ALAT DOKUMENTASI LAINNYA

Ada banyak alat lain untuk mendokumentasikan AIS selain diagram aliran data, diagram alur
dokumen, diagram alur sistem, dan peta proses. Dua di antaranya adalah (1) bagan alur program
dan (2) tabel keputusan. Karena alat ini digunakan sebagian besar oleh konsultan dan profesional
TI daripada akuntan, kami hanya akan menjelaskannya secara singkat. Namun, akuntan harus
terbiasa dengan alat-alat ini, karena mereka mungkin melihatnya — misalnya, ketika meninjau
desain untuk sistem akuntansi yang direvisi.

Program Flowcharts

Karena program komputer besar saat ini melibatkan jutaan instruksi, mereka memerlukan
perencanaan yang cermat dan pekerjaan yang terkoordinasi dari ratusan analis dan programmer
sistem. Biasanya, organisasi menggunakan teknik pemrograman terstruktur untuk membuat
program besar ini secara hierarkis, yaitu dari atas ke bawah. Ini berarti bahwa pengembang
mendesain rutinitas utama terlebih dahulu dan kemudian merancang subrutin untuk pemrosesan
anak perusahaan ketika tugas pemrosesan utama menjadi jelas.

Untuk membantu mereka merencanakan logika untuk setiap rutin pemrosesan, profesional
TI sering membuat bagan alur program (Gambar 6-15) yang menguraikan logika pemrosesan
program komputer serta urutan langkah-langkah pemrosesan berlangsung. Setelah merancang
bagan alur program tersebut, pengembang biasanya mempresentasikannya kepada kolega dalam
penelusuran terstruktur atau tinjauan formal terhadap logika. Proses ini membantu pengulas
menilai kesehatan logika, mendeteksi dan memperbaiki cacat desain, dan melakukan perbaikan.
Pada persetujuan, bagan alur program menjadi cetak biru untuk menulis instruksi dari program
komputer serta mendokumentasikan program itu sendiri.
Bagan alur program menggunakan banyak simbol yang sama dengan bagan alur sistem
(lihat kembali Gambar 6-10). Beberapa simbol khusus untuk bagan alur program adalah simbol
berlian (yang menunjukkan titik keputusan dalam logika pemrosesan) dan simbol oval (yang
menunjukkan titik awal atau berhenti).
Seperti diagram alur sistem dan diagram aliran data, diagram alur program dapat dirancang
pada berbagai tingkat detail yang berbeda. Bagan alur program tingkat tertinggi kadang-kadang
disebut bagan alur program makro, yang menyediakan tinjauan umum logika pemrosesan data.
Bagan alur program tingkat rendah akan menunjukkan logika pemrograman terperinci yang
diperlukan untuk melakukan tugas pemrosesan. Gambar 6-15 adalah bagan alur program
terperinci (tingkat bawah) untuk aplikasi laporan penjualan.

Decision Tables
Ketika sebuah program komputer melibatkan sejumlah besar kondisi dan tindakan selanjutnya,
alur programnya cenderung besar dan kompleks. Tabel keputusan (Gambar 6-16) adalah tabel
kondisi dan tugas pemrosesan yang menunjukkan tindakan apa yang harus diambil untuk setiap
kemungkinan. Terkadang, tabel keputusan digunakan sebagai alternatif untuk bagan alur
program. Lebih umum, mereka digunakan bersama dengan diagram alur ini. Untuk
mengilustrasikan tabel keputusan, pertimbangkan skenario berikut:

Serikat kredit membayar bunga kepada deposannya pada tingkat 5% per tahun. Akun dari
kurang dari $ 5 tidak dibayar bunga. Akun sebesar $ 1.000 atau lebih yang telah bersama
serikat kredit selama lebih dari satu tahun dibayar 5% normal, ditambah bonus0,5%.

Gambar 6-16 menyajikan tabel keputusan untuk credit union yang menunjukkan seberapa
besar bunga untuk membayar setiap akun. Perhatikan bahwa tabel keputusan terdiri dari empat
bagian: (1) kondisi stub menguraikan kondisi potensial dari aplikasi, (2) stub tindakan
menguraikan tindakan yang tersedia yang dapat diambil, (3) entri kondisi menggambarkan
kombinasi yang mungkin dari kondisi yang mungkin terjadi, dan (4) entri tindakan menguraikan
tindakan yang akan diambil untuk setiap kombinasi kondisi.
Aturan di bagian atas tabel keputusan menetapkan kombinasi kondisi yang mungkin terjadi
dan entri tindakan menunjukkan apa yang harus dilakukan untuk setiap kondisi. Sebagai ilustrasi,
tiga kondisi memengaruhi pemrosesan data setiap akun: (1) saldo akun kurang dari $ 5, (2) saldo
akun kurang dari $ 1.000, dan (3) akun yang berusia 1 tahun atau kurang. Seperti yang
didefinisikan, masing-masing kondisi ini sekarang dapat dijawab "ya" atau "tidak". Gambar 6-16
adalah tabel keputusan untuk ilustrasi yang ada, di mana Y berarti '' ya '' dan N berdiri untuk ''
no. '' Kombinasi Y's dan N's di setiap kolom tabel menggambarkan setiap kondisi yang mungkin
dihadapi sistem. Dengan menggunakan X, tabel keputusan juga menunjukkan tindakan apa yang
harus diambil untuk setiap kondisi (mis., Berapa bunga yang harus dibayarkan ke masing-masing
akun).
Keuntungan utama dari tabel keputusan adalah meringkas tugas pemrosesan untuk
sejumlah besar kondisi dalam format yang ringkas dan mudah dipahami. Ini meningkatkan
pemahaman sistem, menghasilkan lebih sedikit kelalaian dari kemungkinan pemrosesan penting.
Tabel keputusan juga berfungsi sebagai alat bantu dokumentasi yang berguna ketika kondisi
pemrosesan data baru muncul atau ketika perubahan dalam kebijakan organisasi menghasilkan
tindakan baru untuk kondisi yang ada. Keuntungan ini sangat penting bagi AIS karena
kepedulian organisasi untuk akurasi dan kelengkapan dalam pemrosesan data keuangan.

Alat Perangkat Lunak untuk Dokumentasi Grafis dan Kepatuhan SOX

Akuntan, konsultan, dan pengembang sistem dapat menggunakan berbagai alat perangkat lunak
untuk membuat dokumentasi grafis AIS yang ada atau yang diusulkan. Alat paling sederhana
termasuk perangkat lunak presentasi, seperti Microsoft PowerPoint, serta perangkat lunak
pengolah kata dan spreadsheet seperti Microsoft Word dan Excel. Keuntungan menggunakan
alat-alat semacam itu sejajar dengan menggunakan perangkat lunak pengolah kata daripada
mesin tik (mis., Dokumen yang mudah direvisi, kemampuan pemformatan canggih dan opsi
pewarnaan, dan berbagai kemampuan reproduksi). Sebagai contoh, penulis menggunakan
Microsoft Word untuk membuat peta proses pada Gambar 6-13 dan 6-14.

Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint. Dengan menggunakan opsi ‘‘ Auto Shape ’di Bilah
Alat Gambar Microsoft Word, Excel, atau PowerPoint, Anda dapat mereproduksi sebagian besar
simbol grafik dan diagram logika di bab ini. (Konektor di Excel berbeda dari, dan juga lebih baik
dari, garis sederhana karena mereka menyesuaikan secara otomatis ketika Anda memposisikan
ulang simbol dalam bagan Anda.) Dua keuntungan tambahan menggunakan Excel untuk
membuat dokumentasi grafis adalah kemampuan untuk membuat gambar besar (yang melebihi
margin dokumen pengolah kata) dan opsi untuk menanamkan nilai yang dihitung dalam simbol
pengaliran. Soal 6–21 di akhir bab ini menjelaskan cara menggunakan Excel untuk membuat
dokumentasi grafis tersebut.

CASE Tools. Kemampuan perangkat lunak dokumentasi grafis khusus melebihi kemampuan
pengolah kata atau paket spreadsheet. Alat-alat CASE (computerassisted software
engineering) ini mengotomatiskan tugas-tugas dokumentasi seperti menggambar atau
memodifikasi diagram alur, menggambar grafik dan desain layar, mengembangkan laporan, dan
bahkan menghasilkan kode dari dokumentasi. Dengan demikian, alat CASE adalah untuk bagan
apa pengolah kata untuk dokumen teks. Gambar 6-17 adalah contoh paket CASE yang
digunakan untuk menggambar diagram aliran data.
 Sebagian besar produk CASE berjalan di komputer pribadi. Contohnya termasuk iGrafx
(Micrografx, Inc.), allCLEAR (Proquis, Inc.), SmartDraw (SmartDraw LLC.), Dan Visio
(Microsoft Corp). Produk-produk ini sangat populer di kalangan auditor dan konsultan yang
menggunakannya untuk mendokumentasikan AIS menggunakan teknik yang dibahas di atas,
serta untuk menganalisis hasil. Perangkat lunak dokumentasi grafis memungkinkan penggunanya
untuk membuat beragam output, termasuk diagram aliran data, diagram hubungan entitas
(dijelaskan dalam Bab 3), diagram alur sistem, diagram alur program, peta proses, peta proses,
dan bahkan desain jaringan komputer.
Alat CASE front-end fokus pada tugas awal (front-end) desain sistem — misalnya,
aktivitas desain-persyaratan. Alat Backend CASE mengotomatiskan tugas-tugas desain terperinci
yang diperlukan pada tahap akhir proyek — misalnya, mengembangkan bagan alur program
terperinci. Paket CASE (I-CASE) terintegrasi memungkinkan pengguna untuk melakukan kedua
jenis tugas dan bahkan dapat menghasilkan kode komputer langsung dari diagram logika.
Akibatnya, alat-alat ini mendukung rapid application development (RAD) dan membantu
organisasi mengurangi biaya pengembangan. Alat perangkat lunak dokumentasi grafis
memungkinkan penggunanya untuk menghasilkan dokumentasi dengan cepat dan konsisten,
serta untuk mengotomatiskan modifikasi pada dokumentasi ini nanti ketika diperlukan
perubahan. Mereka termasuk template dan model yang memungkinkan pengguna untuk
mendokumentasikan hampir semua bisnis dan lingkungan sistem. Tetapi paket-paket ini hanya
menciptakan apa yang diperintahkan untuk dibuat. Seperti pengolah kata, mereka tidak memiliki
imajinasi dan kreativitas, dan mereka juga membutuhkan pelatihan untuk menggunakannya
secara efektif.

Kepatuhan SOX dan AS5. Banyak bisnis sekarang menggunakan paket perangkat lunak khusus
untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang diperlukan oleh Bagian 404 dari Sarbanes-Oxley Act
tahun 2002 dan standar Dewan Pengawasan Akuntansi Perusahaan Publik (PCAOB). Sejak
adopsi Standar Audit No. 5 (AS5) oleh PCAOB, perusahaan lebih menekankan pada kontrol
tingkat entitas (seperti nada di atas, manajemen menimpa kontrol internal, dan lingkungan
kontrol keseluruhan) daripada sebelumnya. tahun. Sama seperti perangkat lunak pengolah kata
membuat revisi dokumen lebih mudah, ini ‘packages paket perangkat lunak kepatuhan
'memungkinkan bisnis untuk mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk memenuhi
persyaratan hukum.
Symantec Control Compliance Suite (Symantec Corporation), misalnya, mengotomatiskan
proses yang diperlukan oleh SOX yang dimaksudkan untuk mengurangi risiko TI. Buka
Halaman FCM (OpenPages, Inc.) dan BizRights (Approva Corp) menyediakan kemampuan yang
agak mirip. OpenPages FCM mencakup basis data kepatuhan dan alat manajemen aliran kerja
dan menyediakan dasbor perangkat lunak yang memungkinkan para eksekutif memverifikasi
manajerial spesifik tersebut kontrol sekarang sudah ada serta untuk mengidentifikasi defisiensi
kontrol yang mungkin memengaruhi keuangan laporan. Perangkat lunak BizRights
memungkinkan perusahaan untuk mengurangi risiko penipuan dengan terus menerus kontrol
pengujian dan pemantauan.