LECTURE NOTES

ISYS6300
Business Process Fundamental

Week ke - 9

The HR Management and Payroll Cycle

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 LEARNING OUTCOMES

1. Menerapkan DFD dan diagram alur sistem ke siklus pemasukan, siklus pengeluaran, siklus
produksi, siklus SDM, buku besar dan pelaporan keuangan.

OUTLINE MATERI :

1. Penjelasan siklus HR dan payroll dan tujuan utamanya

2. Proses siklus HR dan payroll

3. Siklus HR dan payroll dalam DFD

4. Skema ERP

5. Ancaman dan pengendalian

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 ISI MATERI

1. Penjelasan siklus HR dan payroll dan tujuan utamanya

Siklus HR dan payroll adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan data yang
berulang terkait dengan pengelolaan tenaga kerja karyawan secara efektif.

Tugas utama departemen human resources (HR) antara lain :

[1] Merekrut dan merekrut karyawan baru

[2] Pelatihan

[3] Penugasan pekerjaan

[4] Kompensasi (penggajian)

[5] Evaluasi kinerja

[6] Pemecatan karyawan karena pemutusan sukarela atau tidak sukarela

Tugas nomor 1 dan 6 hanya dilakukan sekali saja, sedangkan tugas nomor 2-5 dilakukan
berulang. Tugas nomor 4 dilakukan oleh sistem penggajian (payroll) sedangkan tugas nomor 1-3
dan 5-6 dilakukan oleh sistem HRIS.

2. Proses siklus HR dan payroll

Gambar 1. DFD Context Diagram dari proses penggajian (payroll).

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Proses penggajian karyawan dimulai dari ketika karyawan direkrut dan masuk kerja, karyawan
yang bersangkutan akan mulai melakukan absensi dan menyerahkan kelengkapan data dirinya.
Departemen akan menyerahkan data posisi dan kehadiran karyawan ke HR. Informasi pajak dan
aturan-aturannya diperoleh dari institusi pemerintahan. Sedangkan informasi terkait dengan
asuransi diperoleh dari perusahaan asuransi. Gaji dihitung berdasarkan informasi yang diterima
dari berbagai pihak. Kemudian gaji diberikan kepada karyawan, baik melalui cek fisik,
elektronik maupun transfer finansial elektronik.

3. Siklus HR dan payroll dalam DFD

Gambar 2. DFD level 0 prosess penggajian.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

DFD level 0 pada gambar 2 menjelaskan detil proses penggajian atau payroll. Berikut adalah
lima (5) aktivitas utama pada proses penggajian :

[1] Mengupdate data master (update master data)

Aktivitas pertama yang dilakukan adalah melakukan peng-inputan data awal ke sistem
berisi data berikut : perekrutan, pemutusan hubungan kerja, perubahan tingkat upah, atau
perubahan pemotongan diskresioner. Setelah peng-inputan awal, data akan di-update
secara periodik untuk merefleksikan perubahan-perubahan. Aktivitas ini dilakukan oleh
tim HR.

[2] Melakukan validasi data waktu dan kehadiran (validate time & attendance data)

Disini penggajian karyawan ditentukan menurut waktu kerja karyawan. Waktu kerja
ditentukan oleh shift (pagi atau malam), lembur, masuk kerja di hari libur. Untuk lembur
dan masuk kerja di hari libur biasanya terdapat hitungan sendiri untuk kompensasinya.
Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan jam kerja, biasanya mereka membawa kartu-
absen, dan melakukan absensi yang cukup ketat. Namun terdapat karyawan yang tidak
seperti itu, maka yang melakukan pengawasan adalah para supervisor dan manajer
mereka. Sedangkan untuk para profesional, biasanya dilakukan pengisian timesheet.
Selain itu ada pula karyawan yang dibayar berdasarkan hasil kerja mereka, biasanya
berbasis komisi, seperti para sales. Waktu kerja dan kehadiran ini harus dicek untuk
menentukan gaji atau pembayaran komisi para karyawan tersebut.

[3] Menyiapkan penggajian (prepare payroll)

Pada gambar 3, penyiapan penggajian terdiri dari beberapa aktivitas. Pertama dilakukan
pengurutan dan pengeditan (apabila terdapat kesalahan setelah direkonsiliasi dengan data
sistem) data penggajian. Setelah itu dilakukan penyiapan penggajian dimana data
penggajian dimasukkan ke dalam payroll register dan GL. Kemudian disiapkan pula cek
yang ditandatangani dan siap dicairkan. Voucher pembayaran diterbitkan.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 Gambar 3. Aktivitas dalam penyiapan penggajian.

Berikut beberapa dokumen terkait dalam aktivitas ini :

 Daftar penggajian (payroll register) - Daftar data penggajian untuk setiap

karyawan selama periode penggajian.

 Register pengurangan (deduction register) - Sebuah laporan yang mendaftar

berbagai pemotongan untuk setiap karyawan.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

  Laporan penerimaan (earning statement) - Laporan yang mencantumkan jumlah
pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran bersih untuk periode berjalan
dan total tahun-ke-tanggal untuk setiap kategori.

[4] Pencairan gaji (disburse payroll)

Voucher pembayaran dipakai untuk melakukan otorisasi transfer antar-bank dan meng-
update GL. Setelah dilakukan pemeriksaan ulang terhadap register penggajian dan
voucher pembayaran maka petugas kasir menandatangani cek untuk melakukan
pentransferan dana gaji ke akun penggajian perusahaan di bank. Transfer antar bank
biasanya akan dilakukan dalam bentuk batch. Untuk karyawan yang tidak memiliki
rekening di bank biasanya diberikan cek, cash, atau dibuatkan rekening oleh perusahaan.

[5] Membayar pajak dan pengurangan lainnya (disburse taxes and misc. deduction)

Di aktivitas ini dilakukan penghitungan potongan pajak per karyawan sesuai besaran
gajinya, juga potongan-potongan lain semisal BPJS ketenagakerjaan dan BPJS kesehatan,
pembayaran cicilan, iuran koperasi dsb.

4. Skema ERP

Dari skema flowchart ERP siklus HR/Payroll dapat diperhatikan bahwa ada beberapa input
manual yang dilakukan, antara lain :
[1] Persiapan penggajian (payroll preparation) – Tim Payroll
[2] Pencocokan (reconciliation) – Tim Payroll
[3] Tiket kerja (job-time tickets) – Pabrik-pabrik.
[4] Kartu absen (time card) – Berbagai departemen.
[5] Data perekrutan, pemecatan, promosi (hiring, firing, promotions) – Tim HR
[6] Data persentase pemotongan pajak dan pengurangan baru (new tax rates and deductions)
– Tim Payroll
[7] Persetujuan penggajian (payroll approval) – Tim Account Payable

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 [8] Pembayaran gaji (make payments) – Tim treasury

Gambar 4. Skema ERP siklus HR/payroll. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 491)

Sedangkan permintaan informasi (inquiry) yang dapat dilakukan dari sistem informasi siklus
HR/Payroll antara lain :

[1] Daftar gaji dan pemotongan (payroll dan deduction register)

[2] Laporan-laporan pemerintah

[3] Biaya-biaya penggajian (payroll expenses)

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Untuk database yang terkait antara lain :

[1] HR

[2] Payroll

[3] Time Cards

[4] Job-Time Tickets

[5] General Ledger

5. Ancaman dan pengendalian

Aktivitas Ancaman (Threat) Pengendalian (Control)

Masalah umum di seluruh 1. Data master yang tidak 1.1 Pengendalian integritas
siklus HRM / penggajian akurat atau tidak valid pemrosesan data

2. Pengungkapan informasi 1.2 Pembatasan akses ke data

sensitif yang tidak sah master

3. Kehilangan atau rusaknya 1.3 Tinjau semua perubahan

data untuk menguasai data

4. Mempekerjakan karyawan 2.1 Pengendalian akses

yang tidak memenuhi syarat 2.2 Enkripsi
atau berbahaya
2.3 Tokenisasi
5. Pelanggaran hukum
3.1 Prosedur pencadangan dan
ketenagakerjaan
pemulihan bencana

4.1 Prosedur perekrutan yang

baik, termasuk verifikasi
kredensial pelamar kerja,

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 keterampilan, referensi, dan
riwayat pekerjaan

4.2 Pemeriksaan investigasi

latar belakang kriminal dari
semua pelamar untuk posisi
yang didanai secara finansial

5.1 Dokumentasi teliti terkait

perekrutan, evaluasi kinerja,
dan prosedur pemberhentian

5.2 Pendidikan berkelanjutan

tentang perubahan hukum
ketenagakerjaan

Perbarui data master 6. Perubahan tidak sah ke data
penggajian master penggajian
7. Pembaruan data master gaji
yang tidak akurat
6.1 Pemisahan tugas:
Departemen HRM
memperbarui data master,
tetapi hanya departemen
penggajian yang
mengeluarkan gaji

6.2 Pengendalian akses

7.1 Pengendalian integritas

pemrosesan data

7.2 Tinjauan berkala dari

semua perubahan pada master
data penggajian

Validasi data waktu dan 8. Data waktu dan kehadiran 8.1 Otomatisasi pengambilan
kehadiran yang tidak akurat data dari sumber

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 8.2 Otentikasi biometrik

8.3 Pemisahan tugas

(rekonsiliasi tiket waktu
pekerjaan- ke kartu absen)

8.4 Tinjauan pengawasan

Mempersiapkan penggajian 9. Kesalahan dalam 9.1 Pengendalian integritas

memproses penggajian pemrosesan data: total batch,
cross-footing dari daftar gaji,
penggunaan akun kliring gaji
dan cek saldo nol

9.2 Tinjauan pengawasan

daftar penggajian dan laporan
lainnya

9.3 Mengeluarkan laporan

pendapatan kepada karyawan

9.4 Tinjauan pedoman IRS

untuk memastikan klasifikasi
pekerja yang tepat sebagai
karyawan atau kontraktor
independen

Mencairkan daftar gaji 10. Pencurian atau 10.1 Pembatasan akses fisik
pendistribusian gaji yang ke cek gaji kosong dan mesin
curang tanda tangan cek

10.2 Pembatasan akses ke

sistem EFT

10.3 Pra-jumlah dan akunting

9

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 secara berkala untuk semua
cek penggajian dan memeriksa
ulang semua transaksi setoran
langsung EFT

10.4 Membutuhkan
dokumentasi pendukung yang
tepat untuk semua gaji

10.5 Penggunaan rekening

giro yang terpisah untuk
penggajian, dikelola sebagai
dana cadangan

10.6 Pemisahan tugas (kasir

versus hutang; periksa
distribusi dari perekrutan /
pemecatan; rekonsiliasi
independen dari rekening giro
penggajian)

10.7 Pembatasan akses ke

database master penggajian

10.8 Verifikasi identitas

semua karyawan yang
menerima gaji

10.9 Menempatkan kembali

gaji yang tidak diklaim dan
menyelidiki penyebabnya

Mengucurkan pajak gaji dan 11. Kegagalan melakukan 11.1 Konfigurasi sistem untuk

10

ISYS6300 – Business Process Fundamental

potongan lain-lain pembayaran yang diperlukan melakukan pembayaran yang

12. Pembayaran sebelum diperlukan menggunakan

instruksi terkini dari IRS
waktunya
12.1 Sama seperti 11.1
13. Pembayaran tidak akurat
13.1 Memproses pengendalian
integritas

13.2 Tinjauan pengawasan

atas laporan

13.3 Tinjauan karyawan atas

laporan laba rugi

11

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 SIMPULAN

Siklus Pengelolaan SDM dan Penggajian dimulai dengan pengelolaan data SDM dan didalamnya
terdapat kegiatan penting yaitu penggajian. Berbeda dengan siklus pemasukan dan siklus
pengeluaran, maupun siklus produksi, Steinbart (2018) cenderung membahas kegiatan
penggajian karena sangat terkait dengan proses akuntansi perusahaan.

12

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 DAFTAR PUSTAKA

1. Romney, Marshal B., Steinbart, Paul John. (2018). Accounting Information System
(Global Edition). 14. Pearson Education Limited. Essex. ISBN: 1292220082. Chapter 15.

2. Considine, Brett at all. (2012). Accounting Information Systems – Understanding

business processes. 04. Wiley. New York. ISBN: 978-0-7303-0247-6. Chapter 12, pages
539-578

13

ISYS6300 – Business Process Fundamental