Standard Operating Procedure

Penerbitan Ijazah

Sub Bagian Akademik Fakultas Kedokteran

Universitas Brawijaya
Malang
2017
 LEMBAR IDENTIFIKASI

UN10/F08.05.01/HK.01.02.a/0007
UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Penerbitan Ijazah 01

Penerbitan Ijazah

Penanggungjawab
Proses Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan
Ka. Sub.
1. Perumusan Dewi Susanti, SE., M.SA TTD
Bagian
Akademik

2. Pemeriksaan Lulut Endi Sutrisno, SE., Ka. Tata TTD

M.AB Usaha

Wakil Dekan
3. Persetujuan Dr. dr. Wisnu Barlianto, TTD
Bidang
M.Si, Med, Sp.A(K)
Akademik

4. Penetapan Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes Dekan TTD

5. Pengendalian dr. Siwipeni Irmawanti TTD

Ketua GJM
Rahayu, M.Biomed

Hal. i
 DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

Hal. ii
A. Tujuan
Untuk mengetahui proses penerbitan ijazah di lingkungan Universitas
Brawijaya yang merupakan salah satu dokumen bukti kelulusan mahasiswa
Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Ijazah yang diterbitkan oleh Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
diberikan kepada semua lulusan Sarjana, Profesi, Magister, Dokter Spesialis
maupun Doktor dan dalam prosesnya melibatkan mahasiswa, Staf Akademik
Fakultas dan Rektorat maupun Staf Dekan

C. Standar Mutu yang Terkait

Standar mutu yang terkait dengan Standard Operating Procedure Penerbitan
Ijazah adalah Permenristek Dikti No 44 Tahun 2015 tentang Standar
Nasional Pendidikan Tinggi dan Peraturan Universitas Nomor 1 Tahun 2017
tentang Standar Mutu UB.

D. Istilah dan Definisi

1. Ijazah adalah dokumen pengakuan prestasi belajar dan/atau penyelesaian
suatu jenjang pendidikan tinggi setelah lulus ujian yang diselenggarakan
oleh perguruan tinggi
2. Yudisium adalah keputusan Dekan/Ketua Program/Direktur Program
Pascasarjana yang menetapkan bahwa seorang mahasiswa telah
menyelesaikan studi dan dinyatakan lulus sesuai dengan ketentuan
syarat-syarat kelulusan pada fakultas/program/program pascasarjana

E. Urutan Prosedur
1. Mahasiswa mengumpulkan berkas-berkas yudisium dan mengupload soft
file di SIAM
2. Mahasiswa dinyatakan lulus yudisium
3. Staf administrasi program studi memasukkan nilai mata kuliah, nilai
Tugas Akhir dan kegiatan mahasiswa (Judul TA revisi terakhir dalam
Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, tempat ujian Tugas Akhir, nama
dosen pembimbing dan nama dosen penguji) ke SIAKAD
4. Staf akademik memasukkan data mahasiswa ke SIUDA yang telah
disesuaikan dengan berkas yudisium
5. Staf akademik mencetak bukti tanda validasi Ijazah untuk selanjutnya
diperiksa dan ditandatangani oleh mahasiswa

Hal. 1
6. Staf akademik mencatat mahasiswa yang telah melakukan validasi. Bukti
tanda validasi tersebut diserahkan ke bagian akademik rektorat untuk
dicetak
7. Staf akademik menempelkan foto pada ijazah yang telah dicetak
8. Ka. Subbag akademik Ijazah memberi paraf
9. Staf akademik menyerahkan ke sekretaris pimpinan untuk ditandatangani
Dekan
10. Staf akademik membubuhkan stempel fakultas pada lembar ijazah
11. Staf akademik mencatat Ijazah yang telah di stempel pada buku agenda
untuk kemudian di serahkan ke bagian akademik rektorat untuk diproses
tandatangan Rektor
12. Staf akademik mengambil arsip ijazah yang telah selesai ke bagian
akademik rektorat untuk kemudian di scan
13. Staf akademik mengarsip ijazah dan bukti validasi
14. Staf akademik mencatat pada buku agenda dan menyerahkan arsip ke
admin prodi masing-masing untuk di simpan

Hal. 2
F. Bagan Alir
<pelaku <input/output
<kegiatan/tahap prosedur>
prosedur> kegiatan>

Mulai

Syarat yudisium
belum di validasi
Mahasiswa Upload persyaratan Yudisium di SIAM

Transkrip
Memverifikasi nilai dan kegiatan di
Program sementara
SIAKAD
Studi
(5 hari)

1. Mengumpulkan foto berwarna

background biru muda, tidak
terlihat gigi, tidak berkacamata
dan kertas DOP
- Laki-laki : Jas berdasi
- Perempuan : Baju Nasional
Mahasiswa 2. Mengumpulkan hardcopy jurnal
(khusus S2 dan S3)
3. Mengumpulkan berkas
pengurusan Ijazah dan SKL atau
Berita acara yudisium (Khusus
PPDS, S2, dan S3)

Data yudisium
Sub Bagian valid dan masuk
Mendaftaran Yudisium di SIUDA dalam daftar
Akademik
Fakultas (1 hari) antrian wisuda

Hal. 3
 Mencetak bukti validasi Ijazah
Sub Bagian rangkap 2 Berkas validasi
Akademik (untuk akademik rektorat dan arsip ijazah
Fakultas akademik fakultas)
(1 hari)

Berkas validasi
yang telah
Mahasiswa Menandatangani bukti validasi ijazah ditandatangani

Mencatat bukti validasi pada buku

Sub Bagian agenda dan menyerahkan lembar
Akademik validasi Ijazah ke bagian akademik
Fakultas rektorat untuk print ijazah
(1 hari)

Ijazah kosong dan

Sub Bagian
Mencetak Ijazah belum disahkan
Akademik
Rektorat (3 hari)

Daftar lulusan
Program Memproses Daftar Lulusan
Studi (3 hari)

Sub Bagian Menempel foto pada lembar Ijazah

Akademik
Fakultas (1 hari)

Ijazah yang belum

Sub Bagian Mengajukan tandatangan Dekan
di tandatangani
Akademik dengan melampirkan Daftar Lulusan
Fakultas (3 hari)

Hal. 4
 Membubuhkan stempel fakultas pada Ijazah telah di
Sub Bagian
lembar Ijazah yang telah stempel
Akademik
ditandatangani Dekan
Fakultas
(1 hari)

Mencatat data ijazah pada buku

agenda dan mengajukan tandatangan
Sub Bagian Rektor
Akademik (Khusus untuk S2 dan S3 harus
Fakultas dilampirkan bukti submit Jurnal)
(1 hari)

Ijazah yang telah

Sub Bagian disahkan
Akademik Menyimpan ijazah asli dan diserahkan
Rektorat kepada mahasiswa pada saat wisuda

Mengambil arsip ijazah di Rektorat

Scan ijazah, menggabungkan dengan
Arsip ijazah
Sub Bagian bukti validasi, mencatat di buku
Akademik agenda dan berkas diserahkan ke
Fakultas prodi
(3 hari)

Selesai

Hal. 5
G. Referensi
1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2014 Tentang
Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi
3. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
Nomor 81 Tahun 2014 tentang Ijazah, Sertifikat Kompetensi, dan
Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi
4. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta
Universitas Brawijaya
5. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 22 tahun 2015 tentang
Pedoman Pelaksanaan Yudisium, Penerbitan Ijazah dan Sertifikat Profesi
6. Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 70 Tahun 2017 tentang
Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2017/2018
7. Keputusan Rektor No. 455/SK/2013 Tentang Pemberhentian dan
Pengangkatan Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya
8. Keputusan Rektor Nomor 60 Tahun 2015 tentang Pemberhentian dan
Pengangkatan Dekan pada Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Periode 2015-2019
9. Peraturan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Nomor 1 Tahun
2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Hal. 6