Anda di halaman 1dari 7

Sistem Informasi Manajemen Logistik

Sistem manajemen logistik secara elektronik telah dikembangkan dalam bentuk


aplikasi E-Logistik obat dan BMHP untuk digunakan di semua tingkat instalasi
farmasi pemerintah, yaitu kabupaten/kota, provinsi dan pusat. Melalui aplikasi E-
Logistik ini dapat diakses data pencatatan manajemen logistik obat dan BMHP, antara
lain penerimaan dan pendistribusian, serta pelaporan ketersediaan obat dan BMHP.
Pengelolaan logistik sendiri merupakan proses yang unik mulai dari proses
perencanaan, pembelian obat, distribusi obat, penggunaan obat dan manajemen
operasional pengelolaan logistik. Tidak heran jika pengelolaan informasi dalam
proses tersebut menjadi sangat vital sehingga perlu adanya instrumen elektronik
dalam membantu pengelolaan data untuk membantu pengambilan keputusan di setiap
proses siklus pengelolaan logistik.
Tujuan dari pengelolaan informasi ini adalah:
1. Melakukan pemantauan penyimpanan dan pergerakan barang pada setiap tingkat
pelayanan kesehatan dalam sebuah sistem supply chain
2. Memastikan ketersediaan logistik farmasi di setiap fasilitas kesehatan
3. Mempermudah relokasi logistik antar lokasi (daerah) dengan mempertimbangkan
ketersediaan obat di masing-masing tingkat dan tanggal kadaluarsa sehingga obat
dan BMHP dapat diserap dengan optimal baik untuk tujuan pelayanan rutin
maupun keadaan khusus.

A. Sistem Informasi Manajemen Logistik Obat dan BMHP

Informasi merupakan motor penggerak siklus manajemen logistik. Tanpa


informasi sistem logistik tidak akan berjalan sempurna. Seorang manajer logistik akan
mengumpulkan informasi pada setiap aktivitas dalam siklus logistik dan
menganalisisnya untuk tindakan kedepan. Umumnya, pengelolaan logistik akan
didukung oleh Sistem Informasi Manejemen Logistik (SIML). SIML merupakan
sebuah sistem untuk melakukan pencatatan dan pelaporan logistik obat dan BMHP
baik yang berbasis kertas atau elektronik.SIML digunakan untuk melakukan
aggregate data, menganalisis, memvalidasi, dan menampilkan data (dari semua
tingkatan manajemen logistik di suatu wilayah), yang dapat digunakan untuk
membuat keputusan logistik dan mengelola rantai persediaan obat dan BMHP.
Sebuah SIML yang berfungsi akan memberikan pengambil keputusan di seluruh
rantai pasokan dengan akurat, tepat waktu, dan tepat data, seperti ketersediaan obat,
pengurangan dan penyesuaian stok obat, penggunaan obat, permintaan, masalah,
status pengiriman, dan informasi tentang assetobat dan BMHP yang dikelola.

Beberapa pertanyaan yang dapat dijawab dengan menggunakan data yang terdapat di
E-Logistik adalah:
 Berapa lama persediaan saat ini dapat bertahan?
 Kapan harus memesan kembali?
 Dimana persediaan obat dan BMHP dapat diperoleh?
 Apakah perlu mengalokasikan ke tempat lain?
 Di mana penggunaan tertinggi?
 Apakah fasilitas tersebut membutuhkan lebih banyak obat?
 Sediaan farmasi apa saja yang diperlukan?
 Seberapa besar kerugian akibat sediaan farmasi yang tidak terpakai?
 Kapan produk akan kadaluarsa?
 Bisakah kita mendistribusikan sediaan farmasi sebelum masa kadaluarsa?
B. Cakupan Fungsi Sistem Informasi Manajemen Logistik Elektronik

Tabeldi bawah ini akan menunjukkan bahwa sistem manajemen logistik elektronik
tidak hanya mencakup fungsi transaksi data (pencatatan opersional siklus manajemen
logistik) tetapi juga mencakup fungsi non transaksi seperti manajemen data (master
data, user, backup, restore, update master data), profil instalasi farmasi, laporan dan
grafik serta integrasi dengan bank data e-Logistik nasional.

No Modul Contoh fungsi


Profil Instalasi Farmasi, master data obat dan BMHP,
1 Informasi Institusi
unit penerima rutin
Data Logistik dari Data logistik yang dilaporkan dari fasilitas kesehatan
2 Laporan Fasilitas (Puskesmas) seperti laporan stok obat, penggunaan
Kesehatan obat, pengurangan dan penyesuaian jumlah barang
Menggunakan metode tertentu, perhitungan jumlah
Penghitungan Stok masing-masing produk setiap fasilitas kesehatan
3
Optimum (umpamanya berdasarkan rata-rata konsumsi, buffer
dan stok minimal)
Jumlah Distribusi dan
Melacak perbedaan jumlah distribusi dan stok barang
4 Stok di Fasilitas
di fasiltias kesehatan
Kesehatan
Secara berkala terdapat distribusi ke fasilitas
Distribusi untuk
5 kesehatan lain yang tidak rutin seperti kegiatan
Kegiatan Khusus
sosial, relokasi dalam keadaan bencana
Persentasi Fasilitas Daftar fasilitas yang sudah mengirimkan laporan
6
yang Melaporkan Rutin rutin
Untuk jangka waktu yang ditetapkan, menampilkan
stok obat dan BMHP di Instalasi Farmasi maupun
7 Status Stok
fasilitas kesehatan, termasuk mengidentifikasi adanya
ketidakseimbangan stok barang
Menampilkan kejadian stockouts di fasilitas
8 Status Stockout
pelayanan kesehatan dan Instalasi Farmasi.
Selama periode waktu, menampilkan item data obat
program di fasilitas pelayanan kesehatan atau
9 Laporan Obat Program Instalasi Farmasi seperti penggunaan obat program
dan vaksin, jumlah pasien ART, dan tes HIV yang
digunakan sesuai tujuannya
10 Selama periode waktu, menampilkan grafik tren dan
Grafik atau grafik batang seperti obat yang digunakan dan
ringkasan status stok dari waktu ke waktu.

C. Langkah-Langkah Implementasi Sistem E-Logistik di Instalasi Farmasi

Aplikasi E-Logistik disediakan oleh Kementerian Kesehatan melalui Direktorat Tata


Kelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan. Aplikasi ini dapat didownload pada
link yang sudah disediakan dan secara mandiri dapat diinstall di komputer PC ataupun
Laptop. Namun demikian, untuk penggunaan di instalasi farmasi, direkomendasikan
untuk diinstall di PC atau Server yang terhubung dengan jaringan lokal (LAN).
Dengan demikian aplikasi E-Logistik dapat digunakan oleh banyak pengguna secara
bersamaan (multi-user).
Untuk mengimplementasikan aplikasi E-Logistik berikut ini adalah beberapa
rekomendasi untuk dilakukan.
1. Melakukan analisis kebutuhan
Analisis kebutuhan bertujuan untuk mengidentifikasi data obat dan BMHP di
Instalasi Farmasi. Beberapa pertimbangan yang diperlukan adalah apa saja item obat
dan BMHP yang tersedia di instalasi farmasi (sesuai yang tercantum dalam kemasan),
tanggal kadaluarsa, harga satuan, sumber anggaran pembelian, nomor batch dan
faktur pembelian. Informasi tersebut diperlukan untuk dimasukkan dalam sistem E-
Logistik.
Sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan sistem berupa hardware sistem
informasi (komputer, jaringan dan internet), sumber daya manusia dan
pembiayaan.Hardware sistem informasi berupa komputer untuk menempatkan
aplikasi E-Logistik (instalasi), jaringan LAN untuk membuat setting multi-user dan
internet untuk mengirimkan laporan langsung ke bank dataE- Logistik Nasional.
Sumber daya manusia berkaitan dengan proses input data sesuai dengan modul-
modul yang tersedia. Termasuk bagaimana pengguna dapat melihat laporan,
mengekstraksi laporan dalam bentuk file spreadsheet dan memanfaatkannya untuk
membuat laporan lain. Terkadang diperlukan pembiayaan untuk input data pertama
kali mengingat data obat dan BMHP cukup banyak dan perlu upaya untuk dapat
dimasukkan ke dalam sistem.
2. Implementasi sistem e-logistik
Setelah mengidentifikasi kebutuhan tersebut, selanjutnya adalah implementasi
sistem. Penguatan kapasitas staf Instalasi Farmasi diperlukan untuk menyamakan
persepsi terkait dengan konsep E-Logistik dan memastikan sistem E-Logistik dapat
dioperasikan oleh semua staf.Penguatan kapasitas staf dapat berupa pelatihan singkat
dan pendampingan penggunaan sistem oleh staf yang sudah dilatih sebelumnya.
Pemahaman yang sama terhadap aplikasi E-Logistik akan sangat membantu proses
penggunaan E-Logistik secara multi-user di Instalasi Farmasi. Entri data dapat dibagi
sesuai dengan perannya seperti staf yang melakukan penerimaan obat,memasukkan
laporan LPLPO (untuk tingkatkabupaten/kota) serta staf yang melakukan
distribusi.Dengan demikian dapat menyesuaikan dengan distribusi beban pekerjaan di
instalasi farmasi.
Jika data obat dan BMHP sudah masuk ke dalam sistem, langkah selanjutnya
adalah menerima laporan LPLPO (baik entri secara manual maupun dengan template
laporan), melakukan distribusi ke unit layanan yang melakukan permintaan, distribusi
sewaktu untuk pendistribusian yang tidak terjadwal, atau melakukan stok opname dan
pemusnahan obat. Aktivitas tersebut dapat dilakukan secara efektif tanpa harus
melakukan entri data obat satu per satu.
3. Monitoring dan Evaluasi
Setelah implementasi berjalan, kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan untuk
memastikan kesesuaian antara transaksi data dan output pelaporan yang dihasilkan.
Monitoring juga dapat dilakukan dengan melihat apakah laporan wajib sudah terkirim
ke bank data E-Logistik Nasional.
Beberapa output laporan penting tersebut antara lain:
 Laporan ketersediaan obat yang dihitung berdasarkan penerimaan dan
distribusi obat, minimal 150 item obat dan BMHP.
 Laporan obat indikator Puskesmas yang terdiri dari 20 item obat yang
diambil dari laporan LPLPO yang masuk (khusus untuk Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota).
Melalui aplikasi Bank Data E-Logistik Nasional, Kementerian Kesehatan dapat
melakukan monitoring terhadap jumlah laporan yang masuk dari Instalasi Farmasi
semua tingkat.

D. Bridging E-Logistik dengan Sistem Informasi Lain

Salah satu upaya untuk memaksimalkan peran teknologi informasi dan


komunikasi adalah melakukan pertukaran data elektronik antar sistem informasi atau
bridging.Dengan adanya bridging, memungkinkan mengurangi beban pencatatan,
mengurangi kesalahan entri data serta mempercepat waktu pelaporan.
Banyak daerah juga sudah mengimplementasikan sistem informasi puskesmas
yang sangat potensial untuk dilakukan bridging dengan E-Logistik, terutama untuk
penerimaan obat dan laporan-laporan.
Berikut ini adalah gambaran potensi bridging sistem informasi E-Logistik dengan
sistem lainnya.

Gambar diatas menunjukkan terdapat beberapa potensi bridging aplikasi E-Logistik


dan Bank Data E- Logistik Nasional, seperti:
1) Laporan LPLPO yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen
Puskesmas dapat digunakan oleh aplikasi E-Logistik untuk distribusi obat.
File SBBK dari E-Logistik yang berupa daftar pemberian obat juga dapat
dimanfaatkan oleh SIM Puskesmas sebagai daftar penerimaan obat dan
BMHP.
2) SIM Manajemen Obat yang sudah digunakan di beberapa Instalasi Farmasi
di Indonesia dapat mengeluarkan output laporan wajib yang dikirimkan ke
Bank Data E-Logistik Nasional, dengan format baku yang disepakati
bersama. Selain itu, SIM Manajemen Obat tersebut dapat memanfaatkan
standar data yang tersedia di bank data E-Logistik
3) Bank data E-Logistik dapat berkontribusi dengan mengirimkan laporan
indikator pemantauan obat (seperti 20 daftar obat indikator Puskesmas)
sebagai bagian dari Sistem Informasi Kesehatan Nasional yang dikoordinasi
Pusat Data dan Informasi (Pusdatin) Kementerian Kesehatan.

Namun demikian, untuk mencapai integrasi dan interoperabilitas antar sistem


tersebut diperlukan kesepakatan bersama terhadap standar kodefikasi data obat dan
BMHP yang digunakan. bersama. Selain itu diperlukan adanya kesepakatan terhadap
standar output laporan (LPLPO, ketersediaan obat, obat indikator puskesmas) yang
baku digunakan secara nasional. Pendekatan teknologi yang digunakan dapat berupa
export-import text file (CSV, Spreadsheet) atau metode web service dengan format
file XML atau JSON yang saat ini sudah umum digunakan.

SUMBER :
Kementerian Kesehatan RI. Direktorat Jenderal Kefarmasian dan Alat Kesehatan.
2016. Panduan penggunaan Sistem Informasi Manajemen Logistik diInstalasi Farmasi
Pemerintah.—Jakarta : Kementerian Kesehatan RI. Diakses dari
http://farmalkes.kemkes.go.id/2017/09/panduan-penggunaan-sistem-informasi-
manajemen-logistik-instalasi-farmasi-pemerintah/ tanggal 29 April 2020.