Skip to content

Seputar Pengetahuan

MENU

√ Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya

Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya – Pada pembahasan kali ini kami
akan menjelaskan tentang pengertian arsip. Yang meliputi pengertian arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip,
prosedur pengarsipan dan sistem penyimpanan arsip dengan pembahasan lengkap dan mudah
dipahami. Untuk lebih detailnya silakan simak ulasan dibawah ini dengan seksama.

Daftar Isi [sembunyikan]

1 Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya

1.1 Pengertian Arsip

1.2 Fungsi Arsip

1.3 Jenis-Jenis Arsip

1.3.1 Arsip Otentik

1.3.2 Arsip Tidak Otentik

1.4 Prosedur Penyimpanan Arsip

1.5 Sistem Penyimpanan Arsip

1.6 Share this:

1.7 Related posts:

Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem Penyimpanannya

Mari kita bahas pengertiannya terlebih dahulu dengan seksama.

Pengertian Arsip

Arsip adalah suatu catatan dalam bentuk warkat atau record yang ditulis, dicetak atau diketik dalam
bentuk huruf, angka dan gambar, yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi
dan informasi yang terekam komunikasi dan informasi yang terekam di kertas (kartu, formulir) Kertas
film (slide, film-strip, makro film) komputer, pita tape, piringan, rekaman, disket, kertas photocopy dan
lain sebagainya.

Seiring dengan perkembangan kemajuan alat data dan informas yang telah sampai era komputerisasi,
maka arsip saat ini bisa direkam pada kertas kertas film celluloid dan media komputer (disket, pita
magnetik dan lain sebagainya).

Berdasarkan Undang-Undang No.7 tahun 1971, Depkes menyatakan pengertian arsip adalah:

Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah berupa
corak apapun, baik keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah.

Naskah-naskah yang sudah dibuat dan diterima oleh badan-badan Swasta meupun perorangan, berupa
cora apapun, baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka menjalankan kehidupan
kebangsaan.

Fungsi Arsip

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 fungsi arsip dibagi menjadi dua yakni fungsi dinamis dan
fungsi statis. Sedangkan menurut Drs. Anhar Fungsi Arsip adalah:

Merupakan alat penyimpanan warkat

Merupakan alat bantuan perpustakaan

Penyimapan warkat-warkat kepada keputusan yang sudah diambil

Kearsipan artinya menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting tetang kemajuan
perusahaan.

Baca Juga: √ Pengertian Kalimat Majemuk Campuran, Karakteristik, Jenis dan Contohnya

Jenis-Jenis Arsip

Dilihat dari sudut hukum dan perundang-undangan Depkes No. 43 tahun 1971 ada dua jenis arsip:

Arsip Otentik

Arsip otentik merupakan arsip yang diatasnya ada tanda tangan asli dengan tinga yang artinya bukan
fotokopi atau film, sebagai tanda sah dari isi arsip yang terkait, arsip otentik bisa digunakan sebagai
bukti hukum yang sah.

Arsip Tidak Otentik

Arsip tidak otentik merupakan arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangah asli dengan tinta. Arsip ini
bisa dalam bentuk fotokopi, film, mikrofilm, jenis keluaran (output atau print out komputer) dan media
komputer misalnya disket dan sebagainya.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimapan yaitu langkah-langkah pekerjaan yang dijalankan berhubungan dengan akan
disimpannya sebuah warkat. Terdapat dua macam penyimpanan yakni penyimpanan warkat yang belum
selesai proses (file pending) dan penyimapan warkat yang sudah di proses (file tetap)

Penyimpanan Sementara (file pending)

File pending atau file tindak lanjut (follow up file) ialah file yang dipakai untuk menyimpan sementara
sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri atas map-map yang diberi label tanggal yang
berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal yang mencakup 31 map bulan-bulan
yang sedang berjalan, 31 map berikutnya dan 31 map bulan berikutnya.

Pergantian bulan ditampilkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12. Warkat
yang ditunda sampai waktu tertentu misalnya bisa dimasukkan dalam map dibawah bulan dan tanggal
yang diinginkan. Setelah selesai diproses baru kemudian warkat dipending itu disimpan pada file
penyimpanan. File pending seringkali ditempatkan di salah satu laci atau lemari arsip (filling cabinet)
yang digunakan.

Baca Juga: √ Pengertian Resensi, Tujuan dan Unsurnya (Pembahasan Lengkap)

Penyimpanan Tetap (File Permanen)

Pada umumnya kantor-kantor tidak memperhatikan prosedur atau langkah demi langkah penyimapanan
warkat. Dengan pengalaman menunjukkan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang di prosedur
permulaan, sedang jika telah sampai kepada penyimpanan, kecepatan menemukan dokumen memiliki
peranan penting. Dan kecepatan ini banyak bergantung dengan sistem yang dipakai, peralatan dan
petugas filing.

Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur, Sistem Penyimpanan Terlengkap

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan yaitu sistem yang diaplikasikan pada penyimpanan warkat supaya mudah dalam
pengerjakan penyimpanan bisa dibuat dan ditemukan warkat yang telah disimpan bisa dilakukan dengan
lebih cepat jika warkat tersebut di waktu tertentu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan memiliki prinsip yaitu menyimpan menurut kata tangkat (caption) dari warkat yang
disimpam baik dalam bentuk huruf ataupun angka yang ditata berdasarkan urutan tertentu. Pada
dasarnya terdapat dua jenis urutan, yakni urutan abjad dan urutan angkat. Sistem penyimpanan yang
menurut urutan abjad adalah sistem yang sering disebut dengan sistem abjad, sistem geografis dan
sistem subjek. Sedangkan yang menurut urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan
sistem subjek numerik.

Seringkali sistem penyimpanan yang bisa digunakan sebagai sistem penyimpanan yang standar yakni
sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek. (Amsyah, 2008:71)
Demikianlah telah dijelaskan tentang Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, Prosedur & Sistem
Penyimpanannya, semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah
berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel lainnya.

4.9 / 5 ( 38 votes )

Share this:

FacebookTweetWhatsApp

Related posts:

Pengertian Ringkasan Dan Cara Membuatnya Serta Tujuannya

Ringkasan : Pengertian, Cara Membuat dan Tujuannya

Pengertian Surat Niaga Fungsi Jenis Contoh Lengkap

Surat Niaga : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contohnya

Pengertian Iklan Baris, Ciri-Ciri, Jenis, Contoh Terlengkap

Iklan Baris : Pengertian, Ciri, Jenis dan Contohnya

Posted in Bahasa IndonesiaTagged 6 fungsi arsip secara umum, azas penyimpanan arsip, contoh arsip
otentik, contoh arsip unik, fungsi arsip, fungsi arsip menurut para ahli, jelaskan fungsi arsip, jenis jenis
arsip, karakteristik arsip, karakteristik arsip pdf, keaslian arsip bisa dilihat dari, menguraikan fungsi arsip,
pengertian arsip, pengertian arsip menurut para ahli, penggolongan nilai guna dan macam macam arsip,
perbedaan arsip dan kearsipan, syarat syarat arsip, tujuan arsip

Recent Posts
√ Pengertian Administrasi Perkantoran, Fungsi dan Tujuannya

Ringkasan : Pengertian, Cara Membuat dan Tujuannya

Sistem Parlementer : Pengertian, Ciri-Ciri, Kelebihan dan Kekurangannya

Peluang Usaha : Pengertian, Ciri, Faktor, Sumber dan Contohnya

Hukum Boyle : Pengertian, Rumus, Penerapan dan Contoh Soalnya

Hukum Administrasi Negara : Pengertian, Sumber, Asas, Ruang Lingkupnya

Surat Niaga : Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contohnya

Nutrisi : Pengertian, Jenis, Macam dan Manfaatnya

Iklan Baris : Pengertian, Ciri, Jenis dan Contohnya

Tanam Paksa : Sejarah dan Pengertiannya

Proudly powered by WordPress

Home

Agama

IPA

Biologi

Fisika

Kimia

IPS

Geografi

Ekonomi

Sosiologi

Sejarah

Bahasa

Bahasa Indonesia

Bahasa Inggris
Strata 1

Akuntansi

Hukum

Kesenian

Metopen

Bisnis

Manajemen

Teori Pembelajaran

Sistem Informasi

Matematika

Pkn

Komputer

Other

Kesehatan

Teknologi

Tutorial

Search

Close Menu

undefined