Abstrak
Untuk mendapatkan sebuah dokumen lelang yang valid pada proses lelang PT Pertamina EP maka
dilakukan proses pemeriksaan dokumen pra lelang oleh divisi pengadaan. Divisi pengadaan perlu
mendapatkan informasi terkait status dan riwayat pemeriksaan dokumen pra lelang. Pengaju dokumen
pra lelang juga membutuhkan informasi terkait status dokumen pra lelang yang diajukan nya.
Penelitian ini berusaha menyelesaikan masalah melalui pengembangan sistem yang mampu
mempermudah proses pemeriksaan dokumen pra lelang. Sistem dibuat dengan menggunakan kerangka
kerja CodeIgniter dan menggunakan Javascript untuk fitur pendukung sistem. Penelitian ini
menggunakan pendekatan Waterfall untuk mendapatkan kebutuhan pengguna pada awal proses
pengembangan sistem. Penelitian diawali dengan studi literatur untuk mendapatkan pemahaman
terkait penelitian yang dilakukan. Tahap selanjutnya adalah Analisis Proses Bisnis dan Kebutuhan
Sistem, Perancangan Sistem, Implementasi Sistem, dan Pengujian Sistem. Untuk keperluan
pembangunan Aplikasi Manajemen Pra Lelang, dihasilkan 2 model proses bisnis as-is proses bisnis, 2
model proses bisnis to-be, dan 14 kebutuhan fungsional untuk memahami proses bisnis yang sedang
berjalan dan memberikan solusi dari permasalahan pada proses bisnis yang sedang berjalan. Hasil
dari pengujian black box menunjukkan bahwa Aplikasi Manajemen Pra Lelang telah berjalan dengan
baik, karena tidak ditemukan error pada proses pengujian. Hasil dari pengujian User Acceptance
Testing menunjukkan bahwa Aplikasi Manajemen Pra Lelang telah memenuhi kebutuhan pengguna,
karena presentase dari akumulasi jawaban yang diberikan responden lebih besar dari 50%.
Kata Kunci: pra lelang, Aplikasi Manajemen Pra Lelang, codeigniter, dokumen, pengadaan, unit.
Abstract
In order to get a valid pre bidding document of prebidding process at PT Pertamina EP, procurement
division held a pre bidding document inspection process. Procurement Division needs some
information regarding to pre bidding document status and history. The one who proposed the
document also need some information regarding to status of their document. This research is trying to
fulfill their needs by providing a system that can simplify pre bidding inspection process. This system
is built using CodeIgniter framework and Javascript for some additional features. Waterfall approach
is chosen in order to get user’s needs at the beginning of development process. This research begins
with the study of literature in order to get deep understanding related to the research. The next step is
Analysis of Business Process and System Requirements, System Planning System Implementation, and
System Testing. Two as-is business processes, 2 to-be business processes, and 14 functional
requirements is produced in order to get the concept of existing business processes, give the solution
for the problem, and give the basic guideline for development process. The result of black box testing
showed that Pre Bidding Management Application has run properly, because there’s no error at the
testing process. The result of User Acceptance Testing showed that Pre Bidding Management
Application has fulfilled the user’s needs, because the percentage of the total score from the user’s
response is greater than 50%.
Keywords: pre bidding, Pre Bidding Management Application, codeigniter, document, procurement,
unit.
3.1. Analisis Proses Bisnis dan Kebutuhan Gambar 3.2 Pembatalan dokumen (as-is)
Sistem Gambar 3.1 merupakan proses bisnis
as-is pemeriksaan dokumen pra lelang. Pada
Pada analisis dan pemodelan proses bisnis
proses bisnis tersebut, jenis task masih bersifat
dilakukan analisis terkait proses bisnis as-is
manual task sehingga aliran informasi tidak
atau proses bisnis yang sedang berjalan dalam
dapat berjalan dengan baik. Selain itu, pada
perusahaan, kemudian didapatkan permasalahan
pemeriksaan dokumen pra lelang, pemeriksa
terkait proses bisinis yang sedang berjalan.
tidak mendapatkan riwayat pemeriksaan
Setelah menemukan permasalahan pada proses
dokumen untuk melihat bagian dokumen yang
bisnis as-is, maka diberikan solusi untuk
terakhir di periksa untuk melanjutkan
permasalahan dalam bentuk proses bisnis
pemeriksaan dokumen pra lelang.
usulan (to-be).
Proses bisnis dimulai pada saat bagian Gambar 3.3 merupakan proses bisnis
unit membuat dokumen PR dan mencetak to-be pemeriksaan dokumen pra lelang, proses
dokumen PR, kemudian dokumen tersebut di bisnis ini merupakan proses bisnis usulan untuk
serahkan pada bagian pengadaan untuk memberikan solusi pada permasalahan yang
diperiksa dan hasil pemeriksaan dokumen muncul pada proses bisnis as-is pemeriksaan
diserahkan kembali ke bagian unit. Jika terdapat dokumen pra lelang. Proses pemeriksaan
kesalahan, bagian unit harus memperbaiki dokumen pra lelang dilakukan melalui Aplikasi
dokumen dan menyerahkan kembali dokumen Manajemen Pra Lelang, proses pemeriksaan
ke bagian pengadaan. Namun jika tidak terdapat dokumen dimulai dari pengunggahan dokumen
kesalahan maka dokumen dapat langsung pra lelang hingga penerbitan hasil pemeriksaan
ditanda tangani. Gambar 3.2 merupakan proses dokumen pra lelang.
bisnis as-is membatalkan dokumen pra lelang. Proses pemeriksaan dokumen dimulai
Pada proses bisnis tersebut, pembatalan ketika bagian unit mengunggah dokumen pra
dokumen pra lelang dilakukan secara langsung lelang ke Aplikasi Manajemen Pra Lelang,
oleh pengaju dokumen tanpa persetujuan dari kemudian dokumen diperiksa oleh bagian
pemeriksa dokumen pra lelang. pengadaan.
4. KESIMPULAN
Dari seluruh tahapan penelitian dihasilkan
Gambar 3.8 Antarmuka rincian dokumen pra
hasil penenelitian yang dapat disimpulkan
lelang
menjadi:
3.4. Pengujian Sistem 1. Berdasarkan hasil wawancara dengan
pemangku kepentingan terkait kebutuhan
Pengujian Aplikasi Manajemen Pra fungsional, didapatkan beberapa kebutuhan
Lelang menggunakan 2 teknik pengujian, fungsional, sebagai berikut :
diantaranya pengujian black box dan User - Mengunggah dokumen
Acceptance Testing. Pengujian black box - Mengunduh dokumen
menggunakan 6 kasus uji. Pengujian black box - Mengirim chat
dilakukan untuk memastikan apakah sistem - Mengirim email
berjalan tanpa adanya error. Sedangkan - Melihat riwayat pemeriksaan dokumen
pengujian User Acceptance Testing dilakukan - Mengirim permintaan pembatalan
untuk memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dokumen
dengan harapan pengguna. - Mengirim chat
- Mengirim email
Nilai Rata-rata Total Kepuasan Pengguna 2. Berdasarkan hasil perancangan Aplikasi
Manajemen Pra Lelang, beberapa
Ke
na
gu
an
Ukuran font
Jenis font Dokumen Pra Lelang, Use Case
Modul dokumen pra lelang
Scenario Mengunduh Dokumen Pra
2
[online] Tersedia di: < Pertamina EP, 2009. Tentang PEP [online]
https://www.amazon.com/Easy-PHP- Tersedia di: < https://pep.pertamina.com/>
Websites-ZendFramework- [Diakses 12 Agustus 2017]
ebook/dp/B004RVNL3G/> [Diakses 28 Punjab Institute Of Agriculture Marketing,
Oktober 2017] 2011. Sampling Techniques [online]
Glenn E. Krasner, Stephen T. Pope,. 1988.A Tersedia di: < http://piam.punjab.gov.pk/>
Cookbook for Using The Model-View [Diakses 6 April 2018]
Controller User Interface Paradigm in Reenska. T., 1979. Model-View-Controller
Smalltalk-80. Journal of Object-Oriented [online] Tersedia di : <
Programming, vol. 1, no. 3, 1988, pp. 26- https://heim.ifi.uio.no/~trygver/themes/mv
49 c/mvc-index.html> [Diakses 28 Oktober
Hamzah, A.A., 2013. Analisis Kualitatif 2017]
Tampilan Visual Pada Situs E-Learning. Riccardi, 2002.Data Modeling with Entity-
ITB J. Vis. Art & Des Relationship Diagrams.Chapter 4.
Hunter, M.G., 2010. Strategic Information Rubin, J., 2008. Handbook of Usability Testing,
Systems: Concepts, Methodologies, Tools, Second Edition: How to Plan, Design, and
and Applications. Volume I. New York: Conduct Effective Tests. Wiley Publishing,
Information Science Reference. Inc
International Software Testing Qualifications Saputra, D.M., 2011. Pengembangan Sistem
Board, 2018. Certified Tester Foundation Informasi Kepegawaian “SIMPEG” (studi
Level Syllabus, Version 2018 kasus: Badan Litbang dan Diklat
Isaias, P. & Issa, T., 2015. High Level Models Kemetrian Agama). S1. Universitas Islam
and Methodologies for Information Negeri Syarif Hidayatullah.
Systems. New York: Springer Shi, H., Yin, H. & Wei, L., 2016. A Dynamic
Science+Business Media Novel Approach For Bid/ No‑Bid
J. Anacleto and S. Fels., 2014. Lessons From Decision‑Making. China: School of Civil
ICT Design Of A Healthcare Worker- Engineering Hebei University of
Centered System For A Chronic Mental Technology
Care Hospital Sommerville, I., 2011. Software engineering.
Khan, H.U. & Javed, A., 2017. E-Filing 9th ed. London: Addison-Wesley.
System for Government Offices. Pakistan : Sunindyo, W., Hendradjaya, B., Saptawati,
Technical Journal, University of G.A.P. & Widagdo, T.E., 2014. Document
Engineering and Technology (UET) Tracking Technology to Support
Taxila, Vol. 22 No. I-2017. Indonesian Local E-Governments. IFIP
Mohd, C.K.N.C.K. & Shahbodin, F., 2015. International Federation for Information
Personalized Learning Environment: Processing 2014.
Alpha Testing, Beta Testing & User Weske, M., 2012. Bussiness Process
Acceptance Test. World Conference on Management Concepts, Languages,
Technology, Innovation and Architectures
Enrepreneurship Zhou, P., 2012. Research on the Accounting
Monk, E. & Wagner, B., 2013. Concepts in Supervision Management in Bidding
Enterprise Resource Planning. 4th ed : and Tendering for Enterprise Materials
Course Technology. Supplies. School of Management,
Object Management Group, 2011. Bussiness Xihua University, Chengdu [online]
Process Model and Notation (BPMN) Tersedia di:
[Online] Tersedia di : <www.elsevier.com/locate/procedia>
http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/ [Diakses 2 April 2018]
[Diakses 27 Oktober 2017]