SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan

desentralisasi. Salah satu pandangan beragumentasi bahwa sistem pengendalian manajemen
harus sesuai dengan strategi perusahaan. Ini menyiratkan bahwa strategi pertama kali
dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan strategi ini
kemudian menentukan desain sistem manajemen perusahaan. Satu perspektif alternatif
mengatakan bahwa strategi muncul melalui eksperimentasi yang dipengaruhi oleh sistem
manajemen perusahaan. Menurut pandangan ini, sistem pengendalian manajemen dapat
mempengaruhi perkembangan strategi. Kedua sudut pandang ini akan dibahas, beserta
implikasinya dalam hal desain dan operasi sistem pengendalian manajemen.

1. Konsep-Konsep Dasar
- Pengendalian
Suatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat-perangkat
untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi,
mengendalikan suatu organisasi adalah jauh lebih rumit dibandingkan dengan
mengemudikan sebuah mobil. Bagian ini akan dimulai dengan menjelaskan proses
pengendalian dalam sistem yang lebih sederhana.
-  Elemen-elemen Sistem Pengendalian
1. Pelacak (detector) atau sensor—suatu perangkat yang mengukur apa yang
sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai (assesor)—suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa
aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector—suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yang
mengubah perilaku jika assesor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan
hal tersebut.
4. Jaringan komunikasi—perangkat yang meneruskan informasi
antara detector dan assesor dan antara assesor dan effector.

- Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh
tingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer,
dengan chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis,
departemen, bagian (section), dan subunit lainnya berada dibawah CEO dalam bagan
organisasi. Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer
diseluruh  tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi
mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan. Terdapat perbedaan yang signifikan antara
proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana:

1. Dalam proses ini, manajemen memutuskan apa yang seharusnya dilakukan oleh
organisasi, dan sebagian dari proses pengendalian adalah perbandingan antara pencapaian
aktual dengan rencana-rencana ini.
2. Seperti halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis.
Beberapa detector dalam organisasi mungkin adalah ahli mekanik, tetapi manajer
seringkali mendeteksi informasi penting dengan mata, telinga, dan indra mereka sendiri.
3. Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antarindividu. Suatu organisasi terdiri
dari banyak bagian yang terpisah, dan pengendalian manajemen harus memastikan bahwa
setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya, suatu kebutuhan yang hanya
ada secara harmonis dengan bagian lainnya.
4. Seorang manajer yang bertindak sebagai assesor mungkin memutuskan bahwa “biaya
yang ada terlalu tinggi” tetapi tidak melihat adanya tindakan mudah atau otomatis yang
menjamin turunnya biaya ke standar  yang diinginkan.
5. Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri; yaitu, pengendalian
tidak dilakukan oleh suatu perangkat pengatur eksternal seperti thermostat, tetapi para
manajer yang menggunakan penilaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi
yang diberikan oleh seorang atasan.

·       Sistem

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan
suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian lagkkah-
langkah berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksudkan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Thermostat dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem.

2.  BATAS-BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengendalian manajemen berada di tengah-tengah antara formulasi strategi dan pengendalian

tugas dalam beberapa hal.  Formulasi strategi paling tidak sistematis, fokus pada jangka
panjang, mempergunakan perkiraan kasar akan masa depan dan proses perencanaan
merupakan hal penting. Pengendalian tugas paling sistematis, fokus pada jangka pendek,
mempergunakan data akurat saat ini dan hal yang lebih penting adalah pengendalian.
Sementara pengendalian manajemen, sekali lagi, terletak diantaranya, dengan menjadikan
pengendalian dan perencanaan merupakan hal yang sama pentingnya. 

·       Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi

anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek
pengendalian manajemen :

-    Kegiatan Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi:

a.    Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

b.    Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

c.    Mengkomunikasikan informasi.

d.   Mengevaluasi informasi.

e.    Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.

f.     Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

-       Keselarasan Tujuan

Masalah pengendalian utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk

bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga
sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi. Keselarasan tujuan (goal
congruence) berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota itu sendiri.
Sistem pengendalian manajemen seharunsnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip
keselarsan tujuan dalam pikirian setiap pribadi.

-       Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke

arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan
pada pelaksanaan strategi. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan
pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

-       Tekanan Finansial dan Nonfinansial

Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan nonfinansial. Dimensi
finansial memfokuskan pada “hasil- hasil” moneter—laba bersih, pengembalian atas modal
dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial—
mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan semangat kerja
karyawan.

-       Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang
telah dipilih. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen pada pengembangan
—baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar, dan keluhan pelanggan) maupun positif
(misalnya pembukaan pasar baru sebagai akibat dari penghapusan peraturan pemerintahan)—
yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategis yang baru. Pengendalian interaktif
merupakan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pengendalian manajemen.

·       Perumusan strategi

Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk
mencapai tujuan-tujuan ini. Strategi merupakan perencanaan besar dan penting. Strategi
menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh
manajemen senior.

-       Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengedalian

manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut.

·       Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan
secara efektif dan efisien.

·       Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dimulai dengan penemuan telepon oleh Alexander Graham Bell di akhir
abad ke-19. Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon.

a.       Akses secara mudah dan cepat

b.      Komunikasi multi-target

c.       Komunikasi berbahaya rendah

d.      Kemampuan menampilkan citra tertentu

e.       Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu