PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN SDM

A. PENDAHULUAN
Pengawasan pada hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk pada para pelaksana
agar mereka selalu bertindak sesuai dengan rencana. Diharapkan agar para pelaksana
membatasi tindakan-tindakanya mencapai tujuan sedemikian rupa sehingga tidak begitu
menyimpang dari yang diperbolehkan. Pengawasan menjadikan siklus fungsi manajemen
lengkap dan membawa organisasi ke perencanaan.

B. PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Definisi pengawasan yang dikemukanan oleh Robert J.
Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
Pengawasan manajemn adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik,
membandingkan, kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,
menentukan dan mengukur penimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi
yang perlu untuk  menjamin bahawa sumber daya perusahaan dipergunakan dengan xara
paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan persusahaan.

C. PROSES PENGAWASAN
Pertama kali orang harus menentukan standar-pengawasan pada pusat-pusat yang
strategis, oleh karena itu orang tidak dapat mengecek segalanya. Harus dibedakan hal apa
yang harus diawasi, hal apa yang tak dapat diawasi. Kemudia diadakan pengecekan dan
laporan kegiatan kerja. Dalam beberapa hal manajemen perlu meninjau hasil kerja karyawan.
Laporan tertulis harus dibut untuk pimpinan secara tepat dan teratur, terutama tentang adanya
penyimpangan-penyimpangan. Ada lima tahap dalam proses pengawasan.
a) Penetapan Standar
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukur yang dapat digunakan sebagai
“patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tiga bentuk standar yang umum adalah:
1. Standar-standar phisik, meliputi kualitas barang, jasa, jumlah langganan, atau kualitas
produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dam mencakup biaya tenaga
kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
 3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.
b) Penetuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Tahap kedua dalam pengawasan ini adalahmenentukan pengukuran pelaksanaan
kegiatan secara tepat.
c) Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Ada berbagai cara unutk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:
1. Pengamatan (observasi)
2. Laporan-laporan, baik lisan maupun tulisan.
3. Metoda-metoda otomatis
4. Inspeksi, pengujian (test)
d) Perbandingan Pelaksanaan Kegiatan dengan Standard an Analisa Penyimpangan
Tahap krisis dari pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walapun tahap ini
paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas  dapat terjadi pada saat menginterpretasikan
adanya penimpangan. Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan
mengapa standar tidak dapat dicapai.
e) Pengambiln Tindakan Koreksi Bila Diperlukan
Bila hasil analisa menujukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil.
Tindakan koreksi bisa berupa:
A. Mengubah standar mula-mula
B. Mengubah ukuran pelaksanaan.
C. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpratasikan penyimpangan-
penyimpangan.

D. MACAM-MACAM PENGAWASAN
Pengawasan dapat dipusatkan dapat didesentralisir tergantung pada karyawannya. Apabila
karyawan ahlimaka dapat di desentralisir. Didalam buku Prinsip-Prinsip Manajemen
karangan George R. Terry pengawasan terbagi atas  4, yaitu:
1. Pengawasan produksi, yaitu agar hasil produksi sesuai dengan permintaan/pemuasan
langganan dalam jumlah, harga, waktu dan servis.
2. Pengawasan persediaan, yaitu menjamin tersedianya bahan dalam jumlah, harga, waktu
yang tepat sehingga proses produksi tidak terganggu.
3. Pengawasan kualita, yaitu menjamin agar kualitas hasil produksi, bahan dan bahan proses
memenuhi ukuran-ukuran standar yang telah ditentukan.
4. Pengawasan ongkos, yaitu menjamin agar produksi/operasi dijalankan dengan ongkos
minimum sesuai dengan standar.
Walaupun pengawasan mahal tetapi diharapkan agar hasil pengawasan akan dapat
memperbaiki kedudukan perusahaan karena penjualan dapat didorong karena kualita barang
lebih unggul dari saingan, atau harganya bersaing, dan lain-lain. Didalam pengawasan perlu
diperhatikan motivasi. Apabila motivasi kerja tidak cukup percuma saja dilakukan
pengawasan, karena akibatnya pelaksana akan berbuat sekehendak hati. Sementara itu
didalam buku Manajemen karya T. Hani Handoko pengawasan dibagi dalam tiga tipe dasar,
yaitu:
1. Pengawasan pendahuluan.
2. Pengawasan”concurrent.
3. Pengawasan umpan balik.
Pengawasan pendahuluan (feedforward control) dirancang untuk mengantisipasi masalah-
masalah atau  penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan
koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi pendekatan
pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil
tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi.
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent
control). Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”, screening control, atau
“berhenti-terus”. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu
prosedur harus disetujui dulu atau syarat-syarat harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-
kegiatan bisa dilanjutkan.
Pengawasan umpan balik(feedback control) juga dikenal sebagai past-action
controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab
penyimpangan dari rencana dan penemnuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan
serupa dimasa yang akan dating. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan
setelah kegiatan terjadi.

E. PENTINGANYA PENGAWASAN
Faktor-faktor yang menyebabkan pentingnya pengawasan adalah:
1. Perubahan yang selalu terjadi baik diluar maupun didalam organisasi, memerlukan
perencanaan dan tentu saja pengawasan.
2. Kekompleksan organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya desentralisasi
pengawasan.
3. Kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi memerlukan
pengawasan dan pembenahan.

4. Persyaratan Sistem Pengawsan

Agar supaya pengawasan itu efektif perlulah dipenuhi berbagai persyaratan, yaitu:
1. Pengawasan haruslah memenuhi sifat serta kebutuhan kegiatan yang ada. Walaupu ada
teknik-teknik pengawasan umum seperti anggaran, titik impas, waktu standar, dan lain-
lain, organisasi perlu juga menyiapkan system pengawasan khusus pada masing-masing
bagian, seperti pengawasan kualita untuk bagian produksi.
2. Pengawasan harus dapat memberikan laporan penyimpangan secepat mungkin. Oleh
karena itu perlu informasi yang baik agar data penyimpangan cepat samapai kepada
yang berkepentingan dan diputuskan dengan cepat pula.
3. Pengawasan harus luwes. Walaupun rencana berubah, system pengawasan tetap
berjalan.
4. Pengawasan harus menyatakan pola organisasi. Setiap bagian perlu memper
tanggungjawabkan hasil-hasil kegiatannya.
5. Pengawsan haruslah ekonomis tidak memakan biaya besar.
6. Pengawasan haruslah mudah dimengerti maksud dan tujuannya, sederhana, mudah
diterapkan dan dilaksanakan.
7. Pengawasan haruslah menjamin tindakan perbaikan setelah didapati adanya
penyipangan, artinya harus mengandun prosedur memperbaiki penyimpngan.
8. Pengawasan harus berhubungan dengan tujuan tertentu dan yang telah disetujui.
9. Pengawasan hendakanya mengadung hal-hal yang  memotifasi pelaksana tugas, artinya
tujuan yang dicapai itu harus dapat tercapai, tidak terlalu muluk.
10. Pengawasan perlu dibatasi, yaitu pada tempat dan waktu krisis saja tidak perlu
menyeluruh.

F. SYSTEM PENGAWASAN MANAJEMEN

System ini ditemukan oleh R.N. Anthony, dari Harvar Business School. Pengawasan
manajemen merupakan proses dengan mana manajemen dijamin mendapatkan serta sumber
daya secara efesien dan efektif dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
 Pengawasan manajemen ditunjang oelh pengawasan operasional. Pengawasan manajenem
terdiri dari kegiatan-kegiatan: (a) membuat anggaran, (b) merencanakan arah staff, (c)
menentukan pelaksana, (d) merencanakan modal kerja, (e)membuat program pengiklanan,
(f)menentukan proyrk penelitian, (g)memilih perbaikan produk, (h)memutuskan penyusunan
kembali pabrik, (i)memutuskan investasi rutin, (j) membuat pedoman pengambilan keputusan
pengawasan oprasional, (k)mengukur, menilai dan memperbaikihasil oprasi manajemen.
Sedang pengawasan oprasional tersiri dari:
1. Pengawasan usaha menarik karyawan.
2. Pelaksanaan kebijakan.
3. Mengawasi pemberian kredit penjualan.
4. Mengawasi periklanan.
5. Menjadwalkan produksi.
6. Mengawasi persediaan.
7. Mengukur, menilai, memperbaiki efisiensi karyawan.

G. PENGENDALIAN
Mengendalikan ialah suatu usaha untuk meneliti kegiatan-kegiatan yang telah dan akan
dilaksanakan. Pengendalian berorientasi pada obyek yang dituju dan merupakan alat untuk
menyuruh orang-orang bekerja menuju sasaran yang ingin dicapai.[5]
Pengendalian merupakan suatu proses dasar untuk mendapatkan suatu yang identik dan
apa saja yang dikendalikan.
Pengendalian yang baik membantu memperlancar hubungan antar manusia. Response
manusianya terhadap langkah-langkah pengendalian merupakan kunci dari sebuah
pertimbangan. Usaha-usaha pengendalian dapat dan harus digunakan untuk mendorong
hubungan yang baik diantara para pegawai. Manajer-manajer yang efektif akan menggunakan
usaha pengendalian untuk menjadi informasi guna memuji pelaksana yang baik dan
membantu mereka memerlukannya dan menentukan jenis kebutuhan mereka.
Pengendalian juga umumnya diberlakukan terhadap berbagai jenis kegiatan seperti
pengendalian jenis produksi, pengendalian penjualan dan pengendalian pembelian.
Pendekatan lain yang mungkin lebih penting lagi diikuti oleh empat faktor berikut: (a)
kuantitas, (b) kualitas, (c) waktu yang digunakan, dan (d) biaya.
Dua macam pendekatan tersebut saling berhubungan erat, misalnya pengendalian produksi
menekankan pada pengendalian kuantitas dan waktu yang digunakan. Ada beberapa
karakteristik lagi dari usaha pengendalian tersebut, yakni: Pertama, bahwa jenis pengendalian
yang digunakan harus sesuai dengan yang bersangkutan. Kedua, penyimpangan yang perlu
dikoreksi harus segera di-identifikasikan, bahkan sebelum terjadi, seperti dapat dilakukan
terhadap kualitas dengan mengunakan data-data statistic. Biaya pun harus ringan. Manfaat
dari usaha pengendalian bersifat relative dan tergantung dari urgensi kegiatang yang
bersangkutan.

H. KUNCI PENGENDALIAN MANAJEMEN

Beberapa jenis pengendalian dibahas dalam materi ini dan dianggap sebagai kunci
pengendalian manajemen. Pertama ialah pengendalian kuantitas yang bertujuan untuk
menertibkan arus barang atau jasa. Pengendalian kuantitas tersebut diperlakukan terhadap
berbagai lingkup operasional.
Tujuan dari pengendalian kuatitas ialah untuk menyediakan item0item barang secukupnya
degan biaya yang memadai dan selalu tersedia untuk memenuhi permintaan. Kita berusaha
menghindari:
1. Penjualan yang tidak berimbang dengan hanya menjual barang-barang yang mudah dijual
saja.
2. Penjualan barang-barang dari daerah-daerah yang kurang potensinya.
3. Langkanya fasilitas penjualan barang-barang didaerah, termasuk personil penjualan, iklan,
dan usaha-usaha promosi penjualan.
Untuk menyelenggarakan pengendalian kuantitas penjualan barang, akan timbul kesulitan
dalam menetapkan suatu unit kerja yang akan dikendalikan rencana dan hasil operasionalnya.
Kunci kedua dalam pengendalian manajemen ialah pengawasan kualitas. Dengan
meningkatnya perhatian terhadap produk yang  peka presisinya, produk-produk missal dan
produk-produk bebas cacad, perlu diadakan pengawasan terhadap kualitasnya. Untuk
menghidari kesimpangsiuran dalam menafsirkan arti kata pengawasan kualitas, perlu
dikemukakan bahwa perngertian yang sebernanya ialah mengusahakan supaya kualitasnya
memuaskan sesuai dengan tujuan barangnya. Lebih tepatnya ialah:
1. Supaya harga barang konsisten dengan kualitasnya.
2. Hasilnya memuaskan dan dapat dipercaya.
Untuk maksud tersebut juga dapat dilakukan melalui pengawasan dalam bentuk inspeksi.
Inspeksi dilakukan terhadap bagian-bagian atau satuan produk yang harus memenuhi
persyaratan teknis. Apabila seluruh bagia yang diperiksa, ini disebut inspeksi 100%; apabila
hanya sebagian yang diperiksa, ini disebut inspeksi contoh. Pengawasan kualitas dengan
statistic, didasarkan pada teori-teori stastik dan kemungkinan-kemungkinan yang didapat dari
tes hasil contoh, bersifat preventif dan dapat diperbaiki. Itu berarti pengawasan terhadap
kualitas dengan statistic dapat mencegah timbulnya barang-barang cacat.