COME LAVORARE CON UN PC IN ORDINE

Linee guida per il traduttore freelance

di Maria Antonietta Ricagno (A.T.S. Anto Translation Services)

Lavorare non è sufficiente: occorre lavorare bene, cioè ottimizzare le risorse per
risparmiare tempo e fatica, ed anche per evitare di essere sopraffatti da tutto ciò che
occupa inevitabilmente il nostro PC e che si accumula nel giro di pochissimo tempo: file di
lavoro, fatture, documenti di consultazione, manuali di programmi e così via. Un vero caos,
se non lo si tiene sotto controllo.

POSTA ELETTRONICA
Innanzitutto, tenere in ordine la posta elettronica sia in entrata siA in uscita può
diventare un problema notevole se non la si gestisce in modo adeguato e tempestivo. Dal
momento che lavoriamo pressoché esclusivamente mediante e-mail, dobbiamo
organizzarle in modo da poter rintracciare la comunicazione giusta in poco tempo, in caso
di necessità.
Un primo passo è rappresentato dalla creazione di cartelle separate ad hoc per
ogni cliente importante, cioè quei clienti con cui abbiamo rapporti stabiliti e molto frequenti.
Dopo aver creato la cartella in questione sotto 'Posta in arrivo', creiamo delle regole di
redirezionamento della posta per ciascun cliente, in modo che ogni volta che arriva una e-
mail da un determinato indirizzo di posta elettronica, sia automaticamente indirizzata alla
sua cartella.
Questa operazione ci consentirà, oltretutto, di avere anche un ordine di tipo visivo,
per cui vedremo i messaggi arrivati e non ancora letti evidenziati come tali sotto le varie
cartelle.
Tutto il resto della posta non redirezionata resterà nella cartella generica della posta
in arrivo.
A questo punto, dobbiamo liberarci dello spam, che ci ruba spazio e tempo
preziosi. Non è difficile: occorre semplicemente installare un programma antispam (tipo
Cloudmark, che io ho provato e funziona benissimo). Questo programma antispam
funziona in modo analogo al redirezionamento della posta: ogni volta che nella posta
generica arriva una e-mail indesiderata, la si blocca mediante la funzione Block di
Cloudmark in modo tale che al prossimo invio di spam da quell'indirizzo di posta
elettronica, la e-mail sarà direttamente cestinata dal programma nella cartella Spam, dalla
quale si potrà cancellare semplicemente. Inoltre, Cloudmark riconosce lo spam da
determinate parole presenti nell'Oggetto della e-mail, pertanto per molte di queste non
occorrerà neanche procedere all'operazione di redirezionamento.
Ora, è possibile procedere all'esame della posta residua nella cartella di posta in
entrata generica, cancellando le e-mail che non ci interessano, anche se magari non sono
spam, e lasciando evidenziate come Da leggere quelle che invece ci riserviamo di
esaminare con calma in un momento successivo.
Come già accennato in un altro articolo precedente (v.di 'L'importanza del tempo
per un traduttore freelance', consultabile e scaricabile dal mio sito web alla pagina e da
Proz.com), una buona idea di tipo organizzativo per quanto riguarda la posta, sarebbe
quella di impostare un messaggio di risposta automatico in modo da fornire comunque
una risposta anche a chi scrivesse in orari in cui il PC è spento o non sia possibile
rispondere subito.

Per concludere, di tanto in tanto, magari a fine anno, occorre liberare il programma
di posta elettronica dalle e-mail in entrata/in uscita ed archiviarle sul PC o su un'unità
hard-disk rimovibile. In tal modo, non le si cancella, ma ne si tiene traccia e, se occorre,
sarà sempre possibile consultarle in qualsiasi momento per rintracciare informazioni utili.
Per fare ciò, è sufficiente installare un programma tipo DBxtract – io ho installato la
versione 3.8 l'anno scorso, ma ora è disponibile la v. 3.10. Questo programma consente di
estrarre le e-mail dal programma di posta elettronica e di eseguirne un backup,
consentendone in tal modo l'archiviazione.

CARTELLE DI LAVORO
Anche per quanto riguarda i file di lavoro, occorre mantenere un certo ordine.
Pertanto, l'operazione di base da realizzare è la stessa di quella già vista nel caso della
posta elettronica, cioè creare innanzitutto una cartella principale Lavoro, poi delle
sottocartelle personalizzate per ogni cliente in cui salvare i lavori in entrata ed in uscita.
Dopo aver fatto ciò, si consiglia di creare ulteriori due sottocartelle in ogni cartella
del cliente, una destinata al lavoro originale, l'altra a quello da tradurre/tradotto. È buona
norma conservare sempre almeno una copia del file originale, in caso di 'disastri' (v.di file
con tag corrotti che Trados non riesce più a gestire, pertanto occorre spesso cestinare il
file corrotto ed utilizzare una copia originale). Poi, a volte occorre creare sottocartelle
aggiuntive in cui salvare una memoria di traduzione fornita dal cliente, o dei file di
riferimento e consultazione, ecc.
Non dimenticate di creare una cartella Preventivi, in cui andare a salvare tutti quei
lavori per i quali non si ha ancora un PO definitivo ed occorre avere temporaneamente a
disposizione per realizzare un conteggio parole ed un preventivo.
Comunque, con questa semplice operazione è possibile tenere tutto sotto controllo,
non correre il rischio di mescolare file diversi e non perdere niente.
FATTURE

Naturalmente, anche per la cartella Fatture occorre creare tante sottocartelle

quanti sono i clienti, come nel caso della cartella Lavoro. In tali sottocartelle si
archivieranno tutte le fatture emesse durante l'anno.
Innanzitutto, occorrerà creare una cartella principale Fattura emesse ed una
Fatture ricevute. La prima conterrà tutte le fatture da noi emesse per lavori svolti, mentre
la seconda conterrà eventuali fatture ricevute da altri che abbiano svolto dei lavori per
nostro conto.
Per quanto riguarda la cartella delle fatture emesse, si consiglia di preparare dei
modelli personalizzati di fattura contenenti tutti i dati del cliente in questione, tipo
l'intestazione e l'indirizzo, lasciando vuote le righe/caselle del numero del lavoro, del
conteggio parole, della tariffa unitaria per parola/pagina/ora e naturalmente il totale della
fattura.
Sempre sotto la cartella principale Fatture, è consigliabile creare una sottocartella
PO dedicata all'archiviazione degli ordini di lavoro ricevuti dai clienti. Una modalità efficace
per quanto riguarda i PO consiste nell'archiviare immediatamente l'ordine appena arriva e
poi stamparlo e conservarlo in forma cartacea in una cartella, in modo da averlo a portata
di mano sia per la consultazione durante lo svolgimento dei lavori ancora in corso (spesso
nei PO sono contenute istruzioni specifiche) che per trarne i dati necessari alla
fatturazione a fine mese.
Normalmente, non consultiamo le fatture emesse/ricevute o i PO molto spesso,
pertanto è sufficiente archiviarli, ma una cosa piuttosto utile è quella di avere delle tabelle
sinottiche che ci riassumano rapidamente la nostra situazione sulle fatture
emesse/ricevute. È sufficiente preparare una tabella per le fatture emesse contenente il n.
di fattura ed il nome del cliente, la data di emissione, l'importo della fattura ed una colonna
vuota destinata ad eventuali note (ad es. pagata, in attesa, ecc.). In quanto alle fatture
ricevute, si può seguire lo stesso schema.

Visto che parliamo di archiviazione, è buona regola tenere anche un archivio

elettronico dei pagamenti delle imposte effettuati attraverso, ad esempio, i modelli F24.
Ormai, è obbligatorio per legge pagare gli F24 online. Ciò consente di avere
comunque tutte le ricevute dei pagamenti memorizzate nel sito della banca, tuttavia,
possiamo anche salvarne una copia sul PC per sicurezza. A tal fine, occorrerà creare una
cartella denominata ad esempio Ricevute pagamenti. Se ciò non bastasse, si può anche
stampare la ricevuta e tenerla in un dossier per l'anno in corso: meglio abbondare, visto
che si tratta di ricevute di pagamento!
SICUREZZA
Il primo passo per salvaguardare la sicurezza del proprio lavoro, e in genere di tutto
il sistema e dei suoi contenuti, consiste nell'archiviazione periodica, o backup, di tutto il
materiale, sia dei file di lavoro veri e propri, sia delle fatture, dei PO e delle varie ricevute e
memorie di traduzione, così come dell'intero sistema. Tale processo fa parte di
un'operazione di disaster recovery di cui occorre tener conto.
Esistono vari metodi per eseguire il backup: unità hard-disk rimovibili, aree fpt
fisicamente fuori da casa propria (in caso di incendio della casa, almeno il lavoro sarà
salvo), CD-ROM.
Prima di procedere al trasferimento dei file ad esempio all'unità hard-disk rimovibile,
occorre scorrere le varie cartelle da archiviare e 'ripulirle', cioè comprimere i file con
Winzip e cancellare eventuali file inutili.

Backup giornaliero:
a fine giornata di lavoro, occorre eseguire il backup dei lavori attualmente in corso e delle
memorie di traduzione.

Backup settimanale:
una volta alla settimana, occorre eseguire il backup dei file di lavoro e delle memorie di
traduzione.

Backup annuale:
una volta all'anno, occorre archiviare tutte le fatture emesse/ricevute e le ricevute di
pagamento dell'anno appena terminato.

Abbiamo accennato prima alle aree fpt su server fisicamente fuori dal luogo di
lavoro: è bene usarle per il backup di tutto il sistema, nel caso il PC dovesse subire
danni irreparabili. Esistono molte offerte di spazio a disposizione per il backup, da Google,
Yahoo, Gmail ecc.

Quando si parla di sicurezza del PC vengono subito in mente i famigerati virus,

trojan et similia. Perciò, occorre innanzitutto disporre di un buon antivirus (tipo Norton Pro
o Avira, che tra l'altro è gratuito) ed impostarlo perché avvii la scansione del sistema
giornalmente ad una certa ora, magari quando si sa che non si utilizzerà il computer e,
quindi, non si rallenterà il lavoro.
Un altro modo per proteggere il computer da attacchi esterni è quello di
installare un programma tipo ZoneAlarm, che scansiona di continuo il PC, specie nel caso
in cui si disponga di una connessione Internet continua. Questo programma blocca le
intrusioni dall'esterno del PC ed è, in pratica, un firewall.
Infine, esistono vari anti-spyware, anche gratuiti (ad es. Ad-Aware) che occorre
attivare almeno una volta al giorno per eliminare dal sistema tutti gli spyware, più o meno
pericolosi, che si sono comunque introdotti nel nostro PC.
Mantenere il PC in ordine implica, naturalmente, anche la realizzazione di
operazioni di vera e propria 'pulizia' fisica dai file inutili e ridondanti. Per questo, è
sufficiente eseguire una pulitura del disco una volta alla settimana per eliminare tutti i file
di backup ed i file temporanei di Internet che si accumulano ogni giorno.
Una quantità eccessiva di file di backup potrebbe, alla lunga, rallentare le prestazioni del
sistema.
Meno di frequente, almeno due volte all'anno, è consigliabile eseguire una
deframmentazione, operazione che serve a riordinare l'hard-disk e recuperare in tal
modo spazio prezioso.

Naturalmente, quanto detto circa la difesa dai virus ecc. vale per chi lavora in Windows.
Con Linux non esistono problemi simili – e neanche molti altri. Ma questo è un altro
discorso.

Spero queste brevi linee guida possano essere di aiuto e invito i colleghi a fornirmi
un feedback segnalandomi eventuali punti mancanti o che sarebbe possibile trattare oltre
a quelli sviluppati qui. Buon lavoro a tutti!