AKUNTANSI HOTEL

“Prosedur Akuntansi Penerimaan Kas pada Usaha Perhotelan”

(SAP 7)

Oleh :

Kelompok 4

Ni Putu Icha Vellyana Dewi 1707531015

Ni Komang Pina Lestari 1707531023

Muhammad Abyzard Akbar Raharjono 1707531086

Program Studi Akuntansi

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Universitas Udayana
2020
7.1 Peran Kas
Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang dengan
kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu hotel, karena
kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas keseharian suatu
hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit, dimana dana
tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan sebagai fasilitas
tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh perusahaan setelah
tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir
sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran sampai mereka selesai
menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara individu biasanya memberikan
pembayaran di muka sebagai uang muka. Penerimaan kas bisa berupa penerimaan hasil
penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office saat tamu check out dan
hasil pengumpula piutang dari agen.
Contoh : The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar. Hotel ini
menjual kamarjenis super deluxe dengan harga Rp 1.000.000 per malam. Setiap tamu yang
menginap sudahmendapatkan breakfast dengan harga Rp 100.000. Haga tersebut belum termasuk
governmenttax and service charge sebesar 21%.
Jurnal Penerimaan Kas
1. Hasil penjualan tunai makanan dan minuman
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service charge Rp 100.000
20301 Gevernment tax Rp 110.000
2. Hasil penjualan yang diterima front office saat tamu check out
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR Guest Ledger Rp 1.210.000
3. Hasil pengumpulan piutang dari travel agent
10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
10401 AR City Ledger Rp 1.210.000
4. Penerimaan uang muka

1
 10203 Cash in Bank Rp 1.210.000
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000

Setelah tamu yang memberi uang muka tadi check out, maka dibuat jurnalpenyesuaian sebagai
berikut :
20401 Deposit from Guest Rp 1.210.000
40101 Room revenue Rp 900.000
41105 Food revenue meal coupon Rp 100.000
20304 Service Charge Rp 100.000
20301 Goverment tax Rp 110.000

7.2 Bagian yang terlibat pada Prosedur Penerimaan Kas

7.2.1 Bagian  yang Terlibat dalam Prosedur Penerimaan Kas (Penjualan Kamar)
a. Front Office (FO) dan  FO cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian FO
yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai hotel
dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan penjualan
kamar.
7.2.2 Penjualan Makanan dan Minuman
a. Cashier Outlet mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan outlet
(outlet restaurant)
b. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan tunai
makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan hasil
penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.

7.2.3 Pengumpulan Piutang dari Travel Agent

2
 a. Account Receivable: mencatat penjualan kredit, dan menyiapkan faktur tagihan serta
melakukan penagihan
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke travel agent.
c. General Cashier bertanggung jawab penuh atas semua penerimaan semua hasil
penagihan piutang yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
7.2.4 Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel
agent.
b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang
muka dalam satu hari.
d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang
muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang
muka dari tamu dalam satu hari.

7.3 Dokumen yang Digunakan

Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi,
penggunaaan dokumen ini salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang kemudian
bias digunakan sebagai bukti audit dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang
digunakan yaitu:
1. penjualan kamar
a) Guest bill
b) Room Sales Recapitulation
c) Remittance of Fund
2. penjualan makanan dan minuman :
a) Restaurant and bar bill
b) Restaurant and bar summary of sales
c) Remittance of fund
3. pengumpulan piutang dari agen
a) Guest bill

3
 b) Reservation form
c) Agent voucher
d) Invoice
e) Cash receipt
4. Penerimaan uang muka
a) Cash receipt
b) Reservation form

7.4 Prosedur Penerimaan Kas hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman, dan
Outlet lainnya
1. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
2. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier
3. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.

7.5 Prosedur Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen

1. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya,
saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan
daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent
voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.
2. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam
member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
3. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang
akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan
pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.
7.6 Prosedur Penerimaan Kas – Penerimaan Uang Muka

4
 1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada
room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan
hasil penjualan kamar lainnya.
2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
3. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka
tersebut.

7.7 Laporan Yang Dihasilkan

Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General Cashier
pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.
Bagan Alur Prosedur Penerimaan Kas Pada Hotel :
7.7.1 Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman
Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman
F&B Front Office Night Audit Income Audit General Cashier

RBB GB
Keterangan :
RBB = restaurant & bar bill
SOS = summary of sales
SOS RSR GB = guest bill
RSR = room sales recapitulation
ROF = remittance of fund

Uang Uang

ROF ROF
Cek ulang Catat pada
& general cashier summry
Cek
Catat pada & simpan uang
Daily of sales & arsip bukti

5
7.2.2 Bagan Alur Penerimaan Kas Dari Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen
Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen
Account Receivable Head Departement Collector General Cashier

VA Keterangan :
VA = voucher agent
RF = registration form
RF GB = guest bill
DPP = daftar penagian piutang
Penagihan
persetujuan CR = cash receipt
GB ke agen GCS = general cashier summary

Invoice Invoice Invoice Invoice Catatan pada GCS

dan stempel
“paid”,
DPP DPP DPP DPP informasikan
pada account
receivable,
CR CR CR CR lalu arsip

7.2.3 Bagan Alur Penerimaan Kas dari Uang Muka

Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Uang Muka

Reservation Agen FO Cashier Night Audit Income Audit General Cashier

RF

RF RF RF

Uang Uang
Cek Cek ulang Catat pada
general cashier summry,
Keterangan : CR dan informasikan
RF = reservation form
account receivable, lalu
CR = cash receipt
ROF = remittance of fund arsip
ROF

6
Pembahasan Soal :

1. Sebutkan dokumen yang digunakan dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai,
sertakan kegunaan dari dokumen tersebut.
Jawaban :
Dokumen yang digunakan dalam system penerimaan kas dari penjualan tunai yaitu:
A. penjualan kamar
a. Guest bill,digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu.
b. Room Sales Recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari
itu.
c. Remittance of Fund, digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan
pada hari itu.
B. penjualan makanan dan minuman :
a. Restaurant and bar bill, digunakan sebagai faktur penjualan
b. Restaurant and bar summary of sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik
tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c. Remittance of fund, digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan
pada masing-masing shift
C. pengumpulan piutang dari agen
a. Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu.
b. Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan
tamu
c. Agent voucher
d. Invoice
e. Cash receipt
D. Penerimaan uang muka
a. Cash receipt
b. Reservation form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan
tamu

7
2. Gambar dan jelaskan prosedur penerimaan kas dari pembayaran uang muka.
Jawaban :
Bagan Alur Penerimaan Kas dari Uang Muka :

Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Uang Muka

Reservatio Agen FO Night Income General
n Cashier Audit Audit Cashier
RF

RF RF RF

Uang Uang
Cek Cek Catat pada
ulang general cashier
Keterangan : CR
RF = reservation form
summry,
CR = cash receipt dan informasikan
ROF = remittance of ROF account receivable,
fund lalu arsip
Dari gambar diatas dapat dijelaskan :
1. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada
room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan
hasil penjualan kamar lainnya.
2. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
3. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka
tersebut.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, AA. GP, dkk. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi.

Yogyakarta: Graha Ilmu