Indo

Nama Proyek : Penyelenggaraan Acara Road To Success

Penyelenggara : Himpunan Mahasiwa (Panitia RTS)

1. Pembuatan Proposal
Sebelum diadakannya suatu acara himpunan, tentunya fungsionaris membuat akan terlebih dahulu
rancangan acaranya dalam bentuk proposal. Dalam hal ini, ketua acara RTS ingin memantau pengerjaan
sekretaris dalam mengerjakan proposal tersebut. Ketua menginstruksikan pembuatan proposal dengan
menggunakan sharepoint, sehingga ketua dapat menambah kan komentar-komentar secara real-time pada
dokumen proposal tersebut.

Gambar 1. Penggunaan sharepoint untuk pembuatan proposal disertai dengan fitur comments

2. Rapat Panita
Ketua membentuk suatu tim pada Microsoft Teams untuk menjadwalkan dan menyimpan notulensi
rapat kepanitiaan yang diselenggarakan rutin hari Jumat. Sang ketua (team owner) mengundang seluruh
panitia ke team tersebut agar mempermudah penyebaran informasi penting.

Gambar 2. Penjadwalan rapat menggunakan Teams Gambar 3. Notulensi rapat menggunakan OneNote
Ketua seringkali kesulitan dalam mengumpulkan panitia, mengingat panitia juga memiliki kesibukan
lain dan beberapa kesempatan mereka tidak dapat hadir rapat. Sehingga, ketua memanfaatkan fitur Skype for
Business untuk mengadakan rapat secara online. Dengan begitu, rapat sangat mungkin untuk dilaksanakan
tanpa Batasan ruang dan waktu.

Gambar 4. Penggunaan Skype for Businness untuk rapat

1|Page
 3. Koordinasi Progress Panitia Sebelum Hari-H
Selain pemanfaatan sharepoint untuk pembuatan proposal, Sharepoint juga dimanfaatkan sebagai
tempat untuk melakukan tracking pekerjaan tiap divisi panitia, pendataan pengeluaran dan survey pemateri.
Link situs privat RTS dapat diakses pada : https://itsacid.sharepoint.com/sites/RTS

Gambar 5. Beranda Sharepoint RTS Gambar 6. List Pengeluaran pada Sharepoint RTS

Gambar 7. To-do list tiap sie (divisi) pada Sharepoint RTS

4. Pembuatan Resume Materi

Pada saat hari H, panitia menerapkan suatu prasyarat dalam penyelenggaraan RTS. Setiap materi yang
tidak diikuti oleh peserta, peserta diwajibkan membuat sebuah resume sesuai dengan topik yang diberikan.
Dengan menjunjung tinggi konsep paperless, maka resume dibuat secara digital dengan menggunakan Sway.
Dibawah ini merupakan contoh dari seorang peserta bernama Mira yang telah membuat resume tentang
materi CV Building dan membagikan link swaynya ke excel sharepoint yang telah disedikan panitia pada link
onedrive yang disebar ke peserta.

Gambar 8. Tampilan Sway peserta RTS Gambar 9. Tampilan excel online pada Sharepoint RTS

5. Hari-H pelaksanaan acara

Tentunya pelaksanaan acara RTS butuh koordinasi yang sangat kuat antar divisi, maka dari itu kami
memanfaatkan Microsoft Teams untuk menunjang hal tersebut. Setiap coordinator divisi, diharuskan
mendownload Teams pada gadgetnya masing-masing sehingga dapat diakses secara fleksibel. Berikut salah
satu contoh percakapan kami saat hari H di Teams :
2|Page
 Gambar 9. Contoh percakapan panitia RTS menggunakan Teams
Materi yang telah didapatkan oleh peserta dijadikan dalam satu folder berbasis cloud-storage dengan
memanfaatkan OneDrive. Kemudian, link folder tersebut kami sebarkan kepada peserta sehingga peserta
dapat mengakses file materi kapanpun dan dimanapun mereka mau.

Gambar 10. Folder RTS menggunakan Onedrive

6. Pembuatan LPJ
Pada tahap akhir penyelenggaraan suatu acara di himpunan, sekretaris dan bendahara acara diharuskan
membuat Laporan Pertanggungjawaban acara.
Maka dari itu untuk mempermudah pengerjaan LPJ, Sekretaris I RTS membuat suatu dokumen word
yang dibagikan via Sharepoint agar Sekretaris I dan Sekretaris II dapat membuat LPJ secara bersamaan pada
dokumen yang sama. Dengan fitur yang ditawarkan, pengerjaan dokumen dapat dilakukan di tempat yang
berbeda serta dapat menggunakan device yang lain (hp, tablet, dll.).

Gambar 11. Share link pada Sharepoint Gambar 12. Proses Edit dokumen dengan Sharepoint

3|Page