Standard Operating Procedure (SOP)

Permohonan Bantuan Dana Kegiatan

No. 005/I1.B01.4/SOP/2014

Kantor Wakil Rektor Bidang Sumberdaya dan Organisasi

Institut Teknologi Bandung
2014
1
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014

KEGIATAN REVISI KE :0
BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014
HALAMAN : 2 dari 9

DAFTAR ISI

I. Unit Kerja Terkait 3

II. Tujuan 3
III. Referensi 3
IV. Pengertian & Batasan 3
V. Prosedur 4
VI. Indikator Keberhasilan 5
VII. Lampiran 5

2
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014

KEGIATAN REVISI KE :0
BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014
HALAMAN : 3 dari 9

I. UNIT KERJA TERKAIT

1. Lembaga Kemahasiswaan (LK)
2. Direktorat Perencanaan (Ditpran)
3. Direktorat Keuangan (Ditkeu)

II. TUJUAN
Tujuan dari SOP ini adalah untuk mengatur alur proses permohonan bantuan
dana kegiatan mahasiswa dan organisasi mahasiswa agar mahasiswa
memahami proses permohonan dana dan kegiatan dapat berjalan lancar sesuai
dengan jadual yang ditetapkan dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini
meliputi identifikasi dari kebutuhan anggaran, pelaksanaan, penetapan
penerimaan bantuan serta laporan kegiatan.

III. REFERENSI

IV. PENGERTIAN & BATASAN

1. PENGERTIAN
1. Kegiatan kemahasiswaan adalah kegiatan yang dilakukan secara
perseorangan maupun kelompok serta organisasi mahasiswa yang
bersifat ko-kurikuler dan ekstra-kurikuler sebagai wahana pembelajaran,
pembentukan karakter, kreativitas, inovasi, latihan kepemimpinan,
manajerial, serta kerjasama sebagai upaya membangun kepribadian
yang bermartabat.
2. Dana Kegiatan Kemahasiswaan, adalah Program bantuan dana kepada
mahasiswa baik secara perseorangan maupun kelompok serta
organisasi kemahasiswaan sebagai usaha untuk meningkatkan kualitas
kegiatan kemahasiswaan.

3
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014

KEGIATAN REVISI KE :0
BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014
HALAMAN : 4 dari 9

3. Direktorat Keuangan merupakan Unit Kerja Pendukung ITB di bawah

Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan
Pengembangan.
4. Direktorat Perencanaan UKP merupakan Unit Kerja Pendukung ITB, di
bawah Koordinasi Wakil Rektor Bidang Keuangan, Perencanaan dan
Pengembangan.

2. BATASAN
1. Proposal kegiatan, uraian singkat mengenai maksud, tujuan dan
anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan.
2. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan yang dimaksud adalah
pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan yang dilakukan oleh
mahasiswa maupun organisasi mahasiswa.

V. PROSEDUR
5.1.Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Dana DIPA ITB)
1. Lembaga Kemahasiswaan mengalokasikan bantuan dana kegiatan
mahasiswa/organisasi mahasiswa melalui Sistem Perencanaan
(SISPRAN).
2. Mahasiswa/organisasi mahasiswa membuat surat permohonan bantuan
dana kegiatan yang ditujukan kepada Lembaga Kemahasiswaan
dilengkapi dengan proposal kegiatan, surat ijin kegiatan yang sudah
disetujui oleh Kepala Lembaga Kemahasiswaan dan nomor rekening
penanggung jawab kegiatan.
3. Proposal kegiatan akan diseleksi oleh Tim Lembaga Kemahasiswaan.

4
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014

KEGIATAN REVISI KE :0
BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014
HALAMAN : 5 dari 9

4. Hasil seleksi proposal bantuan dana akan ditindak lanjuti dengan

diterbitkannya Surat Keputusan (SK) Rektor penerima bantuan bagi
kegiatan yang disetujui sedangkan untuk yang tidak disetujui bantuan
kegiatannya diterbitkan surat pemberitahuan.
5. Setelah Surat Keputusan diterbitkan, Lembaga Kemahasiswaan
melakukan proses pencairan bantuan antara lain :
a. Menyiapkan berkas-berkas pengajuan pencairan (SP2B, kwitansi,
surat permohonan pembayaran dan fotokopi rekening, dll) untuk
ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan
b. Berkas-berkas yang sudah ditandatangani mahasiswa dilengkapi
dengan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat Pertanggung-
jawaban Belanja (SPTB) Daftar Nominatif dan Daftar Rincian
Permohonan Pembayaran diserahkan ke Pejabat Pembuat Komitmen.
6. Setelah lengkap berkas-berkas pengajuan diserahkan ke Direktorat
Keuangan untuk diverifikasi dan diproses pencairan dana ke Kantor
Perbendaharaan Negara (KPN).
7. Kantor Kas Negara akan meproses permohonan dari ITB kalau
disetujui akan diterbitakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
kalau tidak disetujui berkas dikembalikan untuk diperbaiki.
8. Setelah SP2D turun Kantor Perbendaharaan Negara (KPN) akan
mentransfer dana ke rekening penerima bantuan atau melalui
Direktorat Keuangan.
9. Bendahara Lembaga Kemahasiswaan dapat memberitahu kepada
penerima bantuan bahwa dana akan dan telah ditranfer oleh KPN
10. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan
Kegiatan dan Laporan Keuangan serta diserahkan ke Lembaga
Kemahasiswaan paling lambat 14 hari setelah kegiatan dilaksanakan
5.2. Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Bukan PNPB)
1. Lembaga Kemahasiswaan mengalokasikan bantuan dana kegiatan
mahasiswa/organisasi mahasiswa melalui Sistem Perencanaan
(SISPRAN)
2. mahasiswa/organisasi mahasiswa membuat surat permohonan bantuan
dana kegiatan yang ditujukan kepada Lembaga Kemahasiswaan
5
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014

KEGIATAN REVISI KE :0
BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014
HALAMAN : 6 dari 9

dilengkapi dengan proposal kegiatan, surat ijin kegiatan yang sudah

disetujui oleh Kepala Lembaga Kemahasiswaan dan nomor rekening
penanggungjawab kegiatan.
3. Proposal kegiatan akan diseleksi oleh Tim Lembaga Kemahasiswaan
4. Hasil seleksi proposal bantuan dana akan ditindak lanjuti dengan
persetujuan bantuan kegiatan.
5. Bendahara LK selanjutnya memproses surat persetujuan bantuan
kegiatan yang dilengkapi proposal kegiatan dan Form F1.1 serta surat
permohonan pencairan dana ke Direktorat Keuangan.
6. Direktorat Keuangan akan memverifikasi permohonan pencairan dana
apabila disetujui akan dibuatkan ceq untuk dicairkan, apabila tidak sesuai
permohonan dikembalikan lagi ke Lembaga Kemahasiswaan untuk
diperbaiki.
7. Bendahara Lembaga Kemahasiswaan akan memberitahu mahasiswa
dan organisasi mahasiswa untuk segera mengambil dana dengan
mebawa materai secukupnya dan stempel organisasi mahasiswa untuk
melaksanakan kegiatan

6
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014

KEGIATAN REVISI KE :0
BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014
HALAMAN : 7 dari 9

8. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa diwajibkan membuat Laporan

Kegiatan dan Laporan Keuangan dan diserahkan ke Lembaga
Kemahasiswaan paling lambat 7 (tujuh) hari kerja setelah kegiatan
dilaksanakan.

VI. INDIKATOR KEBERHASILAN

1. Terealisasi anggaran sesuai dengan kebutuhan kegiatan mahasiswa dan
organisasi mahasiswa.
2. Tercapainya akuntabilitas pelaksanaan kegiatan.

VII. LAMPIRAN
Lampiran 1 - Borang pencairan dana

7
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014

KEGIATAN REVISI KE :0
BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014
HALAMAN : 8 dari 9

Diagram Alir Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Sponsorship)

Mahasiswa/Org
Lembaga Direktorat
No Prosedur anisasi Donatur
Kemahasiswaan Keuangan
Mahasiswa

1. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa 1

membuat surat permohonan bantuan dana
kegiatan dan proposal kegiatan dan surat
ijin kegiatan yang sudah disetujui oleh
Kepala LK.
2
2. LK memproses Surat Pengantar
permohonan bantuan dana kepada donatur.

3. Donatur akan memproses permohonan tidak 3

bantuan, jawaban disampaikan kepada
Lembaga Kemahasiswaan
Ya
4. Jika disetujui donatur akan mentransfer
bantuan ke rekening ITB Kegiatan 4
Kemahasiswaan

5. LK akan memproses pencairan dana ke 5

Direktorat Keuangan

6. Ditkeu menyetujui proses permohonan

pencairan dana sponsor yang diajukan oleh 6
Lembaga Kemahasiswaan

7. Mahasiswa mengambil dana dan 7

menyerahkan laporan kegiatan

8
Standard Operating Procedure (SOP)

JUDUL : PERMOHONAN BANTUAN DANA NOMOR : 005/I1.B01.4/SOP/2014

KEGIATAN REVISI KE :0
BERLAKU TMT : 12 Nopember 2014
HALAMAN : 9 dari 9

Diagram Alir Permohonan Bantuan Dana Kegiatan (Dana DIPA ITB)

Mahasiswa/Orga Lembaga Direktorat Direktorat Kantor
No Prosedur
nisasi Mahasiswa Kemahasiswaan Keuangan Perencanaan Perbendahar
/PPK Bansos aan Negara

1. LK mengalokasikan bantuan dana melalui 1 1

sispran (Direktorat Perencanaan) dan
menginformasikan bantuan dana kegiatan
tersebut kepada mahasiswa dan organisasi
mahasiswa

2. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa

membuat surat permohonan bantuan dana 2
kegiatan dan proposal kegiatan yang ditujukan
ke Kepala LK disertai fotokopi proposal dan
buku rekening tabungan.

3. LK melakukan seleksi permohonan bantuan tidak

3
kegiatan. Jika disetujui akan dilakukan
Penetapan bantuan kegiatan.
Ya
4. LK membuat Surat Keputusan (SK) penerima
bantuan dari Rektor serta SK Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK) Bantuan Sosial dilengkapi 4
dengan proposal dan surat pernyataan
melaksanakan kegiatan.

5. LK memproses berkas kelengkapan pencairan

bantuan (kuitansi, SP2B, surat permohonan 5
pembayaran) untuk ditandatangani penanggung
jawab kegiatan juga dilengkapi dengan SPP,
SPTB, daftar nominatif, fotokopi rekening dan
DRPP.
tidak
6. LK mengajukan pencairan bantuan dana 6
kegiatan ke PPK Bantuan Sosial.

7. Bila disetujui PPK Bansos memproses Ya

permohonan pencairan bantuan dana kegiatan
7
ke Ditkeu untuk selanjutnya diproses ke KPKN.

8. KPKN akan memproses permohonan dari ITB, 8

bila disetujui akan keluar SP2D, kalau tidak
berkas dikembalikan untuk diperbaiki.

9. LK akan memberitahu Mahasiswa dan

9
Organisasi Mahasiswa bahwa bantuan dana
kegiatan sudah cair lewat rekening.

10. Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa

diwajibkan membuat Laporan Kegiatan disertai
bukti - bukti kuitansi (SPJ) dan diserah kan ke 10
Kantor LK sebagai pertanggung jawaban
maksimal 14 (empat belas) hari setelah
kegiatan selesai.