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Negli ultimi anni abbiamo assistito a un notevole sviluppo delle
opportunità offerte dalla normativa in tema di semplificazione
dei processi amministrativi, sia a seguito di direttive dell’Unione
Europea (relativamente, per esempio, alla fatturazione
elettronica) sia di leggi e decreti ministeriali, soprattutto in
ambito tributario e nella disciplina del rapporto di lavoro
L
a normativa italiana in memorizzazione di documenti, management o, come ulteriore
tema di semplificazione previa assegnazione di opportu- evoluzione, content and docu-
44 dei processi amministra- ne chiavi distintive (a seconda del- ment management system.
tivi si sviluppa su tre assi le tipologie documentali da ar- Per conservazione sostitutiva,
portanti a cui general- chiviare) per consentirne una frui- per contro, si intende quel pro-
mente corrispondono altrettante zione rapida ed ordinata: in tale si- cesso che permette di conservare
casistiche progettuali: (i) archivia- stema i documenti risultano cen- documenti in formato digitale in
zione di documenti digitali e infor- siti in un database usato a scopo maniera che non si deteriorino e
matici1, (ii) dematerializzazione, di consultazione/collaborazione. che, di conseguenza, risultino
(iii) conservazione. L’archiviazione comprende an- disponibili nel tempo nella loro in-
Ricordiamo che il processo di te- che le problematiche di gestione tegrità ed autenticità. Il processo
nuta della documentazione car- elettronica dei documenti e di ge- consente di conservare docu-
tacea rilevante a fini amministra- stione del protocollo informatico. menti con una modalità “sostitu-
tivi viene indicato con il termine Essa viene riferita in genere alle at- tiva” della carta e di mantenere la
conservazione tradizionale. Con tività di competenza dell’archivio validità legale dei documenti ed è
il termine archiviazione elettroni- corrente, e, nelle realtà partico- successivo all’eventuale archi-
ca invece si intende il processo di larmente evolute è supportata viazione elettronica. La conser-
catalogazione, digitalizzazione e da sistemi aziendali di document vazione sostitutiva può differen-
1 Distinzione tutt'altro che leziosa se consideriamo, per esempio, il contesto tributario nel quale per documento informatico si
intende "il documento statico e non modificabile, emesso con l'apposizione del riferimento temporale e della firma elettroni-
ca qualificata", in contrapposizione ovviamente al documento analogico, ossia "formato utilizzando una grandezza fisica che
assume valori continui". Più generale, ma sulla stessa linea di contenuto, la definizione fornita dal Codice
dell'Amministrazione Digitale: "la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti". Non esistendo altre
tipologie rilevanti ai fini tributari se non quella informatica od analogica, dobbiamo dunque operare la sottile distinzione rispet-
to al documento digitale, che la stessa normativa (vedi Riquadro 1) definisce come: testi, immagini, dati strutturati, disegni,
programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elabora-
zione elettronica, di cui sia identificabile l'origine.
Fatturazione
elettronica?
Si attende
l’ultimo
Decreto
attuativo
ziarsi in base alla natura dei do- ed a questo scopo è possibile dalità di assolvimento degli ob-
cumenti trattati (cfr. Delibera CNI- sfruttare le opportunità che le blighi fiscali relativi ai documen-
PA n.11 del 19 febbraio 2004): norme ci offrono in alcuni con- ti informatici e alla loro riprodu-
testi, considerando come stra- zione su diversi tipi di supporto.
•conservazione sostitutiva di do- da da preferire l’introduzione, in Inoltre la legge n. 244 del 24 di-
cumenti analogici, quando si tutti i casi in cui è possibile, del cembre 2007 (finanziaria 2008) ha
provvede a conservare in for- documento informatico nativo, istituito l’obbligo della fatturazione
mato digitale documenti che in e cioè la produzione di docu- elettronica nei confronti delle
origine sono analogici (e.g. car- menti originali direttamente in pubbliche amministrazioni (vedi
tacei), previa loro scansione e di- formato elettronico. anche direttiva 2006/112/CE cir-
gitalizzazione; In ambito tributario - conside- ca la definizione, trasmissione, ar-
•conservazione sostitutiva di do- rando una casistica molto parti- chiviazione e diritto di accesso
cumenti informatici, quando si colare ma allo stesso tempo ri- agli archivi, delle fatture elettro-
provvede a conservare in for- levante sia dal punto di vista or- niche). Dunque per un’ammini-
mato digitale documenti ge- ganizzativo che economico - il strazione la norma rileva sia per
nerati direttamente in detto for- D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 ha re- il ciclo passivo che per quello at-
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mato. cepito nell’ordinamento italiano le tivo, se esistente, delineandosi un
disposizioni contenute nella di- quadro di investimenti e di ini-
rettiva del Consiglio dell’Unione ziative progettuali molto signifi-
Il processo di conservazione, a europea n. 2001/115/CE del 20 cativo. Infatti sono identificabili i
differenza di quello di archivia- dicembre 2001 che disciplina la principali processi, e le relative so-
zione, consente la tenuta nel semplificazione, modernizzazio- luzioni informatiche a supporto,
tempo dei documenti ammini- ne e armonizzazione delle mo- che è necessario ripensare in
strativi, circostanza essenziale a dalità di fatturazione previste in tema di semplificazione e de-
fini probatori, di opponibilità ai ter- materia di imposta sul valore materializzazione, quali l’archi-
zi e ai fini del controllo. aggiunto. La novità più impor- viazione, la protocollazione, l’in-
La semplificazione ed ottimiz- tante del decreto consiste nella tegrazione tra gestionale e si-
zazione dei processi ammini- possibilità di emettere o riceve- stema documentale, la conser-
strativi non può in ogni caso pre- re la fattura elettronica, e in tale vazione sostitutiva (vedi Figura 2
scindere dalla dematerializza- contesto con il D.M. 23 gennaio relativamente alla gestione delle
zione della documentazione, 2004 sono state definite le mo- fatture passive). Per quel che ri-
Document DataBase
Management Management
System (DMS) System (DBMS)
Figura 1
Cons. Fattura
Gestione Ciclo elettronica +
Sostitutiva
Passivo metadati
(xml)
Sistema
di Protocollo evidenza informatica
DVD
protocollo (dati in struttura relazionale)
documento
informatico
protocollato (pdf) +
metadati(xml)
Figura 2
guarda una possibile strategia di re un indubbio vantaggio dalla de- stemi gestionali ma tali informa-
46 realizzazione della soluzione a materializzazione del documento zioni sarebbero acquisite in un for-
regime, in prima applicazione in entrambi i casi (le fatture car- mato standard e caricate auto-
l’amministrazione potrebbe ope- tacee, una volta completata la maticamente nei sistemi.
rare per ricevere parte delle fatture conservazione secondo le norme,
in maniera cartacea e parte (quel- potrebbero essere distrutte), l’am-
le per esempio di fornitori che già ministrazione potrebbe benefi- f=êÉèìáëáíá=Çá=áåíÉÖê~òáçåÉ
sono attrezzati in tal senso) in ma- ciare anche della trasmissione dei La gestione delle fasi del ciclo di
niera elettronica, e seguire per en- dati contenuti nelle fatture elet- vita del documento (ricezione/in-
trambe le tipologie la procedura troniche in quanto non sarebbe vio, protocollazione, fascicola-
di conservazione sostitutiva (art.4 più necessario imputare manual- zione, assegnazione, conserva-
del DM 23/2/2004). Oltre ad ave- mente i dati delle fatture nei si- zione sostitutiva), è effettuata at-
2 In aggiunta, possiamo considerare i dati semi strutturati (e.g. dati in formato XML) come gestiti in un DBMS, se asso-
ciati a dati strutturati, ovvero in un DMS, se associati a dati non strutturati.
3 La finanziaria 2008 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione. Il Decreto del M.E.F.
7 marzo 2008 ha individuato il gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica. Si è ora in attesa dell’ul-
timo decreto attuativo, che dovrebbe anche definire le modalità standard per lo scambio delle informazioni tra fornitori e
gestore. Nel nostro esempio l’ente gestore interviene tra il fornitore ed il gestionale dell’amministrazione, uniformando i
formati e le modalità di interscambio.
4 A riguardo l’art.5 della Deliberazione CNIPA 11/2004 prefigura una sorta di certificazione di processo nel definire i com-
piti del conservatore, tra i quali compaiono la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione
e l’organizzazione del contenuto dei supporti nonché nella gestione delle procedure di sicurezza. In aggiunta rileva in me-
rito anche l’obbligo della gestione di un piccolo sistema informativo per tenere traccia delle operazioni effettuate nel tem-
po (per ogni supporto di memorizzazione archivi a e rende disponibili le informazioni circa il contenuto dei documenti, le
copie di sicurezza prodotte, gli estremi identificativi delle persone delegate, etc.).
5 Si definiscono come standard aperti quelli che sono riconosciuti dagli organismi nazionali e internazionali preposti (e.g.
ISO - International Organization for Standardization. ISO 19005-1 per il formato PDF/A).
6 A titolo esemplificativo, se consideriamo la tipologia documentale “fatture passive”, dovremo avere innanzitutto una cor-
rispondenza tra la categorie del titolario e quella del massimario, quindi un’informazione sull’eventuale termine tempora-
le per portare in conservazione la categoria (per le fatture sussiste il vincolo quindicinale dalla data di emissione/ricezio-
ne), e da ultimo una modalità di associazione degli opportuni metadati per rendere disponibile lw funzioni di ricerca in re-
lazione al cognome, al nome, alla denominazione,al codice fiscale, alla partita iva, alla data (art. 3 D.M. 23 gennaio 2004).
7 In una diversa partizione logica piuttosto che su un diverso dispositivo di storage rispetto all’archivio corrente, conside-
rato che esistono soluzioni di mercato progettate per assicurare proprietà quali l’integrità e la non modificabilità attraver-
so meccanismi di protezione fisica rispetto alle scritture successive alla prima.