1.

Fungsi fungsi manajemen dalam mengelola room division department dan contohnya
Manajemen merupakan proses untuk mencapai sebuah tujuan suatu organisasi dengan cara
bekerja dalam team. Sebuah proses yang dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan suatu
organisasi dengan cara bekerja dalam team. Manajemen adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap kegiatan organisasi dan penggunaan
sumber-sumber organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dalam melaksanakan fungsi manajemen seorang manager harus dapat melaksanakan
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), directing pengkoordinasian
(coordinating), penempatan karyawan (staffing), pengawasan (controlling), kepemeimpinan
(leadership), evaluasi (evaluating)
a) Perencanaan
Perencanaan adalah penentuan segala sesuatunya sebelum melakukan kegiatan kegiatan
yang sebenarnya. Fungsi perencanaan bagi seorang manajer kantor depan (Room Division
Manager) misalnya, meliputi usaha pemilihan berbagai alternatif tujuan, strategi,
kebijaksanaan, serta taktik yang akan dijalankan. Dengan demikian, keputusan dalam
perencanaan akan mempengaruhi seluruh operasional kantor depan hotel di waktu-waktu
mendatang. Contoh perencanaan dalam Room Divission Department berdasarkan survey di
Hotel Grand Istana Rama yaitu ada tamu yang akan check in di hotel dan pada departemen
Housekeeping merancang perencanaan bagaimana tamu tersebut merasa nyaman ketika
mengunjungi loby hotel dan hal tersebut yang dilakukan adalah melalui perencanaan
pembersihaan area lobby hotel sebelum tamu tiba dan perencanaan penyiapan kamar tamu
sebelum check in. Selain itu seperti misalkan ada tamu group yang ingin check in, jadi
manajemen perlu membuat perencanaan apa saja yang perlu dipersiapkan (data tamu, data
reservasi, dll) agar nantinya tamu tidak merasa jenuh karna menunggu terlalu lama.
b) Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan proses penciptaan hubungan-hubungan di antara fungsifungsi,
baik sumber daya manusia maupun faktor fisik yang kasat mata. Tujuannya agar kegiatan
yang dilaksanakan dapat disatukan dan diarahkan pada pencapaian tujuan bersama. Contoh,
pada Hotel Grand Istana Rama, menerapkan pengorganisasian melalui metode struktur
organisasi. Didalam struktur organisasi mencakup tanggung jawab, kedudukan, dan urain
tugas masing masing karyawan. Jadi manager room division bertanggung jawab dalam
memberikan uraian tugas kepada staff front office dan housekeeping terkait dengan masing
masing departemen dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.
c) Pengkoordinasian
Pengkoordinasian merupakan usaha mensinkronkan, menggabung-gabungkan, menyatukan
berbagai macam kegiatan dalam organisasi demi tercapainya tujuan organisasi. Contoh,
pada Hotel Grand Istana Rama, terdapat koordinasi antara FO dengan HK terkait dengan
tamu yang akan check in di hotel. Berdasarkan informasi dari FO maka HK akan melakukan
prosedur pembersihan kamar. Begitupun sebaliknya, terdapat koordinasi antara HK dengan
FO terkait dengan status kamar yang sudah dicek oleh HK, selanjutnya HK menginformasikan
status kamar tersebut kepada FO agar dapat dijual pada tamu.
d) Penempatan Karyawan
Fungsi manajemen Staffing melibatkan unsur-unsur rekrutmen pelamar dan penyeleksian
untuk mendapatkan yang terbaik bagi jabatan tertentu. Staffing meliputi pula jadwal kerja
 dan jumlah karyawan yang tepat untuk kantor depan sesuai dengan jumlah tamu dan
besarnya operasional hotel (jumlah kamar). Contoh, di Grand Istana Rama dalam
menjalankan operasionalnya membutuhkan lebih banyak staff housekeeping tertutama
pada high season untuk menunjang kegiatan operasional. Perekrutan didasarkan pada
individu yang dianggap mampu (memiliki skill, knowledge dan experience) terkait dengan
HK.
e) Pengontrolan (Controlling)
Pengawasan pada hakekatnya merupakan usaha memberikan petunjuk kepada para
pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai rencana. Karyawan diharapkan membatasi
tindakan-tindakannya dalam mencapai tujuan sehingga tidak menyimpang dari rencana.
Contoh, di Grand Istana Rama terkait dengan controlling yaitu pengawasan terhadap kinerja
pegawai HK ataupun FO.
f) Kepemimpinan (Leadership)
Kepemimpinan dapat muncul karena bakat atau dibentuk oleh lingkungan. Dengan
kemampuan memimpin yang baik, Room Division Manager akan dapat menjalankan
operasional kantor depan hotel dan tata graham sehari-hari dengan lancar dan terprogram.
Contoh, di Grand Istana Kuta menerapakn konsep kepemimpinan dengan asas kebersamaan
dan kekeluargaan dan tidak ada istilah bossman. Dalam hal ini manajer Room Divission yang
mengesampingkan prinsip bossman dan mengutamakan konsep leadership akan
menghasilkan semangat kerja yg baik bagi karyawan sehingga operasionalnnya lancer
g) Evaluasi (Evaluating)
Evaluasi adalah proses akhir dari hasil akhir yang benar-benar telah dicapai atau
dilaksanakan. Dari fakta terlihat jelas apakah suatu pekerjaan atau hasil kerja telah
mencapai sasaran atau belum. Bila hasil akhir ternyata belum sesuai rencana, maka perlu
diadakan revisi atau peninjauan kembali terhadap kelayakan dan feasibilitas rencana
tersebut. Contoh, di Grand Istana Rama, supervisor akan mengecek secara detail dan
mengevaluasi kinerja staff HK dalam hal penyiapan kamar agar nantinya menghindari
complain dari tamu ketika menginap di hotel.

2. Manajemen Yield dari FO dan contoh

Manajemen Yield adalah teknik berdasarkan faktor permintaan dan pasokan (supply and
demand) yang digunakan untuk memaksimumkan keuntungan dengan cara menurunkan harga-
harga demi peningkatan penjualan pada saat bisnis sedang sepi (sedikit permintaan) dan
menaikkan harga bila permintaan tinggi (operasional sedang ramai). Yield Management
dilakukan dengan cara memberikan harga yang tepat kepada konsumen yang tepat dan pada
waktu yang tepat. Harga cenderung naik bila permintaan lebih banyak dari pasokan. Sebaliknya
harga cenderung turun bila permintaan lebih sedikit dibanding pasokan. Penentuan harga
adalah kunci keberhasilan dalam perolehan keuntungan. Contoh manajemen yield di FO yaitu
pada saat low season manajemen perlu menurunkan harga kamar karena tamu sedang sepi.
Penurunan harga dapat dilakukan dengan pemberian special paket ataupun diskon. Sedangkan
pada high season manajemen dapat menaikkan harga dan tetap bisa bersaing dengan
competitor demi mencapai laba yg maksimal.

3. 5 functional competences Manager FO

 a) Mengatur keuangan dalam anggaran (Manage financial performance within a budget)
Anggaran merupakan salah satu komponen penting dalam bisnis perusahaan. manajer FO
biasanya sudah memiliki rincian dan detail akurat terkait dengan system penganggaran di
FO, misalkan reservation (30%), reception (25%), FO Chasier (20%), Telephone Operator
(15%), Information service (7%), dan uniform sevice (3%) sehingga dari pembagian ini,
operasional dapat berjalan lancer
b) Mengelola dan mengadakan persediaan (Manage stock purchase and inventories)
Hal ini terkait dengan kegiatan untuk menjaga jumlah optimum dari produk yang dimiliki.
Dalam hal ini produk yaitu berupa kamar. Jadi manajer FO harus teliti dan cermat dalam
pengelolaan kamar. Diharapkan nantinya keingin pelanggan terkait dengan penyewaan
kamar dapat selalu dipenuhi oleh manajemen sehingga tingkat okupansi kamar tetap tinggi
c) Membangun dan melaksanakan hubungan kerja bisnis (Establish and maintain a business
relationship)
Hubungan kerja bisnis ini dicapai melalui kerjasama antara manajemen dengan stakeholder
(travel agent, restaurant, objek wisata, dll) sehingga dapat meningkatkan laba perushaaan
d) Merekrut , menyeleksi dan memberikan pengenalan staf (Recruit and select staff)
Perekrutan didasarkan pada standar operasional yang berlaku dan karyawan tersebut
memiliki kompetensi, skill, dan pengalaman yang memadai sehingga berhak menjadi
karyawan perusahaan. Manajer nantinya perlu memperkenalkannya dengan karyawan lain
dalam rangka membangun hubungan kerja harmonis.
e) Memantau kinerja staf (Monitor staff performance standards)
Manajemen perlu memberikan beberapa tantangan kepada staff, seberapa baik kinerja staff
dalam melaksanakan tugasnya. Seperti mislakan manajer FO memberikan tugas staff untuk
menghandle tamu group dalam menangani reservasi. Manajer perlu memerhatikan secara
detail

- 5 functional competences Manager HK

a) Mengelola aset fisik (Manage physical assets and infrastructure)
manajemen perlu mengecek secara berkala terkait alat alat dan mesin yg digunakan untuk
operasional khususnya di HK. Manajer serta staff memiliki peran aktif dalam maintenance
alat agar nantinya alat tidak rusak saat akan digunakan.
b) Mengatur keuangan dalam anggaran (Manage financial performance within a budget)
Manajer HK haruslah mampu dalam mengatur keungan dan anggaran agar dapat
menjalankan operasionalnya. Pembagian anggaran di HK misalnya, laundry (30%), room
section (25%), Florist (18%), Linen (15%) dan Public Area (12%)
c) Memimpin dan mengelola sumber daya manusia (Manage the effective use of human
resources)
Manajer HK harus mampu memberikan arahan dan pimpinan yg jelas terkait apa saja yg
perlu dilakukan dan diperhatikan oleh staff. Selain itu manajer harus selalu cermat
menempatkan karyawan sesuai dengan bidang mereka, seperti misalkan staff A ditempatkan
di roomboy,dst
d) Melaksanakan penilaian (Conduct a staff performance assessment process)
 Penilaian yang baik didasarkan kepada prestasi karyawan yang baik pula. Maka dari itu
manajer perlu menganalisis karyawan mana yang memiliki prestasi terbaik dan dari hal itu
dapat diberikan motivasi positif berupa pemberian penghargaan Best Employee
e) Melaksanakan sesi pelatihan (Prepare and deliver training sessions)
Pelatihan bagi karyawan sangatlah penting demi peningkatan mutu dan kualitas karyawan.
Manajer perlu memberikan pelatihan secara berlaka melalui job training atau pelatihan
lainnya demi kemajuan mutu karyawan itu sendiri.