Rapat yang Efektif

Rapat merupakan suatu alat/cara untuk mencapai tujuan ataupun menyelesaikan

suatu pekerjaan. Rapat yang efektif adalah rapat yang dapat mencapai tujuan yang
diinginkan. Sehingga, suatu rapat harus mempunyai tujuan yang jelas yang hendak
dicapai dan dijalankan dengan proses yang benar sehingga dapat meyakinkan bahwa
tujuan rapat akan dapat dicapai.

Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat ditentukan oleh tiga komponen penting,
yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya,
kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan
kehadiran serta keaktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.

Secara umum ada tiga tahapan penting dari suatu rapat agar suatu rapat dapat
berjalan secara efektif yaitu:

1. Persiapan rapat.
2. Pelaksanaan rapat.
3. Tindak lanjut rapat.
Agar rapat dapat berlangsung lebih efektif, maka perlu ada kesepakatan mengenai
etika dan etiket sepanjang rapat berlangsung. Setiap orang harus saling menghargai,
sopan, menyampaikan pendapat tanpa menjatuhkan orang lain, memberi kesempatan
orang lain berbicara, mendengarkan, dan terlibat aktif namun tidak mendominasi. Ide
yang disampaikan juga harus berdasarkan data dan fakta, isi pesan harus jelas dan
sistematis, komunikasi yang dilakukan bersifat formal, dan harus adanya feedback
dari tiap anggota.

Menyelenggarakan Rapat
A. Persiapan Rapat
Rapat diadakan jika masalah tidak dapat diselesaikan tanpa rapat. Karena dengan
menyelenggarakan rapat maka akan menghabiskan banyak waktu sedangkan setiap
orang pastinya memiliki agenda masing-masing. Untuk itu jika memang rapat harus
dilaksanakan maka rapat perlu dipersiapkan dengan sebaik-baiknya.
Dalam persiapan rapat perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Tetapkan tujuan rapat : sebelum memulai rapat maka tujuan rapat haruslah
jelas. Apakah rapat diadakan untuk menyelesaikan masalah ataupun mengeluarkan
instruksi. Tujuan rapat ini dapat dijadikan sebagai tolak ukur keberhasilan suatu rapat.
2. Jelaskan agenda rapat : batasi agenda dan sesuaikan dengan tujuan utamanya.
Hindari agenda yang menumpuk dan tidak berkaitan dengan tujuan rapat agar rapat
menjadi lebih terarah. Agenda harus diinformasikan kepada seluruh pihak yang
terlibat sebelum rapat dilaksanakan.
3. Tetapkan waktu : alokasikan waktu untuk setiap agenda dan buat seefisien
mungkin.
4. Pilih peserta dengan tepat : setiap orang yang terlibat dalam rapat haruslah
memiliki kontribusi untuk tercapainya tujuan rapat. Setiap orang memiliki ide,
pendapat, ataupun peran untuk mengambil keputusan. Oleh karena itu sebelum rapat,
masing-masing peserta harus mempersiapkan diri terlebih dahulu.
5. Alat bantu rapat : ruang dan sarana pendukung harus memadai dan menunjang
kelancaran rapat. Buat rapat senyaman mungkin dengan pengaturan ruangnya.

B. Pelaksanaan rapat
Ketika rapat dimulai, pemimpin rapat bertanggung jawab atas apa yang terjadi
selama rapat berlangsung. Pemimpin rapat memiliki kewenangan atas rapat tersebut
dengan mengendalikan proses rapat agar lebih terarah dan sistematis.
Proses rapat yang perlu dilakukan adalah :
1. Mengomunikasikan dengan jelas tujuan dan agenda rapat pada saat membuat
undangan.
2. Menyampaikan dan menyepakati aturan main sepanjang rapat berlangsung
termasuk proses komunikasi yang dilakukan.
3. Menjelaskan agenda rapat dan menyepakatinya.
4. Membuka rapat dengan menjelaskan maksud dan tujuan rapat.
5. Membahas agenda rapat dan saling bertukar informasi.
6. Melakukan proses negosiasi untuk mencapai kompromi dan kolaborasi.
7. Menganbil jeputusan dan menyimpulkan hasil rapat
8. Menutup rapat. Bila ada hal yang belum tuntas akan dibahas di rapat
berikutnya.

C. Tindak lanjut rapat

Tindak lanjut dari rapat merupakan bagian penting dari efektivitas suatu rapat.
Keputusan-keputusan rapat yang tidak ditindaklanjuti tidak akan membawa hasil apa-
apa. Oleh sebab itu, setelah rapat selesai maka pimpinan rapat perlu untuk
menindaklanjutinya. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa orang-orang
yang mendapatkan tugas pada waktu rapat berlangsung melaksanakan tugasnya
dengan baik dan tepat waktu sehingga hasil yang ingin dicapai dari suatu rapat benar-
benar dapat direalisasikan. Sebagai peserta rapat maka seseorang harus mau
memberikan kontribusi dalam rapat yang berlangsung secara penuh dan jujur. Peserta
rapat harus mengikuti aturan yang ditetapkan oleh pimpinan rapat dan menggunakan
jenis berfikir sesuai dengan topi yang sedang dipakai. Tidak lupa, seorang peserta
rapat juga harus memperhatikan batasan waktu yang diperikan oleh pimpinan rapat.
Untuk dapat memberikan kontribusi dalam rapat secara maksimal, merupakan hal
yang penting bagi seseorang untuk mempunyai kompetensi dalam memberikan
kontribusi dalam rapat.

Berpartisipasi dalam rapat

Kontribusi dalam rapat merupakan kompetensi yang penting dimiliki para peserta
rapat untuk mewujudkan rapat yang efektif. Tingkat kemahiran kompetensi kontribusi
dalam rapat ini adalah mulai dari menjadi sekadar sebagai peserta rapat, kemudian
meningkat menjadi peserta rapat yang aktif dan kontributor rapat yang baik, dan
puncaknya adalah mendukung hasil keputusan rapat.

Pengertian kompetensi kontribusi dalam rapat menurut KK Kemenkeu adalah

sebagai berikut :

a. Memiliki keterampilan untuk ikut serta secara efektif dalam rapat.

b. Orang-orang yang kompeten, adalah kontributor yang aktif. Mereka

mempersiapkan diri sebelumnya dan menawarkan gagasan serta opini. Mereka
mendengarkan secara terbuka gagasan orang lain dan memberikan umpan balik serta
rekomendasi dengan cara yang konstruktif. Mereka secara sukarela menawarkan diri
dan menerima hal-hal yang harus dilakukan yang dihasilkan pada saat rapat dan
menyelesaikannya secara penuh tanggung jawab.
Dengan mempunyai kompetensi ini diharapkan para peserta rapat tidak hanya sekedar
hadir secara fisik namun juga dapat memberikan kontribusi secara aktif dan penuh.
Untuk dapat menjadi seorang kontributor yang aktif dalam suatu rapat maka
seseorang harus mau melakukan persiapan sebelum rapat dilaksanakan yaitu dengan
mengumpulkan data dan informasi terkait dengan topik rapat yang akan dibahas.
Kemudian selama rapat berlangsung ia juga harus mau mendengar pendapat orang
lain dan juga menawarkan gagasan-gagasannya serta bersedia untuk mengambil peran
dalam melaksanakan keputusan-keputusan rapat secara penuh tanggung jawab.
Tingkat kemahiran dan indikator perilaku dari masing-masing tingkat kemahiran
untuk kompetensi kontribusi dalam rapat adalah sebagai berikut:

Semakin besar tugas dan tanggung jawab seseorang tentu saja semakin tinggi
juga tingkat kemahiran yang dituntut pada orang tersebut untuk dapat memberikan
kontribusinya dalam rapat. Oleh sebab itu, kompetensi kontribusi dalam rapat ini
harus terus dilatih dan semakin ditingkatkan seiring dengan semakin meningkatnya
tugas dan tanggung jawab seseorang.
 Pada waktu masih dalam tahap awal mula bekerja dimana tugas dan tanggung
jawab yang diberikan belum terlalu besar maka mungkin tingkat kemahiran tingkat
pertama yaitu menjadi peserta rapat sudah cukup.
Namun demikian, seiring dengan meningkatnya tugas dan tanggung jawabnya
maka tingkat kemahiran tingkat pertama tersebut tidak cukup lagi. Seseorang akan
mulai dituntut untuk menjadi peserta rapat yang aktif yaitu dengan terlibat secara aktif
dalam pembahasan topik yang sedang dirapatkan yaitu dengan menawarkan usulan
atau gagasan serta memberikan tanggapan atau umpan balik atas usulan atau gagasan
orang lain. Tentu saja tanggapan dan umpan balik harus disampaikan secara
konstruktif. Sifat-sifat mau menang sendiri, tidak mau mendengar, apalagi sifat
mencari-cari kesalahan orang lain merupakan sifat-sifat yang harus dihilangkan.
Untuk dapat memberikan kontribusi yang baik dalam rapat tentu saja seorang
peserta rapat harus mau melakukan persiapan sebelum rapat berlangsung dengan
mempelajari bahan-bahan rapat yang telah disediakan dan juga mencari bahan-bahan
yang terkait dengan topik rapat yang akan dilakukan. Dengan persiapan sebelumnya
tersebut maka seorang peserta rapat akan mampu untuk memberikan usulan dan
gagasan yang didukung dengan data dan fakta yang cukup serta relevan.
Pada tingkat yang keempat, kompetensi kontribusi dalam rapat diwujudkan dalam
bentuk mendukung hasil keputusan rapat yaitu dengan menerima dan melaksanakan
keputusan rapa secara penuh tanggung jawab. Apabila dalam rapat diputuskan adanya
pembagian tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan sesuatu, maka tugas dan
tanggung jawab tersebut harus dilaksanakan dengan baik dan tepat waktu. Dengan
demikian kontribusi dalam rapat tidak berhenti pada saat rapat selesai dilakukan
namun juga berlanjut dengan tindak lanjutnya setelah rapat. Suatu rapat tidak akan
efektif apabila hasil keputusan rapat tidak dilaksanakan atau tidak ditindaklanjuti.
Untuk itu, penting bagi pimpinan rapat untuk dapat memonitor perkembangan
tindak lanjut hasil-hasil rapat untuk memastikan bahwa hasil-hasil keputusan rapat
dilaksanakan dan ditindaklanjuti oleh orang-orang yang ditugaskan.

Sumber :
https://docplayer.info/321097-Kontribusi-dalam-rapat-dan-rapat-yang-efektif.html

Alvonco, Johnson. 2014. Practical Communication Skill. Jakarta: Elex Media.

Komputindo. Arikunto, S. 2010. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek.