Anda di halaman 1dari 19

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI KESATUAN

SikluS Pengeluaran
Definisi Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran :
Rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan
dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa
Tujuan Utama
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran
adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan,
perlengkapan, dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.
Tiga Fungsi Dasar SIA dalam Siklus Pengeluaran

Memperoleh dan memproses data aktivitas bisnis


Menyimpan dan mengatur data
Menyediakan fungsi pengendalian
Aktivitas Utama Siklus Pengeluaran

Tiga aktivitas utama siklus pengeluaran:


1. Memesan barang, perlengkapan dan layanan
2. Menerima dan menyimpan barang,
perlengkapan dan layanan
3. Membayar barang, perlengkapan dan layanan
Barang dan jasa

Faktur penjualan Siklus


Pendapatan

Vendor
Pengendalian
Persediaan
Pesanan pembelian

SIKLUS Kebutuhan pembelian


pembayaran PENGELUARAN
Berbagai
Departemen

Buku Besar
Dan
Sistem Pelaporan Siklus
Produksi
DIAGRAM KONTEKS SIKLUS PENGELUARAN
1. Pemesanan Barang
Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran
adalah memesan persediaan atau perlengkapan.
• Metode pengendalian persediaan tradisional ini
sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):
- Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan
jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan
jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan
kekurangan persediaan.
1. Pemesanan Barang
• Metode-metode pengendalian persediaan
alternatif :
• MRP (material requirement planning)
• Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan
yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi,
bukan memperkirakan kebutuhan.
• JIT (just in time)
• Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan
menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun
kekurangan persediaan.
Lanjutan …
 Permintaan pembelian
 Membuat pesanan pembelian
Faktor yang harus dipertimbangkan dalam
membuat keputusan ini adalah: (1) harga, (2)
kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan
dalam melakukan pengiriman.
Dokumen sumber yang digunakan: pesanan
pembelian.
Lanjutan …
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas
 Menggunakan EDI atau internet
adalah salah satu cara untuk
memperbaiki proses pembelian
2. Menerima dan Menyimpan Barang
Laporan penerimaan : dokumen utama yang
digunakan dalam subsistem penerimaan dalam
siklus pengeluaran;
laporan ini mendokumentasikan rincian
mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal
penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor
pesanan pembelian.
3. Membayar Barang dan Layanan
 Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar.
 Terdapat dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor:
Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan
ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian
disimpan dalam file faktur belum dibayar.
Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher
pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini
mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak
untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi
pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran
faktur.
 Memperbaiki proses utang usaha
 Membayar faktur penjualan yang telah disetujui
Prosedur dari Pengeluaran Kas :
1. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke
Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
2. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan
faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan
Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan
lembar 2 disimpan sebagai arsip.
3. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut,
Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang
telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas.
4. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan
SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti
Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke
Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar
3 disimpan sebagai arsip.
5. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya
Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier.
6. Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan
pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran
(SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar
2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan
Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi
dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
8. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1
dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan
Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan
lembar 2 disimpan sebagai arsip.
Ancaman dan Pengendalian
dalam Siklus Pengeluaran
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
aktivitas diterapkan
Pesan Barang 1. Mencegah kehabisan dan/ Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan
atau kelebihan persediaan perpetual; teknologi kode garis; perhitungan persediaan
2. Meminta barang yang secara periodik.
tidak dibutuhkan Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan
3. Membeli dengan harga permintaan pembelian.
yang dinaikkan Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang
disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran.
4. Membeli barang Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan
berkualitas rendah pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran.
Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama
5. Membeli dari pemasok pemasok.
yang tidak diotorisasi Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk
6. Komisi (kickback) mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok;
audit vendor.
Lanjutan …

Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat


aktivitas diterapkan
Terima dan 1. Menerima barang yang tidak Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi
simpan dipesan keberadaan pesanan pembelian yang valid.
barang Gunakan teknologi kode garis; dokumentasikan
2. Membuat kesalahan dalam kinerja pegawai; insentif untuk perhitungan yang
penghitungan akurat.
Pengendalian akses fisik; perhitungan periodik
persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik
3. Mencuri persediaan dengan catatan; dokumentasikan semua kiriman
persediaan.
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
aktivitas
Setujui dan 1. Gagal menangkap kesalahan Periksa kembali akurasi faktur; pelatihan bagi pegawai bagian
bayar faktur dalam faktur dari vendor hutang usaha; gunakan ERS.
dari vendor 2. Membayar barang yang tidak
diterima Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan
penerimaan asli; gunakan ERS; pengendalian anggaran.
3. Gagal mendapatkan diskon
Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus kas.
pembelian yang tersedia
4. Membayar faktur yang sama Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher
dua kali asli; pembatalan bundel voucher saat pebayaran; gunakan
ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok.
5. Kesalahan mencatat dan Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan.
memasukkan data dalam
utang usaha
Batasi akses ke cek kosong; mesin penandatanganan cek; dan
6. Menyalahgunakan kas, cek,
terminal kiriman EFT; pemisahan tugas antara kasir dan
atau EFT
bagian utang usaha; rekonsiliasi rekening bank oleh orang
yang independen dari proses pengeluaran kas; alat
perlindungan cek; tinjau ulang secara teratur untuk transaksi
EFT
Proses/ Ancaman Prosedur
aktivitas pengendalian yang
dapat diterapkan
Pengendalian 1. Kehilangan data Buat cadangan atau rencana
umum pemulihan dari bencana;
pengendalian akses fisik dan
2. Kinerja yang kurang logis
baik Pembuatan dan peninjauan
ulang secara periodik laporan
kinerja yang memadai.
POIN PENTING PENGENDALIAN DALAM SIKLUS PENGELUARAN
Aktivitas Sistem Pemrosesan Pembelian Sistem Pengeluaran Kas
Pengendalian
Otorisasi transaksi Pengendalian persediaan Bagian utang usaha mengotorisasi
pembayaran

Pemisahan Pekerjaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian Pisahkan bagian buku besar pembantu
pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku utang usaha, pengeluaran kas, dan buku
besar utang usaha terpisah dari buku besar. besar.

Supervisi Agen penerimaan


Catatan Akuntansi Buku pembantu utang usaha, buku besar, file File voucher ulang, buku pembantu utang
permintaan pembelian, file pesanan pembelian, usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di
file laporan penerimaan. buku besar.
Akses Keamanan fisik aktiva, batasi akses hanya ke Keamanan yang memadai atas kas. Batasi
catatan akuntansi di atas. akses ke berbagai catatan akuntansi di atas.

Verifikasi Independen Bagian utang dagan merekonsiliasi berbagai Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran
dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian
Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum buku besar. Rekonsiliasi bank secara
proses tersebut berkala oleh kontroler.