Anda di halaman 1dari 62

Panduan Penerapan

Pengguna Akhir
Microsoft 365
2

Daftar Isi
Pemangku kepentingan
7. Merekrut Sponsor Eksekutif
9. Memilih Rencana Keberhasilan
10. Memberdayakan Pemimpin

Skenario
15. Mengidentifikasi Skenario
20. Memprioritaskan Skenario Anda
22. Menetapkan Kriteria Keberhasilan
26. Membagikan Keberhasilan

Kesadaran
29. Menyusun Rencana Komunikasi
35. Mendukung Keterlibatan
Berkelanjutan

Pelatihan
38. Membuat Rencana Pelatihan
40. Mengakses Sumber Daya Pelatihan

Rencanakan,
Terapkan, Kelola
43. Merencanakan Aktivitas Penerapan Anda
46. Memulai Program Penerapan Awal
51. Membuat Rencana Keberhasilan
53. Mengulang agar Terus Berhasil
54. Mengelola dan Bersiap untuk Perubahan
Pendahuluan
3

Seiring dengan perubahan bidang bisnis, ekspektasi untuk digunakan sebagai panduan langkah demi
karyawan dan pelanggan berkembang dan langkah, yang memungkinkan Anda memastikan
muncullah budaya baru seputar cara kami bekerja. bahwa organisasi Anda dapat terlebih dahulu
Karyawan mencari tujuan lain dalam pekerjaan mengidentifikasi, kemudian melaksanakan tugas
mereka dan perusahaan ingin memanfaatkan tertentu yang akan membantu organisasi Anda
kecerdasan karyawan. Keragaman tenaga kerja menerima budaya kerja baru ini.
terbentuk untuk pertama kalinya dalam sejarah
Praktik terbaik dalam panduan ini didasarkan pada
manusia, selama lima generasi menciptakan tenaga
pengalaman pelanggan kami yang paling berhasil,
kerja global.
yang telah lama menerapkan teknologi lain yang kini
Kolaborasi dan kerja sama tim dengan kolega adalah merupakan bagian dari Microsoft 365 – Office 365,
bagian dari aktivitas kita sehari-hari dan kemampuan Windows 10, dan Enterprise Mobility + Security.
untuk bekerja di seluruh lokasi dan perangkat
Kami harap panduan ini akan menginspirasi Anda
sangatlah penting. Perusahaan tidak lagi terikat
mengenai sesuatu yang dapat Anda lakukan, dan
oleh batasan fisik atau wilayah dan dapat mencari
bahwa Anda menggunakannya, dan membagikannya
keahlian dari seluruh dunia.
kepada orang-orang di organisasi Anda. Kami
Seiring dengan berkembangnya budaya cara menerima umpan balik mengenai panduan ini,
kerja kita, alat bantu kerja kita juga harus melalui Drive Adoption Community di:
berkembang. Microsoft 365 membantu organisasi
http://aka.ms/driveadoption
Anda memahami budaya kerja baru ini dengan
memfasilitasi karyawan untuk menjadi kreatif dan Dan ingat, Anda tidak sendirian. Ada banyak
bekerja sama dengan aman. Microsoft 365 adalah organisasi seperti organisasi Anda yang saat ini
solusi yang lengkap, cerdas, dan aman, menyatukan sedang meluncurkan teknologi Microsoft 365 dan
Office 365, Windows 10, dan Enterprise Mobility + Anda dapat terhubung dengan mereka dalam
Security. komunitas ini.
Panduan Penerapan Pengguna Akhir ini dibuat Cara kita bekerja menjadi semakin terhubung, jadi
untuk organisasi yang tertarik dengan cara paling mari hubungkan cara kita bekerja.
efektif untuk memaksimalkan investasi mereka
dengan Microsoft 365. Panduan ini dimaksudkan

Microsoft 365 membantu organisasi Anda


memahami budaya kerja baru ini dengan
memfasilitasi karyawan untuk menjadi kreatif
dan bekerja sama dengan aman.
4

Meraih kesuksesan dengan Microsoft 365 berarti memastikan program ini membantu semua orang dalam organisasi
Anda melaksanakan lebih banyak hal dalam pekerjaan mereka.

Sebelum peluncuran Microsoft 365, renungkan dan pikirkan tentang alasan organisasi Anda membelinya sedari awal.
Apakah karena persyaratan teknis tertentu, sebagai bagian dari siklus peningkatan TI, atau apakah Anda menemukan
kebutuhan khusus dalam bisnis?

Mendorong penerapan timbul dari pemahaman mengenai tantangan bisnis dan cara mengatasinya dengan solusi
Microsoft 365. Tentang memastikan bahwa semua orang dalam organisasi memahami manfaat dan mendukung
solusi yang Anda berikan. Orang pada dasarnya menolak perubahan, sehingga mereka perlu tahu apa manfaatnya
bagi mereka.

Di Microsoft, kami ingin Anda memanfaatkan investasi Anda dengan Microsoft 365 dan perencanaan adalah kunci
untuk mencapainya. Satu-satunya tujuan Panduan Penerapan Pengguna Akhir ini adalah untuk membantu Anda
dalam proses penerapan.

Melalui pengalaman pelanggan terdahulu, kami mengetahui bahwa untuk berhasil dengan penerapan Microsoft 365,
penting agar Anda fokus pada empat Faktor Keberhasilan berikut: Pemangku Kepentingan, Skenario, Kesadaran,
dan Pelatihan.

Faktor Keberhasilan Microsoft 365 untuk Penerapan


Pengguna Akhir
BELAJAR DAN MANTAPKAN

Pemangku Skenario Kesadaran Pelatihan


kepentingan
Merekrut Sponsor Eksekutif Memprioritaskan Skenario Anda Menerapkan Kampanye Komunikasi Melatih Pengguna Akhir

Memberdayakan Pemimpin Menetapkan Kriteria Melaksanakan Acara Peluncuran Menyiapkan Layanan


Keberhasilan Bantuan

Pelajari lebih lanjut tentang faktor keberhasilan penting yang mempengaruhi penerapan Microsoft 365:

https://aka.ms/successfactors

Bergabung dengan Komunitas Mendorong Penerapan

http://aka.ms/driveadoption
5

Pemangku
kepentingan
Aturan pertama dari sebuah penerapan
Microsoft 365 yang berhasil adalah
untuk membuat tim dinamis yang terdiri
dari pemangku kepentingan utama dan
orang tepat yang dapat mendorong dan
mempengaruhi perubahan pada orang lain.
Di bagian ini, Anda akan mempelajari
peran-peran berbeda dalam organisasi
Anda saat roll-out dan peran pemangku
kepentingan utama mana yang harus lebih
Anda fokuskan.
Anda juga akan mempelajari cara memilih
orang yang tepat dalam organisasi Anda
untuk bertindak sebagai Sponsor Eksekutif,
Pemilik Keberhasilan, dan Pemimpin
selama roll-out dan cara memberdayakan
Pemimpin melalui Program Pemimpin.

SEKILAS

• Apa yang dimaksud dengan Sponsor Eksekutif, Pemilik


Keberhasilan, dan Pemimpin, mengapa mereka penting?

• Apa aturan ABC Sponsor Eksekutif?

• Apa yang dimaksud dengan Program Pemimpin,


bagaimana cara menggunakan program ini untuk
membantu memberdayakan Pemimpin saya?
Pemangku Kepentingan: Peran Pemangku Kepentingan 6

Peran
Strategi penerapan yang berhasil dimulai dengan tim dari
individu yang berkomitmen mewakili antar bagian organisasi

Pemangku
Anda. Gunakan tabel untuk memahami pemangku kepentingan
yang berbeda serta peran dan tanggung jawab mereka

Kepentingan
dalam keberhasilan roll-out Microsoft 365. Peran utama yang
ingin lebih Anda fokuskan adalah Sponsor Eksekutif, Pemilik
Keberhasilan, dan Pemimpin.

Peran Tanggung jawab Departemen

Menginformasikan visi tingkat tinggi dan nilai-nilai Microsoft 365 kepada


Sponsor Eksekutif Pemimpin Eksekutif
perusahaan
Peran Utama

Pemilik Keberhasilan Memastikan sasaran bisnis diwujudkan untuk roll-out Microsoft 365 Setiap departemen

Membantu mempromosikan Microsoft 365 dan menangani keberatan dari


Pemimpin Setiap Departemen (staf)
pengguna akhir

Manajer Proyek Mengawasi seluruh proses pelaksanaan peluncuran dan roll-out Microsoft 365 Manajemen Proyek

Mengelola program pelatihan dan/atau sumber daya untuk roll-out


Pemimpin Pelatihan TI dan/atau Sumber Daya Manusia
Microsoft 365

Mengidentifikasi cara departemen Tertentu akan menggunakan Microsoft 365


Kepala Departemen Setiap Departemen (Manajemen)
serta mendorong keterlibatan

Pakar TI Mengawasi semua aspek teknis roll-out TI

Mengintegrasikan Microsoft 365 ke dalam proses SDM dan mengelola konten Sumber Daya Manusia
Manajer SDM
SDM di Microsoft 365 (Manajemen)

Kepala Bidang Komunikasi Perusahaan dan/


Mengawasi komunikasi tentang Microsoft 365 di seluruh perusahaan
Komunikasi atau TI

Mengelola aktivitas harian jaringan Yammer; memberikan panduan dan Komunikasi Perusahaan dan/
Manajer Komunitas
praktik terbaik atau TI

Manajer Situs Membantu mengelola strategi situs SharePoint untuk organisasi, berperan
TI dan/atau staf
SharePoint sebagai perantara antara sisi bisnis dan TI

Untuk memahami peran utama, hal yang diperlukan dari tim dan alasan mereka diperlukan, buka:

http://aka.ms/stakeholders

Peringatan
Perlu diingat bahwa setiap peran tersebut hanya pedoman. Tergantung pada ukuran dan susunan organisasi Anda, peran ini

mungkin tumpang tindih atau tidak menjadi penting.


Pemangku Kepentingan: Merekrut Sponsor Eksekutif 7

Merekrut
Sponsor Eksekutif merupakan pemimpin utama dalam
organisasi dan partisipasi mereka berperan besar dalam

Sponsor
mendorong penerapan oleh karyawan. Mereka memiliki
pengaruh terbesar dalam budaya perusahaan dan dapat
menyampaikan nilai dan manfaat teknologi baru dan cara

Eksekutif kerjanya ke seluruh organisasi secara aktif. Mereka juga dapat


memberikan pemahaman penting dari tujuan bisnis utama
serta tantangan umum yang harus diatasi - inilah manfaat
Microsoft 365.

Sponsor Eksekutif menetapkan sasaran bisnis menyeluruh.

Penelitian menunjukkan bahwa proyek transformasi


lebih berhasil bila ada sponsor eksekutif yang nyata.
Lebih dari 85% responden menunjukkan bahwa ketika
CEO cukup nyata atau sangat nyata, proyek transformasi
berjalan cukup sukses atau sangat sukses.

Juli 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com


Copyright© 2017 McKinsey & Company. Semua hak dilindungi undang-undang.
Dicetak ulang atas izin.

Sponsor Eksekutif harus:

Membantu tim proyek Berpartisipasi aktif dan memanfaatkan kemampuan


mengidentifikasi dan Microsoft 365 untuk membantu mendorong penerapan
memprioritaskan Skenario mana di seluruh pengguna akhir dan memantapkan perilaku
yang harus digunakan yang diinginkan

Berperan dalam menyampaikan Untuk informasi lebih lanjut tentang cara sponsor
bagaimana organisasi berencana eksekutif dapat berkontribusi terhadap keberhasilan
menggunakan Microsoft 365 untuk roll-out proyek Microsoft 365, lihat
mencapai sasaran bisnisnya kepada https://aka.ms/execsponsor
pemimpin lain di seluruh organisasi

Tips dan Trik


Saat mengidentifikasi sponsor, coba sertakan pemangku kepentingan utama di seluruh lini bisnis yang berbeda

yang terkena dampak oleh perubahan.


Pemangku Kepentingan: Memahami aturan ABC 8

Pastikan sponsor eksekutif memahami aturan ABC

Active and visible


participation (Partisipasi
aktif dan nyata)
Building a coalition with
their executive peers
(Membangun koalisi
dengan rekan eksekutif)
Communicating directly
with employees
(Berkomunikasi langsung
dengan karyawan)

Hak Cipta Prosci®. Semua hak dilindungi undang-undang.


Pemangku Kepentingan: Memilih Rencana Keberhasilan 9

Memilih
Rencana
Keberhasilan
Memilih Pemilik Keberhasilan dalam organisasi penting untuk
memastikan sasaran bisnis yang ditetapkan untuk Microsoft 365
terwujud. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan orang
menggunakan layanan dan mendapatkan manfaat darinya.

Seorang Pemilik Keberhasilan harus:

Memastikan orang menggunakan dan mendapatkan


manfaat dari Microsoft 365

Membantu memastikan pemangku kepentingan yang


tepat agar terlibat

Mewujudkan tujuan bisnis organisasi yang telah


ditetapkan untuk Microsoft 365 ke dalam skenario
Microsoft 365

Memastikan komunikasi dan pelatihan berhasil


diterapkan
Pemangku Kepentingan: Memberdayakan Pemimpin 10

Memberdayakan
Pemimpin
Menciptakan dan memanfaatkan Microsoft 365 Champions
dalam organisasi adalah kelompok pemangku kepentingan lain
dalam mendorong penerapan Microsoft 365.

Memperoleh kepercayaan dari setiap pengguna di seluruh


organisasi merupakan tantangan. Pemimpin dapat membantu
meringankan tantangan ini dan memainkan peran penting.
Mereka memiliki pengetahuan, berkomitmen untuk
meningkatkan keahlian, dan bersedia untuk saling memberikan
pembinaan dan bantuan. Mereka membantu mewujudkan
Microsoft 365 ke dalam realitas departemen atau tim mereka.

Pemimpin harus:

Mempromosikan Microsoft 365 dan nilainya kepada


seluruh tim

Membantu orang dalam tim mereka memahami


manfaatnya untuk mereka

Membangun kesadaran Microsoft 365 melalui saluran


komunikasi informal

Membantu menyambut pengguna baru, memberikan


panduan, dan membagikan praktik terbaik

Memberikan umpan balik kepada tim mengenai


keterlibatan pengguna dan penerapan

Menyusun Program Pemimpin Anda


Untuk sumber daya dan materi lainnya yang membantu Anda membuat Microsoft 365 Champions Anda sendiri, unduh
panduan ini:
https://aka.ms/office365champions
Pemangku Kepentingan: Menyusun Program Pemimpin 11

Menyusun
Program
Pemimpin
Pemimpin sangat antusias dan bersemangat untuk
membimbing serta membantu rekan mereka mempelajari
lebih lanjut tentang solusi yang lebih efektif. Pemimpin dapat
membantu mengurangi ketegangan pada sumber daya tim
proyek inti dan mendorong keterlibatan di seluruh komunitas.

Mengapa Pemimpin penting?

Mereka membentuk opini luas dan antusiasme


yang akan meningkatkan penerapan cara kerja yang
disempurnakan

Mereka membangun lingkaran pengaruh di antara tim

Mereka mewujudkan cara baru dalam bekerja di


seluruh tim

Mereka mengidentifikasi tantangan bisnis dan


kemungkinan solusi

Mereka memberikan umpan balik kepada tim proyek


dan sponsor

Saya pengguna yang terampil. Saya berusaha


mempertahankannya agar orang lain melakukan
hal yang sama. Ini tentang berbagi gagasan.
– Paul

Ini tentang menemukan orang-orang yang


termotivasi. Saya melihatnya sebagai peluang.
Bagian dari tugas saya adalah mendorong aktivitas
komunitas dan berbagi wawasan.
– Darren
Pemangku Kepentingan: Membangun Komunitas Pemimpin 12

Membangun
Komunitas
Pemimpin
Temukan Pemimpin antusias yang dapat berkomitmen
terhadap waktu dan usaha

Buat grup Yammer agar Pemimpin dapat membagikan


pembaruan dan kesuksesan

Berikan pelatihan ringan mengenai elemen inti


Microsoft 365

Berikan materi yang siap untuk mendukung pekerjaan


mereka dengan tim dan individu (misalnya, rapat
informal)
Kami terhubung dengan pemimpin
Pastikan ritme yang teratur untuk diskusi dengan
penerapan di setiap unit bisnis,
Pemimpin mengenai apa yang berhasil dan tidak berhasil
yang mengirimkan email
mingguan di Office 365. Setiap Susun program untuk melibatkan dan mengakui usaha
alat Office 365 memiliki manfaat mereka, seperti memberikan akses istimewa untuk acara
inti, dan dengan mengajak yang relevan, atau menunjuknya sebagai pembicara
pengguna pada perjalanan yang
Berkomunikasi dengan individu tentang peran Pemimpin
lancar, kami dapat mengetahui
dan tempat menemukannya—ingat mereka bukan fungsi
nilai setiap alat tersebut.
dukungan TI melainkan perwakilan bisnis
– Nick Lamshed, Change Manager, Qantas

Tips dan Trik


Jadikan program Pemimpin sesuatu yang harus ada dalam rencana penerapan. Kami menemukan bahwa solusi yang
paling umum dan efektif agar orang belajar adalah melalui rekan mereka. Identifikasikan dan dekati mereka yang memiliki
sifat pemimpin atau guru alami dalam organisasi Anda, dan gunakan mereka sebagai dasar untuk mengembangkan
komunitas Anda.

http://aka.ms/championsguide
Daftar Periksa Pemangku Kepentingan 13

Daftar Periksa
Pemangku
Kepentingan
Pelajari tentang peran dan tanggung jawab yang
berbeda dalam organisasi Anda dan cara peran tersebut
akan berkontribusi terhadap peluncuran Microsoft 365.

Pahami apa yang membuat Sponsor Eksekutif berhasil

Susun Program Pemimpin Anda

Ajak tim proyek dan buat mereka antusias untuk


membantu rekan mereka menjadi lebih produktif
dengan Microsoft 365
14

Skenario
Mengidentifikasi dan menentukan
Skenario merupakan langkah penting
dalam memastikan organisasi Anda
mencapai penerapan yang lancar
dan memahami nilai penuh dari
investasinya dengan Microsoft 365.
Skenario menjelaskan cara karyawan
Anda akan menggunakan Microsoft 365
untuk mengatasi tantangan bisnis atau
mencapai sasaran tertentu.
Dengan Skenario dan kriteria keberhasilan
yang jelas, Anda dapat secara efektif
mengukur pencapaian serta mewujudkan
hasil yang nyata setelah peluncuran Anda.
Skenario membantu tim memahami
bagaimana Microsoft 365 dapat
membantu mereka mencapai lebih
banyak hal dalam aktivitas keseharian
mereka dengan menempatkan produk
yang dimaksud, memastikan karyawan
Anda tahu kapan dan bagaimana
menggunakannya.

SEKILAS
• Bagaimana cara mengidentifikasi dan memprioritaskan
Skenario?
• Bagaimana cara menentukan Kriteria Keberhasilan untuk
membantu saya mengukur hasil nyata?
• Apa yang dapat dilakukan untuk memantau penerapan
organisasi saya?
Skenario: Mengidentifikasi Skenario 15

Meng-
Untuk mengidentifikasi Skenario yang tepat, ada baiknya untuk
melibatkan orang yang dapat mendorong dan mendukung

identifikasi
perubahan di seluruh organisasi. Anda harus menjalankan
beberapa lokakarya yang mengundang kepala departemen,
manajer proyek, TI, dan pemangku kepentingan lainnya yang

Skenario dapat membantu mengilhami bagaimana Microsoft 365 dapat


digunakan dalam organisasi. Pertanyaan berikut adalah titik
awal besar untuk mengidentifikasi Skenario Anda:

Apa saja tantangan yang dihadapi organisasi terkait


komunikasi dan kolaborasi?

Apa saja area yang perlu ditingkatkan dalam


organisasi Anda?

Apa saja inisiatif strategis organisasi atau proyek


transformasi terkini yang dapat didukung oleh
Microsoft 365?

Metode komunikasi dan kolaborasi mana yang


biasanya lebih mudah diterapkan dalam organisasi
Anda?

Bagaimana proses untuk menyusun, mendistribusikan,


dan berbagi informasi?

Office 365 memberikan teknologi untuk


meningkatkan komunikasi internasional dan
kolaborasi. Kami menggunakan berbagi video
konferensi, presentasi, dan desktop untuk bekerja
dengan mitra.

– Klaus Huelsewiesche, Kepala Sistem TI untuk LITBANG, Binatu


dan Perawatan Rumah di Henkel
Skenario: Menemukan skenario menggunakan Pustaka Produktivitas 16

Menemukan Skenario menggunakan Pustaka Produktivitas

Kami telah mengumpulkan banyak Skenario dalam Pustaka Produktivitas untuk membantu Anda menemukan cara

menggunakan Microsoft 365 yang dapat bermanfaat bagi organisasi Anda.

http://aka.ms/productivitylibrary
Skenario: Enam Skenario Inti 17

Enam Skenario Inti


Untuk membantu pengguna Microsoft 365 memulai, kami
menyarankan enam Skenario Inti yang secara umum sesuai
dengan jenis tugas yang dilakukan karyawan sehari-hari. Ini
termasuk tugas dari komunikasi melalui email dan kalender,
menyimpan dan membagikan file, mengadakan rapat virtual
dan berkolaborasi secara real time.

Lihat enam Skenario Inti di bawah:

Bekerja menggunakan email, baik Bertemu dan berkolaborasi


sendiri maupun sebagai grup dengan mudah
Microsoft Exchange Online adalah Mampu terhubung secara real-time
kekuatan pendukung email dan membantu Anda menyelesaikan tugas.
kalender yang membantu Anda Dari mendapatkan jawaban cepat
berkolaborasi melalui lingkungan hingga memonitor jalannya proyek,
Outlook seperti yang telah Anda kenal. Skype for Business menawarkan solusi
Exchange Online memungkinkan Anda rapat yang lengkap dengan satu
menyelesaikan tugas lebih banyak platform untuk pesan instan, panggilan
dan berkolaborasi secara lebih efektif audio dan video, konferensi, dan
dengan pengalaman Outlook yang berbagi langsung.
komprehensif, di perangkat apa pun.

Menyediakan ruang kerja berbasis Berbagi situs dan konten


obrolan SharePoint memperkuat berbagi dan
Microsoft Teams mengumpulkan berkolaborasi di intranet. Membuat
informasi yang dibutuhkan tim untuk situs dan portal yang melibatkan orang,
bekerja secara efektif dan berkinerja menghubungkan mereka dengan
secara maksimal. Ruang kerja berbasis keahlian, konten, wawasan yang dapat
obrolan ramah seluler ini menggabungkan ditindaklanjuti, dan pengetahuan
obrolan, dokumen, orang, dan alat bantu kolektif.
di satu tempat yang aman.

Menghubungkan organisasi Anda Membuat konten yang berpengaruh


bersama
Yammer memungkinkan koneksi yang
lancar ke orang dan informasi dari Dengan Office, Anda dapat
seluruh organisasi yang belum pernah menyelesaikan segala sesuatu lebih
Anda ketahui. Diskusikan gagasan, cepat hampir dari mana pun. Anda
bagikan pembaruan, dan dapatkan dapat memanfaatkan integrasi Office
jawaban dari banyak sumber rekan dengan OneDrive dan SharePoint untuk
kerja dari mana saja. mengakses, membagikan, dan menulis
dokumen bersama.
Skenario: Tidak Tahu Cara Memulai? 18

Tidak Tahu
Cara
Memulai?
Untuk mulai menyusun skenario Anda, pertimbangkan untuk
menggunakan kerangka kerja berikut:

Sebagai seseorang dalam [TIM]

Saya ingin [DESKRIPSI APA YANG INGIN SAYA LAKUKAN]

Menggunakan [APLIKASI TEKNOLOGI Tertentu]

Saya tahu ini berhasil saat [UKURAN KEBERHASILAN SOLUSI]

Saya ingin… Saya tahu ini


Sebagai seseorang Menggunakan
[Deskripsi apa berhasil saat...
dalam... yang ingin saya
[Aplikasi tertentu dari
[Ukuran keberhasilan
[Tim] teknologi]
lakukan] solusi]

Menggunakan Saya tahu ini


Saya ingin berhasil saat
memiliki satu versi situs SharePoint untuk
menyimpan secara tim penjualan saya
proposal yang dapat dapat membuat
Sebagai seseorang diakses dan diedit terpusat dan berbagi satu
dalam Manajemen versi proposal penjualan proposal dengan lebih
setiap orang daripada mudah dan dengan
Penjualan mengirimkan email versi yang tim saya dapat edit
bersama menggunakan demikian memiliki lebih
yang berbeda antar banyak waktu untuk
anggota tim co-authoring di Word dan
PowerPoint menutup kesepakatan
Skenario: Belajar dari pengalaman orang lain. Bergabunglah ke komunitas! 19

Belajar dari pengalaman orang lain. Bergabunglah ke komunitas!


Sebagai bagian dari Komunitas Mendorong Penerapan dalam Microsoft Technology Community, Anda dapat berbicara

dengan ribuan pelanggan Microsoft lainnya dan memahami skenario yang berhasil untuk mereka.

Apa manfaatnya bagi saya?

Pembaruan Produk Membangun Hubungan

Terhubung dengan Teknisi Sumber Daya Pengguna Tambahan

Berkolaborasi dengan Mitra Belajar dari Pengalaman Orang Lain

Pengumuman Mendorong
Penerapan
Lihat pengumuman terakhir

Halaman Komunitas
Mendorong Penerapan
Mendukung diskusi dan berbagi
praktik terbaik

Bergabung ke Spaces
Diskusi difokuskan pada judul
komunitas Spesifik

Lihat Percakapan Terakhir


Ketahui yang sedang dibicarakan
komunitas

Komunitas
Mulai berbicara dengan mitra hari ini – gabung dengan Komunitas Mendorong Penerapan Lihat siapa yang menjadi bagian
dari komunitas
http://aka.ms/driveadoption
Skenario: Memprioritaskan Skenario Anda 20

Memprioritaskan
Skenario Anda
Karena Microsoft 365 dapat memberikan dampak positif
langsung di seluruh bisnis Anda, penting bahwa Anda
memprioritaskan Skenario Anda untuk memastikan bahwa
Anda memahami pilihan untuk menempatkan fokus awal Anda.

Ingat, Skenario yang Anda identifikasikan dan prioritaskan


sekarang akan membantu memberi tahu Anda rencana
komunikasi selama peluncuran. Pastikan untuk memeriksa
kembali Skenario Anda saat membuat rencana komunikasi.
Skenario: Cara Memprioritaskan Skenario Anda 21

Cara
Lihat grafik di bawah dan tempatkan Skenario Anda pada
tabel sesuai dengan tingkat dampak yang diharapkan pada

Mem-
organisasi dan tingkat kesulitan dalam mencapainya. Di sini,
Anda dapat memahami skenario apa yang akan paling cepat

prioritaskan
memberikan dampak tertinggi, juga membantu menentukan
proyek yang lebih sulit yang mungkin penting, tetapi akan

Skenario Anda
membutuhkan lebih banyak perencanaan.

Berkolaborasi dengan rekan Mengganti sistem


kerja dalam sebuah ruang kerja telepon tradisional
Tinggi dengan obrolan terpusat dengan Cloud PBX
Menerapkan single sign on
yang aman dengan Azure
Active Directory 
Memberdayakan dan melibatkan
Menyebarkan klasifikasi karyawan melalui jejaring sosial
dan perlindungan
data dengan Azure
Information Protection
Dampak

Menengah

Melaksanakan pelatihan untuk


karyawan di seluruh dunia

Mendukung karyawan baru


dalam proses orientasi secara
lebih cepat Memungkinkan karyawan bekerja lebih
cerdas, dari mana saja, dengan email
Rendah yang di-host

Rendah Menengah Tinggi

Kesulitan

Tips dan Trik


Ada baiknya untuk memikirkan terlebih dulu apa yang akan memberikan nilai tertinggi untuk karyawan Anda. Beberapa
diantaranya mungkin Anda pikir harus segera dilakukan (misalnya migrasi surat), mungkin tidak langsung memberikan nilai
nyata. Mungkin Anda harus fokus mencapai sesuatu yang lebih cepat dan nyata terlebih dulu (misalnya, memberikan semua
orang akses ke pesan instan).
Skenario: Menetapkan Kriteria Keberhasilan 22

Menetapkan Kriteria
Keberhasilan
Saat mengembangkan Skenario ideal Anda, penting agar Anda
memikirkan sekumpulan kriteria keberhasilan formal untuk mengukur
dampak roll-out Microsoft 365. Anda harus menentukan hal-hal yang
perlu diukur dan cara yang akan digunakan untuk mengumpulkan
data kuantitatif dan kualitatif. Gunakan langkah di bawah untuk
menentukan Kriteria Keberhasilan:

Identifikasikan Key Performance Indicator (KPI) (Indikator


Kinerja Utama) yang dapat ditingkatkan berdasarkan
pada beragam penerapan Skenario organisasi Anda
(misalnya, mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan
pelanggan, meningkatkan keterlibatan karyawan,
penurunan waktu untuk memproses pesanan)

Evaluasi keberadaan Anda sebelum menerapkan


Microsoft 365. Tetapkan tolok ukur KPI dan garis
dasar pengetahuan terkini pengguna Anda terkait
Microsoft 365

Pilih kriteria yang akan membantu menampilkan


dampak Microsoft 365 terhadap organisasi Anda kepada
tim kepemimpinan.

Tips dan Trik


Gunakan Panduan Mengukur Keberhasilan untuk menilai seberapa efektif peluncuran Microsoft 365 selama ini.

http://aka.ms/measuringsuccess

Template Survei Pengguna Akhir


Gunakan template survei untuk mengukur kepuasan dan kemajuan terhadap tolok ukur Anda.

http://aka.ms/usersurveys
Skenario: Menggunakan Mnemonic SMART untuk Memandu Anda 23

Menggu-
Saat Anda menyusun kriteria keberhasilan, gunakan mnemonik
SMART untuk memandu Anda dalam menetapkan sasaran

nakan
yang berdampak penuh:

Mnemonic Specific (Spesifik):


SMART
Jelas dan tidak ambigu; menjawab pertanyaan, "Apa, mengapa,
siapa, di mana?"

untuk Measurable (Terukur):


Memandu Konkret; jelas menunjukkan progres.

Anda Attainable (Dapat dicapai):


Realistis; tidak ekstrem.

Relevant (Relevan):
Bermanfaat bagi pemangku kepentingan.

Timely (Tepat waktu):


Didasarkan pada tanggal target spesifik; menjawab pertanyaan,
"Kapan?"
Skenario: Contoh Kriteria Keberhasilan 24

Contoh Kriteria
Untuk membantu Anda menetapkan kriteria
keberhasilan, pertimbangkan beberapa contoh

Keberhasilan
di bawah:

Kriteria Keberhasilan Metode/Sumber Metrik Contoh Sasaran

Meningkatnya penerapan Kuantitatif Penggunaan kotak pesan Perbandingan laporan penggunaan


Meningkatnya penggunaan Laporan penggunaan Office 365 Penggunaan SharePoint sebelum dan setelah roll-out
berhubungan erat dengan IM dan konferensi Skype for akan menunjukkan peningkatan
penerapan teknologi oleh Business. penerapan sebesar 10% per bulan
pengguna Jumlah menit Skype for Business
yang digunakan

Efektivitas pelatihan Kuantitatif Penggunaan kotak pesan Perbandingan laporan penggunaan


Meningkatnya penggunaan Laporan penggunaan Office 365 Penggunaan SharePoint sebelum dan setelah pelatihan
berhubungan erat dengan IM dan konferensi Skype for akan menampilkan peningkatan
efektivitas pelatihan Kualitatif Business penerapan per bulan.
Survei pengguna akhir Jumlah menit Skype for Business Skor kepuasan pengguna bersih
Pelatihan kepatuhan Online grup dan yang digunakan karyawan adalah 130+ berdasarkan
umpan balik Yammer Kepuasan karyawan survei pelatihan akhir
Tingkat penyelesaian pelatihan 100% penyelesaian pelatihan
online untuk kepatuhan keamanan
perusahaan

Biaya operasional berkurang Kuantitatif Penggunaan kotak pesan Penggunaan konferensi telepon
Peningkatan penerapan Laporan penggunaan Office 365 Penggunaan SharePoint pihak ketiga setelah roll-out
berhubungan erat dengan Laporan keuangan/akuntansi Tagihan dan penggunaan harus menunjukkan penurunan
berkurangnya penggunaan Laporan staf dukungan konferensi audio penggunaan sebesar 10% per
konferensi pihak ketiga, waktu Laporan pengeluaran perjalanan dan Pengeluaran perjalanan dan bulan
perjalanan, dan alokasi biaya telepon biaya telepon
sumber daya Ukuran output Panggilan staf dukungan

Peningkatan keamanan Kualitatif Kepuasan karyawan Perbandingan sebelum dan


Peningkatan penerapan Survei pengguna akhir Panggilan staf dukungan sesudah kepuasan pengguna
berhubungan erat dengan  
Aksesibilitas/pemulihan pengguna Berkurangnya panggilan layanan
meningkatnya keamanan dan akhir
kepatuhan bantuan serta waktu yang
dihabiskan dalam pemulihan data

Meningkatnya produktivitas Kualitatif Waktu yang diperlukan untuk Waktu untuk menyelesaikan
Meningkatnya penerapan Survei pengguna akhir menyelesaikan proyek pesanan pelanggan turun sebesar
berhubungan erat dengan Penggunaan klasifikasi data 15% dalam waktu 6 bulan
komunikasi dan pengambilan Jumlah dokumen yang dilabeli
keputusan yang lebih cepat serta
waktu yang lebih singkat untuk
menyelesaikan tugas.

Meningkatnya kolaborasi Kualitatif Kepuasan karyawan Tim yang bekerja dari beberapa
Meningkatnya komunikasi di antara Survei pengguna akhir Penghematan waktu lokasi akan menunjukkan
berbagai tim di berbagai lokasi Grup Yammer dan umpan balik peningkatan hubungan dengan
rekan satu tim dalam waktu 3
bulan setelah peluncuran Skype
for Business

Meningkatnya kepuasan karyawan Kualitatif Kepuasan karyawan Kepuasan karyawan meningkat


Pilihan kerja yang fleksibel Survei pengguna akhir sebesar 15% dalam waktu 6 bulan
meningkatkan kepuasan karyawan Grup Yammer dan umpan balik
berkat meningkatnya keterlibatan,
berkurangnya tingkat stres, serta
meningkatnya keseimbangan
antara kehidupan dan kerja
Skenario: Memantau Penerapan Office 365 dalam Organisasi Anda 25

Memantau
Dalam Portal Admin Office 365 Anda akan menemukan
laporan yang tersedia untuk menunjukkan tingkat

Penerapan
keterlibatan pengguna saat ini untuk beban kerja yang
berbeda-beda.

Office 365 dalam


Catat metrik penggunaan sebelum peluncuran, dengan
demikian Anda dapat melihat keefektifan aktivitas
penerapan Anda.

Organisasi Anda Lihat kembali laporan ini untuk mengukurnya terhadap


kriteria keberhasilan dan mengidentifikasi area untuk
meningkatkan penerapan.

Laporan Pengguna Aktif Skype for Business yang Digunakan Klien

Aktivitas Grup Office 365 Paket Konten Penerapan Office 365

https://aka.ms/o365adoptioncontentpack
Skenario: Membagikan Keberhasilan 26

Membagikan
Keberhasilan
Kisah sukses sering kali cukup bernilai sebagai penilaian
kuantitatif saat menunjukkan keberhasilan Microsoft 365.
Sepanjang roll-out, minta anggota dan pemimpin tim proyek
mengidentifikasikan contoh yang menunjukkan kolaborasi dan
kerja sama tim lintas fungsional dan berbagi dengan mereka
menggunakan Yammer.

Saat berbagi kisah tentang pengalaman Anda menggunakan


Microsoft 365, pastikan untuk menyertakan rincian ini:

Waktu. Kisah harus dimulai dengan penanda waktu,


sehingga khalayak mengetahui kapan kisah terjadi.

Karakter. Kisah harus berisi nama, sehingga khalayak


mengetahui siapa yang terlibat.

Kejadian. Kisah harus menceritakan peristiwa yang


terjadi.

Visual. Khalayak harus dapat membayangkan peristiwa


yang terjadi.

Kisah tentang nilai bisnis dapat dibagikan dengan mudah


secara internal melalui grup Kisah Sukses Microsoft 365 di
jaringan Yammer Anda. Anda juga dapat berbagi kisah sukses
secara eksternal dengan komunitas Microsoft 365 yang lebih
luas melalui komunitas Mendorong Penerapan.

http://aka.ms/driveadoption

Tips dan Trik


Selamat mencoba! Membuat kontes dan menghasilkan nilai positif seputar Microsoft 365 harus menarik dan memicu keterlibatan.
Coba buat berikut.
Daftar Periksa Skenario 27

Daftar Periksa
Skenario
Identifikasikan Skenario untuk memastikan bisnis
mewujudkan nilai penuh dari Microsoft 365

Gunakan Enam Skenario Inti sebagai panduan untuk


menentukan skenario dalam bisnis Anda

Prioritaskan Skenario dan pahami hal yang harus Anda


fokuskan terlebih dulu

Tentukan Kriteria Keberhasilan Anda untuk mengukur


dampak dari roll-out Microsoft 365

Pelajari cara memantau penerapan organisasi Anda


menggunakan analitik Office 365

Dorong tim Anda untuk mengumpulkan kisah sukses di


sepanjang roll-out Anda
28

Kesadaran
Penting bagi Anda untuk merencanakan
komunikasi sebelum, selama, dan setelah
roll-out Microsoft 365 untuk membuat
organisasi Anda tetap antusias dan terlibat.

Buat kesadaran melalui gabungan dari


email, poster, kontes, dan acara yang
dapat Anda sesuaikan dengan budaya
perusahaan Anda. Kesadaran di seluruh
organisasi akan membantu Anda
mendapatkan kepercayaan dan penerapan
Microsoft 365 dalam jangka panjang.

SEKILAS

• Apa yang harus disertakan dalam rencana komunikasi


Microsoft 365 saya?

• Bagaimana menyesuaikan Skenario dengan rencana


komunikasi saya?

• Bagaimana cara mempromosikan keterlibatan yang


berkelanjutan dan penerapan Microsoft 365 dalam jangka
panjang?
Kesadaran: Menyusun Rencana Komunikasi 29

Menyusun
Rencana
Komunikasi
Gunakan strategi komunikasi untuk menghasilkan kesadaran
dan semangat. Sebelum layanan tersebut tersedia, Anda ingin
agar karyawan Anda senang dengan fakta layanan tersebut
akan diluncurkan, kemudian membuat mereka tertarik
menggunakannya setelah Anda meluncurkannya.

Pastikan Anda mempertimbangkan staf saat menyusun


pesan, karena Anda harus membantu mereka
mengidentifikasi "Apa manfaatnya bagi saya?"

Pilih perpaduan kegiatan termasuk email, poster


dan kejadian fisik (bahkan mungkin cupcakes!) dan
Kami tidak perlu berinovasi seputar tempatkan mereka di sepanjang kronologi proyek Anda
Office 365. Kami menyerahkannya
pada Microsoft. Tugas kami adalah Jadwalkan acara tempat orang dapat menyentuh

menerapkan teknologi secepat produk dan bertanya

mungkin, dan untuk tetap fokus Sesuaikan aktivitas mendorong kesadaran untuk
pada penggunaannya untuk perusahaan dan budaya
memberikan nilai kepada klien kami.
Minta pemimpin mengirim pengumuman Microsoft 365,

– Darren Russell, Digital, Transformation mengadakan acara peluncuran, atau menyampaikan


Director, Mott MacDonald manfaatnya selama rapat seluruh staf akan berguna
dalam memvalidasi kepentingannya dan mengajak
Selengkapnya:
semua orang menggunakan teknologi baru
http://aka.ms/officeblogs/adoption
Kesadaran: Mempertimbangkan Skenario 30

Mempertimbangkan Skenario

Luangkan waktu meninjau skenario Anda dan menentukan


skenario terbaik yang dapat digunakan untuk peluncuran
organisasi. Skenario Anda akan membantu memberi tahu
rencana komunikasi Anda.

Gunakan Skenario Inti sebagai titik


awal membuat strategi komunikasi dan
pelatihan Anda.

Wujudkan Skenario Inti ke dalam hal yang


menyelesaikan masalah bisnis

Putuskan skenario mana yang masuk akal bagi


perusahaan Anda untuk dipromosikan dalam
peluncuran Microsoft 365 Anda

Gunakan sumber daya yang terkait dengan masing-


masing skenario untuk menerapkan pengumuman
email dan aktivitas pelatihan
Kesadaran: Menemukan Sumber Daya Berdasarkan Skenario 31

Menemukan
Setiap Skenario Inti dalam situs web FastTrack
mencakup template untuk email, poster, dan

Sumber Daya
selebaran, serta sumber daya video dan pelatihan.
Anda dapat menyesuaikan template untuk rencana

Berdasarkan
komunikasi.

Skenario

http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary
Kesadaran: Template Email 32

Template Email
Setiap skenario mencakup template email yang dapat disesuaikan
untuk tugas komunikasi tertentu di masing-masing fase peluncuran
dan penerapan Microsoft 365. Email menyertakan tautan langsung
ke pelatihan dan sumber daya untuk membantu pengguna
mempelajari kemampuan Microsoft 365. Tautan ini dibuat untuk
setiap skenario. Template email yang tersedia mencakup:

Jenis Email Fase Fungsi

Gunakan pesan ini untuk membangkitkan semangat dan menginformasikan kepada karyawan tentang
"Hitungan Mundur" Prapeluncuran
berbagai hal yang akan bisa mereka lakukan dengan Microsoft 365. Satu email per skenario.

Gunakan pesan ini untuk memulai peluncuran dan menginstruksikan pengguna baru untuk memulai
"Pemberitahuan" Peluncuran
Microsoft 365. Satu email per skenario.

Gunakan "Tips dan Trik" ini untuk memperkenalkan kemampuan Microsoft 365 lainnya dan membantu
"Tips dan Trik" Pasca-Peluncuran
pengguna menjadi lebih produktif. Tiga email per skenario.

Email tersedia sebagai dokumen Word (.docx) dan template


Outlook. Anda dapat memilih template yang ingin Anda gunakan,
kemudian sesuaikan menurut objektif komunikasi Anda dengan
mengatur salinan sesuai dengan gaya perusahaan, menambahkan
logo perusahaan, dan mengisi di konten. Pastikan untuk mengirim
email dari akun pengirim yang ditentukan sebelumnya (misalnya,
sponsor eksekutif) ke khalayak target tertentu.

Tips dan Trik


Beri tahu dengan cara lain tidak hanya dengan email!
Anda dapat menciptakan antusiasme tentang peluncuran Microsoft 365 dengan menggunakan cuplikan video dan poster
siap cetak sebagai bagian dari kampanye kesadaran di ruang kantor Anda.

http://aka.ms/drivevalue
Kesadaran: Sumber Daya Tambahan untuk Rencana Komunikasi 33

Sumber Daya
Tambahan untuk
Rencana Komunikasi
Poster, buklet, dan cetakan Email Hitung Mundur dan Pengumuman

http://aka.ms/productivitylibrary http://aka.ms/productivitylibrary

Rangkaian email Tips dan Trik Kit Pendahuluan Windows 10 Business

http://aka.ms/productivitylibrary https://aka.ms/win10businesskit
Kesadaran: Acara Peluncuran 34

Acara
Pastikan Anda menyertakan Acara Peluncuran dalam rencana
komunikasi untuk membuat organisasi Anda antusias tentang

Peluncuran
Microsoft 365.

Cara memilih acara peluncuran


Pertimbangkan tujuan Anda menggunakan Microsoft 365.
Bagaimana acara peluncuran dapat mendukung sasaran
dan bagian tertentu dari bisnis tersebut?

Pertimbangkan budaya perusahaan. Jenis aktivitas apa


yang relevan dengan kepemimpinan dan karyawan Anda?

Pertimbangkan waktu dan sumber daya. Dapatkah


Anda mencocokkan berbagai aktivitas acara untuk
merencanakan sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan
dan jadwal?

Pertimbangkan acara perusahaan yang ada. Adakah


acara perusahaan yang akan datang menjelang acara
roll-out Microsoft 365 yang bisa digabungkan dengan
peluncuran?

Sumber daya dan taktik untuk peluncuran


yang efektif
Kami telah mengumpulkan beberapa sumber, ide, dan taktik
untuk membantu Anda membuat peluncuran Microsoft 365
yang efektif di bawah ini.

Tim Perencanaan dan Pemimpin memakai kaos


Office 365, pesan di https://www.co-store.com/iw
(hanya pelanggan AS)

Banner, poster dan selebaran ditampilkan di seluruh


kantor

Stan demo di kantin/lobi untuk menampilkan


berbagai perangkat dan fitur Microsoft 365, dan untuk
menyediakan pengalaman langsung

Menjalankan kegiatan partisipasi secara online


menggunakan Skype Meeting Broadcast untuk anggota
tim di kantor jarak jauh
Kesadaran: Mendukung Keterlibatan Berkelanjutan 35

Mendukung
Anda dapat membantu meningkatkan penerapan Microsoft 365
setiap saat dengan kesadaran dan aktivitas pelatihan

Keterlibatan
berkelanjutan.

Manfaatkan email tips dan trik untuk memperkuat

Berkelanjutan
pengembangan keahlian:
https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com

Buat grup Yammer untuk melanjutkan percakapan


mengenai praktik terbaik dan fitur baru

Bagikan kisah sukses seperti bagaimana orang


menggunakan Microsoft 365 dengan cara yang inovatif
dan bermanfaat

Adakan kegiatan partisipasi tambahan secara berkala


seperti rapat umum informal atau makan siang &
belajar untuk mendorong partisipasi pengguna akhir.

Tetapkan tantangan bagi karyawan dan adakan


kompetisi untuk merayakan cara terbaik menggunakan
Microsoft 365 mereka dalam melakukan pekerjaan
secara berbeda

Cuplikan Video Office 365


Putar cuplikan video Office 365 pada acara peluncuran atau secara
berulang di kantin atau di dekat lift.

http://aka.ms/teaservideo
Temukan video lain di http://aka.ms/officevideo

Tips dan Trik


Membagikan Kisah Sukses yang dikumpulkan oleh tim proyek Anda sepanjang roll-out merupakan cara terbaik untuk
mendorong katerlibatan berkelanjutan. Lihat kembali halaman 26 di bagian Skenario untuk melihat apa yang harus Anda
sertakan dalam Kisah Sukses Anda.
Daftar Periksa Kesadaran 36

Daftar Periksa
Kesadaran
Susun rencana komunikasi dengan gabungan email,
poster, dan acara untuk mendukung antusiasme tentang
peluncuran Anda

Lihat kembali Skenario Anda saat membuat rencana


komunikasi

Sesuaikan template dan sumber daya yang tersedia


dengan tepat untuk mendukung peluncuran

Sertakan aktivitas setelah peluncuran dalam rencana


komunikasi mendukung keterlibatan berkelanjutan
37

Pelatihan
Pelatihan sangat penting untuk
memastikan pengguna baru memiliki
pengetahuan yang diperlukan untuk
mendapatkan hasil maksimal dari
Microsoft 365. Mengembangkan
Program Pelatihan komprehensif sebelum
peluncuran merupakan bagian penting
untuk mencapai keberhasilan.
Pelatihan harus memiliki tujuan lebih
dari sekadar memperkenalkan informasi
prosedur tentang “cara” menjalankan
tugas. Beri tahu pengguna akhir mengapa
perubahan terjadi, dan apa manfaatnya
bagi mereka. Menunjukkan ini kepada
pengguna akhir akan membantu
mendorong penerapan Microsoft 365
dalam jangka panjang.

SEKILAS

• Apa yang perlu dipertimbangkan tentang organisasi ketika


menyusun Program Pelatihan?

• Apa tahap penting yang harus disertakan dalam Program


Pelatihan?

• Apa sumber daya pelatihan yang tersedia ketika


melucurkan Microsoft 365?
Pelatihan: Membuat Rencana Pelatihan 38

Membuat
Ketika Anda sedang menyusun rencana pelatihan, Anda harus
mempertimbangkan:

Rencana Sistem produktivitas saat ini yang sedang Anda


jalankan

Pelatihan Jika saat ini Anda sedang menjalani sistem


produktivitas, Anda mungkin harus melakukan upaya
yang lebih dalam tahap pelatihan, karena akan
memerlukan perubahan perilaku

Literasi teknologi staf


Anda perlu memahami seberapa paham staf Anda
mengenai teknologi ketika merencanakan program
pelatihan. Hal ini akan membantu untuk menentukan
bagaimana mudahnya mereka akan mengambil cara
baru untuk bekerja

Inisiatif lain yang saat ini sedang berjalan bersamaan


dalam bisnis
Penting untuk memahami program lainnya yang
sedang berjalan dalam bisnis untuk memastikan Anda
tidak membebani staf Anda dan tidak ada kekeliruan
dalam mengikuti pembelajaran tentang cara baru untuk
bekerja

Cara penyampaian terbaik


Penting untuk memahami cara terbaik untuk
menyampaikan pelatihan spesifik untuk organisasi,
baik melalui pembelajaran mikro yang dapat dipahami,
secara pribadi, atau melalui bantuan atau tanpa
bantuan tutorial online

Ingat budaya organisasi Anda


Setiap bisnis berbeda dan cara organisasi Anda
berinteraksi dapat membantu memberi tahu program
pelatihan
Pelatihan: Tahap Program Pelatihan Penting 39

Tahap Program Pelatihan Penting


Rencana Pelatihan yang tepat sangat penting karena
pemahaman staf terhadap Microsoft 365 akan berkembang
pada tingkat yang berbeda untuk setiap individu atau tim.
Pertimbangkan menyertakan tahap ini dalam Rencana
Pelatihan Anda:

Kalender pelatihan umum untuk sesi penyegar

Sesi departemental untuk berbagi manfaat dengan


orang lain

Klinik drop-in untuk orang yang memiliki kesulitan

Pastikan layanan bantuan dapat menjawab pertanyaan


jenis 'bagaimana cara'

Kesiapan Layanan
Bantuan
Pastikan layanan bantuan Anda dibekali informasi yang
mereka perlukan untuk mendukung pelatihan.

Gunakan panduan ini untuk membantu agar staf


dukungan Anda siap untuk memecahkan masalah
Office 365 atau menjawab pertanyaan pengguna.

http://aka.ms/helpdeskready
Pelatihan: Mengakses Sumber Daya Pelatihan 40

Mengakses Akses sumber daya pelatihan online gratis untuk

Sumber Daya membantu Anda dalam peluncuran Microsoft 365.


Anda bahkan dapat menggabungkan sumber daya

Pelatihan
pelatihan Microsoft 365 ke dalam situs pelatihan
internal Anda sendiri.

Pelatihan Produk Pelatihan Produktivitas


Produk berdasarkan pelatihan untuk membantu kesiapan Skenario berdasarkan pelatihan untuk mempersiapkan karyawan
orang menggunakan layanan dan aplikasi secara efektif. memaksimalkan produktivitas mereka dengan Microsoft 365.

Tersedia secara online Dapat disesuaikan Video Pelatihan Langsung


berdasarkan ukuran
Berbasis skenario Menggunakan bahasa
Gaya artikel Pendekatan terperinci sederhana

http://aka.ms/o365producttraining http://aka.ms/productivitytraining

Panduan Mulai Cepat Windows 10 Cara Windows 10: 5 Tips untuk Produktivitas
Temukan panduan dan tutorial untuk membantu pengguna
Sesuaikan pengalaman Windows 10 menggunakan aplikasi,
akhir membiasakan diri dengan fitur dasar dan lanjutan serta
menu Mulai, dan lainnya. IKuti lima tips berikut untuk
kemampuan Windows 10 dalam lingkungan bisnis.
melakukan lebih banyak hal dengan Windows 10.

https://aka.ms/win10quickstartguides https://aka.ms/windows10productivitytips
Daftar Periksa Pelatihan 41

Daftar Periksa
Pelatihan
Pertimbangkan budaya organisasi Anda, pengetahuan
teknologi, sistem terbaru, dan inisiatif lainnya ketika
membuat Program Pelatihan

Masukkan tahap penting ke dalam Program Pelatihan?

Pastikan layanan bantuan Anda siap menjawab semua


pertanyaan pengguna akhir sebelum, setelah, dan selama
peluncuran

Telusuri sumber daya yang tersedia untuk membantu


organisasi Anda menjalankan dengan segera
42

Rencanakan,
Terapkan, Kelola
Bagian ini akan memandu Anda melalui
perencanaan aktivitas penerapan
lebih lanjut, Program Penerapan Awal,
melaksanakan Rencana Keberhasilan,
dan mengulang untuk mencapai
keberhasilan bisnis yang berkelanjutan.
Kronologi disertakan untuk membantu
Anda mengikuti Microsoft 365 sebelum
peluncuran, selama peluncuran, dan setelah
peluncuran.
Ingat, implementasi teknologi yang paling
berhasil 80% memfokuskan usahanya pada
karyawan, dan hanya 20% pada teknologi.
Prioritaskan pengguna akhir dan perilaku
mereka untuk memastikan roll-out yang
lancar.

SEKILAS

• Mengapa merencanakan aktivitas penerapan


membutuhkan waktu?

• Apa yang dimaksud dengan Program Penerapan Awal dan


bagaimana menjadikan program saya berhasil?

• Bagaimana cara terus mengulang untuk membuat


Microsoft 365 lebih berhasil?
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Merencanakan Aktivitas Penerapan Anda 43

Merencanakan
Aktivitas
Penerapan Anda
Ketika merencanakan upaya penerapan, penting untuk memiliki
pandangan yang melampaui peluncuran awal Anda. Banyak
organisasi yang memperlakukan penerapan pengguna akhir
sebagai sebuah pertimbangan, karena merupakan kepercayaan
umum bahwa teknologi baru hanya akan digunakan jika
tersedia. Namun, perlu dianggap sebagai dasar yang dapat
Anda bangun. Orang dapat menolak perubahan, yang
membuat langkah ini penting untuk direncanakan dan dimulai
secara paralel dengan perencanaan penyebaran teknologi - jadi
tetap lanjutkan!

Pendekatan umum Pendekatan ideal


Fokus pengguna akhir merupakan sebuah pertimbangan. Penerapan pengguna akhir adalah alur kerja terintegrasi, paralel
Misalnya 'email dengan tautan untuk pelatihan' dengan penyebaran
Sumber Daya Roll-out

Sumber Daya Roll-out

Kronologi Roll-out Kronologi Roll-out

Penyebaran teknis perencanaan & Pengguna berfokus pada Lintasan Penerapan


pelaksanaan perencanaan & aktivitas
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Menggunakan Microsoft 365 untuk Roll-out Anda 44

Menggunakan
Menggunakan berbagai aplikasi dan layanan Microsoft 365
di seluruh perencanaan dan pelaksanaan roll-out dapat

Microsoft 365
menambah keberhasilannya. Anda harus
mempertimbangkan melakukan hal ini untuk mendapatkan
tim yang memahami layanan sehingga mereka dapat secara

untuk efektif menyampaikannya kepada rekan. Beberapa contoh


mencakup:

Merencanakan
Penggunaan Grup Office 365 untuk merencanakan
proyek dan berkolaborasi pada dokumen terkait

dan
penerapan Microsoft 365 Anda

Penggunaan Microsoft Planner untuk manajemen tugas

Melaksanakan
sehari-hari dari proyek penerapan Microsoft 365 Anda

Penggunaan Yammer untuk membangun,

Roll-out Anda
mempersiapkan, dan mendukung komunitas Microsoft
365 Champions Anda

Penggunaan Skype for Business untuk melakukan rapat


online dengan tim proyek Anda, mencatat notula di
Microsoft OneNote

Saya sangat berterima kasih dengan cara seluruh


organisasi bersatu untuk meraih transformasi
global.

Kami memiliki tim berdedikasi yang telah


melakukan banyak perencanaan sebelumnya.
Dan Yammer membuktikan diri sebagai agen
perubahan dasar yang sempurna; tim terbentuk
secara dinamis dan bekerja bersama kelompok
penerapan di setiap negara. Percakapan dimulai di
seluruh tempat, dan ini ternyata menjadi saluran
yang fantastis untuk dukungan pengguna akhir.

Pada saat penyebaran Office 365 selesai, saya


berpikir bagaimana kita bisa berhasil tanpa alat ini.

– Andy Tidd, CIO, ABB


Rencanakan, Terapkan, Kelola: Pra-Peluncuran 45

Pra-Peluncuran
Dalam lima minggu menjelang Peluncuran, luangkan waktu untuk rapat organisasi seputar roll-out Microsoft 365
dengan mengembangkan rencana komunikasi, mengorganisir persiapan pelatihan, dan menjalankan Program
Penerapan Awal. Periksa kronologi di bawah yang akan memandu Anda melalui minggu Pra-Peluncuran. Bagian
berikut akan memandu Anda dalam menjalankan Program Penerapan Awal.

Kronologi Alur kerja Deskripsi

Komunikasi Mengembangkan rencana komunikasi dan strategi acara. Persiapkan materi.


Minggu 1
Pelatihan Rencanakan program pelatihan pengguna akhir.

Komunikasi Mengirim "Email hitung mundur" untuk memberi tahu khalayak apa yang akan segera hadir,
menetapkan harapan, dan menimbulkan minat dengan fokus pada "Apa manfaatnya bagi saya?"

Program Penerapan Awal Mulai Program Penerapan Awal dengan merekrut dan melatih peserta program, dan mendirikan
grup Yammer penerap awal program. Pelajari lebih lanjut dengan Panduan Program Penerapan Awal:
https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide
Minggu 2
Untuk mengumpulkan data tentang pengetahuan mereka mengenai Microsoft 365, edarkan survei
garis dasar secara singkat sebelum pengguna berpartisipasi dalam percobaan menerima akun dan
perangkat yang diaktifkan.

Mendukung Persiapkan layanan bantuan untuk mendukung pengguna akhir, dan memastikan mereka mengetahui
tentang Panduan Pemecahan Masalah Layanan Bantuan. http://aka.ms/helpdeskready

Komunikasi Pastikan Microsoft 365 dihadirkan secara visual di seluruh kantor perusahaan Anda dengan poster,
selebaran, dan cuplikan video.

Pelatihan Konfigurasikan situs tim internal untuk menyimpan sumber daya pelatihan seperti panduan persiapan
dan tips & trik. Anda juga dapat mengarahkan pengguna ke pusat pembelajaran publik Microsoft. Lihat
Pusat Pembelajaran Office 365 di http://aka.ms/O365learning
Minggu 3
Program Penerapan Awal Memeriksa peserta Program Penerapan Awal untuk mendapatkan umpan balik.

Rilis survei di tengah peluncuran percontohan untuk mengumpulkan data tentang pengalaman mereka
dengan Microsoft 365, dan menggunakan hasilnya untuk melakukan penyesuaian sebelum roll-out
secara umum.

Komunikasi Menggunakan komunikasi internal untuk membuat pengumuman di seluruh portal perusahaan, portal
TI, dan situs internal lainnya bila diperlukan.

Sama seperti kelompok percontohan, mendistribusikan survei ke seluruh organisasi sesaat sebelum
Minggu 4-5 mereka menerima akun dan perangkat.
Persiapkan kegiatan partisipasi peluncuran.

Program Penerapan Awal Menggunakan survei akhir segera setelah periode percontohan untuk menentukan apakah Anda perlu
melakukan penyesuaian lebih lanjut terhadap pelatihan umum dan materi kesadaran.

PRA-PELUNCURAN PELUNCURAN PASCA-PELUNCURAN


Rencanakan, Terapkan, Kelola: Memulai Program Penerapan Awal 46

Memulai
Untuk keberhasilan peluncuran, mulai roll-out Microsoft 365
dengan Program Penerapan Awal untuk mendapatkan umpan

Program
balik awal lalu lanjutkan momentum tersebut ketika roll-out
program di seluruh organisasi Anda.

Penerapan
Saat menyelesaikan orientasi teknis pada Microsoft 365,
penting untuk mempertimbangkan menjalankan Program
Penerapan Awal dengan kelompok pengguna bisnis utama,

Awal serta anggota tim TI yang akan mendukung pengguna.


Menjalankan program ini memungkinkan Anda untuk
mengumpulkan umpan balik mengenai pengalaman
peluncuran pengguna dan mendapatkan kisah sukses awal
yang dapat digunakan ketika meluncurkan Microsoft 365 di
seluruh organisasi Anda.

Program Penerapan Awal juga akan mengembangkan


kelompok penerap awal untuk menjadi Pemimpin dan
mendukung peluncuran di luar daerah. Program memberikan
peluang untuk menyurvei kelompok tepercaya yang akan lebih
fleksibel jika terjadi masalah.

Tips dan Trik


Secara keseluruhan, ketika memilih peserta Program Penerapan Awal, pilih orang yang ingin proyek tersebut berhasil.
Peserta program merupakan pemberi pengaruh yang penting dan mereka akan berbagi dengan rekan pengalaman yang
mereka miliki dengan roll-out.

Gunakan Program Penerapan Awal untuk memperbaiki masalah sebenarnya, jangan hanya menyalahkan teknologi.
Mendorong peserta program untuk menggunakan Microsoft 365 untuk Skenario yang telah Anda prioritaskan. Perhatikan
perubahan yang perlu Anda lakukan pada skenario untuk mewujudkan hasil bisnis yang telah Anda tentukan karena hal
tersebut penting untuk penerapan Microsoft 365 dalam organisasi Anda.
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Sertakan Pemangku Kepentingan yang Tepat dalam EAP 47

Sertakan Pemangku Kepentingan


yang Tepat dalam Program
Penerapan Awal
Memilih orang yang tepat untuk berpartisipasi dalam Grup
Uji Coba untuk Program Penerapan Awal Anda merupakan
kunci untuk memperoleh wawasan berharga yang dapat
Anda gunakan selama peluncuran. Daftar di bawah ini dapat
membantu Anda memutuskan orang yang akan disertakan
dalam program:

Pengguna dari seluruh lini bisnis dan departemen yang


berbeda, sebaiknya mereka yang bekerja sama pada satu
proyek atau proses bisnis

Seperti Pemimpin atau pimpinan yang akan menjadi


pendukung selama peluncuran meluas ke seluruh
organisasi

Pengguna yang mengalami kesulitan dengan teknologi.


Penting untuk Anda memahami kebutuhan mereka dan
mengatasi kebutuhan ini selama peluncuran

Anggota tim layanan bantuan/TI yang akan mendukung


pengguna selama peluncuran

Jangan libatkan CEO dan Manajemen Atas. Meskipun


ada keinginan untuk meminta keterlibatan CEO, tidak
melibatkan mereka dalam Program Penerapan Awal
memberi Anda kesempatan untuk mengatasi masalah
sebelum masalah tersebut diketahui saat roll-out

Tips dan Trik


Lihat kembali halaman 10 dalam bagian Pemangku
Kepentingan untuk meninjau kualitas yang dicari dalam
Pemimpin.
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Tindakan Penting untuk Keberhasilan EAP 48

Tindakan Penting untuk


Keberhasilan Program
Penerapan Awal
Latih peserta Program Penerapan Awal mengenai
Skenario pilihan, termasuk Skenario Inti. Periksa Aset
Komunikasi Skenario dan sumber daya pelatihan yang
tersedia di FastTrack di sini:
http://aka.ms/productivitylibrary

Mulai program Microsoft 365 Champions. Beri tahu


Pemimpin yang ditargetkan mengenai program dan
mulai perekrutan dan menyiapkan mereka untuk menjadi
Pemimpin

Dapatkan umpan balik real-time dari peserta Program


Penerapan Awal dan sesuaikan rencana penerapan
Anda berdasarkan umpan balik ini. Cobalah membuat
kelompok Yammer untuk peserta program, dengan cara
tersebut orang lain dalam program akan dapat melihat
umpan balik yang diposting dan merasa didorong untuk
menambahkan pada setiap pikiran mereka sendiri

Selalu ada untuk menerima umpan balik dengan tetap


berada di Skype for Business dan Yammer selama jam
kantor untuk menjawab pertanyaan dan berbagi tips

Proaktif menjangkau peserta program untuk


mendapatkan umpan balik. Singgah ke meja, mengirim
IM, atau menelepon mereka. Ingat jika tidak ada orang
yang memberikan umpan balik, program tidak mencapai
hasil maksimal.

Lihat Panduan Program Penerapan Awal


Panduan Program Penerapan Awal memiliki lebih banyak tips dan trik untuk keberhasilan Program Penerapan Awal.
https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Jangan lupa berterima kasih pada peserta dan mengumpulkan umpan balik dengan Template Email Terima Kasih.

https://aka.ms/eapthankyouemail
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Peluncuran 49

Peluncuran
Menerapkan peluncuran Microsoft 365 di seluruh organisasi merupakan momen penting. Sekarang saatnya untuk
menggunakan semua perencanaan dan usaha sebelumnya dan melihat hasil kerja keras Anda.

Kronologi Alur kerja Deskripsi

Komunikasi Laksanakan acara peluncuran Microsoft 365 untuk menarik pengguna akhir. Kirim "Email pengumuman"
untuk memberi tahu pengguna apa yang tersedia, cara memulai, dan tempat mencari bantuan, dan
Minggu 6 sumber daya.

Pelatihan Melaksanakan pelatihan untuk pengguna akhir

PRA-PELUNCURAN PELUNCURAN PASCA-PELUNCURAN


Rencanakan, Terapkan, Kelola: Pasca-Peluncuran 50

Pasca-Peluncuran
Sekarang Anda telah berhasil meluncurkan Microsoft 365 ke dalam organisasi, penting untuk terus terlibat dengan
pengguna pada pengalaman Microsoft 365 mereka. Pastikan untuk memeriksa dengan memberikan Tips dan Trik
tambahan dan menawarkan pelatihan berkelanjutan apabila diperlukan. Bagian ini menjelaskan bagaimana Anda
dapat terus mendorong penerapan dalam organisasi dan terus mengikuti pembaruan dan fitur layanan.

Kronologi Alur kerja Deskripsi

Komunikasi Membagikan tips secara berkala kepada pengguna akhir dengan menggunakan "Template email Tips
dan Trik" untuk mempertahankan momentum dan memperluas penggunaan Microsoft 365.

Minggu 8-12 Setelah roll-out ke seluruh organisasi, edarkan survei akhir untuk menilai pengetahuan dan
pengalaman pengguna akhir dengan Microsoft 365.

Pelatihan Lanjutkan rangkaian pelatihan pengguna akhir yang berkelanjutan sebagaimana berlaku

PRA-PELUNCURAN PELUNCURAN PASCA-PELUNCURAN


Rencanakan, Terapkan, Kelola: Membuat Rencana Keberhasilan 51

Membuat
Rencana Keberhasilan sangat penting bagi roll-out karena
memberi Anda roadmap untuk mewujudkan tujuan dengan

Rencana
Microsoft 365.

Keberhasilan
Cara membuat Rencana Keberhasilan Anda

01. Masuk ke situs FastTrack menggunakan 04. Pilih skenario dalam Rencana Keberhasilan
ID organisasi Microsoft 365 Anda lalu klik Simpan & Lanjutkan
https://fasttrack.microsoft.com
05. Masukkan rincian kronologi untuk masing-

02. Klik "Mulai rencana baru" masing skenario lalu klik Simpan & Lanjutkan

06. Masukkan pemangku kepentingan dalam


03. Lengkapi wizard buat lalu klik "Selesai"
kontak lalu klik Simpan & Selesai
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Kami akan memandu Anda dengan FastTrack 52

Kami akan memandu Anda


dengan FastTrack
FastTrack mencakup tim yang terdiri dari ratusan teknisi yang berkomitmen menyediakan
pengalaman Microsoft 365 terbaik bagi profesional TI dan mitra di seluruh dunia.

Pelanggan yang memenuhi syarat untuk Microsoft FastTrack dapat meminta orientasi untuk
mendapatkan bantuan personal jarak jauh. Teknisi FastTrack kami akan membantu Anda
merencanakan proyek Microsoft 365, menilai lingkungan teknis, menyediakan panduan
perbaikan konten, memigrasi data ke Office 365* dan memberikan bantuan penerapan
pengguna.

Kami akan memandu Anda dengan FastTrack


Mulai hari ini

http://fasttrack.microsoft.com

Bergerak sesuai kecepatan perubahan, dan tidak


melanggar bisnis sangat penting bagi kami.
Kemitraan kami dengan tim FastTrack luar biasa.
Mereka membantu kami melalui banyak tantangan
orientasi, serta secara strategis bagaimana
mengatur proses bisnis dan perubahan bisnis.

– Omar Bhatti Senior Principal, CSC

* Layanan migrasi tersedia untuk pelanggan yang memiliki lebih dari 500 lisensi yang memenuhi syarat
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Mengulang agar Terus Berhasil 53

Mengulang
Mendorong penerapan merupakan siklus yang kontinu
dan tidak berakhir setelah hari peluncuran atau setelah

agar Terus
mengukur dampak peluncuran Anda. Terus cari cara baru yang
memungkinkan Microsoft 365 menambah nilai bisnis untuk
terus mengikuti perkembangan kebutuhan pengguna dan

Berhasil
organisasi Anda.

Gunakan informasi dari proses evaluasi untuk memulai


pelatihan tambahan guna mengedukasi pengguna
tentang praktik terbaik dan solusi Microsoft 365 yang
berdampak besar.

Jadwalkan sesi tambahan untuk skenario bisnis dan


pengembangan solusi dengan lebih banyak departemen
dalam organisasi Anda. Selanjutnya, adakan pelatihan
tingkat departemen untuk menjelaskan bagaimana
Microsoft 365 dapat mendorong keberhasilan di setiap
lini bisnis.

Anda dapat menggunakan Pustaka Produktivitas untuk


membantu mengidentifikasi Skenario baru untuk lebih
memanfaatkan Microsoft 365

http://aka.ms/productivitylibrary

Pastikan untuk mendorong pengguna dan Pemimpin


Anda untuk mengembangkan ide tentang bagaimana
Microsoft 365 dapat meningkatkan praktik bisnis dan
membagikannya dengan orang lain melalui kegiatan
partisipasi, aktivitas komunitas, dan grup Yammer.
Gunakan ide ini untuk menghasilkan solusi tambahan
dan mengadakan pelatihan tambahan

Kami ingin mereka menyukai alat ini, dan bagian


dari hal tersebut tidak hanya mendengarkan
karyawan, tapi menggunakan umpan balik
tersebut dan benar-benar mengubah serta
mengimplementasikan umpan balik tersebut.
– Jeff Schuman, Nationwide
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Kelola dan Bersiap untuk Perubahan 54

Kelola dan
Bersiap untuk
Perubahan

Mengelola Perubahan di Office 365

https://aka.ms/managingchangeO365

Bisnis Anda dan cloud terus bergerak. Orang selalu mencari


peluang baru untuk bekerja lebih efektif dan fitur cloud yang
terus diperbarui memungkinkan hal ini terjadi.

Ada baiknya untuk tetap mengikuti Public Roadmap dan


blog untuk mengantisipasi potensi fitur layanan baru dan
pembaruan yang dapat Anda ambil manfaatnya.
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Public Roadmap 55

Public Terus ikuti Windows 10 Roadmap dan Office 365


Roadmap untuk mengetahui pembaruan layanan yang

Roadmap
dapat dimanfaatkan oleh organisasi Anda untuk terus
memaksimalkan manfaat Microsoft 365.

Roadmap Windows 10

Filter fitur berdasarkan aplikasi, layanan,


atau platform untuk mengidentifikasi
fitur dan pembaruan yang dapat Anda
manfaatkan dengan paling baik.

http://aka.ms/win10roadmap

Roadmap Office 365

Fitur dikelompokkan berdasarkan fase


pengembangan, sehingga Anda dapat melihat
pembaruan mendatang, fitur yang saat ini
sedang dijalankan, dan fitur yang sudah
tersedia untuk pelanggan Anda.

https://roadmap.office.com
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Blog 56

Blog Ikuti Windows untuk Blog Bisnis Anda dan Blog Office agar
dapat mengetahui tentang cara organisasi Anda dapat bekerja
lebih efektif dengan pembaruan dan fitur layanan baru.

Windows untuk Blog Bisnis Anda Blog Office

http://aka.ms/win10blog http://blogs.office.com

Menjadi insider untuk mengakses sumber daya lainnya


Bergabunglah dengan Program Windows Insider atau Windows IT Pro Insider untuk mendapatkan akses awal ke rilis baru
dan memberikan umpan balik mengenai fitur dan fungsi terkini.

http://aka.ms/windowsinsider

http://aka.ms/windowsitproinsider
Rencanakan, Terapkan, Kelola: Mengelola Pembaruan Office 365 Anda 57

Mengelola Pembaruan Office 365:


Pem-
Menggunakan pusat admin Office 365, Anda dapat mendaftar rilis awal
sehingga organisasi menerima pembaruan dengan cepat. Jika Anda lebih
suka, Anda juga dapat menetapkan bahwa hanya orang tertentu yang

baruan menerima pembaruan, atau memilih untuk tetap pada jadwal rilis default
dan menerima pembaruan kemudian. Selengkapnya tentang opsi Anda
di sini:

http://aka.ms/releaseoptions

Pembaruan Windows 10:


Windows 10 memberikan model baru bagi organisasi untuk menyebarkan
dan meningkatkan fitur dan kemampuan Windows dengan memberikan
pembaruan melalui proses yang berkelanjutan. Model baru ini, yang
disebut sebagai WaaS (Windows as a Service), mengharuskan Anda
mempertimbangkan kembali cara menyebarkan dan meningkatkan
Windows.

Untuk mendukung kebutuhan yang berbeda dan kasus penggunaan di


dalam organisasi, Anda dapat memilih di antara berbagai cabang layanan
Windows:

Current Branch (CB) adalah untuk penerap awal, tim TI, dan
kelompok percontohan yang lebih luas lainnya. CB digunakan untuk
memvalidasi lebih lanjut kompatibilitas aplikasi dan fitur yang baru
dirilis.

Current Branch for Business (CBB) adalah untuk mayoritas orang


dalam sebuah organisasi. CBB memungkinkan penyebaran fitur baru
secara bertahap dengan jangka waktu yang lebih lama.

Long-Term Servicing Branch (LTSB) adalah untuk perangkat penting


atau khusus. LTSB tidak menerima fitur baru, meskipun tetap
didukung dengan keamanan dan pembaruan lainnya untuk waktu
yang lama.

Gunakan Program Windows Insider untuk menguji dan menyebarkan kode


pra-produksi dan memperoleh visibilitas awal mengenai fitur yang akan
dikirim dalam pembaruan Windows mendatang.

https://insider.windows.com/en-us/
58

Kronologi Roll-out Microsoft 365


Alur kerja Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Minggu 5
Mengidentifikasi Mengidentifikasi dan Mengidentifikasi dan
Pemangku merekrut Pemilik merekrut Sponsor
Kepentingan Utama Keberhasilan dan Manajer Eksekutif, serta mengisi
dan Menyatukan Tim Proyek peran tim yang tersisa
Mengidentifikasi dan Mengidentifikasi dan
Memprioritaskan
Memprioritaskan mengembangkan
Skenario Anda
Skenario Anda Skenario Anda
Menetapkan kriteria
keberhasilan/key
performance indicators
Menetapkan Kriteria
(KPI) (indikator
Keberhasilan
kinerja utama) dan
mengembangkan tolok
ukur KPI
Mulai mencatat rincian
Membuat Rencana proyek dalam Rencana Menyelesaikan Rencana
Keberhasilan Keberhasilan di Keberhasilan Anda
http://fasttrack.office.com
Identifikasi dan rekrut
Meminta umpan
Pemimpin Memberikan Pelatihan
Menentukan tugas- Menyelesaikan balik dan kisah
Menyusun Program kepada Pemimpin dan
tugas pemimpin aktivitas peluncuran sukses dari Pemimpin
Pemimpin Anda Membuat Grup Yammer mengumpulkan gagasan
yang berkelanjutan pemimpin untuk digunakan di
untuk mendukung terkait aktivitas
peluncuran
Pemimpin
Merekrut peserta
Mengedarkan survei Mengirim survei
program. Mengatur Memeriksa peserta
baseline kepada peserta. final dan gunakan
grup Yammer untuk program untuk
Program Penerapan Berikan peserta akun wawasan yang
mempermudah mengumpulkan
Awal aktif untuk secara resmi dikumpulkan untuk
komunikasi dan umpan balik
memulai Program membuat penilaian
pengumpulan umpan informal
Penerapan Awal Anda. peluncuran Anda.
balik
Membuat grup
Mengumumkan
Yammer agar
Mengembangkan rencana peluncuran
Pastikan Microsoft pengguna akhir
komunikasi dan strategi Microsoft 365 yang
Mengirim 'email hitung 365 memiliki dapat membagikan
Komunikasi dan kegiatan partisipasi. akan datang di
mundur' kepada keberadaan visual kisah sukses Office
Kesadaran Mengembangkan materi intranet perusahaan.
karyawan di seluruh kantor 365 mereka.
komunikasi menggunakan Persiapkan
perusahaan Anda Mengedarkan survei
template yang tersedia kegiatan partisipasi
baseline kepada
peluncuran.
pengguna akhir
Mengatur situs
pelatihan internal
Mengembangkan rencana Melatih pengguna
Pelatihan untuk menyimpan
pelatihan pengguna akhir akhir
sumber daya
pelatihan
Menyiapkan layanan
bantuan untuk
Dukungan
mendukung pengguna
akhir

Meningkatkan
keterlibatan Pengguna
dan Mendorong
Penerapan

Kelola dan bersiap


untuk perubahan

Mengukur,
Membagikan
Keberhasilan, dan
Mengulangi
59
Untuk membantu Anda memulai dengan merencanakan roll-out Microsoft 365 pertimbangkan kronologi di
bawah ini. Lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk menyusun kronologi yang tepat untuk roll-out.

Minggu 6 Minggu 7 Minggu 8 Minggu 9 Minggu 10 Minggu 11 Minggu 12


(target peluncuran)

Meminta umpan
balik dari Pemimpin
dan ulangi program
seperti yang
diperlukan

Mengirim Email
Pengumuman
Mengirim email "Tips
untuk memberi Mengirim
Mengirim email "Tips dan Trik" kepada
tahu pengguna email "Tips dan
dan Trik" kepada pengguna akhir.
apa yang tersedia. Trik" kepada
pengguna akhir Edarkan survei setelah
Melaksanakan pengguna akhir
peluncuran
kegiatan partisipasi
peluncuran

Mengatur
Latih pengguna
rangkaian pelatihan
akhir
berkelanjutan

Persiapkan dan jalankan kontes untuk terus mendorong keterlibatan


pengguna
Perbarui dan pertahankan situs pelatihan internal
Bagikan kisah sukses
Selenggarakan kegiatan partisipasi secara berkala

Memantau Public Roadmap dan blog

Komunikasikan dan persiapkan pengguna akhir untuk rilis fitur baru

Kumpulkan dan laporkan mengenai kriteria keberhasilan Microsoft 365


dan Key Performance Indicators (KPI) (indikator kinerja utama)

Simpan dan bagikan kisah sukses

Roll-out Skenario baru


Rencanakan, Terapkan, Kelola: Kisah Sukses Pelanggan 60

Kisah
Sukses Pelanggan
Saat pimpinan Henkel menilai sistem TI perusahaan telah
ketinggalan zaman dan kuno, mereka memutuskan untuk
"melakukan sesuatu" dengan beralih ke cloud. Tonton
video untuk mempelajari bagaimana Henkel merencanakan
keberhasilan peluncuran Office 365.

Henkel: Keistimewaan Penerapan


Pelajari cara Henkel berencana untuk keberhasilan Office 365

http://aka.ms/adoptionexcellence
Daftar Periksa Rencanakan, Terapkan, Kelola 61

Daftar Periksa
Rencanakan,
Terapkan, Kelola
Gunakan FastTrack untuk membantu Anda selama
peluncuran Microsoft 365

Buat Rencana Keberhasilan yang akan membantu Anda


mewujudkan tujuan Microsoft 365

Siapkan Program Penerapan Awal untuk memperoleh


wawasan yang dapat Anda gunakan kembali selama
peluncuran Anda

Gunakan daftar periksa sebelum peluncuran, selama


peluncuran, dan setelah peluncuran untuk mengikuti roll-
out Anda

Terus kelola dan bersiap untuk perubahan dengan


memantau Public Roadmap dan Blog Microsoft
Kunjungi
fasttrack.microsoft.com
http://fasttrack.microsoft.com

Ikuti
berita terbaru
http://aka.ms/win10blog

http://blogs.office.com

https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility

Gabung ke
Tech Community
http://aka.ms/driveadoption

https://techcommunity.microsoft.com

© 2017 Microsoft Corporation. Semua hak dilindungi undang-undang. Dokumen ini diberikan “sebagaimana adanya.” Informasi dan pendapat
yang terdapat dalam dokumen ini, termasuk URL dan referensi situs Web Internet lainnya, dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan
sebelumnya. Penggunaan atas risiko Anda sendiri.

Dokumen ini tidak memberikan Anda hak hukum apa pun atas kekayaan pribadi pada produk Microsoft. Anda dapat menyalin dan menggunakan
dokumen ini untuk tujuan referensi internal. Anda dapat mengubah dokumen ini untuk tujuan referensi internal.

Anda mungkin juga menyukai