Anda di halaman 1dari 3

Substansi materi kuliah pada sesi 4 yang akan anda kaji dan didiskusikan adalah Modul 5

BMP Administrasi Perkantoran tentang Perencanaan dan Pengendalian Formulir, yang


meliputi pengertian, fungsi, dan kegunaan formulir, serta perancangan dan pengedalian
formulir; serta Modul 6 tentang Korespondensi, yang meliputi: pedoman dalam pembuatan
surat, dan macam-macam surat, pengurusan dan pengendalian surat.
Formulir harus didesain sesuai dengan kegunaannya. Pertimbangan pertama adalah apakah
formulir digunakan untuk mengumpulkan atau  untuk laporan informasi. Data adalah fakta
dan bentuk kasar. Informasi adalah data yang telah diproses dengan suatu maksud dan
kegunaan. Aturan dasar desain meliputi :
1. Pelajari maksud dan kegunaan formulir dan mendesainnya dengan pertimbangan pemakai.
2. Desain formulir sesederhana mungkin; hindari informasi atau data yang tidak perlu.
3. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau sediakan definisi; beri
nama/tanda semua informasi.
4. Sertakan petunjuk untuk memastikan konsistensi pengumpulan data atau interpretasi.
5. Bagi item data secara logika, dalam hubungan dengan sumber dokumen atau dalam
susunan penangkapan data; sajikan informasi dalam susunan yang dapat menarik minat
pembaca.
Semakin meluasnya penggunaan formulir oleh kantor-kantor pemerintah maupun
nonpemerintah disebabkan oleh daya guna/kemanfaatan formulir kantor tersebut bagi
pelaksanaan operasi kegiatan perkantoran. Lebih-lebih setelah digunakan mesin komputer
dalam kegiatan perkantoran sehingga mengakibatkan proses pengolahan informasi atau
keterangan yang diperlukan oleh pimpinan kantor dapat dilaksanakan dengan cepat dan
akurat.
Adapun fungsi atau kegunaan formulir kantor ialah sebagai berikut.
1.   Untuk menghemat  waktu dan tenaga, karena tidak perlu lagi mengisi uraian-uraian yang
panjang dan berulang kembali.
2.   Untuk mengadakan keseragaman dan perbaikan kerja (work-standardization).
3.   Untuk mempermudah dalam penggolongan (classification) dan proses (processing)
informasi yang diperoleh.
4.   Untuk menyederhanakan pembuatan berkas (filing), baik sistemnya maupun cara
penyimpanannya.
5.   Untuk mempermudah penertiban prosedur atau tata kerja.
6.   Sebagai alat pemberian instruksi, misalnya dalam formulir disposisi yang ditempelkan
pada surat-surat masuk.
7.   Sebagai bahan perencanaan karena di dalamnya terdapat data dan fakta, baik kuantitatif
maupun kualitatif.
8.   Sebagai alat kontrol atau pengawasan dan evaluasi baik bersifat kuantitatif maupun
kualitatif.
9.   Untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin dan terperinci. 
Formulir yang benar-benar sesuai akan menunjang efisiensi kerja. ntuk membuat formulir
yang sesuai (dapat memenuhi kehendak) calon pengguna. maka pada prinsipnya proses
pembuatan formulii dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Pembuat formulir mengadakan diskusi (tanya jawab) dengan pejabat yang meminta
formulir bersangkutan.
2. Pembuat formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkail sehubungam dengan
formulir yang akan dirancang.  Misal:
a.  Memperhatikan pengalaman dan cara kerja mereka.
b.  Keterangan/data yang ingin diperoleh atau akan dimasukkan pada formulir.
c.  Cara pemakaian dan penyimpanan formulir, dan sebagainya.
3. Pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji coba
dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait/calon pelanggan, agar jelas kekurangannya.
4. Pembuat formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya, dan minta ijin
memberlakukannya kepada yang berwenang.
 
Dalam merancang atau mendesain formulir kantor, hendaknya diperhatikan asas-asas sebagai
berikut.
1.   Tentukan dan rumuskan secara tepat maksud atau tujuan penggunaan formulir kantor
tersebut, yaitu dengan memperhatikan pertanyaan dan pernyataan berikut:
a.   Apa tujuan formulir tersebut.
b.   Jika terdapat beberapa tujuan, tentukan tujuan yang paling penting.
c.   Apakah tujuan itu cukup penting dan cukup lama untuk dibuatkan formulir khusus.
d.   Apakah tujuan tersebut seluruhnya dapat dipenuhi dalam formulir itu.
e.   Apakah sudah ada formulir lain yang sedang digunakan dan diadakan
perubahan/tambahan sedikit guna menampung tujuan tersebut, sehingga tidak perlu dibuatkan
formulir baru.
2.   Apabila perlu adanya suatu formulir baru, buatlah desain formulir tersebut sesederhana
mungkin agar mudah dimengerti oleh orang yang akan menggunakannya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir adalah:
1)   Informasi pokok yang diperlukan dan diminta untuk diisi, dimuat di tengah-tengah kertas
sehingga mudah ditemukan dan dibaca.
2)   Apabila formulir itu akan disortir dan disusun menurut abjad nama maka nama itu harus
ditempatkan di pinggir atas kanan atau kiri dan diberi tanda panah yang mencolok.
3)   Jika formulir itu harus disimpan menurut nomor urut maka nomor itu harus ditaruh di
tempat yang strategis, misalnya bagian atas kanan supaya mudah dicari.
3.   Setiap formulir harus diberi nama tertentu dan apabila perlu diberi nomor kode, seperti
formulir yang digunakan oleh Bank, antara lain ada slip penyetoran tabungan dan slip
pengambilan tabungan.
4.   Setiap formulir harus mempunyai ukuran tertentu menurut kebutuhan guna pengisiannya
dan penyimpanannya (diadakan standarisasi).
5.   Setiap formulir harus dicetak dengan tipe huruf yang jelas dan seragam.
6.   Jangan menggunakan garis-garis dan ruang-ruang, terutama yang harus diisi dengan
menggunakan mesin tik.
7.   Jangan menggunakan huruf-huruf cetakan yang berwarna, kecuali jika warna itu
mempunyai arti tertentu atau suatu kode tertentu (misalnya warna merah untuk angka debet
nasabah bank).
8.   Apabila formulir harus dibuat dalam beberapa rangkap, dapat digunakan warna kertas
yang berlainan, misalnya warna putih untuk yang asli, warna biru muda untuk lembar kedua,
warna merah jambu untuk lembar ketiga dan warna kuning untuk lembar keempat sebagai
arsip.
Keuntungan dan manfaat formulir elektronik :
-    Tidak pernah kehabisan.
-    Tidak pernah ketinggalan jaman.
-    Ketidak efisienan dapat dihindari.
-    Tidak dimungkinkan penggunaan form yang salah, karena ada analisis perancangan.
-    Pengisian lebih cepat.
-    Penangkapan data dilakukan sekali.
-    Tidak ada yang mengambang.
-    Pengolahan formulir lebih mudah.
kelemahan:
a. Tidak cocok untuk aplikasi yang kompleks
b. MS Access bukanlah sebuah platform Database yang cepat jika digunakan multi user
c. Harus menggunakan standard VB Script, yang kadang kadang conflik dengan Antivirus
kita dan sering timbul pesan error.
d. Agak susah jika kita menginginkan feature tambahan
e. Orang bisa saja langsung merubah, bahkan menhapus data...
Simak lebih lanjut di Brainly.co.id - https://brainly.co.id/tugas/11824607#readmore

1. Saat ini desain formulir tidak hanya bisa dilakukan secara manual dalam
pengisiannya, tetapi dapat diisi berbasis elektronik.Silakan Anda kemukakan
pernyataan tersebut apakah kelebihan kekurangannya, khususnya terkait
formulir sebagai bukti autentifikasi!
2. Setiap pembuatan surat dalam kegiatan korespondesi harus berdasarkan
pada Tata Naskah Dinas yang berlaku pada organisasi tersebut. Silakan
Anda kemukakan alasan kenapa hal tersebut perlu dilakukan! 

1.

Anda mungkin juga menyukai