ARTIKEL MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

. .A .LATAR BELAKANG

Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan

tulis menulis belaka. Pandangan orang demikian ini tentu
bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi
memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik
menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer.
padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi
lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi
bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan
pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di
lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan

administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan
ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang
sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial
maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang
kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi
yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat
penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata
hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut

kejujuran dan kedisiplinan baik pelaksana maupun
pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini
biasanya digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.
Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang
data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan
kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh
perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi

masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagipara
pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format
data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data
administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir
berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang
semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi
pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat
ini.
B. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya

kemajuan teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan
untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah
pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan
pendidikan di Indonesia. Format administrasi pendidikan yang
dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah
pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang
pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal
sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun
non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada
suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format
administrasi, sesuai kepentingan mereka.Oleh karena itu
dalam lingkup masalah ini, penulis hanya membatasi dalam
membahas:

1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem

pengelolaan data administrasi kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para

ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan
ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada
yang mengartikan sebagai proses sosial.

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam

bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan
bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia
melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara
efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam
implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai
tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi
sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry
Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain,
diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian
sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan
pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain
menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses
rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha
bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya

. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap

mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan
yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang

dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam
bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen” , administrasi adalah suatu

kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat,

pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan

administrasi dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan.
Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan
mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa
antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai
keterkaitan yang sangat erat..

B. PENGERTIAN TATA USAHA

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi

kesemuanya hampir mempunyai kesamaan pengertian yang
mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat
mencatat. Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.

1. a. Ditinjau arai asal kata

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha”
yang masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian
sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus
ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan
tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut
arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia

 Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha
ialah penyelenggaraan tulis menulis(keuangan dan
sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya,
sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang
menyelenggarakan taha usaha.

1. nc.
The Liang Gie dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Moder
Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola,
mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-
keteranagn yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian

sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu,
kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu
dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi
bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat
dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.

C. PENGERTIAN PELAYANAN

Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain :

Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu
pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses,
pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan
yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam masyarakat
(Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap
kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna
memenuhi kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi
(1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan
atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk
mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak
umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas
adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak
mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah
ditetapkan Masih banyak pengertian pelayanan yang
dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono
dan lain-lainnya.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang

baik yang dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah
 maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus
memuat beberapa aspek, antara lain :

1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang

berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang
dengan jelas

2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan

persyaratan pelayanan

3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan

petugas pelayanan yang jelas

4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap

pelanggan tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari
materi atau kedekatan seseorang

5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan

memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan
purna pelayanan secara administrasi

6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan,

yaitu harus tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan
dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari
keuntungan pribadi.

BAB III

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

A. PEMBAHASAN

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta

membandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan
pelayanan, banyak hal tentang administrasi data kependidikan
di sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga
memudahkan dalam memberikan pelayanan bagi masyarakat
pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang
membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya
Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini
setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data
administrasi kependidikan dan sistem pengelolaan data
adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda.
 Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-
beda, menurut kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa
sekolah ada yang mengelola data administasii
kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan
Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan
program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada
yang menggunakan My SQL. Demikian juga petugas
pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di
sekolah. Ada petugas pengelola data administasii
kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari
seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan
komputernya, tetapi juga ada yang berasal dari staf
administrasi jurusan.

Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar

informasi antar sekolah atau dalam rangka memberikan
pelayanan informasi tentang data administasii kependidikan
seperti data kelembagaan, kurikulum, peralatan maupun siswa
dan keuangan. Belum lagi kalau melayani institusi yang
membutuhkan data administasi kependidikan sesuai dengan
kepentingan mereka seperti data siswa yang khusus berasal
dari desa “X” karena akan diberi beasiswa, atau siswa dari
keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-pihak
yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan seperti
Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan
Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah
diujicobakan dan disosialisasikan sistem pengelolaan data
administasii kependidikan dan format data administasii
kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun
workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon baik dari
sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang
kurang bersedia memanfaatkan sistem tersebut, karena harus
entry data ulang, juga kurang kapable dengan kepentingan
sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah
mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikan
yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan, tetapi untuk
kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU
yang didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan

sistem pengelolaan data administasii kependidikan yang
menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi
permintaan data siswa kelas III Dinas Pendidikan Kota
sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa
kelas III telah mempunyai NISN, yang data administasii
kependidikan sudah ada disana.