ACCESS.
SISTEMAS COMPUTACIONALES.
moed6@hotmail.com
moed6@latinmail.com
moed6@yahoo.com.mx
Contenido:
Contenido: __________________________________________________________________ - 2 -
Introducción: ________________________________________________________________ - 3 -
Creando la base de datos ____________________________________________________ - 4 -
Creación de formularios _____________________________________________________ - 7 -
Formulario: Introducción de Contactos. ____________________________________________ - 7 -
Formulario: Búsqueda de Contactos. ______________________________________________ - 13 -
Formulario: Principal. ___________________________________________________________ - 14 -
Bibliografía: _______________________________________________________________ - 16 -
Índice: _____________________________________________________________________ - 17 -
-2-
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Introducción:
uchas veces tenemos problemas para usar una base de datos, o no sabemos
M como crearla, e incluso ni como comenzar. Este artículo te muestra una
forma muy sencilla de cómo crear una agenda en Access, donde se pedirá: el nombre,
apellidos, ciudad, estado, teléfono, fax, email, dirección y código postal, así como, un
formulario de inicio, uno de búsqueda y uno de introducción de datos; y una tabla donde
se piden los datos que ya mencioné hace unos renglones atrás. Este artículo
originalmente lo extraje de una página de Internet, que para ser honesto no recuerdo la
dirección sin embargo si el nombre del autor original del artículo; solo que, el mismo lo
modifiqué pues faltaban algunos detalles que describir. Autor original: Julio Rodríguez C.
y quién modificó este artículo, su servidor: Héctor M. C.
Nota:
-3-
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Tras esto aparecerá una pantalla en la que tendrás que seleccionar, por un lado,
la carpeta del disco duro donde quieres almacenar la base de datos y por otro lado el
nombre de la misma. Aunque es posible que el nombre de la base de datos tenga
espacios en blanco no es recomendable, así como tampoco que el nombre tenga letras
acentuadas. En nuestro caso la guardaremos en la carpeta Mis Documentos con el nombre
Agenda. A continuación pulsa el botón Crear.
-4-
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Da clic en Crear una tabla en vista de Diseño, y llena los campos como se muestra
en la siguiente figura:
-5-
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
En nuestro caso como campo clave se ha elegido el campo ID (el primer campo de
tipo Autonumérico, es decir, es un campo que contiene valores numéricos generados de
forma automática por el propio programa: en el ejemplo que estamos desarrollando
comenzará por el valor 1 y se irá incrementando automáticamente a medida que vayas
introduciendo nuevos registros en la agenda), cuya función es la de numerar los registros
(contactos) que tengas en la agenda. Para poner el campo clave, pulsa la tecla derecha
del ratón y marca la llavecita (clave principal).
Una vez hayas tecleado los nombres de los campos, los tipos de datos
correspondientes y una pequeña descripción indicando la función de esos campos guarda
la tabla con el nombre Contactos y ciérrala posteriormente.
-6-
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
*
Obligatorios, necesarios.
-7-
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Más adelante tendrás que realizar este mismo proceso para crear el resto de los
botones de comando, pero con las funciones correspondientes. Para crear el botón que
permita movernos por los registros en modo ascendente deberás volver a marcar el botón
de comando y seleccionar la categoría Desplazamiento de registro y la acción Ir al
siguiente registro Imagen o Texto Nombre de comando Finalizar. Cuando en una
categoría no se encuentre la acción que se quiere asignar al botón de comando tendrás
que seleccionar otra categoría. Para el botón Agregar Contacto es la categoría
Operaciones con registros Agregar nuevo registro. Y el botón Eliminar Registro la
categoría Operaciones con registros Eliminar registro.
-9-
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Por mi parte, personalicé la etiqueta con tipo de letra Britanic Bold Tamaño 18,
Centrado, con Efecto especial: Sombreado color de fondo Amarillo y color de letra Verde
fuerte. También le agregué un botón de comando a un lado que cierre el formulario, las
opciones del asistente del botón es la categoría Operaciones con formularios Cerrar
formulario Imagen (una imagen sencilla que diseñé). Antes selecciona los campos y
desplázalos todos juntos para que coloques la etiqueta y la línea sobre los mismos.
Ahora te describiré para que sirve cada una de estas opciones que cambiamos:
- 10 -
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Estilo de los bordes: Permite o no, o incluso personalizar los bordes del cuadro
de control.
- 11 -
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Después de haber terminado con el diseño del formulario y haber cambiado las
propiedades necesarias guárdalo, pulsa sobre la opción Guardar (en el ejemplo le he
dado el nombre de: Gestión de Contactos) y luego cierra el formulario. Vuelve a la
ventana de base de datos en la que verás el nombre del formulario que acabas de crear.
- 12 -
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
- 13 -
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Formulario: Principal.
or último tienes que crear un formulario de presentación o principal, que
P contenga un menú con las principales opciones de la agenda. En nuestro
ejemplo es muy parecida a la primera imagen que se mostró en este tutorial. Como
podrás ver contiene dos botones de comando cuya función es la de abrir los formularios
que acabas de crear. Además incluye otros dos botones: Salir de la agenda encargado de
finalizar la ejecución de la base de datos y cerrar el programa Access y Salir de la
aplicación encargado de solo finalizar la aplicación del formulario mostrado. Para crear
este formulario pulsa en Formularios Vista diseño sin seleccionar ninguna tabla en el
desplegable (si es que aparece). Hacemos clic en el botón Aceptar y muestra una
cuadrícula en la que insertarás los elementos del formulario.
Primero inserta dos rectángulos y dales un color de fondo diferente tal y como ves
en la figura al final de esta sección. Sobre el rectángulo de arriba colócale una etiqueta
personalizada describiendo la base de datos (en mi ejemplo: Agenda De Moedano Versión
3.00.08). A un lado de ambos rectángulos coloca un cuadro de imagen y escoge una del
cuadro de diálogo que te aparecerá (en el ejemplo que muestro, coloqué una imagen del
personaje Topo Gigio). Después coloco dos botones sin texto ni imagen con la categoría
Operaciones con formularios Abrir Formularios Gestión de Contactos y Operaciones
con formularios Abrir Formularios Buscar Contactos; personalízalos en tamaño y
alineación. Colócales una etiqueta enfrente de ellos y la descripción del formulario que
mostrarán. Después coloca los dos botones uno para cerrar la aplicación Access y salir de
la base de datos y otro para salir solo de la aplicación. Las opciones de estos botones
serán Operaciones con formularios Cerrar Formulario y Aplicación Salir de aplicación.
Lo siguiente es darle las mismas propiedades que le dimos a los formularios anteriores:
Por último, para que el formulario principal se ejecute nada más cuando se abra la
base de datos; hay que ir al menú Herramientas Inicio... En la parte superior derecha
- 14 -
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
De esta forma conseguimos que al abrir la base de datos Agenda lo primero que
aparezca sea el formulario principal en el que podrás seleccionar la acción que desees
realizar (esto es, si cierras la ventana de base de datos y vuelves a abrirla, aparecerá el
formulario Principal).
Espero y este pequeño tutorial (ejemplo), les haya sido de gran ayuda, como les
había mencionado antes, el original carecía de muchos detalles, yo solo lo amplié, si lo
encuentran en el Internet se darán cuanta de lo que les habló. Que pasen muy buen día.
- 15 -
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Bibliografía:
Podrán encontrar muchos tutoriales en el Internet.
- 16 -
Héctor Moedano Castelán.
Agenda con Access
Índice:
A
F
Access . - 1 -, - 3 -, - 4 -, - 9 -, - 11 -, - 12 -, - 14 -, - 16 -
formulario..- 3 -, - 6 -, - 7 -, - 8 -, - 10 -, - 11 -, - 12 -, -
Alinear .................................................................. - 10 -
13 -, - 14 -, - 15 -
Asistente ................................................................ - 7 -
formularios .................... - 7 -, - 8 -, - 10 -, - 13 -, - 14 -
Autor ....................................................................... - 3 -
H
B
herramientas ..........................................................- 8 -
base de datos - 3 -, - 4 -, - 5 -, - 6 -, - 8 -, - 12 -, - 13 -,
- 14 -, - 15 - I
botón.. - 4 -, - 5 -, - 7 -, - 8 -, - 9 -, - 10 -, - 12 -, - 13 -, -
imagen....................................... - 8 -, - 9 -, - 10 -, - 14 -
14 -, - 15 -
botones.................- 8 -, - 9 -, - 10 -, - 11 -, - 12 -, - 14 - P
Buscar .........................................................- 13 -, - 14 -
personalización ....................................................- 15 -
C personalizada .......................................................- 14 -
personalizar..........................................................- 11 -
categoría .................................- 9 -, - 10 -, - 13 -, - 14 -
categorías .............................................................. - 8 - R
clave principal....................................................... - 6 -
rectángulo.............................................................- 14 -
comando....................................- 8 -, - 9 -, - 10 -, - 14 -
ComboList ..................................................- 10 -, - 14 - T
copiar.................................................................... - 13 -
Crear ....................................................................... - 5 - tabla ................................... - 3 -, - 5 -, - 6 -, - 7 -, - 14 -
cuadrícula ............................................................ - 14 - tamaño .............................................- 10 -, - 11 -, - 14 -
E V
- 17 -
Héctor Moedano Castelán.