PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS

KELOMPOK :2

NAMA ANGGOTA:

1. DIAH AYU MULKUD R (17441454)

2. HERLIN ADITYAS WATI (17441377)
3. LINA ERFIANI (17441353)

DOSEN PENGAMPU : ROSYIDA RAHMA IZZATI, S.Pd, M.M

S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO

2020
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT karena berkat limpahan
rahmat dan karuniannya sehingga penulis dapat menyusun makalah ini, yang bejudul “
Penulisan Pesan-Pesan Bisnis”, tepat pada waktunya.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini berkat bantuan dan tuntunan
Allah SWT dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, untuk itu dalam kesempatan ini
penulis menghaturkan rasa hormat dan terimakasih yang sebesar- besarnya kepada semua
pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini.

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada para pembaca.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk
penyusunan maupun materinya. Kritik dan saran dari pembaca sangatpenulis harapkan
untuk menyempurnakan makalah selanjutnya.

Ponorogo, 19 Maret 2020

Penulis

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | i

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ................................................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................ 1
1.3 Tujuan .............................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis...................................................................... 3

2.1.1 Pemahaman Proses Komposisi................................................................ 3
2.1.2 Penentuan Tujuan.................................................................................... 3
2.1.3 Analisis Audiens..................................................................................... 6
2.1.4 Penentuan Ide Pokok............................................................................... 8
2.1.5 Seleksi Saluran dan Media Komunikasi.................................................. 10
2.2 Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis.............................................................. 11
2.2.1 Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan
Baik......................................................................................................... 11
2.2.2 Pentingnya Pengorganisasian yang Baik................................................. 12
2.2.3 Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline...................................... 13
2.3 Revisi Pesan-Pesan Bisnis................................................................................ 16
2.3.1 Ketrampilan Merevisi.............................................................................. 16
2.3.2 Pemilihan Kata yang Tepat..................................................................... 20
2.3.3 Membuat Kalimat Efektif........................................................................ 22

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan....................................................................................................... 26
3.2 Saran................................................................................................................. 26

DAFTAR PUSTAKA................................................................................................... 27

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | ii

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak lepas dari yang namanya

komunikasi, mulai dari bangun tidur sampai tidur kembali. Berbagai aktivitas
komunikasi dilakukan seperti mendengarkan, membaca, menonton, ataupun
bercengkrama dengan yang lain. Kegiatannya sendiri dapat dilakukan dengan media
komunikasi nonelektrinik/konvensional maupun media komunikasi elektronik.

Dalam dunia bisnis dengan berbagai skala juga tidak lepas dari kegiatan yang
namanya komunikasi. Komunikasi merupakan faktor penting bagi mereka untuk dapat
mencapai tujuan dari organisasi. Mereka dapat menggunakan berbagai media
komunikasi dalam upaya / sarana penyampaian pesan-pesan bisnis.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi

pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan – pesan bisnis yang terencana dengan
baik akan mempermudah pencapaian tujuan tujuan komunikasi. Dalam hal ini,
perencanaan pesan – pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan – pesan
bisnis secara tertulis. Pengorganisasian dan revisi pesan-pesan bisnis juga tak kalah
penting dalam mencapai tujuan suatu organisasi.

Hal ini terjadi karena, perencanaan, pengorganisasian dan revisi pesan-pesan

bisnis merupakan satu kesatuan dalam proses penulisan pesan-pesan bisnis agar
komunikasi bisnis dapat berjalan sesuai yang diinginkan. Apabila komunikasi bisnis
berjalan sesuai yang diinginkan, maka akan mempermudah untuk mencapai tujuan
organisasi.

Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa, proses penulisan pesan –
pesan bisnis haruslah dipelajari bagaimana penulisan pesan bisnis yang mampu
menjadi indikator keberhasilan komunikasi dalam bisnis.

1.2 Rumusan Masalah

a. Bagaimana perencanaan pesan-pesan bisnis?
b. Bagaimana pengorganisasian pesan-pesan bisnis?

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 1

 c. Bagaimana cara merevisi pesan-pesan bisnis?
1.3 Tujuan
a. Untuk mengetahui bagamana langkah dalam merencanakan pesan – pesan bisnis
b. Untuk mengetahui bagamana cara pengorganisasian pesan bisnis dengan baik
c. Untuk mengetauhui bagaimana langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan
revisi pesan – pesan bisnis.

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 2

 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Perencanaan Pesan-pesan Bisnis

2.1.1 Pemahaman Proses Komposisi

Terdapat 3 tahap dalam penyusunan pesan-pesan bisnis, yaitu :

a. Perencanaan

Dalam tahap ini dirancang hal-hal mendasar seperti maksud/tujuan

komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan
yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk
menyampaikam pesan. Pada dasarnya proses perencanaan meliputi 3
tahapan penting yang perly diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan,
menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang
akan digunakan.

b. Pengorgansasian

Tahap selanjutnya adalah mengorganisasikan ide-ide lalu

menuangkannya dalam bentuk draft. Proses ini dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung ide pokok bahasannya. Maka dari itu, perlu diperhatikan
penggunaan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

c. Revisi

Perlu diperhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut

telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus
ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan sampai
dengan bagaimana tingkat pemahamannya. Jika belum sesuai, maka perlu
dilakukan pengecekan dan revisi seperlunya.

2.1.2 Penentuan Tujuan

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 3

 Tahapan awal dalam perencanaan pesan bisnis adalah memikirkan maksud
atau tujuan komunikasi. Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-
pesan bisnis kepada pihak lain, maka terlebih dahulu menjawab 3 pertanyaan
penting, yaitu apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan
apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut. Untuk melakukan hal
tersebut maka yang perlu dilakukan adalah menentukan tujuan yang jelas dan
dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

a. Mengapa Tujuan Harus Jelas

Setiap organisasi memiliki tujuan yang bermacam-macam. Namun,

hal ini bergantung pada jenis organisasinya. Tujuan yang jelas akan
membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Selain itu
dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup :

1) Keputusan untuk Menerusakan Pesan

Jika pesan-pesan yang akan disampaikan mempunyai pengaruh
yang sangat kecil pada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditahan
dulu. Sebaliknya jika sangat penting dan membawa pengaruh besar,
sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.
2) Keputusan Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens,
komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Karena,
jika tidak mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat
menanggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens akan gagal
mendapatkan apa yang mereka inginkan.
3) Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tujuan yang jelas dapat membantu memusatkan isi
pesan. Informasi yang tidak relevan harus disingkirkan. Jika informasi
tidak pentik dimasukkan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan,
maka inti pesan akan kabur dan waktu akan terbuang percuma.
Akhirnya penyampaian pesan tidak akan mencapai sasaran yang
dikehendaki.
4) Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 4

 Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk
menyampaikan pesan bergantung pada tujuan yang dikehendaki.
Misalnya, seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan
anggotanya dapat menggunakan tulisan sebagai media komunikasi.
b. Tujuan Komunikas Bisnis

Terdapat 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu :

1) Memberi Inforamasi
Tujuan awal dalam komunikasi bisnis adalah memberikan
informasi mengenai dunia bisnis kepada pihak lain. Maka dari itu
media komunikasi yang dipilih bergantung pada kebijakan perusahaan
dengan mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.
2) Melakukan Persuasi
Tujuan ini sering digunakan, terutama mengenai negosiasi antara
seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Agar mendapatkan hasil
optimal dalam melakukan negosiasi, maka setiap pihak perlu
memahami prinsip win-win solution.
3) Melakukan koleborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
Saat ini, kerja sama antar perusahaan diberbagai belahan dunia relatif
mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi
komunikasi dewasa ini. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting
dalam mempercepat kerja sama dalam dunia bisnis.
c. Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik seharusnya mudah diaplikasikan dalam

dunia nyata. Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan
tersebut sudah baik atau belum, maka perlu dilakukan pengujian dengan
empat petanyaan berikut :

1) Apakah Tujuan tersebut Realistis?

Tujuan yang disampaikan harus realistis. Realistis yang dimaksud
adalah ide-ide atau gagasan yang akan disampaikan dapat disesuaikan

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 5

 dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial,
sumber daya, dan teknis operasional.
2) Apakah Waktunya Tepat?
Masalah ketepatan waktu hendaknya menjadi hal yang perlu
dipertimbangkan dalam menyampaikan idr atau gagasan. Misalnya
dalam situasi krisis moneter. Ide untuk melakukan ekspansi pabrik
kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaiam ide ini tidak
tepat waktu karena pada saat itu penjualan produk sedang menurun
sampai 50% dibanding tahun sebelumnya.
3) Apakah Orang yang Mengirimakan Pesan sudah Tepat?
Pesan yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki
kedudukan cenderung dapat diterima daripada bila disampaikan oleh
orang yang kedudukannya rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan
siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh
terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan
4) Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampian sebuah pesan mengacu pada tujuan
organisasi secara keseluruhan. Maka dari itu pesan tersebut harus sesuai
dengan kebijakan organisasi jika ingin menyampaikan pesan-pesan
bisnis pada audiens.

Jika jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di atas adalah tidak,

sebaiknya pesan tersebut jangan disampaikan. Jika pesan tersebut tetap
disampaikan maka tujuan yang diinginkan tidak akan tercapai.

2.1.3 Analisis Audiens

Setelah komunikasi memiliki maksud dan tujuan yang jelas maka tahapan
selanjutnya adalah memperhatikam audiens yang akan dihadapi. Karena, hal ini
dapat mempengaruhi materi apa yang akan diberikan pada audiens dan
bagaimana cara mengatasi audiens.

a. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens tidak akan mengalami kesulitan jika audiens
tersebut merupakan orang-orang yang sudah dikenal dengan baik. Namun,
semuanya akan sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 6

 belum dikenal. Dalam hal ini, komunikator perlu melakukan inveatigasi
untuk mengantisipasi reaksi mereka.
1) Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Jumlah audiens yang ada menentukan bentuk juga format
penulisan yang nantinya akan disampaikan oleh komunikator. Jika
audiens dalam jumlah sedikit maka materi dapat dikemas dalam bentuk
laporan sederhana yang nantinya dipresentasikan maupun dibagikan
pada audiens. Akan tetapi, audiens dalam jumlah besar memerlukan
materi yang dikemas dalam bentuk makalah atau laporan dengan gaya
pengorganisasian. Sedangkan format penulisannya sedikit lebih formal.
2) Siapa Audiensnya
Jika sasaran audiens lebih dari satu orang maka komunikator
harus mengidentifikasi siapa yang memegang posisi paling penting.
Biasanya yang memiliki posisi paling penting adalah orang yang
memiliki status organasasional tinggi. Akan tetapi, mungkin saja orang
yang memiliki posisi rendah. Sebab, kelebihannya yang memegang
kunci dalam materi yang disampaikan.
3) Reaksi Audiens
Hal yang selanjutnya perlu diperhatikan adalah reaksi yang
mungkin muncul pada audiens. Misalnya, komposisi audiens adalah
orang-orang yang tidak suka berdebat. Sebaiknya disajikan langsung
pada bagian kesimpulan dan saran-saran.
4) Tingkat Pemahaman Audiens
Latar belakang audiens perlu diperhatikan pada saat
menyampaikan pesan-pesan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang berbeda, maka perlu diputuskan dahulu seberapa jaih
audiens perlu didik.
5) Hubungan Komunikator dengan Audiens
Audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu
pesan dilakukan jika komunikator merupakan orang yang belum
dikenal oleh audiens. Penampilan meyameyakinkan seorang
komunikator dapat membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan
dan menyimak pembicaraan.
b. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 7
 Terdapat 5 tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
audiens, yaitu :
1) Temukan/Cari Apa yang Diinginkan oleh Audiens
Komunikator harus dapat menemukam apa yang ingin mereka
ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta.
2) Antisipasi Pertanyaan yang Tidak Diungkapkan
Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan
tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meski informasi
tersebut tidak diminta oleh audiens.
3) Berikan Semua Informasi yang Diperlukan
Usahakan agar semua informasi penting yang diminta oleh
audiens tidak ada yang terlewatkan.
4) Pastikan bahwa Informasinya Akurat
Informasi yang disampikan pada audiens hendaklah informasi
yang benar-benar akurat dan dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya.
5) Tekankan Ide-Ide yang Paling Menarik bagi Audiens
Komunikator berhasil memberikan suatu kepuasan yang tidak
terhingga pada audiensnya jika mampu menemukan hal penting yang
menarik bagi para audiens dan memberikan perhatian khusus maupun
lebih.
c. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi sering mengalami hambatan karena

kecenderungan dari audiens untuk tidak mengubah sesuatu yang ada dengan
hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya yaitu mengatur pesan-
pesan sedemikian rupa. Sehingga, informasi yang disampaikan dapat
diterima audiens dengan mudah. Sedangkan untuk pendekatan yang dapat
dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional.
Akan tetapi, perlu mencoba menggunakan pendekatan emosi audiens.

2.1.4 Penentuan Ide Pokok

Semua pesan-pesan bisnis akan bermuara pada ide pokok. Hal lainnya
selain ide pokok hanya ide-ide pendukung. Topik merupakan pesan yang lebih

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 8

luas. Sedangkan, ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi
orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkandiinginkandengan
menyelaraskan maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Namun, sebelum
menentukan ide pokok, terdapat beberapa hal penting yang perlu diidentifikasi
dahulu, yaitu :

a. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)

Diperlukan kreativitas dan pengalaman dalam mengidentifikasi ide

pokok. Pendekatan paling baik adalah curah pendapat yang memberikam
keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai
alternatif. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan :

1) Storyteller's Tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang
disampaikan. Fokus pada alasan komunikasi, butir utama nada,
rasionalitas, dan implikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti dan
berlatih agar ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan
mudah.
2) Random List
Dengan pendekatan ini perlu ditulis segala sesuatu yang ada
dalam pikiran dalam sebuah kertas kosong. Selanjutnya, mempelajari
hubungan antara ide yang satu dengan ide lain. Bagi ke dalam
kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan yang tidak
penting.
3) CFR (Conclusions, Findings, Recomendations) Worksheet
Gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan
antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi
(recommendations) jika subjeknya mencakup pemecahan masalah.
4) Journalistic Approach
Pendekatan ini memberikan butir baik sebagai langkah awal
dalam menentukam ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan 5W1H
dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
5) Question and Answer Chain

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 9

 Pendekatan yang paling baik bisa jadi melihat dari sisi perspektif
audiens. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan sehingga ide
pokok dapat ditemukan, seperti apa pertanyaam pokok audiens? Apa
yang diinginkan audiens?
b. Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin pada audiens yang sudah dikenal alangkah

baiknya menggunakan kata-kata yang singkat. Langkah ini mampu
membangkitkam rasa hormat audiens kepada komunikator. Sedangkan,
penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial memakan waktu lebih
lama. Ide pokok selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia
sehingga poin-poin penting tidak terabaikan. Namun, yang lebih penting
adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan
diterima oleh audiens.

2.1.5 Seleksi Saluran dan Media Komunikasi

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan realitas yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui 2 saluran, yaitu lisan (oral) dan tertulis (written). Pilihan
tersebut tergantyng tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karakteristik dari
kedua saluran komunikasi tersebut.

a. Komunikasi Lisan

Kelebihan dari komunikasi lisan (oral) adalah kemampuannya

memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Namun, cara ini
digunakan saat jika pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan
catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyama. Kelebihan lain
dari komunikasi lisan adalah sifatmya yang ekonomis. Beberapa bentuk
komunikasi lisan antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
wawancara kerja, pidato formal, dll.

Semakin sedikit jumlah audiens maka semakin baik interaksi diantara

mereka. Program yang relatif informal dan tidak terstruktur memungkinkan
ide-ide akan mengalir dengan bebas. Maka dari itu jika komunikasi
memiliki tujuan mencapai suatu keputusan, saluran yang digunakan
seharusnya media lisan. Sedangkan presentasi formal dengan jumlah

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 10

 audiens yang lebih besar, seperti rapat para pemegang saham, konvemsi
penjualan, presentasi untuk pengenalan produk baru, dll sering kali
diadakan di auditorium.

Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman,

proyektor LCD, dan slide show sering digunakan untuk memberikan daya
tarik bagi suatu presentasi. Presentasi seperti ini perlu perencanaan dengan
sebaik-baiknya karena tidak mudah mengoordinasi semua efek audiovisual.

b. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis, seperti surat, memo, proposal, dan laporan juga

memiliki kelebihan. Salah satunya adalah penulis memiliki kesempatam
untuk merencanakam dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format
tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan
catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah
audiens yang besar dan menyebar.

Saat memutuskan saluran dan media komunikasi apa yang

dibutuhkan perlu adanya pertimbangan terhadap tigkat kepentingan,
formalitad, kompleksitas, tingkat kerahasiaan, emosional, biaya pengiriman,
serta harapan audiens.

2.2 Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis

2.2.1 Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh

beberapa hal sebagai berikut:

a. Bertele-tele

Pesan awal yang terlalu bertele-tele, mengakibatkan pembaca

membutuhkan waktu yang lama untuk memahami maksud pesan yang
disampaikan.

b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 11

 Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu
juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak
jelas, dan sulit dipahami.

c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis

Ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan yang
disampaikan mengakiba tkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens
akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.

d. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

Apabila terlalu asyik membahas pesan-pesan yang bersifat sebagai

pelengkap atau pendukung saja, ada kecenderungan poin-poin yang penting
justru terlupakan dari pembahasan. Poin-poin yang seharusnya memperoleh
porsi bahasan yang lebih besar menjadi terabaikan.

2.2.2 Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang
perlu diperhatikan, yaitu:

 Subjek dan tujuan haruslah jelas

 Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
 Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
 Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang terorganisasi dengan baik akan bermanfaat untuk:

a. Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun

ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang
relevan dalam pesan, audiens akan dengan mudah akan memahami
maksud/tujuan pesan.

b. Membantu audiens menerima suatu pesan

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 12

 Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu audiens
dalam menerima pesan tersebut.

c. Menghemat waktu

Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah

menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevn saja. Dengan hanya
menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.
Disamping itu, audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran
pesan yang di sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah pekerjaan komunikator

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan

komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Dengan
mengetahui apa yang ingin disampaikan dan mengetahui cara
menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat.
Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia
menyelesaikan pekerjaan.

2.2.3 Pengorganisasian Pesan-pesan Melalui Outline

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan

melalui dua tahapan:

a. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi

setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya lemah dan tidak
memiliki suatu gaya yang menarik, cepat atau lambat audiens akan
menyimpulkan bahwa komunikator tersebut tidak memiliki sesuatu yang
bernilai sedikitpun.

Outline akan sangat membantu dalam penyususnan pesan yang

pangjang dan kompleks. Susunan suatu outline secara garis besar dapat
digolongkan ke dalam tiga golongan:

1) Mulaialah dengan ide pokok

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 13

 Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi
umum suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat terangkum dalam 2 hal
yaitu: (a) apa yang diinginkan atas audiens. (b) alasan mendasar
mengapa audiens harus melakukan /memikirkannya.
2) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok, langkah selanjutnya adalah
menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-
ide pokok tersebut.
3) Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap selanjutnya, memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti
yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan semakin baik.
b. Menentukan urutan dengan rencana organisasional

Dua pendekatan penting yang dapat dilakukan untuk dapat

menentukan urutan pengorganisasian:

1) Pendekatan langsung
Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut dengan
pendekatan deduktif (deductive approach), dimana ide pokok muncul di
awal kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukung. Pendekatan ini
digunakan bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
2) Pendekatan tidak langsung
Pendekatan tidak langsung (indirect approach) sering disebut
dengan pendekatan pendekatan induktif (indictive approach), yang
mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide
pokok. Pendekatan ini digunakan apabila reaksi audiens cenderung
negative atau tidak menyenangkan.

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu

pendekatan umum, rencana organisasional yang dapat dipilih antara lain:

1) Direct Request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah
penyampaian langsung pada poin yang dituju. Direct request atau
permintaan langsung dapat berupa surat ataupun memo. Bila para

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 14

 audiens akan menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar bisa, dapat
digunakan direct request. Oleh karena itu, permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang
dituju.
2) Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika anda memberikan informassi rutin sebagai bagian dari bisnis
tetap anda, audiens akan kemungkinan akan menjadi netral. Jika anda
mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau
ucapan selamat, audiens akan senang mendengarnya. Jadi, pesan-pesan
rutin, good news, goodwill lebih cocok dengan menggunakan
pendekatan langsung.
3) Pesan-pesan Bad News
Jika anda mengumumkan penolakan suatu lamaran, menolak
kredit, dsb audiens pada umumnya akan kecewa atau tidak senang
mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang diterapkan adalah
pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang bagus
cobalah menempatkan pada bagian tengah surat dengan menggunakan
bahasa yang halus.
4) Pesan-pesan Persuasif
Pesan-pesan persuasive dapat dilakukan apabila audiens tidak
tertarik dengan pesan yang disampaikan dengan menggunakan
pendakatan tidak langsung. Anda perlu membuka pikiran audiens
dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta
yang ada.

Berikut merupakan rangkuman bagaimna masing-masing jenis pesan

disusun:

Reaksi Rencana
Pembuka Isi Penutup
Audiens Organisasional
Tertarik Direct request Mulai dengan Rinci/detail Rasa hormat
permintaan dan adanya
atau ide pokok tindakan
khusus
Senang Pesan rutin, Mulai dengan Rinci/detail Rasa hormat,

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 15

 good news, ide pokok atau referensi ke
goodwill good news good news
Tidak Bad news, Mulai dengan Beri alasan Rasa hormat
senang pernyataan pernyataan yang
netral sebagai netral, rasional dan
transisi ke bad nyatakan bad logis
news news, dan beri
saran positif
Tidak Pesan persuasif Mulai dengan Tumbuhkan Perlu
tertarik pernyataan hasrat tindakan
yang audiens
mengandung
perhatian

2.3 Revisi Pesan-pesan Bisnis

2.3.1 Ketrampilan Merevisi

Menalis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah

semudah menulis pesan pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan
surat kepada orang tua, sudara sekandung, paman, atau kawan akrab. Penulisan
surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa membuat draf atau konsep terlebih dahulu
dan dapat ditulis dengan bahasa apa saja, termasuk bahasa gado-gado atau
campuran sesuai dengan tujuan penulisan surat tersebut. Oleh karena itu,
menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.

Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran,

tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-
pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi
substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis

mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan
secara lisan. Kedua bentuk pesan-pesan bisnis tersebut memiliki persamaan dan
perbedaan dari sisi format penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun
cara penyampaiannya.

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 16

a. Pesan-pesan Bisnis Tertulis
Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis dimulai dari
penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut
substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya (sryle) bahasa yang
digunakan, susunan kalimat, mekanika, format dan tata letak (layout)
penulisannya.
1) Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan
Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan-pesan bisnis secara
menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan
cepat (skimming). Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal
yang perlu mendapatkan perhatian, antara lain: substansi suatu pesan,
pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya. Untuk membantu
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang
perlu diperbaiki atau disempurnakan, berikut ini terdapat beberapa
pertanyaan penting yang perlu diperhatikan, antara lain:
 Apakah Anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang
logis!
 Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang
bersifat umum dengan hal-hal yang khusus?
 Apakah ide yang paling penting telah memperoleh porsi
pembahasan yang cukup?
 Apakah Anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan
melakukan pemeriksaan ulang (cross check) terhadap fakta-fakta
yang ada?
 Apakah Anda ingin menambahkan informasi yang baru?

Dalam komunikasi bisnis, perlu Anda masukkan bahan-bahan

yang perlu, penting, dan relevan dengan pesan-pesan yang ingin Anda
sampaikan dan jangan lakukan sebaliknya. Pada tahap awal pengeditan,
perhatikan secar seksama pesan-pesan awal dan akhinya, karena pesan-
pesan tersebut mempunyai pengaruh terbesar terhadap audiens.
perhatikan pembuka surat atau memo, upakah sudah relevan, menarik
dan mengudang reaksi pembaca. Pada pesan-pesan yang lebih panjang,

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 17

 beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi
bahan.

Setelah yakin terhadap isi, pengorganisasian dan gaya penulisan

suatu pesan bisnis, coba perhatikan gaya penulisannya. Coba yakinkan
diri Anda dengan cara bertanya pada diri sendiri, apakah Anda telah
memberikan suatu kesan yang baik bagi audiens? Gunakan kata atau
frase yang mampu menghidupkan suatu pesan sehingga semakin
menarik bagi audiens. Pada saat yang sama, lakukan cek ulang untuk
mengetahui apakah pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak
membingungkan, dan muduh dipahami oleh audiens; apakah informasi
penting sudah dinyatakan dan transisi yang digunakan di antara kalimat
dinyatakan secara jelas?

Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens Anda

menangkap pesan - pesan Anda, perlu dibuat judul, sub-sub judul,
indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring , huruf berwama,
tabel, gambar, dan sejenisnya.

2) Mengedit Meknika/Teknis Penulisan

Setelah, melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari
sudut mekanika atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang
mencakup antara lain:
 Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan
kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan
baik.
 Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang
harus ditulis dengan haruf kapital).
 Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda
baca koma, titik, tanda tanya, koma titik, tanda Tanya dan tanda
seru).
 Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu
kalimat dipat dipahami dengan mudah.

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 18

  Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam
suatu kalimat. Hal ini dapat menghilanglkan makna suatu pesan-
pesan bisnis yang telah disampaikan.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis akan

dapat mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-
pesan bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya
kepercayaan dan citra suatu organisasi. Di samping itu, terjadinya
kesalahan mekanik secara ekonomis berdampak pada pemborosan
waktu, tenaga dan dana yang diperlukan untuk memperbaikinya

3) Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah
mengedit format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan
penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan
tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.
Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih tidak penuh
coretan, dan kertas yang digurakan berkualitas baik, audiens anda akan
senang membacanya.
b. Pesan-pesan Bisnis Lisan
Sebagaimana pesan - pesan bisnis yang disampaikan secars tertulis,
pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan
pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editng) seperlunya, sehingga
suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik.
Pesan - pesan bisnis yang disampnikan secara lisan antarn lain
penyampaian pesan-pean bisnis melalui rapat/pertemuan bisnis, negosiasi,
dan presentasi bisni. Meskipun pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan
secara lisan, namun diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang
substansi pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan. Misalnya, seorang
manajer pemasaran ingin menyampaikan perkembangan penjualan produk
elektronik selama kurun waktu lima tahun terakhir beserta
permasalahannya. Dalam hal ini, ia perlu menyiaplkan outline yang
berkaitan dengan data penjualan selama lima tahun terakhir dan menyajikan
apa saja permasalahan yang dihadapinya. Oleh karena itu, meskipun
penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan, tetapi perlu
PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 19
 dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain substansi pesan
yarg ingin disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang
digunakan.
1) Substansi pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan
(editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan pada audiens.
 Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah
tercantum di dalamnya?
 Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio,
audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?
2) Pengorganisasian pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan
secara lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:
 Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri).
 Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan
dilanjutkan dengan substansi pesan).
 Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
3) Gaya Bahasa
Pada umumnya, penulisan pesan-pesan bisnis yang akan
disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis
besarnya saja, sedangkan penyajian Secara lebih rinci (lengkap) dapat
disampaikan pada saat melakukan presentasi. Gaya bahasa yang
digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis secara lisan lebih
menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara
penyampaiannya yang lebih santai, luwes dan tidak monoton. Di
samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan akan lebih
mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang ditunjukkan
dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan - pesan
nonverbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar, bagan
dan tabel dalam format animasi yang dinamis.
2.3.2 Pemilihan Kata yang Tepat

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 20

 Pemilihan kata adalah pergunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan
ide utau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam
kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti,
Anda harus dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya.

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata

menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat
asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi
yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud/tujuan komunikasi
menjadi terganggu. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai,
perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.

a. Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang
sudah dikenal, umum, dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens.
Jangan menggunakan kat-kata atau istilah yang nampaknya mentereng,
bombastis, tetapi justru hanya membuat bingung audiens. Oleh karena itu
diperlukan suatu analisis audiens. Oleh karena itu diperlukan suatu analisis
audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan
pengalaman mereka. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan
memberikan pergaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan-pesan
bisnis.
b. Pilihlah kata-kata yang singkat
Anda perlu juga memilih kata-kata singkat dalam penyampaian pesan-
pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami
oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang singkat diperlukan, harus tetap
diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindiri dalam
penyampaian pesan - pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat
selanjutnya adalah kemungkinnn tidak tercapainya maksud penyampaian
pesan - pesan bisnis. Oleh karena itu, sedapat mungkin gunakan kata yang
memiliki makna yang Jelas dan tegas. Di samping itu , perlu juga dilihat
bagaimana kata tersebut digunalan dalam suatu konteks bahasan tertentu.

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 21

2.3.3 Membuat Kalimat Efektif

Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan kepada orang lain.

Kalimat dapat dibuat untuk memanggil, memarahi, menasihati, menyuruh dan
memperingatkan seseorang, juga untuk mengemukakan pendapat, dan
mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang disampaikun dapat dengan mudah
dimengerti pembaca, kalimat harus disusun secara efektif.

Apa yang dimaksud dengan kalimat efektif (effective sentence)? Kalimnat

efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk
mencapai daya informasi yang tepat dan baik.

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan
pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Sebagaimana diketahui bahwa setiap
kalimat paling tidak terdiri atas subjelk dan predikat. Subjek dalam suatu
kalimat akan menjawab pertanyaan "siapa" atau "apa" yang dilakukan oleh kata
kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan
dan biasanya berupa kata benda.

Bagaimana kita mengenali subjek suatu kalimat? Untuk dapat mengenali

subjek suatu kalimat, jawablah pertanyaan "siapa" atau "apa" yang dibicarakan
oleh predikat. Contoh sederhananya adalah sebagai berikut: Johni Mathis
melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika Serikat, Pada tanggal
17 Maret 1997, gempa bumi tektonik berkekuatan 6,0 skala Richter malanda
Jakarta.

Siapa yang melakukan tur musik ke beberapa kota besar di Amerika

Serikat? Apa yang melanda Jakarta? Jawahan atas kedua pertanyaan tersebut
merupakan subjek kalimat. Jadi, Johni Mathis dan gempa bumi tektonik adalah
subjek kalimat di atas. Predikat, biasanya kata kerja, berkaitan erat dengan
subjeknya. Ia menjelaskan tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Bagaimana
Anda dapat mengenali predikat? Anda dapat mengenali predikat dengan cara
menempatkan pertanyaan "melakukan apa" setelah subjek.

a. Tiga Jenis Kalimat

Secara umum, ada tiga jenis kalimat yaitu :
1) Kalimat Sederhana (simple sentence)

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 22

 Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan
sebuah predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat
dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tak langsung. Contoh:
Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di toko buku "Berkah"
kemarin. Andi mengirim pesanan buku ke konsumen.
2) Kalimat Majemuk (compound sertence)
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan
tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan
klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang
utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri
sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Suatu kalimat
majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti "dan", “tetapi”,
"atau". Contoh: Adik membeli kertas dan kakak membeli baju. Dan
Omzet penjualan meningkat 10 persen tetapi keuntungan perusahaan
menurun 15 persen.
3) Kalimat Kompleks (complex sentence).
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau
lebih klausa dependen sebagai anak kalimat. Contoh: Meslipun gaji
tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya. Atau, Karena
tuntunan kenaikan gaji tidak dihiraukan oleb majikan, karyawan
melakukan anjuk vasa ke gedung DPR.

Dalam menyusunan suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana

yang paling tepat atau cocok dengan pemikiran atau ide yang Anda miliki.
Jika mempunyai dua buah ide yang memiliki tingkat kepentingan yang
sama, Anda dapat memilih kalimat majemuk atau penggabungan kedua
kalimat sederhana. Namun, jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan
yang lebih rendah ketimbang yang lain, anda dapat memilih kalimat
kompleks.

b. Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk
mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan
terlebih dahulu, kemudian baru dibuat kesimpulan, sedangkan pendekatan

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 23

deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru diikuti dengan alasan-
alasannya. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan
memberikan ilustrasi atau contoh, perbandingan (persamaan dan
perbedaan), pembahasan sebab-akibat, klasifikasi, dan pembahasan
pemecahan masalah. Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung
pada subjek Anda, maksud audiens, dan maksud suatu pesan.
1) Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu
ilustrasi atau contoh yang dipat memberikan gambaran terhadap ide
atatu gagasan umum. Pemberian contoh terhadap sesuatu topik bahasan
yang relevan akan memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah
dipahami oleh audiens. Contoh yang diberikan dalam penyampaian
pesan bisa diambil dari lingkungan audiensnya sendiri, supaya mereka
lebih mudah mencernanya.
2) Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan suatu paragraf dengan cara
membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu
pemikiran dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan paragraf
ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-
pesan bisnis. Penyampai pesan-pesan bisnis yang memiliki wawasan
berpikir luas tentunya akan dapat membuat perbandingan yang
berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok
bahasan tertentu.
3) Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat
memfokuskan perhatian pada alasan-alasan mengenai suatu hal.
Mengapa hal tersebut harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang
mendasari suatu keputusan? Mengapa suatu keputusan tidak melalui
musyawarah? Mengapa suatu keputusan dianggap cacat hukum? Apa
akibatnya kalau suatu keputusan diberlakukan? Apa akibatnya kalau
suatu keputusan yang baru diberlakukan dibatalkan? Apa akibatnya
kalau suatu keputusan harus ditunda? Dan masih banyak pertanyaan
lain yang dapat dikembangkan lebih lanjut. Paling tidak, pola

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 24

 pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu
memberikan aran yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
4) Klasifikasi
Paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klasifikasi
atau pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus.
Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokan ini akan
mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima
pesan. Selain itu, cara pengelompokan ini juga menjadikan suatu topik
bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
5) Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan
menyajikan masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah
tersebut. Cara pengembangan paragraf ini akan mampu memberikan
latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam
pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi.
Dengan kata lain, pola pengembangan ini memberikan suatu arah yang
sistematis.

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan memberikan

pengaruh kepada audiens Anda adalah memusatkan ide/gagasan tunggal
(kesatuan ide) untuk setiap paragraf dan perlu tetap dijaga agar suatu paragraf
singkat. Karena tidak ada ketentuan pasti berapa kalimat untuk setiap paragraf,
Anda dapat mengembangkan sendiri berbagai macam variasi. Paragraf
hendaknya jangan terlalu singkat namun Juga jangan terlalu panjang. Yang
penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan Ide atau gagasan yang utuh,
menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung
antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 25

 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Proses penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas tiga hal yaitu, perencanaan,
pengorganisasian, dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan
penyampaian pesan-pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu. Disamping itu,
semua tahapan dalam analisis audiens harus dilakukan. Langkah lain yaitu
menentukan ide pokok dan selanjutnya pemilihan saluran komunikasi yang akan
digunakan.

Suatu pesan bisnis yang diorganisasi dengan baik, semua informasi yang penting
dan maksud/tujuan penulisan dinyatakan secara jelas. Organisasi yang baik penting
dilakukan untuk membuat pesan-pesan yang disampaikan lebih efektif dan
memudahkan pekerjaan komunikator.

Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis

secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan
pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya.

3.2 Saran

Semoga makalah ini dapat dipelajari dan digunakan untuk meningkatkan

pemahaman tentang proses penulisan pesan-pesan bisnis yang baik. Sehingga
kedepannya apabila kita akan menyusun sebuah pesan bisnis, akan menghasilkan
sebuah pesan bisnis yang benar yang mana akan membantu dalam mencapai tujuan
yang ingin dicapai. Akhir kata kami ucapkan terimakasih kepada para pembaca,
semoga makalah ini bermanfaat bagi kita.

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 26

 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Ed. 4. Jakarta: Erlangga, 2011.

PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS | 27