
B. Motivasi staf dan sistem informasi akuntansi
Sebanyak 95% dari jumlah staf yang menjadi responden penelitian menyatakan
bahwa mereka menginginkan agar sistem informasi akuntansi dapat memberikan
fleksibilitas agar memperlancar pekerjaan, misalnya mengedit/mengoreksi dokumen;
kemudahan akses menuju pencarian informasi melalui sistem informasi akuntansi; layanan
berkecepatan tinggi karena sistem informasi akuntansi yang ada saat itu tergolong lamban;
satu layar login yang terpadu, bukan terbagi-bagi ke dalam beberapa layar; fitur-fitur
manajemen tugas yang mudah difahami berikut fungsinya; kemampuan menyelesaikan
15

seluruh pekerjaan secara elektronik secara total sehingga staf tidak perlu menggabungkan
antar sistem digital dan sistem manual; perbaikan penampilan kerja (work performance);
sesi pelatihan yang sesering mungkin untuk mengetahui tentang sistem informasi akuntansi
dan kapabilitasnya; peluang untuk memahami kemudahan sistem dan dipengaruhi secara
positif oleh manfaat yang dihasilkan; dan akurasi informasi dari pekerjaan yang dilakukan.
Penelitian-penelitian terdahulu (Hoffman dan Novak 1995; Heijden 2000;
Venkatesh 2000) mempelajari sejauh mana motivasi individu mempengaruhi penyelesaian
tugas di dalam lingkungan sistem informasi akuntansi. Kajian karakteristik motivasi
memerlukan fokus terhadap persepsi staf tentang interaktivitas sistem informasi akuntansi.
Bukti yang dihimpun dari diskusi dan wawancara dengan staf pada Departemen yang
diteliti menyimpulkan bahwa staf pada awalnya termotivasi untuk menerima dan
menggunakan sistem pada sejumlah aspek. Berikut pendapat responden mengenai hal ini:
Sistem informasi akuntansi, yang secara keseluruhan tidak mampu beroperasi,
menyebabkan kesulitan. Menurut saya sistem mendorong orang untuk secara aktif
menggunakannya dan mempelajarinya. Setiap waktu sistem mendadak macet dan
staf menjadi semakin malas dan hilang kepercayaan terhadap sistem. Sistem belum
mampu menjalin koneksi yang mulus dengan staf. Hubungan yang baik antar
keduanya tidak muncul atau belum menuju ke arah sana namun terus-menerus
terhambat prosesnya.

Motivasi dapat bersifat intrinsik (internal) atau ekstrinsik (eksternal). Motivasi


intrinsik adalah dorongan-diri dan staf terinspirasi untuk menyelesaikan tugas. Motivasi
ekstrinsik berasal dari pengaruh luar yang mendorong individu untuk menyelesaikan tugas
(Csikszentmihalyi 1977; Graef et al 1983; Davis et al 1992; Hoffman dan Novak 1995).
Peran pokok dari motivasi dan pengaruh sub faktor lain membimbing/mengarahkan staf
untuk menjalankan tugas dengan menggunakan sistem dan website sistem informasi
akuntansi. Bukti yang diperoleh dari penelitian ini mendukung kesimpulan bahwa staf
dipengaruhi pada saat mereka mendapatkan hal-hal positif tentang sistem informasi
akuntansi dari kolega mereka. Inilah yang pertama kali muncul. Staf melaporkan bahwa
mereka antusias dan beberapa diantaranya bahkan mengaku telah memberitahukan kepada
staf lain tentang sebaik apa demonstrasi sistem baru yang diperkenalkan kepada mereka.
Organisasi sering berkeinginan mencetuskan sebuah sistem baru bagi staf mereka
16

dengan pemahaman yang terbatas mengenai apakah sistem membawa dampak positif atau
negatif. Seperti yang dilaporkan, Manajemen Departemen sangat sadar bahwa mereka perlu
memenuhi sasaran dan target strategis yang ditetapkan oleh pihak universitas dan percaya
bahwa cara terbaik untuk mencapainya ialah dengan meningkatkan efisiensi staf.
Manajemen berpendapat bahwa tujuan akan dapat dipenuhi dengan menerapkan sistem
informasi akuntansi baru. Benar tidaknya sistem membantu atau menghambat staf, semua
bergantung pada sejauh mana sistem dapat menyesuaikan diri dengan jenis pekerjaan.
Berikut pendapat responden:
Menurut saya staf kadang-kadang tertarik pada sistem informasi akuntansi
manakala mereka mendengar hal positif dari staf lain. Rasa penasaran dan
ketertarikan itu masih ada. Menurut saya, sangat disayangkan bahwa banyak
universitas dan organisasi lain cenderung memperkenalkan sistem-sistem baru
kepada staf mereka tanpa pembahasan atau kesepakatan terlebih dahulu, yang
barangkali tidak riil. Artinya, munculnya sistem baru boleh saya katakan sebagai
kemunduran sistem informasi akuntansi. Inisiatif sistem telah lama muncul dan
telah banyak perbincangan tentang hal tersebut dan akhirnya pada saat
diluncurkan sistem dimaksud tidak jalan. Dan hal tersebut mendorong orang untuk
tidak lagi secara aktif menggunakan sistem baru.

Kurang dari 10% responden termotivasi untuk menjalankan sistem baru dan
menggunakannya. Akan tetapi, mereka menghadapi masalah yang mengurangi antusiasme
untuk menggunakan sistem informasi akuntansi. Responden melaporkan bahwa mereka
tidak memahami proses-proses yang berbeda di dalam sistem yang berhubungan dengan
penggunaan yang efektif di dalam menjalankan sistem informasi akuntansi. Sehingga staf
menghadapi kesulitan yang mengurangi motivasi mereka untuk menggunakan sistem.
Berikut pendapat responden:
Terdapat banyak masalah dengan sistem informasi akuntansi dan sistem tersebut
belum berfungsi dengan baik serta sangat sulit bagi staf untuk membedakan antara
enquiri dan aplikasi sistem. Antusiasme kami untuk menggunakan sistem begitu
rendah. .... Hal ini sangat jelas di dalam tingkat layanan offline namun bagaimana
cara menangani tingkat online sangatlah sulit karena staf telah terbebani tugas
yang berat. Kami memperlukan pelatihan tentang tatacara menangani jenis
pekerjaan di dalam sistem informasi akuntansi. Demikianlah perbedaan antara
sistem informasi akuntansi dan sistem yang telah kami terapkan sebleumnya.

Penelitian terdahulu juga membuktikan peranan penting motivasi individu di dalam


17

menerapkan dan memanfaatkan Sistem Informasi (Csikszentmihalyi 1977; Graef et al


1983; Davis et al 1992; Hoffman dan Novak 1995; Zaichkowsky 1986). Davis et al (1992)
berpendapat bahwa motivasi ekstrinsik berlaku bagi kegiatan-kegiatan yang dijalankan
karena mereka merupakan pelengkap untuk mencapai hasil yang berharga, sedangkan
motivasi intrinsik berlaku bagi kegiatan-kegiatan yang dijalankan "karena tidak adanya
inisiatif selain proses pelaksanaan aktivitas." Hal ini lazim ditemukan pada sikap responden
terhadap penggunaan sistem informasi akuntansi. Seorang responden berpendapat:
Saya akan termotivasi jika sistem berjalan baik. Motivasi saya akan bertambah dan
berkurang jika sistem berjalan baik atau berjalan buruk. Motivasi menuju pada titik
terendah jika sistem tidak berjalan sesuai harapan. Saya menjadi frustrasi. Pekan
lalu saya melakukan konfirmasi terhadap lima mahasiswa internasional
menggunakan sistem informasi akuntansi dan saya merasa nyaman dan puas.
motivasi saya bertambah dan saya beritahukan kepada rekan-rekan bahwa sistem
informasi akuntansi sangat membantu pekerjaan. Mereka mengetakan bahwa sistem
cocok bagi saya. Jujur saya saya tidak mengendalikan/mempengaruhi rekan kerja
untuk ikut menggunakan sistem informasi akuntansi atau jika mereka ingin
menggunakannya. Namun setelah menyebarkan kabar baik itu saya mendapati
beberapa rekan ikut menggunakan sistem informasi akuntansi.

Paduan situasi dan relevansi diri membentuk perhatian yang mempengaruhi


keterlibatan dan usaha pemahaman (Celsi dan Olson 1988). Setiap individu memiliki
motivasi yang berbeda-beda dalam menggunakan sistem pada tempat kerja yang berbeda.
Dalam Departemen tempat penelitian, staf melaporkan bahwa mereka termotivasi untuk
menggunakan sistem karena sistem tersebut dipromosikan kepada mereka sebagai sarana
untuk mempermudah pekerjaan dan meningkatkan produktivitas. Beberapa staf bahkan
melaporkan bahwa mereka pada awalnya merasa kesulitan menggunakan sistem karena
ketidaktahuan dan kurang pengalaman. Kemudian mereka berusaha keras untuk
menyesuaikan diri. Webster et al. (1993) berpendapat bahwa korelasi positif yang
signifikan terjadi antara faktor-faktor bagi minat atau kepenasaran intrinsik dan perhatian
yang terfokus. Seorang responden mengatakan:
Di rumah ketika saya menjalankan sistem informasi akuntansi saya merasa lebih
rileks sedangkan ketika di kantor saya merasakan tekanan kerja karena harus
bekerja cepat dan dikejar target. Saya lebih termotivasi untuk bekerja
menggunakan sistem. Pada saat saya berada di rumah saya tidak lagi suka
menggunakan sistem informasi akuntansi karena saya telah berkutat dengan
18

komputer sepanjang hari. Motivasi saya berkurang sehingga enggan menggunakan


sistem informasi akuntansi di rumah.

Motivasi juga berbeda-beda antara satu tim dan tim lain pada departemen. Seorang
responden melaporkan tingginya motivasi tim, sebagai berikut:
Beberapa tim berhasil menjaga performa dan mampu menghindari kesulitan yang
pernah mereka dapatkan paa semester lalu dan beberapa tahun yang telah lalu.
Jumlahnya sangat banyak namun kami bekerja sama untuk menanggulangi
kesulitan dan beban kerja. Jika sistem dapat bekerja, maka tim akan mampu
menjaga kondisi dan memperoleh dampak positif dari sistem.

Banyak staf lain yang mengatakan bahwa tim-tim yang performanya lebih baik
memiliki anggota yang lebih termotivasi dalam menggunakan sistem informasi akuntansi.
Kinerja staf dalam tim yang performanya lebih tinggi mempengaruhi motivasi mereka
untuk menjaga performa agar tetap prima dan baik. Seorang staf lain melaporkan tentang
tingkat performa, sebagai berikut:
Dengan adanya sistem informasi akuntansi, para pemimpin tim, yang menunjukkan
performa baik bersama tim mereka, enggan memberikan bantuan dan dukungan
kepada tim-tim yang performanya buruk. Alasan keengganan untuk membantu ini
ialah karena performa buruk tim lain dapat mempengaruhi performa tim yang baik.

Sebanyak 30% staf percaya bahwa sistem informasi akuntansi dapat berjalan efektif
meskipun pada waktu yang sama semua fungsinya dapat saja berjalan di luar harapan.
Motivasi staf untuk menciptakan sebuah jalinan komunikasi dengan mahasiswa
internasional untuk lebih memahami mereka adalah salah satu pendorong digunakannya
sistem. Berikut pendapat seorang responden:
Sisi baiknya ialah bahwa anda dapat mengirimkan e-mail mahasiswa internasional
ke dalam sistem informasi akuntansi. Dengan sistem manual saya harus bolak-balik
dari program-program e-mail ke database untuk mengirimkan e-mail...Saya dapat
mengurusi aplikasi pendaftaran 20 orang mahasiswa dalam waktu bersamaan.
Terkadang sistem informasi akuntansi begitu cepat dan hal ini sangat baik bagi
mahasiswa internasional untuk mengetahui siapa diri saya dan bagi saya untuk
mengetahui siapa mereka dalam waktu yang bersamaan.

Namun demikian, sebagian besar staf yang menjadi responden penelitian (85%)
19

percaya bahwa mereka dapat bekerja lebih cepat jika menggunakan sistem manual. Dalam
situasi demikian hasrat staf untuk menggunakan sistem manual adalah satu-satunya opsi.
Meskipun staf telah memiliki opsi untuk menggunakan sistem informasi akuntansi, mereka
berpendapat bahwa sistem yang baru terlalu lamban, tidak berfungsi dengan baik,
sementara staf sendiri kurang menguasai sistem karena belum terlatih dan miskin
kemampuan teknis; kesemua faktor penghambat ini menjadikan staf kurang termotivasi
untuk menggunakan sistem informasi akuntansi. Seorang responden berpendapat tentang
lambannya sistem:
Saya belum membuktikan bahwa sistem informasi akuntansi bekerja lebih cepat.
Beberapa kali kami menjalankan sistem untuk memproses order dan sistem tidak
bekerja lebih cepat dari sistem manual yang biasa kami gunakan. Pada saat
mengunduh data, sistem juga terlalu lamban responnya.

Staf melaporkan bahwa mereka juga merasa frustrasi dan menjadi tidak termotivasi
pada saat mereka kehilangan data dan pekerjaan yang penting melalui sistem informasi
akuntansi. Staf merasa terganggu ketika harus lebih dahulu login ke dalam lima layar dialog
untuk mendapatkan informasi yang mendukung penyelesaian tugas. Mereka melaporkan
bahwa motivasi mereka untuk menggunakan sistem informasi akuntansi lama-kelamaan
berkurang. Seperti yang dikemukakan oleh seorang responden berikut ini:
Terkadang saya mengerjakan tugas menggunakan sistem informasi akuntansi. Pada
waktu bersamaan ada seorang mahasiswa berkunjung dan saya harus keluar
beberapa menit bersamanya. Pada saat saya kembali sistem informasi akuntansi
sudah tidak ada lagi dan pekerjaan saya yang tadi hilang. Saya harus login lagi ke
dalam sistem. Ini sangat mengganggu dan saya harus ulangi lagi pencarian
mahasiswa internasional melalui sistem tersebut, terkadang supervisor saya
meminta untuk melakukan dua pekerjaan sekaligus. Sistem seharusnya tidak
melakukan log-off, terlebih pada saat sistem dijalankan di kantor. Menurut saya
keamanan kantor cukup terjamin. Menurut saya tidak akan ada orang asing yang
masuk dan mengganggu. Saya harus masuk ke dalam lima halaman dan jika sistem
log-off, saya harus mengulangi lagi langkah yang memakan waktu tersebut.
Benar-benar membuat frustrasi.

Ketidakikutsertaan staf dalam pengembangan sistem informasi akuntansi membuat


motivasi mereka rendah untuk menjalankan sistem. Seorang responden mengomentari
masalah tidak dilibatkannya mereka ke dalam pengembangan sistem, sebagai berikut:
20

Menurut saya, keenggana staf untuk menggunakan sistem sangat jelas alasannya;
staf merasa tidak dilibatkan di dalam pengembangannya. Saya katakan alasan ini
sangatlah jelas dan oleh karena kami tidak ikut dalam tahap pengembangan, maka
kami tidak paham tentang fungsi-fungsi dasar dari sistem. Staf perlu diajak
konsultasi mengenai keberadaan sistem sebelum sistem tersebut diterapkan.

Harapan dan pemahaman bahwa sistem informasi akuntansi akan berjalan sesuai
harapan tidak terwujud dan mempengaruhi motivasi staf untuk menggunakan sistem.
Seorang responden berpendapat tentang rasa frustrasi mereka terhadap sistem:
Kadang-kadang saya merasa frustrasi manakala saya hendak menyelesaikan
pekerjaan dengan sistem informasi akuntansi; sistemnya tidak berjalan. Pekerjaan
tidak selesai dan hal tersebut membuat saya marah. Saya benar-benar ingin
menyelesaikan semua pekerjaan secara online. Cara demikian menghemat waktu
karena saya tidak perlu pergi ke sana ke mari mengirim faks dan surat. Saya hanya
perlu meng-klik, mengirim, offload dan selesai tugas. Harusnya sistem informasi
akuntansi mampu melakukan hal itu semua. Setidaknya, demikian kesan saya pada
saat pertama kali diperkenalkan dengan sistem informasi akuntansi. Namun
kenyataan sekarang berbeda jauh.

Kurangnya motivasi staf juga berhubungan dengan derajat keakraban tim kerjanya.
Terdapat tujuh buah tim yang masing-masing beranggotakan tiga orang staf (staf
administrasi pengguna sistem, bagian pemasaran dan manajer wilayah), yang diantara
mereka ada yang telah akrab dengan sistem informasi akuntansi, ada pula yang sama sekali
belum mengenal sistem informasi akuntansi. Responden menyebutkan adanya perbedaan
tingkat motivasi sebagai berikut:
Kebiasaan, keakraban, dan kebiasaan menggunakan sistem informasi manual
selama bertahun-tahun membuat staf memahami sejauh mana tugas dan pekerjaan
dapat mereka selesaikan. Menurut saya setiap orang memiliki respon yang berbeda.
Ada tim yang telah terbiasa menggunakan sistem informasi akuntansi, ada pula tim
yang belum mengenal sama sekali sistem tersebut.

Regan dan O'Connor (1994) mengemukakan bahwa pekerjaan-pekerjaan yang


melahirkan motivasi pelakunya memiliki karakteristik sebagai berikut: Orang tersebut...
1. mendapatkan arti penting dan manfaat di dalam pekerjaannya;
2. merasa bertanggung jawab terhadap hasil kegiatannya;
3. memiliki pengetahuan tentang hasil aktual dari pekerjaannya;
21

4. merasakan tingkat kepuasan yang semakin tinggi yang merupakan wujud dari
tingkat kepercayaan orang tersebut terhadap peluang kerja dan pengembangan;
5. mendapatkan pemenuhan kebutuhan, yang merupakan kekuatan dari hasrat untuk
berkembang.
Staf yang menggunakan sistem informasi akuntansi selama penelitian menunjukkan
bahwa banyak karakteristik yang relevan dengan pekerjaan. Dilaporkan bahwa persepsi
individu menunjukkan karakteristik kebiasaan menggunakan sistem manual. Staf
melaporkan bahwa sistem yang baru diperkenalkan 'tidak lengkap' dan oleh karena itu tidak
dapat membantu penyelesaian pekerjaan secara sempurna. Salah satu tujuan Manajemen
pada saat menjalankan sistem ialah untuk menambah keyakinan dan produktivitas staf.
Akan tetapi, staf masih memilih menggunakan sistem manual dibandingan sistem informasi
akuntansi karena mereka merasa lebih terpenuhi kebutuhannya. Bahkan di dalam lingkup
tim sekalipun, hilangnya motivasi untuk menggunakan sistem muncul disebabkan oleh
tidak terpenuhinya kebutuhan yang diharapkan.
Setelah menggunakan sistem informasi akuntansi selama kurang-lebih dua bulan,
terdapat 95% staf melaporkan bahwa mereka mengharapkan sistem agar segera dirubah:
- kemampuan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan secara elektronik;
- layar login yang lebih sederhana;
- kemudahan mengedit dokumen;
- cek grammar di dalam sistem informasi akuntansi;
- akses untuk laporan penjelasan; dan
- layar yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan pengguna
Harapan-harapan staf tersebut di atas tidak terpenuhi dan belum kunjung terpenuhi
hingga dua tahun sistem berjalan. Tingkat kemudahan penggunaan sistem baru dinilai
rendah. Akibatnya staf kehilangan motivasi untuk belajar menggunakan sistem baru. Tanpa
adanya motivasi, motivasi untuk menggunakan sistem baru akan hilang.
C. Perspektif staf terhadap kemudahan penggunaan sistem informasi akuntansi
Atribut-atribut yang berhubungan dengan kemudahan penggunaan sistem didasari
oleh interaksi dengan sistem yang jelas dan mudah dipahami. Staf berpendapat bahwa
sistem informasi akuntansi sulit untuk dijalankan. Sistem dirasa tidak memiliki tingkat
22

fleksibilitas yang memadai yang mempermudah staf untuk menyelesaikan pekerjaan


berdasarkan kemampuan mereka. Staf terus mengeluhkan tentang cara editing dokumen,
penambahan template baru untuk surat, pencarian nama dan data mahasiswa, pengecekan
grammar dan data lain, pemasukan data, pembedaan antara aplikasi dan enquiri, dan
pencegahan terjadinya data ganda. Menurut pendapat mereka, sistem terlalu sulit untuk
dijalankan.
Semua responden (100%) melaporkan bahwa mereka secara aktif mencari sistem
informasi akuntansi yang baru yang lebih mudah dibandingkan sistem manual. Sebuah
sistem yang baik adalah sistem yang mampu melengkapi dan mengitegrasikan/memadukan
kemudahan penggunaan fitur-fitur yang tidak asing bagi staf dan sesuai dengan keahlian
staf (Regan dan O'Connor 1994). Staf membandingkan sistem manual dengan sistem
informasi akuntansi di dalam membantu penyelesaian tugas. Perbandingan ini menjadi titik
tolak untuk memutuskan sistem mana yang paling baik untuk digunakan di tempat kerja.
Seorang responden mengutarakan perbandingan antara sistem manual dan sistem informasi
akuntansi, sebagai berikut:
Sistem manual begitu mudah dijalankan. Kami tahu rangkaian kode dan kegiatan
apa yang harus dilakukan. Sistem manual berjalan baik dan cocok bagi staf internal
serta membantu pekerjaan, sedangkan sistem informasi akuntansi lebih cocok dan
baik bagi pihak luar seperti mahasiswa internasional untuk mengirimkan aplikasi
pendaftaran kepada kami.

Fitur-fitur informasi yang terdapat di dalam sistem informasi akuntansi yang


tersedia bagi staf begitu teratas dan, menurut laporan responden, tidak mudah untuk
digunakan. Fitur-fitur tersebut memiliki rangkaian fungsi yang tak dapat dirubah yang
ditentukan oleh Manajer IT tanpa konsultasi terlebih dahulu dengan staf. Meskipun
fitur-fitur informasi semacam ini membatasi fleksibilitas sistem informasi akuntansi,
fitur-fitur tersebut juga membatasi rekayasa pekerjaan staf sehingga staf tidak dapat
menyelesaikan pekerjaan menurut cara mereka sendiri. Responden penelitian melaporkan
bahwa kemudahan penggunaan sistem terlalu sulit untuk direkayasa. Di bawah ini pendapat
responden:
Dalam sistem manual kami dapat membuat template sendiri, dan mengedit susunan
kata pada surat menurut kemauan kami. Di dalam sistem informasi akuntansi kami
23

tidak dapat melakukannya. Kami tidak dapat mengedit dokumen karena Manajer
IT-lah yang menentukan semuanya. Kami juga tidak menyukai apa yang terdapat di
dalam sistem informasi akuntansi. Biasanya saya edit dulu surat yang akan
dikirimkan kepada penerima. Namun sejak adanya sistem baru saya tidak dapat
melakukannya. Terdapat banyak batasan di dalam sistem informasi akuntansi.

Terdalat 75% responden yang percaya bahwa sistem informasi akuntansi membuat
mereka bingung. Kebingungan yang mereka rasakan berasal dari aspek-aspek teknis dari
sistem informasi akuntansi. Salah seorang responden menyebutkan bahwa sistem informasi
akuntansi begitu kacau dalam sejumlah aspek. Penjelasan dari "kacau" di sini adalah bahwa
ada beberapa bagian dari sistem informasi akuntansi yang tidak tertata rapi. Berikut
pendapat responden mengenai hal tersebut:
Kadang-kadang banyak hal menjadi kacau pada saat kami menjalankan sistem
informasi akuntansi. Namun, apa yang dapat kami lakukan? Jika sistem dapat
diperbaiki maka sistem tersebut dapat diperbaiki, namun jika tidak dapat, ya...kami
akan mengambil langkah sebisa kami untuk menyelesaikan pekerjaan.

Ada pula pernyataan dari responden lain yang menyebutkan bahwa sistem informasi
akuntansi tidak memiliki fleksibilitas yang mempermudah penyelesaian pekerjaan. Seperti
pernyataan responden di bawah ini:
Yang kami butuhkan ialah sejumlah bentuk perbaikan yang menyeluruh di dalam
sistem informasi akuntansi. Kami dituntut mampu menyempurnakan pekerjaan,
membuat perubahan-perubahan dokumentasi, mengurutkan formulir aplikasi, dan
tetap terhubung dengan sistem. Pada saat sistem mati ketika saya tidak
mempergunakannya dan saya mendapatkan penjelasan bahwa matinya sistem
disebabkan oleh alasan keamanan, maka putuslah hubungan saya dengan
mahasiswa internasional di luar sana.

Semua responden (100%) berpendapat bahwa tingkat duplikasi data pada sistem
informasi akuntansi tergolong tinggi sehingga mempersulit penyelesaian dan pengaturan
kerja, karena staf harus memilah-milah aplikasi yang begitu banyak jumlahnya dan
memakan waktu lama. Staf harus melakukannya secara manual, satu-per-satu. Mereka
menganggapnya sulit dan berpengaruh bagi kemudahan penggunaan. Berikut pendapat dari
seorang responden:
Jika seorang mahasiswa memasukkan data ke dalam aplikasi online dan di tengah
perjalanan sistem mengalami putus hubungan, maka mahasiswa tersebut harus
24

mengulangi proses pendaftaran. Pada saat mahasiswa log-in lagi, tidak akan ada
lagi filter yang membantu staf mendeteksi aplikasi yang sama karena mahasiswa
terpaksa mendaftar dua kali. Terdapat banyak sekali data yang ganda terjadi pada
sistem informasi akuntansi. Jika sistem dapat mendeteksi dan memberikan
peringatan kepada mahasiswa agar memasukkan data sekali saja, barangkali
masalah tidak akan serumit ini. Terkadang duplikasi data yang sama bisa sampai 4
hingga 5 kali dan hal ini semakin mempersulit pengurutan data secara manual.
Akan lebih baik bila sistem tidak menduplikasi aplikasi pendaftaran.

Semua staf, yakni responden penelitian, sangat kritis terhadap estetika sistem
informasi akuntansi. Mereka menyadari bahwa pengunjung sistem informasi akuntansi
dapat saja menemui kesulitan di dalam membaca teks karena ukuran huruf yang terlalu
kecil. Menurut pendapat responden, situasi demikian membuat sistem menjadi tidak ramah
pengguna. Banyaknya jumlah gambar juga memperlambat download website sistem
informasi akuntansi. Menanggapi karakteristik layar website sistem informasi akuntansi ini,
seorang responden berpendapat:
Sebenarnya saya cocok dengan layar tampilan website namun ukuran hurufnya
terlalu kecil. Pengunjung website yang berasal dari kawasan yang tidak berbahasa
Inggris, atau bahasa Inggris bukan menjadi bahasa nasional, akan kesulitan
memahaminya. Koneksi internet juga terlalu lamban sehingga download gambar
terlalu lama. Saya menyukai warna tampilannya yang begitu indah dan menarik,
namun terlalu banyak gambar juga tidak bagus untuk kecepatan akses.

Guna mengatur pekerjaan secara efektif, staf memerlukan tingkat pengendalian


manajemen yang tinggi terhadap laporan yang dihasilkan melalui sistem informasi
akuntansi. Kemudahan penggunaan laporan sulit untuk diakses karena sistem susah
digunakan. Staf membandingkan cara menghasilkan laporan sejenis dengan menggunakan
sistem manual. Seorang responden menyatakan bahwa tingkat pengendalian yang lebih
tinggi diperlukan untuk menjalankan sistem informasi akuntansi agar pekerjaan lebih cepat
selesai:
Perlu pengendalian yang lebih terhadap pekerjaan yang dilakukan dalam sistem
informasi akuntansi. Kami tidak mampu menghasilkan laporan. Sistem informasi
akuntansi semakin banyak jumlahnya. Dalam sistem manual, saya dapat
memperoleh nama-nama mahasiswa dan dapat mengecek informasi secara lengkap,
sehingga saya dapat memberitahu informasi umpan balik kepada mahasiswa.
Sedangkan dalam sistem informasi akuntansi kami tidak dapat memperoleh data
25

yang dibutuhkan secara cepat dan tepat waktu.

Masalah lain ialah tidak adanya dokumentasi bagi staf. Menurut responden, tidak
adanya laporan dokumentasi mempersulit penggunaan dokumen dan data. Hal demikian
mempengaruhi hasrat dan kesanggupan para staf sebagai pengguna sistem untuk lebih
memilih sistem informasi akuntansi. Jika dokumentasi ada maka staf berpendapat bahwa
sistem informasi akuntansi akan berfungsi lebih baik daripada sistem manual. Namun
kenyataannya tidak demikian, setidaknya hingga penelitian ini berlangsung.
D. Perspektif staf terhadap manfaat/kegunaan sistem informasi akuntansi
Semua staf yang menjadi responden penelitian berharap agar tingkat kemudahan
penggunaan sistem informasi akuntansi bertambah sehingga meningkatkan efisiensi serta
mendukung perbaikan kinerja berbasis elektronik. Pada saat staf harus menggunakan sistem
manual untuk mengisi celah yang disebabkan oleh kurang optimalnya peran sistem
informasi akuntansi, staf menyebutkan bahwa mereka merasa ragu terhadap kegunaan dari
sistem baru berikut kemampuannya untuk mendukung pekerjaan. Evaluasi staf terhadap
manfaat sistem informasi akuntansi berasal dari penilaian mereka tentang kebenaran bahwa
semua pekerjaan dapat dibereskan secara elektronik. Staf juga melaporkan bahwa manfaat
sistem informasi elektronik dipengaruhi oleh sejumlah isu teknis. Staf bagian pendaftaran
juga mengemukakan bahwa sistem tampak lambat dan menyebabkan akses data terganggu.