BAB I

PENDAHULUAN

  Latar Belakang
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan
informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa
pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan
sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi
dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat merupakan bagian yang tidak dapat terpisahkan dari aktivitas manusia dalam
era moderen ini. dalam kebutuhan ekonomi dan sosial misalnya, manusia, organisasi,
atau pun perusahaan terdorong untuk memanfaatkan surat demi kelancaran aktivitas
bisnisnya..
Pengetahuan tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat adalah hal yang penting
untuk diketahui. Karena surat merupakan alat komunikasi yang umum dipakai,
semestinya penulis surat harus mengetahui: cara penulisan, lambang dan tanda-tanda
yang dipakai yang haruslah bersifat dan sependapat dengan umum sehingga mudah
dimenggerti si penerima surat.
Rumusan Masalah
Dalam penyusunan makalah ini, adapaun yang menjadi rumusan masalah diantaranya:
1. Apa pengertian surat,surat bisnis dan korespondensi bisnis?
2. Bagaimana fungsi surat bisnis itu sendiri?
3. Menjelaskan beberapa pengelompokan dalam surat?
4. Bagian Surat dan Bentuk Surat
5. Bahasa Surat
6. Bagaimana bagian-bagian surat, bentuk dan format surat?
7. Aplikasi contoh surat-surat bisnis
8. Format Lipatan surat dan amplop

Tujuan Penulisan
Setelah mempelajari makalah ini, pembaca akan dapat:
1. Menjelaskan pengertian surat dan korespondensi bisnis
2. Menjelaskan beberapa fungsi surat bisnis
3. Melakukan pengelompokan surat
4. Menjelaskan bagian-bagian surat, berbagai macam bentuk atau bahasa surat
5. Mengetahui berbagai macam contoh surat-surat bisnis
6. Mengetahui format lipatan surat dan amplop
 MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

“DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS”

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK 8
ANNISA VERLIANA(C1C018090)
LIVIA PUSPA LINGGA(C1C018092)
DINDA ZANUBALOKA ARIFAH(C1C018145)

DOSEN PENGAMPUH:

Isma Coryanata,SE.,M.Si.Ak

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BENGKULU
TAHUN AJARAN 2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang selalu melimpahkan rahmat dan

hikmah-Nya kepada kita semua hingga penulis dapat menyelesaikan makalah

dasar-dasar korespodensi bisnis ini dengan baik dan tidak ada halangan

apapun.

Tidak lupa sholawat beriring salam penulis ucapkan kepada informasi

Islam yaitu Nabi Muhammad SAW beserta sahabat dan keluarganya yang telah

membawa umat Islam kedalam yang di ridhoi oleh Allah dengan penuh cahaya

pengetahuan.

Meskipun penulis telah berhasil menyelesaikan makalah ini, namun

penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan

yang maksimal. Untuk itulah kepada seluruh pembaca yang telah mengetahui

kekurangan dan kesempurnaan makalah ini, penulis sangat mengharapkan

kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini

berikutnya. Penulis mengucapkan terima kasih.

Bengkulu,13 Maret 2019

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................

DAFTAR ISI ................................................................
A.      Pengertian Surat Dan Surat Bisnis ..................
B.      Fungsi Surat Bisnis ...............................................
C.       Pengelompokan Surat .........................................
D.      Bagian Surat Dan Bentuk Surat .......................
E. Bahasa Surat ..........................................................
F. Format Lipatan Surat Dan Amplop .................
G. Contoh-contoh Surat Bisnis ..............................
 BAB II
PEMBAHASAN

Pengertian Korespondensi Bisnis

Dalam konteks pembicaraan ini istilah korespondensi berpadanan dengan istilah
correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan
surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal
surat-menyurat (1989 : 462). Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman
surat. Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan
menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat
disebut koresponden.

Berdasarkan informasi di atas, dapat dikatakan bahwa korespondensi merupakan salah satu
jenis komunikasi tulis. Korespondensi dapat terjadi antara seseorang dengan orang lain,
antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara organisasi dengan organisasi, dan
sebagainya.

Dari uraian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa korespondensi adalah komunikasi antara
seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi atau sebaliknya, antara
seseorang dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara
organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai sarana.
Aktivitas berkorespondensi tentunya melalui suatu proses, yaitu penulisan, pengiriman, dan
penerimaan surat.

Dari penjelasan diatas, korespondensi bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara
satu pihak dengan pihak yang lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan
dengan dunia bisnis.

Pengertian Surat dan Surat bisnis

Bagi masyarakat umum istilah surat bukanlah sesuatu yang baru (asing). Surat digunakan
oleh seseorang sebagai sarana penyampaian pesa tertulis untuk berbagai kepentingan, baik
pribadi, kedinasan mauoun bisnis dari seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring
dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang begitu pesat, penulisan
dan penyampaian suatu pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja
dengan kertas, tetapi juga melalu surat elektronik (electronic mail/e-mail).

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional,

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun
nonbisnis.

Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk
menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.
Fungsi Surat Bisnis
Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berekembang begitu cepat dengan adanya
telepon, telepon genggam, televise, radio, telegram, faksimail, dan computer, surat masih
merupakan sarana penghubung/komunikasi yang sangat penting bagi seseorang,kelompok,
maupun organisasi pemerintah dan bisnis.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

-            Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam kaitanya
dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-pesan bisnis dari
pengirim pesan kepada pihak lain.

-            Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir
atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.

-            Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)

-            Alat untuk mengingat

-            Bukti sejarah (historis)

-            Pedoman kerja

-            Media promosi bagi pengirim surat

Pengelempokan Surat
Secara umum, surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok, yaitu pengelompokan
surat menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran yang dituju, isi dan maksudnya,
sifatnya, dan menurut urgensi pemakaiannya.

1.        Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

Menurut wujudnya, surat surat dapat dikelompokkan dalam beberapa kelompok.

a)         Surat Bersampul

Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang
yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.

b)        Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesan-pesan
singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x 15 cm yang
dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.

c)         Warkat Pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas
warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat akan membuat
amplop.
d)        Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang
berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.

e)         Memorandum (Memo) dan Nota

Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan
singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi
(internal Organisasi.

f)         Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah atas
suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

2.        Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:

g)        Surat Pribadi

Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

h)        Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.

i)          Surat Bisnis

Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.

j)          Surat Sosial

Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-
lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada
umumnya.

3.        Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga,
yaitu:

·           Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada
seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan
bersifat pribadi atau privasi.
·           Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada seorang
atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang
banyak.

·           Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu
diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.

4.        Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

·           Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan
tanpa amplop.

·           Surat Konfidensial (terbatas)

Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan tertentu.

·           Surat Rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat
tertentu.

5.        Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian

·           Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu
perlakuan khusus atas surat tersebut.

·           Surat Segera

Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau
dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat.

·           Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus
didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.

6.        Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan
tujuan pengirim surat. Oleh karena itu, maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang
satu dengan yang lain berbeda, jenis suratnyapun sangat bervariasi.
Bagian Surat dan Bentuk Surat
1. Kepala surat (kop surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor,lampiran, dan hal atau perihal
4. Nama dan alamat surat
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Tanda tangan,nama jelas,dan jabatan
9. Tembusan
10. Inisial

Bahasa Surat
Suatu pesan yang disampaikan haruslah bersifat komunikatif dan mudah dipahami oleh
penerima surat sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-
kaidah yang berlaku dalam surat menyurat,seperti bagaimana memilih kata, pemakaian
ejaan yang disempurnakan,penyusunan paragraf dan penyusunan kalimat. Untuk surat-
surat resmi maupun surat-surat bisnis pilihan kata hendaknya memenuhi syarat yang baik
dan baku,lazim(umum),biasa dan cermat. Perlu dihindari penggunaan kata-kata yang belum
diakui kebakuannya,misalnya: gimana,ngapain,kenapa dan bikin. Padanan kata-kata
tersebut yang sudah baku adalah bagaimana,mengapa,dan membuat. Sebagai
contoh,penggunaan sapaan Bapak,Ibu,Saudara dan Anda harus tepat atau sesuai dengan
pangkat dan kedudukan penerima surat. Jangan sampai surat yang disampaikan untuk saling
mempererat tali persaudaraan atau persahabatan,justru menimbulkan kesan yang kurang
baik kepada menerima surat.

Format Lipatan Surat dan Amplop

Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika
berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-asalan akan
memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya.

a)        Format Lipatan Surat

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis,
antara lain ;

ü Lipatan baku (Standard fold)

ü Lipattan setengah baku (semi standard fold)

ü Lipatan akordeon (accordion fold)

ü Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

ü Lipatan tunggal (single fold)

ü Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)

ü Lipatan model prancis (french fold)

ü Lipatan model baron (baronial fold)

b)        Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.

1.    Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

-       Amplop biasa

-       Amplop berjendela

2.    Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:

-       Amplop resmi

-       Amplop kartu

-       Amplop bisnis

-       Amplop pendek

-       Amplop panjang

-       Amplop lebar

3.    Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:

-       Amplop katalog

-       Amplop mata berkait

-       Amplop kancing bertali

Contoh-contoh Surat Bisnis

a)        Surat Pemesanan

Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai
dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan
(manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).

b)        Surat Konfirmasi

Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu
yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu.

c)        Surat Pengaduan

Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain dengan
cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar
memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.

d)        Surat Permintaan Informasi

Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau
lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan
atau lembaga.

e)        Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun
lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.

f)         Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi
pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.

g)        Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah
melampaui waktu yag telah ditentukan.

h)        Surat Peringatan

Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal.

i)         Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada
pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu
tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah diseepakati.

j)         Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk
mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan
dengan cara-cara tertentu.

k)        Surat Undangan RUPS

RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat
strategis bagi pengambilan keputusan strategis.

l)         Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu
pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang
yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

m)     Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu
kepada pihak yang lain tentang suatu hal.