A.

Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia otomatisasi berarti penggantian  tenaga manusia
dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak
memerlukan lagi pengawasan manusia.
Otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal
dan informal terutama berkaitan antara komunikasi informal dengan orang-orang di dalam dan di
luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitasnya.
     Era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi,
penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
    Sistem otomatisai kantor didefenisiskan sebagai sistem informasi berbasis teknologi
komunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusika pesan, dokumen
dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.
    Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di
luar perusahaan. Orang yang berada dalam satu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor
untuk berkomunikasi dengan orang yang berada dalam kantor perusahaan lain. Berikut konsep
dari otomatisasi kantor:
1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah tanpa rencana menuju
aplikasi yang terencanan dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan
yang lebih baik
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai
pengganti.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam menangani informasi mulai dari
input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur
tangan manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh perusahaan dalam
pemanfaatkan sistem otomatisasi perkantoran:

1. Menyelesaikan pekerjaan kantor dengan lebih cepat

 2. Mengurangi kebutuhan akan staf dalam jumlah besar
3. Memerlukan sedikit tempat menyimpan data
4. Beberapa orang dapat memperbarui data secara bersamaan dalam hal perubahan jadwal.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Penggabungan penerapan tekonologi

2. memperbaiki proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektivitas pekerjaan
4. Otomatisasi kantor memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan
komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
5. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Untuk tujuan yang lebih rinci untuk masa kini adalah sebagai berikut:

1. Pendapatan yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih murah

2. Komputer menunda penambahan tenaga pegawai akibat beban pekerjaan yang meningkat
karena kemampuan komputer yang fleksibel
3. Pemecahan masalah kolompok atau tim
4. Cara otomatisasi kantor berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya
sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah.
5. Dapat digunakan sebagai pelengkap bukan pengganti
6. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi kantor bukan tanpa keterbatasan, tetapi
otomatisasi kantor tidak akan dapat menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telefon, pesan tertulis pada memo, dan
sejenisnya.

Dampak Otomatisasi Perkantoran

1.  Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
∙  Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan
banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi
yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu
bersaing dengan laki-laki.
∙  Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena
pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis.
∙  Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang
perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin
 dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan
perusahaan.
∙ Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan
pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan
komputerisasi di perkantoran.
2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang
terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki
keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa
mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan
bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan
terjadi pengangguran.
Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai
tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga
para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi
berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data
elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.

Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama,
keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan
adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan
otomatisasi membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu
digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan
yang benar-benar dibutuhkan.

4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai memusatkan
operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk
mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang
terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan
konsep manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam kendali satu atap.
Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan,
biaya dan anggaran perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial
yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka
tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data,
menyiapkan input bagi mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.