Sponsor  menjadi istilah yang cukup dekat dengan

penyelenggara kegiatan. Hampir di semua kegiatan 

yang membutuhkan pendanaan besar tidak pernah
melupakan pihak yang satu ini. Sponsor merupakan
perorangan/instansi/perusahaan yang turut serta
membantu memperlancar kegiatan dengan bentuk yang
bisa dikonversikan dalam bentuk uang. Keberadaaan
sponsor menjadi penting mengingat tidak semua
kebutuhan kegiatan bisa diupayakan sendiri. Bahkan
terkadang sponsor bisa menjadi kekuatan utama dalam
pelaksanaan kegiatan.
Untuk mendapat dana tunai dari sponsor mungkin agak
sulit bagi kegiatan perdana atau bagi lembaga yang
belum dikenal. Positioning sebuah kegiatan menjadi
faktor penentu dalam menarik sponsor. Kegiatan yang
sudah terkenal, berlangsung lama dan mempunyai
reputasi yang bagus memiliki kecenderungan lebih
mudah mendapatkan sponsor. Dalam hal ini keandalan
bernegosiasi menjadi penting. Cara efektif untuk
menyiasati itu salah satunya dengan melakukan barter.
Lazimnya, calon sponsor akan lebih respect jika
sponsorship dilakukan secara barter promosi.
Saat ini banyak sekali penyelenggara kegiatan masih
melihat pencarian sponsor semata-mata sebagai
aktivitas penggalangan dana untuk mendukung acara
yang dibuat. Padahal kini sponsorship telah berubah
menjadi sebuah bentuk kerjasama kemitraan
pemasaran antara perusahaan penyelenggara kegiatan
dengan perusahaan sponsor. Apabila kita tidak siap
menjadi bagian dari jalinan kemitraan upaya pemasaran
yang saling menguntungkan, kegiatan sponsorship yang
kita bina akan gagal, mungkin saja kita berhasil
mendapatkan sponsor, tapi akan gagal
mempertahankan hubungan kerjasama untuk jangka
panjang.
Saat ini pekerjaan untuk mencari sponsor telah berubah
secara drastis. Hal ini dipicu terutama oleh
meningkatnya harapan dari para sponsor. Mereka ingin
kegiatan sponsorshipnya dapat dijadikan sebagai
sarana untuk mencapai berbagai sasaran sekaligus,
dengan mengintegrasikan sponsorshipnya ke dalam
beragam aktivitas pemasaran lain. Mereka ingin
sponsorshipnya benar-benar dapat menghubungkannya
dengan pasar sasaran. Dalam jangka panjang, para
sponsor tidak tertarik diasosiasikan dengan kegiatan
yang disponsorinya. Mereka ingin membangun
hubungan dengan pasar sasaran sampai pada tingkat
hubungan personal, memperkuat hubungan tersebut
dan menciptakan tingkat relevansi yang tidak dapat
dicapai oleh media pemasaran seperti televisi, radio
atau surat kabar.
Dengan demikian, tugas pencari sponsor telah berubah
dari ibarat sebagai pengibar bendera menjadi pipa
penyalur, dengan menawarkan beragam manfaat dan
peluang yang dapat membantu sponsor mencapai
tingkat hubungan tertentu dengan pasar sasarannya.
Saat ini para sponsor juga mengharapkan agar kita
membantu mereka memahami lebih mendalam
mengenai para pengunjung acara yang kita
selenggarakan. Mereka bukan sekedar ingin tahu
tentang umur dan jenis kelamin para pengunjung, tetapi
mereka juga ingin tahu mengapa orang-orang tersebut
mau untuk datang ke acara kita, apa yang menjadi daya
tarik utamanya. Para sponsor juga ingin dapat
memperbaiki atau meningkatkan pengalamannya.
Ini berarti kita sebagai pencari sponsor dituntut bekerja
lebih keras lagi. Sponsor dapat dengan mudah pindah
ke berbagai kegiatan yang berbeda. Oleh karena itu,
penyelanggara kegiatan tidak dapat mengandalkan
pendapatan dari sponsor dalam bentuk bantuan dana.
Model baru dari sponsorship didasarkan pada
kemitraan. Sponsorship yang didasarkan pada
kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil
yang menyebabkan sponsor manapun sulit untuk
meninggalkan kerjasama kemitraan tersebut.
Siapa saja yang berpeluang menjadi sponsor acara
kita? Jawabannya adalah semua lembaga/perusahaan
yang sedang membutuhkan promosi dan sedang
mencari mitra kerjasama dalam mengerjakan program
kerja perusahaan. Mari kita lihat peluang sponsor di 3
(tiga) sektor kehidupan:
a. Public sector
1)      Instansi pemerintahan memiliki alokasi anggaran
untuk membantu meningkatkan kualitas masyarakat
baik dalam hal fisik maupun non fisik. Tingkat
kabupaten, propinsi maupun nasional.
2)      Pemerintah memiliki program kerja. Pada
beberapa program kerja selalu melibatkan masyarakat
sebagai partner
b. Private sector
1)      Penulis yang sedang mempromosikan tulisannya.
Mengundang mereka biasanya free akomodasi dan
transportasi
2)      Penerbit yang sedang mempromosikan buku
terbitan terbarunya
3)      Perusahaan yang sedang promo produk baru
4)      Perusahaan yang sedang membuka kantor
cabang baru
5)      Perusahaan memiliki Corporate Sosial
Responsibility (CSR) ditujukan untuk kegiatan sosial dan
non profit
6)      Bank memiliki dana-dana sosial untuk
pemberdayaan masyarakat
7)      Setiap perusahaan selalu memiliki anggaran dana
promosi
8)      Perusahaan yang sedang berkembang dan akan
melakukan ekspansi pasar
9)      Perusahaan teman satu organisasi
3. Third sector
1)      Lembaga Amil Zakat Infaq Shadaqah. Lembaga
sosial non profit memiliki alokasi anggaran berbagai
macam bidang garap. Caranya aksesnya dengan
menjadi mitra kerja.
2)      Lembaga Sosial memiliki program kerja dan pada
beberapa program membutuhkan kerjasama dengan
pihak lain
Bentuk-bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan
pihak sponsor adalah sebagai berikut :
1. Bantuan dana berupa uang tunai
2. Barter produk dengan media promosi : radio, koran,
majalah, televisi
3. Support pembicara.  Bisa jadi pembicara diambilkan
dari lembaga sponsor atau sponsor bertanggung
jawab mencarikan pembicara dari lembaga
jaringannya sponsor
4. Support  akomodasi (hotel/cathering)
5. Potongan harga misal percetakan, cathering
6. Souvenir misal  kaos, kenang-kenangn
7. Kerjasama program melaluia MoU
8. Diskon produk perusahaan
Saat kita ingin bekerjasama dengan orang lain tentunya
harus saling membutuhkan. Seperti yang sudah
disampaikan di awal, bahwa pihak sponsor selalu
menginginkan manfaat bukan sebaliknya. Oleh karena
itu, anda juga perlu tau apa saja yang dipertimbangkan
oleh sponsor dan bagaimana caranya agar sponsor
tertarik dengan kegiatan yang anda kerjakan. Perlu
diperhatikan beberapa hal ini :
1. Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan
tersebut. Hal ini sangat penting, karena kredibilitas
penyelenggara akan mempengaruhi keputusan
pemberi sponsor. Jika penyelenggara sudah pernah
membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut
berakhir dengan sukses maka pihak sponsor tidak
segan-segan untuk memberikan bantuan, baik
berupa produk maupun dana.
2. Jenis Kegiatan. Hal ini berkaitan dengan
pengambilan keputusan pihak sponsor apakah
kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat
dengan produk yang dihasilkan sponsor. Sebagai
contoh, kegiatan seminar tentang pengobatan
herbal dapat disponsori oleh perusahaan jamu atau
minuman herbal. Seminar berkorelasi positif
terhadap budaya masyarakat untuk mengkonsumsi
produk perusahaan dan perusahaan
berkesempatan untuk memberikan
produk knowledge. Sedangkan perusahaan properti
atau perusahaan mobil mewah mungkin tidak
begitu tertarik untuk mendanai kegiatan semacam
ini.
3. Peserta dan penonton. Pihak sponsor akan tertarik,
jika jumlah perkiraan peserta dan penonton serta
target penonton dicantumkan di dalam proposal.
 Jumlah keduanya akan menjadi target pemasaran
bagi para sponsor untuk memperkenalkan atau
memasarkan produk mereka.
4. Media yang digunakan sebagai sarana publikasi.
Apa yang diingan sponsor, itu yang diberikan. Saat
ini pihak sponsor rata-rata menginginkan produknya
bisa dikenal oleh masyarakat bukan? Oleh karena
itu, sediakan sarananya. Bisa publikasi visual, audio
atau audio visual. Media visual bisa berupa
spanduk rentang, backdrop, baliho, pamflet, flyer,
rontek. Bisa juga dalam bentuk audio seperti radio
atau audio visual seperti televisi.
Salah satu perangkat vital dalam bekerja sama dengan
sponsor adalah proposal. Proposal memberikan
gambaran tentang kegiatan yang akan dilaksanakan.
Proposal yang baik adalah yang bisa menjelaskan
secara terperinci dan utuh bahkan meski tanpa
penjelasan dari penyelenggara kegiatan.
Coba bayangkan diri Anda seorang CEO atau Direktur
Pemasaran dari sebuah perusahaan. Dimana Anda
duduk di sebuah dalam ruangan khusus Anda. Didepan
Anda ada meja kerja yang dilengkapi dengan komputer
dan disisi lain ada tumpukan kertas yang bukan lain
adalah tumpukan proposal pengajuan kerjasama yang
perlu Anda pelajari dan diambil keputusan, mana yang
akan ditindaklanjuti. Dalam kondisi ini, kira-kira proposal
seperti apa yang akan Anda ambil dari puluhan proposal
yang ada ? “proposal yang menarik”, “proposal yang
unik”, dan “proposal yang tidak terlalu tebal”.
Proposal sponsor setidaknya bisa memuat konsep 5 W
&  1 H : What, Why, When, Where, Who, dan How.
Selain itu perlu diperhatikan beberapa materi penting
seperti dibawah ini:
 1. Tujuan diselenggarakan acara
2. Keterangan mengenai acara
3. Alasan mengapa memerlukan sponsor
4. Media yang akan dipakai untuk mempromosikan
acara
5. Schedule dan action plan acara
6. Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara
kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship
yang diberikan. Berikan contoh-contohnya.
Misalnya pencantuman logo di banner, lebih baik
dibuatkan contoh design banner dengan logo
sponsor yang bersangkutan, atau mungkin anda
bisa menyediakan waktu khusus selama beberapa
menit untuk mereka mempromokan kegiatan
mereka.
7. Lampiran gambar, video atau kliping koran dari
kegiatan- kegiatan yang pernah dilakukan.
8. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut,
yang mengerti dengan baik tentang detail acara
tersebut.
REPORT THIS AD
Menyampaikan proposal saja belum cukup untuk
membuat calon sponsor tertarik. Karena proposal yang
masuk bukan hanya milik kita saja. Selalu ada
persaingan untuk mendapatkan kerjasama dengan
pihak sponsor. Bisa jadi dalam 1 bulan ada 5-10
proposal yang masuk untuk meminta kerjasama
sponsorship. Oleh karena itu perlu cara lain untuk
meyakinkan calon sponsor agar bersedia bekerjasama
dengan kita.
Setiap orang lebih percaya kepada orang yang sudah
dikenal daripada orang yang belum dikenal. Apalagi
orang-orang yang memiliki kesan positif. Demikian juga
dengan calon sponsor, mereka akan melihat siapa
orang yang merekomendaikan. Jadi sebelum
menghubungi calon sponsor, cari informasi siapa orang
yang dikenal oleh calon sponsor dan bisa bisa
memberikan rekomendasi. Dengan demikian setidaknya
50 % keberhasilan sudah di tangan.
Calon sponsor juga perlu diyakinkan dengan tatap muka
secara langsung. Caranya adalah dengan presentasi.
Cara ini fungsinya untuk meyakinkan kepada calon
sponsor bahwa kegiatan kita memang pantas untuk
didukung dan kebutuhan promosi produk mereka dapat
terpenuhi. Beberapa hal yang harus diperhatikan saat
akan presentasi sebagai berikut :
1. Buat janji dengan calon sponsor. Usahakan bisa
bertemu langsung dengan pimpinan
perusahaan/cabang perusahaan.
2. Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima
penolakan dan kritikan sebelum mendapat
sambutan positif. Apapun kegiatan yang anda
selenggarakan, yakinkan itu adalah kegiatan yang
terbaik.
3. Datang tepat waktu dan lakukan komunikasi
informal dengan penerima tamu. Sampaikan
identitas organisasi dan berikan kartu nama.
4. Berlatih sebelum waktu presentasi
5. Berpakaian yang rapi dan pantas
6. Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor
7. Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu
terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam
proposal. Pada waktu persentasi sebaiknya lebih
ditekankan pada personal approach dan lebih
menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada
 kepentingan pihak sponsor daripada pihak
penyelenggara kegiatan.
8. Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi
oleh pihak sponsor (kalo bisa kartu nama).
9. Tanyakan kapan bisa di-follow up. Setelah itu follow
up via telephon.
Setelah kesepakan kerjasama tercapai, tepati janji pada
pihak sponsor pada waktu penyelenggaraan kegiatan.
Berikan yang terbaik kepada pihak sponsor sehingga
tidak ada yang merasa dikecewakan. Ini karena akan
berkaitan dengan image lembaga penyelenggara.
Sebisa mungkin undanglah mereka untuk datang ke
acara kita, biasanya hal tersebut akan membuat kita
lebih baik di mata mereka.
Berikan laporan setelah kegiatan dan cantumkan semua
bukti-bukti kegiatan dan pelaksanaan janji kepada
sponsor dan jangan lupa untuk menyertakan bukti
seperti foto dari logo mereka di banner, spanduk, dsb.
Hal terakhir ini sangat penting, karena kebanyakn kita,
habis manis sepah dibuang. Tidak memberikan laporan
setelah mendapat dana atau barang. Sekali lagi jangan
lakukan hal itu!! Berilah Laporan kegiatan dan sebaiknya
anda beraudiensi dengan pihak sponsor tentang
jalannya kegiatan tersebut. Ucapkan terimakasih
kepada mereka, minta waktu luang untuk sekedar
berkunjung. Buatlah kesan positif kepada sponsor, dan
jangan berfikir kerjasama hanya dilakukan saat itu saja.
Sampaikan program – program lain yang
memungkinkan untuk dikerjasamakan dengan pihak
sponsor. Dengan demikian maka anda sudah
mendapatkan mitra kerjasama jangka panjang.
Keterangan :