BAHAN SESI 6File

Substansi materi kuliah pada sesi 6 yang akan anda kaji dan didiskusikan
adalah Modul 8 BMP Administrasi Perkantoran tentang Kearsipan, yeng
meliputi ruang lingkup kearsipan, serta pengelolaan, pemeliharaan, dan
penyusutan arsip.
Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan
kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah
arsip. Dengan semakin meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi
maka akan membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan
informasi dalam mendukung proses pencapaian tujuan dalam suatu
organisasi.
Dalam proses pengambilan keputusan, tentunya dibutuhkan data-data
yang diolah menjadi informasi kemudian digunakan sebagai bahan
pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan hal
tersebut, terlihat bahwa peranan arsip sangat penting dalam Sistem
Informasi Manajemen (SIM) atau Management Information Sistem (MIS).
Dengan bantuan data dan informasi yang benar dan teliti maka
pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efisien dan efektif. Dalam
sistem ini, data yang diperoleh diolah menjadi suatu informasi yang dapat
digunakan para pimpinan sebagai pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Sumber data dalam Sistem Informasi Manajemen berasal dari
internal ataupun dari eksternal organisasi, yaitu:

1. Hasil penelitian (research), sensus atau survei baik yang

dipublikasikan atau tidak. Hasil penelitian ini dapat diolah menjadi
informasi.
2. Bahan penerbitan misalnya buku, koran, majalah.
3. Surat keputusan, peraturan dan perundang-undangan, hal ini
diperlukan sebagai informasi dalam hal legalitas suatu keputusan.
4. Arsip yang disimpan di dalam organisasi, yaitu laporan-laporan
kegiatan pelaksanaan keputusan masa lalu ataupun dokumen yang
lain.

Arsip mempunyai peranan sebagai ”pusat ingatan”, sebagai sumber

informasi dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan” perencanaan, penganalisisan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh
sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan
benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang
pengelolaan arsip.
Mengingat peranan arsip begitu penting bagi kehidupan berorganisasi
maka keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus sehingga
keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan peran yang sesuai
dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua
personil dalam organisasi. Perhatian yang perlu diberikan kepada arsip
yang dimiliki organisasi berupa sistem pengelolaan yang benar dan efektif
akan dapat membantu mendukung efisiensi kerja dalam hal penyediaan
informasi. Sistem pengelolaan arsip tersebut disebut dengan manajemen
kearsipan. Dengan demikian, dalam aktivitas organisasi diperlukan suatu
sistem penanganan arsip atau manajemen arsip yang khusus mengelola
arsip mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip
dapat terpelihara dan mudah ditemukan bila diperlukan.
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan tentang beberapa fungsi
arsip, yaitu:

1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan

merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian
informasi apabila diperlukan. Dengan demikian, kita bisa mengingat
atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam
arsip tersebut.
2. Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam
kegiatannya tentu memerlukan berbagai data atau informasi yang
akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip
yang disimpan dalam berbagai media, baik media elektronik maupun
nonelektronik.
3. Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki
fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila
diperlukan.
4. Sebagai rujukan historis. Arsip merupakan rekaman informasi masa
lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang
sehingga arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui
perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan organisasi.

 
Pengorganisasian arsip berkaitan dengan orang yang melakukan
pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Hal ini harus diperhatikan agar
pengaturan arsip dan penanggung jawabnya dapat diketahui secara jelas.
Dengan demikian, pembagian tugas dan wewenang pengelolaan arsip
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu organisasi. Dengan
adanya kejelasan pihak yang mengelola dan bertanggung jawab maka
kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Hal ini juga
untuk mengantisipasi saling melempar tanggung jawab dalam pengelolaan
arsip yang dapat mengakibatkan ketidakefektifan pengelolaan arsip secara
umum.
Ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal
yaitu:

1. Sentralisasi
2. Disentralisasi
3. Kombinasi sentralisasi dan disentralisasi

Arsip mempunyai peranan sebagai ”pusat ingatan”, sebagai sumber

informasi dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan” perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian
setepat-tepatnya.
Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat, tepat, lengkap,
dan akurat, untuk kebutuhan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan
pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian
maka arsip perlu disimpan dengan sistem penataan yang tepat dan
menggunakan peralatan yang memadai. Begitu pula, arsip  akan bertahan
lama, jika dipelihara dengan baik oleh petugas yang benar-benar
mempunyai ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan kerapian