Anda di halaman 1dari 7

RESUME BAB III

FUNGSI, BIAYA, NILAI dan MUTU INFORMASI


Bab ini memberikan uraian fungsi, biaya, nilai dan mutu informasi. Keempat unsur tersebut
sangat penting dan perlu dipertimbangkan dalam merancang dan menggunakan sistem informasi
manajemen.
1. Fungsi Informasi
Fungsi urama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi
ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai ,
mungkin merupakan hasil data yang dimasukkan kedalamdan pengolahan suatu model
keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks,
informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-
macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu
kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.
Fungsi informasi adalah memberikan suatu dasar kemungkinan untuk menanggapi
seleksi kepada pengambil keputusan. Suatu fungsi informasi lainnya adalah meberikan
standar-standar , aturan-aturan ukuran, dan atran-aturan keputusan untuk penentuan dan
penyebaran tanda-tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan kontrol.
Informasi dapat berasal dari pengamatan perseorangan; beberapa informasi lainnya
dari percakapan dengan orang-orang lain dan dari rapat-rapat panitia; beberapa informasi
lainnya lagi berasal dari luar seperti majalah-majalah, media surat kabar, atau laporan-
laporan pemerintah; dan beberapa lagi kemungkinan berasal dari sistem informasi itu
sendiri. Informasi hanya dapat memberikan sebagian dari informasi yang dipergunakan
oleh pengambilan keputusan, dan bahwa informasi ini merupakan informasi formal dan
dapat ditentukan banyaknya. Pada umumnya sistem informasi hnya memberikan
informasi formal mengenai keadaan yang memberikan tingkat kemungkinan meramalkan
yang lebih besar kepda pemakai, baik mengenai kejadian maupun mengenai hasil
kegiatan.
2. Biaya Informasi
Biaya operasi sistem informasi dapat diuraikan sebagai berikut :
a. Biaya perangkat keras
Biaya ini biasanya merupakan biaya tetap atau biaya tertanam dan akan meningkat
untuk tingkat-tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.
b. Biaya untuk analisis, perancangan, dan pelaksanaan sistem
Biaya ini merupakan biaya tertanam, dan biasanya akan meningkatkan sesuai
dengan tingkat mekanisasi yang lebih tinggi. Fungsi ini meliputi perumusan suatu
metodologi untuk prosedur-prosedur pengolahan data secara keseluruhan. Apabila
menggunakan metode komputer, hal ini juga akan meliputi persiapan pembuatan
program-program.
c. Biaya untuk tempat dan faktor-faktor kontrol lingkungan.
Biaya ini stengah berubah-ubah. Contoh mengenai biaya ini adalah biaya untuk
luas lantai, alat pendingin, dan keamanan. Biasanya biaya ini meningkat sesuai
dengan tingkat mekanisasi yang lebih tinggi.
d. Biaya perubaha
Biaya ini merupakan biaya tertanam dan meliputi setiap jenis perubahan dari satu
metode ke metode lain. Misalnya metode elektromekanis ke metode komputer.
e. Biaya operasi
Biaya ini merupkan biaya variabel dan meliputi biaya bermacam-macam pegawai,
pemeliharaan fasilitas dan sistem, perlengkapan, barang-barang yang berguna, dan
fasilitas bantuan.

Gambar. Biaya total untuk metode-metode pengolahan data yang berlaian

Gambar. Rata-rata untuk metode-meode pengolahan data yang berlainan


Kesimpulan umum dari kurva-kurva biaya di atas adalah bahwa metode manual
merupakan metode yang paling hemat untuk pengolahan yang volumenya sedikit, dan
bahwa dapat dibenarkan pertambahan tingkat mekanisasi apabila volume meningkat.
Meskipun demikian, biaya bukanlah satu-satunya pertimbangan, tetpai biaya ini
merupakan suatu pertimbangan yang sangat penting.
3. Nilai informasi
Burch dan Strater mengatan dalam buku mereka, information system:Theory and
Practice, nilaiinformasi itu didasarkan atas sepuluh sifat sebagai berikut :
a. Mudahnya dapat diperoleh
Sifat ini menunjukan mudahnya dan cepatnya dapat diperoleh keluaran informasi.
Kecepatan memperoleh dapat diukur.
b. Sifat luas dan lengkapnya
Sifat ini memunjukan lengkapnya menunjukan lengkapnya isi informasi. Hal ini
berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya.
Sifat ini sangat kabur, dan karena itu sulit mengukurnya.
c. Ketelitian
Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran
informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar biasanya terjadi dua
jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan. Banyak
sekali sifat ini yang dapat diukur.
d. Kecocokan
Sifat ini menunjukan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan
permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang
sedang dihadapi: semua keluaran lainnya tidak berguna, tetapi mahal
mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.
e. Ketepatan waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek daripada
siklus dapat diperolehnya informasi : masukan, pengolahan dan pelaporan keluaran
kepada para pemakai.
f. Kejelasan
Sifat ini menunjukkan tingkat informasi bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.
Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.
g. Keluwesan
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak
hanya dengan lebih dari satu keputusan. Tetapi juga dengan lebih dari seorang
pengambil keputusan. Sifat ini sulit mengukurnya, tetapi dalam banyak hal dapat
diberikan nilai yang dapat diukur.
h. Dapat dibuktikan
Sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji
keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
i. Tidak ada prasangka
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk memngubah
informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
j. Dapat diukur
Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi
formal.
Meskipun banyak sifat-sifat yang sulit mengukurnya, seorang penganalisis harus
menggunakannya apabila ia akan menentukan nilai informasi versus biayanya.
Gordon B. Davis dalam bukunya management information system : conceptual
foundations, structure, and development, menyatakan nilai informasi adalah seperti ini.
“nilai informasi yang sempurna adalah bahwa pengambilan keputusan diizinkan untuk
memilih keputusan optimal dalam setiap hal, bukan keputusan yang rata-rata akan
menjadi optimal, dan untuk menghindarkan kejadian-kejadian yang akan mengakibatkan
suatu kerugian. Akan tetapi, informasi yang sempurna mungki tidak ada.
Informasi yang tidak sempurna sesuangguhnya merupakan informasi dari uji petik
(sampling). Informasi ini tidak sempurna karena lebih banyak memberikan perkiraan
daripada memberikan suatu angka yang pasti.
Informasi yang tidak sempurna berlaku dalam banyak situasi dimana sampling atau
pengamatan pasar mungkin memperoleh informasi yang tidak sempurna untuk dipakai
pada analisis keputusan. Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan menurut
Gordon B. Davis adalah sebagai berikut :
a. Tentukan tindakan yang terbaik yang didasarkan atas kemungkinan-kemungkinan
sebelumnya.
b. Tentukan apakah tindakan itu akan berguna untuk memperoleh informasi sampel.
c. Tentukan ukuran sampel yang optimal.
d. Sampel.
e. Perbaiki kemungkinan-kemungkinan sebelumnya yang didasarkan atas data sampel.
4. Mutu Informasi
Penyelidikan Adams mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75%
orang manjer menilai pengingkatan mutu dan jumlah informasi seperti hampir sama
dipandang dari sudut pengaruhnya terhadap prestasi kerja. Akantetapi, apabila dari
kesempatan untuk memilih. 90% manajer lebih menyukai pengingkatan dalam mutunya
disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan.
Kesalahan merupakan suatu masalah yang lebih sulit karena untuk menyesuaikan
tidak mudah. Menurut Gordon B. avis, kesalahan dapat disebabkan oleh :
a. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
b. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
c. Hilang atau tidak terolah datanya.
d. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
e. Dokumen sejarah yang salah.
f. Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
g. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak mempunyai
pengetahuan, baik tentang penyimpangan maupun tentang kesalahan yang dapat
mempengaruhi mutunya. Proses pengukuran yang menghasilkan laporan-laporan dan
ketepatan data dalam laporan-laporan mengandung ketepatan yang tidak terjamin.
Kesulitan karena penyimpangan dapat ditangani dalam pengolahan informasi melalui
prosedur untuk menemukan dan mengukur penyimpangan dan menyesuaikannya.
Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan :
a. Kontrol intern untuk menemukan kesalahan
b. Pemeriksaan interndan ekstern
c. Penambahan batas kepercayaan kepada data
d. Instruksi pemakai dalam prosedur pengolahan dan pengukuran agar para pemakai
dapat menilai kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
Ada perbedaan antara kedua cara yang pertama dan kedua cara yang terakhir dalam
menghadapi kesulitan. Kedua cara yang pertama berusaha mengurangi ketidakpastian
data, dan karenanya menambah isi informasi, sedangkan kedua cara yang terakhir
berusaha memberikan data kepercayaan kepada pemakai. Dalam hubungan ini pemeriksa
dan pengontrol intern dapat dipandang sebagai menambah nilai kepada informasi yang
diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi ketidakpastian tentang adanya
kebanyakan kesalahan. Prosedur pemeriksaan dan pengontrolan tidak dimaksudkan untuk
mempengaruhi baik penyimpangan maupun kesalhan karena metode pengukuran dan
pengumpulan data.
Cara menyajikan data akan mempengaruhi atau mengakibatkan penyimpangan cara
pengukurannya. Misalnya, apabila seorang manajer minta daftar persediaan barang
dnegan angka keuntungan lebih besar dari 5%, persediaan barang tersebut dapat disajikan
dengan berbagai cara. Pendekatan manajer terhadap pengambilan keputusan mungkin
terpengaruh oleh penyajian tersebut. perbandingan ketigas alternatif dan penyimpangan-
penyimpangan yang mungin terjadi dalam pengambilan keputusan seperti dibawah ini :

Bentuk penyajian Penyimpangan keputusan yang disebabkan oleh


penyajian data
Susunan menurut abjad Dalam daftar menurut abjad, berapa pun
penjangnya, hal-hal pertama akan cenderung
mendapat perhatian yang lebih besar daripada hal-
hal yang belakangan

Susunan menurut tingkat Hal-hal dengan tingkat keuntungan yang terbesar


keuntungan akan lebih diutamakan dengan kurang adanya
perhatian terhadap industri, ukuran, dan sebagainya.

Susunan menurut tingkat Tingkat keuntungan dan industri akan diutamakan.


keuntungan dalam industri Ukuran dari sebagainya akan kurang pengaruhnya.
5. Biaya versus nilai informasi
Tujuan sistem informasi adalah untuk mencapai suatu titik optimum dimana nilai
marjinal informasi sama dengan biaya marjinal untuk mengadakan informasi tersebut.
Gambar. Hubungan anatar nilai marjinal dan biaya marjinal informasi
Suatu kelebihan banyaknya informasi dengan biaya yang relatif tinggi dapat
menghasilkan nilai marjinal yang negatif.
Tingkat optimal pengolahan informasi ditunjukkan pada titik biaya marjinal pengadaan
informasi sama dengan nilai marjinal informasi ini. Mengenai tingkat keluaran, kita dapat
menyatakan prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Apabila nilai marjinal lebih besar daripada biaya marjinal : menambah keluaran.
b. Apabila nilai marjinal lebih kecil daripada biaya marjinal : mengurani keluaran.
c. Apabila nilai marjinal sama dengan biaya marjinal : keluaran adalah optimum.

Gambar. Hubungan antara nilai total dan biaya total informasi


Biaya total informasi ditunjukkan oleh LB; nilai bruto informasi ditunjukkan oleh
LA; dan nilai neto informasi ditunjukkan oleh AB. Tingkat informasi optimum terletak
pada L.
Andaikan 3 metode yang berlainan dapat memberikan informasi (M1,M2, dan M3)
kepada organisasi. Sehubungan dengan biaya metode manakah yang palin efektif?. Suatu
gejala yang menarik perhatian dapat terjadi apabila memilih diantara metode-metode, dan
ini adalah hubungan anatar biaya dan keberhasilan.
Gambar. Biaya dan keberhasilan metode informasi yang berlainan
Analisis dan perancangan sistem membuat suatu tingkat yang ditunjukkan oleh E.
akan tetapi, penganalisis harus menganggap suatu organisasi dinamis dengan kebutuhan-
kebutuhan yang berubah mengakibatkan turntutan-tuntutan yang berubah terhadap sistem
informasi. Olehkarena itu, penganalisis harus menyadari hubungan antara biaya dan
keberhasilan metode-metode yang berlainan. Apabila ia memilih M1, suatu peningkatan
dalam tuntutan informasi oleh organisasi dapat dipenuhi oleh suatu peningkatan yang
relatif kecil dalam biaya, maka metode M2 akan memberikan suatu peningkatan sedikit
dalam keberhasilan dengan suatu peningkatan banyak dalam biaya. Dan kita akan
menganggap bahwa M3 menunjukkan suatu metode diluar kemampuan organisasi untuk
membantunya. Akantetapi memperoleh sistem diluar ukuran terhadap sumber dayanya.
Jelasnya tingkat yang tepat atau yang akan bergantung pada metode-metode alternatif
yang tersedia untuk memberikan informasi dan kemampuan organisasi mendukung suatu
metode khusus.