Anda di halaman 1dari 12

TUGAS 1

MAKALAH PERENCANAAN PESAN BISNIS

UNTUK MEMENUHI NILAI MATA KULIAH


KOMUNIKASI BISNIS

DOSEN :

Dikerjakan Oleh :

NAMA : NURUL HUDHA

NIM : 041352845

FAKULTAS MANAJEMEN

UNIVERSITAS TERBUKA

MAKASSAR

2019
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan atas kehadiran Allah SWT, bermohon kiranya memberikan
taufiq, hidayah, rahmat dan karunianya serta kelapangan berfikir dan waktu, sehingga penulis
dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini. Dengan judul perencanaan pesan bisnis
makalah ini dibuat untuk melengkapi tugas dari dosen pembimbing mata kuliah “Komunikasi
Bisnis”.
Perencanaan pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu
organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan
komunikasi.
Pengarang juga mengucapkan terima kasih kepada rekan dari semua pihak yang telah
berpartisispasi dalam penyusunan makalah ini, sehingga dapat selesai tepat waktu.
Penulis juga menyadari bahwa materi dan teknik yang digunakan masih banyak
kekurangan. Oleh Karena itu kritik dan saran sangat kami butuhkan agar makalah ini lebih
sempurna. Atas kritik dan sarannya diucapkan terima kasih.

Makassar, 18 April 2020

Penyusun
BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi
baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis
(macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.Pesan bisnis yang
efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, karena itu pesan harus
ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang
efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan
komunikasi.
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan
bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan secara
tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-pesan bisnis
merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh
dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan bisnis yang
terrencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini
perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan secara tertulis.
B. Perumusan masalah
1.    Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?
2.    Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?
3.    Apa tahapan dalam proses komposisi?
4.    Bagaimana cara menganalisis audiens?
C. Tujuan pembahasan
1.    Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
2.    Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
3.    Memahami tahapan dalam proses komposisi.
4.    Mengetahui cara menganalisis audiens.
BAB II
PEMBAHASAN

A. Pemahaman Proses Komposisi


Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang
komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk
aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus
melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang
diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para
penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup
mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide
pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang
akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur,
apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi
yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.
2. Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana
mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang
berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata,
kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok
bahasan.
Organisasi dan kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan
kata-kata, kalimat dan pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana
mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi
pesan yang ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur
kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai,
perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya.
Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka
penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana
merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan
bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

B. Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di
hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada
perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah
tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
1. Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang
dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan yang
bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup antara
lain:
1.1 Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah
pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang
akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada
audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting
dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan
atau di teruskan.
1.2 Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi
pesan yang di sampaikan, Apakah mereka mengharapkan keuntungan,  Apakah
harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator, Tanpa mengetahui motif
audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik.
Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka
inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.
1.3 Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi
pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang
relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang relevan
harus di singkirkan atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting
dimasukan dalam pesan pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan
waktupun akan terbuang percuma.
1.4 Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi
dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.
2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Tujuan Komunikasi Bisnis Ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi
informasi, melakukan persuasi, dan melakukan kolaborasi.
2.1 Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan bisnis kepada pihak lain. Untuk menyampaikan pesan bisnis
perusahan menggunakan media komunikasi. Media komunikasi yang digunakan
pun ergantung pada kebijakan perusahaan.
2.2 Melakukan Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering
dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang
lain.
2.3 Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui komunikasi bisnis
suatu perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaan
domestik maupun perusahaan-perusahaan asing. Kerja sama bisnis di belahan
dunia dewasa ini relative mudah seiring pekembangan teknologi komunikasi.

3. Pertimbangan Pengiriman Pesan


Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu
dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :
3.1 Tujuan yang realistis
Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh karena itu jika
seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan secara
realistis.
3.2 Ketepatan waktu
Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan
penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan,
pesan dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala
sesuatu menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
3.3 Ketepatan orang yang mengirimkan pesan
Meskipun semua tugas yang diberikan dapat diselesaikan tanpa bantuan orang
lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang lebih baik dalam
menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
3.4 Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi
Seorang karyawan harus bekerja sesuai dengan tujuan organisasi. Hal ini
memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi didalamnya dapat berjalan
dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh perbedaan persepsi.

C. Analisa Audiens
Langkah berikutnya dalam berkomunikasi dalam dunia bisnis adalah memperhatikan
audiens yang akan dihadapi.
1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Mengembangkan suatu profil audiens memang bukan permasalahan yang
mudah, Terlebih jika audiens adalah orang-orang yang belum dikenal. Berikut adalah
cara mengembangkan profil audiens.
1.1. Menentukan ukuran dan komposisi audiens
Materi dapat dikemas dalam sebuah laporan sederhana kemudian
dipresentasikan kepada para audiens yang jumlanya kecil. Sedangkan audiens
yang jumlahnya banyak, materi dikemas dalam bentuk makalah dengan gaya
pengorganisasian dan penulisan yang lebih formal.
1.2. Siapa audiensnya
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
Biasanya, orang yang berkedudukan tinggi bertindak sebagai pengambil
keputusan. Namun, adakalanya justru orang yang berkedudukan rendah yang
berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tertentu.
1.3. Reaksi Audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
1.4. Tingkat pemahaman audiens
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. Untuk menghindari kritik dan
perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung degnan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan rekomendasi.
1.5. Hubungan komunikator dengan audiens
Audiens yang belum mengenal komunikator harus dapat diyakinkan sebelum
penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan
meyakinkan akan membuat audiens termotivasi untuk menyimak pembicaraan,
sehingga pesan tersampaikan dengan baik.
2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan
informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima
tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:
2.1 Temukan atau cara apa yang diinginkan oleh audiens
Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan
segera memberikan informasi yang diminta,
2.2 Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun
informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
2.3 Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada
yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan
disampaikan oleh audiens.  Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens
bener-bener telah sesuai dengan apa yang di kirim.
2.4 Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-
benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.
2.5 Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens
Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para
audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada
hal tersebut.
3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasinal Audiens
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah
perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami
hambatan/kendala. Ada beberapa cara untuk memuaskan kebutuhan motivasinal
audiens yaitu:
3.1 Mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan
dapat diterima audiens dengan mudah.
3.2 Menggunakan pendekatan berupa argument yang rasional dan pendekatan emosi
audiens.

D. Penentuan Ide Pokok


Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan ide pokok.
Ide pokok dapat memotivasi orang-prang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan
menggabungkan tujuan pengiriman pesan dengan tujuan mereka.
1. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai
kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan
lebih bervariatif, baru dan orisinil. Beberapa tekniknya adalah sebgai berikut:
1.1. Storyteller s Tour Dengan menggunakan tape recorder. Anda mendengarkan dan
menelaah pesan-pesan yang disampaikan dan menemukan ide-ide pokoknya.
1.2. Random List Dengan menulis segala sesuatu yang ada di pikiran Anda, kemudian
susun menjadi kelompok-kelompok, dan temukan butir ide yang penting.
1.3. CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet Memecahkan
masalah dengan menggunakan lembar kerja yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temua (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi
(recommendations) yang akan diberikan.
1.4. Journalistic Approach Pendekatan jurnalistik untuk menentukan ide pokok.
Biasanya menggunakan 5W+1H.
1.5. Question and Answer Chain Menggunakan pendekatan dari sisi perspektif
audiens.
2. Pembatasan Cakupan
Penyajian informasi kepada audiens hendaknya menggunakan kata-kata yang
singkat agar audiens memperhatikan komunikator. Ide-ide pokok yang disampaikan
haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

E. Seleksi Saluran Dan Media


Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar
antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
1. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam
bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap
muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan
memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
2. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya
surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan
dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya
adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
BAB III
PENUTUP

A. Penutup
Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi bahasan
dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena terbatasnya
pengetahuan kurangnya rujukan/referensi yang kami peroleh, hubungannya dengan
makalah ini kami banyak berharap kepada pembaca memberikan kritik saran yang
membangun kepada kami demi sempurnanya makalah ini. Semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

B. Kesimpulan
Perencanaan pesan-pesan bisnis adalah suatu langkah strategis bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan
baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Proses perencanaan pesan-
pesan bisnis diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Pemaham proses komposisi
2. Penentuan tujuan
3. Analisis audiens
4. Penetuan ide pokok
5. Seleksi saluran dan media