Substansi materi kuliah pada sesi 4 yang akan anda kaji dan didiskusikan adalah Modul 5
BMP Administrasi Perkantoran tentang Perencanaan dan Pengendalian Formulir, yang
meliputi pengertian, fungsi, dan kegunaan formulir, serta perancangan dan pengedalian formulir; serta Modul 6 tentang Korespondensi, yang meliputi: pedoman dalam pembuatan surat, dan macam-macam surat, pengurusan dan pengendalian surat. Formulir harus didesain sesuai dengan kegunaannya. Pertimbangan pertama adalah apakah formulir digunakan untuk mengumpulkan atau untuk laporan informasi. Data adalah fakta dan bentuk kasar. Informasi adalah data yang telah diproses dengan suatu maksud dan kegunaan. Aturan dasar desain meliputi : 1. Pelajari maksud dan kegunaan formulir dan mendesainnya dengan pertimbangan pemakai. 2. Desain formulir sesederhana mungkin; hindari informasi atau data yang tidak perlu. 3. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau sediakan definisi; beri nama/tanda semua informasi. 4. Sertakan petunjuk untuk memastikan konsistensi pengumpulan data atau interpretasi. 5. Bagi item data secara logika, dalam hubungan dengan sumber dokumen atau dalam susunan penangkapan data; sajikan informasi dalam susunan yang dapat menarik minat pembaca. Semakin meluasnya penggunaan formulir oleh kantor-kantor pemerintah maupun nonpemerintah disebabkan oleh daya guna/kemanfaatan formulir kantor tersebut bagi pelaksanaan operasi kegiatan perkantoran. Lebih-lebih setelah digunakan mesin komputer dalam kegiatan perkantoran sehingga mengakibatkan proses pengolahan informasi atau keterangan yang diperlukan oleh pimpinan kantor dapat dilaksanakan dengan cepat dan akurat. Adapun fungsi atau kegunaan formulir kantor ialah sebagai berikut. 1. Untuk menghemat waktu dan tenaga, karena tidak perlu lagi mengisi uraian-uraian yang panjang dan berulang kembali. 2. Untuk mengadakan keseragaman dan perbaikan kerja (work-standardization). 3. Untuk mempermudah dalam penggolongan (classification) dan proses (processing) informasi yang diperoleh. 4. Untuk menyederhanakan pembuatan berkas (filing), baik sistemnya maupun cara penyimpanannya. 5. Untuk mempermudah penertiban prosedur atau tata kerja. 6. Sebagai alat pemberian instruksi, misalnya dalam formulir disposisi yang ditempelkan pada surat-surat masuk. 7. Sebagai bahan perencanaan karena di dalamnya terdapat data dan fakta, baik kuantitatif maupun kualitatif. 8. Sebagai alat kontrol atau pengawasan dan evaluasi baik bersifat kuantitatif maupun kualitatif. 9. Untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin dan terperinci. Formulir yang benar-benar sesuai akan menunjang efisiensi kerja. ntuk membuat formulir yang sesuai (dapat memenuhi kehendak) calon pengguna. maka pada prinsipnya proses pembuatan formulii dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Pembuat formulir mengadakan diskusi (tanya jawab) dengan pejabat yang meminta formulir bersangkutan. 2. Pembuat formulir mencari/menggali informasi dari pihak terkail sehubungam dengan formulir yang akan dirancang. Misal: a. Memperhatikan pengalaman dan cara kerja mereka. b. Keterangan/data yang ingin diperoleh atau akan dimasukkan pada formulir. c. Cara pemakaian dan penyimpanan formulir, dan sebagainya. 3. Pembuat formulir membuat konsep rancangan formulir beberapa macam untuk diuji coba dan didiskusikan kembali dengan pihak terkait/calon pelanggan, agar jelas kekurangannya. 4. Pembuat formulir mengadakan penyempurnaan seperlunya, dan minta ijin memberlakukannya kepada yang berwenang.
Dalam merancang atau mendesain formulir kantor, hendaknya diperhatikan asas-asas sebagai berikut. 1. Tentukan dan rumuskan secara tepat maksud atau tujuan penggunaan formulir kantor tersebut, yaitu dengan memperhatikan pertanyaan dan pernyataan berikut: a. Apa tujuan formulir tersebut. b. Jika terdapat beberapa tujuan, tentukan tujuan yang paling penting. c. Apakah tujuan itu cukup penting dan cukup lama untuk dibuatkan formulir khusus. d. Apakah tujuan tersebut seluruhnya dapat dipenuhi dalam formulir itu. e. Apakah sudah ada formulir lain yang sedang digunakan dan diadakan perubahan/tambahan sedikit guna menampung tujuan tersebut, sehingga tidak perlu dibuatkan formulir baru. 2. Apabila perlu adanya suatu formulir baru, buatlah desain formulir tersebut sesederhana mungkin agar mudah dimengerti oleh orang yang akan menggunakannya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir adalah: 1) Informasi pokok yang diperlukan dan diminta untuk diisi, dimuat di tengah-tengah kertas sehingga mudah ditemukan dan dibaca. 2) Apabila formulir itu akan disortir dan disusun menurut abjad nama maka nama itu harus ditempatkan di pinggir atas kanan atau kiri dan diberi tanda panah yang mencolok. 3) Jika formulir itu harus disimpan menurut nomor urut maka nomor itu harus ditaruh di tempat yang strategis, misalnya bagian atas kanan supaya mudah dicari. 3. Setiap formulir harus diberi nama tertentu dan apabila perlu diberi nomor kode, seperti formulir yang digunakan oleh Bank, antara lain ada slip penyetoran tabungan dan slip pengambilan tabungan. 4. Setiap formulir harus mempunyai ukuran tertentu menurut kebutuhan guna pengisiannya dan penyimpanannya (diadakan standarisasi). 5. Setiap formulir harus dicetak dengan tipe huruf yang jelas dan seragam. 6. Jangan menggunakan garis-garis dan ruang-ruang, terutama yang harus diisi dengan menggunakan mesin tik. 7. Jangan menggunakan huruf-huruf cetakan yang berwarna, kecuali jika warna itu mempunyai arti tertentu atau suatu kode tertentu (misalnya warna merah untuk angka debet nasabah bank). 8. Apabila formulir harus dibuat dalam beberapa rangkap, dapat digunakan warna kertas yang berlainan, misalnya warna putih untuk yang asli, warna biru muda untuk lembar kedua, warna merah jambu untuk lembar ketiga dan warna kuning untuk lembar keempat sebagai arsip. Keuntungan dan manfaat formulir elektronik : - Tidak pernah kehabisan. - Tidak pernah ketinggalan jaman. - Ketidak efisienan dapat dihindari. - Tidak dimungkinkan penggunaan form yang salah, karena ada analisis perancangan. - Pengisian lebih cepat. - Penangkapan data dilakukan sekali. - Tidak ada yang mengambang. - Pengolahan formulir lebih mudah. kelemahan: a. Tidak cocok untuk aplikasi yang kompleks b. MS Access bukanlah sebuah platform Database yang cepat jika digunakan multi user c. Harus menggunakan standard VB Script, yang kadang kadang conflik dengan Antivirus kita dan sering timbul pesan error. d. Agak susah jika kita menginginkan feature tambahan e. Orang bisa saja langsung merubah, bahkan menhapus data... Simak lebih lanjut di Brainly.co.id - https://brainly.co.id/tugas/11824607#readmore
1. Saat ini desain formulir tidak hanya bisa dilakukan secara manual dalam pengisiannya, tetapi dapat diisi berbasis elektronik.Silakan Anda kemukakan pernyataan tersebut apakah kelebihan kekurangannya, khususnya terkait formulir sebagai bukti autentifikasi! 2. Setiap pembuatan surat dalam kegiatan korespondesi harus berdasarkan pada Tata Naskah Dinas yang berlaku pada organisasi tersebut. Silakan Anda kemukakan alasan kenapa hal tersebut perlu dilakukan!
