Anda di halaman 1dari 12

MODUL PERKULIAHAN

KOMUNIKASI DAN
ETIKA PROFESI

Komunikasi dalam
Organisasi

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

04
Ilmu Komputer Sistem Informasi W151700005 Hanna Yunita, ST.,MKom

Abstract Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang Diharapkan mahasiswa memahami
Komunikasi dalam organisasi atau dan mampu menjelaskan tentang hal-
perusahaan. hal yang terkait dengan komunikasi
dalam organisasi atau perusahaan.
4.1 Pengertian Komunikasi dalam
Organisasi
Komunikasi dapat diartikan sebagai transfer informasi dari pengirim (komunikator)
kepada penerima (komunikan), dengan tujuan untuk mencapai saling pengertian.
Sedangkan definisi organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerjasama
untuk mencapai tujuan.
Dari definisi tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu organisasi mensyaratkan:
1. Adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu
dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas, seperti pimpinan, staff
pimpinan dan karyawan.
2. Adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi baik yang
komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.
Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi yang terbentuk di dalam organisasi,
dimana proses komunikasi tersebut dipengaruhi oleh struktur hirarki dalam organisasi.

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan
membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu
hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan
sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat
bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup
kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak
harus ada twoway-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik,
untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-
cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Hubungan yang
terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk
memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang
berkelanjutan.
Dalam setiap kepemimpinan organisasi ketika melaksanakan tugas dan kewajibannya
diperlukan pengertian yang sama diantara dua pihak yaitu atasan dan bawahan. Karena hal
tersebut akan lebih memberi dorongan semangat dan gairah kerja untuk dapat
menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang diberikan, artinya mengembangkan suatu
kerja sama demi mewujudkan hasil kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human
Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


2 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator
memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa
mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.
2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada
tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat
dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada
satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai
komunikan.
3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami
dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini
menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak
dapat dikomunikasikan.

4.2 Tujuan Komunikasi dalam


Organisasi
Komunikasi dalam organisasi ditujukan untuk :

 Mensosialisasikan peraturan yang berlaku dalam organisasi


 Mensosialisasikan program kerja organisasi untuk mencapai tujuan organisasi
 Membina hubungan secara hirarki organisasi secara vertikal dan horizontal
 Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan.

Keberhasilan komunikasi dalam organisasi merupakan modal penting untuk menuju


keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan atau sasaran yang sudah ditetapkan.

4.3 Fungsi Komunikasi dalam


Organisasi
Menurut Djoko Purwanto, komunikasi memiliki 2 fungsi penting dalam organisasi, yaitu:

1. Komunikasi memungkinkan orang-orang saling tukar informasi.

2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota organisasi yang terpisah


dari anggota lainnya.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


3 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam
organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi


(informationprocessing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi
berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang
yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam
tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

2. Fungsi Regulatif

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:

1. Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang
memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau
perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada
lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan
perintah banyak bergantung pada:
1. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
2. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
3. Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus
sebagai pribadi.
4. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
2. Berkaitan dengan pesan atau message.
Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan
membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak
boleh untuk dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


4 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan
dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan
laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan
antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan
darmawisata.Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

4.4 Kegiatan-kegiatan Organisasi


Kegiatan organisasi yang secara umum berkaitan dengan hubungan manusia dan
pertukaran informasi adalah :

1. Menetapkan tujuan

2. Membuat dan melaksanakan keputusan

3. Mengukur prestasi kerja

4. Merekrut dan mengembangkan staff

5. Pelayanan pelanggan

6. Negosiasi dengan pemasok

7. Interaksi dengan peraturan yang ada

8. Membuat produk

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


5 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4.5 Pola Komunikasi dalam
Organisasi
Pola komunikasi secara umum yang terdapat dalam organisasi dapat dibedakan ke dalam :

1. Saluran Komunikasi Formal

Merupakan saluran komunikasi yang terjadi dalam organisasi secara formal dan
akan mengikuti struktur organisasi yang ada dengan prinsip pembagian tugas untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Komunikasi formal biasanya berhubungan dengan
masalah kedinasan. Secara umum terdiri dari komunikasi vertikal, horizontal dan diagonal.

2. Saluran Komunikasi Informal

Merupakan kebalikan dari saluran komunikasi formal, yaitu saluran komunikasi yang
tidak mengikuti struktur formal hirarki organisasi. Biasanya terjadi secara spontan sebagai
akibat dari adanya persamaan perasaan, kebutuhan, persamaan tugas dan tanggung jawab.
Komunikasi informal pada pelaksanaannya tidak terikat oleh waktu, ruang dan tempat,
kadang-kadang komunikasi informal lebih berhasil, dan peranannya tidak kalah penting,
karena dapat disampaikan setiap saat, asalkan bermanfaat untuk kemajuan organisasi.
Namun penyampaiannya kurang sistematis, karena pertumbuhan dan penyebarannya tidak
teratur.

Komunikasi informal ini mempunyai hal-hal yang positif, seperti:

a. Bila jalan yang ditempuh melalui komunikasi formal melewati hambatan, dengan
terpaksa digunakan komunikasi informal.

b. Dalam suasana konflik dan penuh ketegangan.

c. Sebagai sarana komunikasi antar personal dalam organisasi.

Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk:

1. Komunikasi Vertikal

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


6 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah
dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan,
dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik. Fungsi komunikasi ke
bawah (Downward communication) digunakan pimpinan untuk:
a. Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai
pelaksanaan kerja bawahan.
b. Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.
c. Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan
organisasi insentif.
d. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan.
e. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.

Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan


memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan terhadap bawahannya. Keberhasilan
organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang
memiliki jiwa kepemimpinan. Kedua hal tersebut merupakan modal utama untuk kemajuan
organisasi yang dipimpinnya.

Fungsi komunikasi ke atas (Upward Communication) digunakan untuk:

a. Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi kerja, saran, usulan, opini


pendapat, permohonan bantuan, dan keluhan.

b. Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan


pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.

c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.

d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun


pekerjaannya. Bawahan tentulah berharap agar ide, saran, pendapat, tanggapan
maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang dada, dan hati terbuka oleh
pimpinan.

2. Komunikasi Horizontal

Bentuk komunikasi secara mendatar, yaitu komunikasi diantara sesama


karyawan. Komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal. Fungsi
komunikasi horizontal atau ke samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai
level yang sama. Komunikasi ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


7 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
elektronik seperti telepon, atau melalui pesan tertulis. Adapun fungsi komunikasi
horizontal ini adalah :

a. Memperbaiki koordinasi tugas

b. Upaya pemecahan masalah

c. Saling berbagi informasi

d. Upaya pemecahan konflik

e. Membina hubungan melalui kegiatan bersama

3. Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari
seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu
tidak berada pada jalur struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh
dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung
kepada pihak lain.

Setiap bawahan dari suatu organisasi tentunya mempunyai motivasi. Adanya


kebutuhan, keinginan, ketegangan, ketidaksenangan dan harapan termasuk ke dalam
motivasi. Sedangkan sebagai pimpinan juga harus dapat memotivasi bawahannya, misalnya
memberikan apresiasi, perlakuan yang adil, dan suasana kerja yang kondusif.

4.6 Peran Manajerial


Pimpinan organisasi tentu memiliki peran manajerial dalam kepemimpinannya,
dimana peran tersebut dapat berpengaruh terhadap internal public (yaitu karyawan atau
anggota organisasi) dan external public (yaitu publik yang berada di luar organisasi dan
bukan anggota organisasi tersebut).

Peran manajerial tersebut adalah:

1. Peran Antarpersonal (Interpersonal Role)

a. Peran sebagai Tokoh (figurehead role)

b. Peran sebagai Pemimpin (leader role)

c. Peran sebagai Penghubung (liaison role)

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


8 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
2. Peran Informasional (Informational role)

a. Peran sebagai Monitor (monitor role)

b. Peran sebagai Penyebar (disseminator role)

c. Peran sebagai Jurubicara (spokesman role)

3. Peranan Memutuskan (Decisional role)

a. Peran sebagai Wiraswasta (entrepreneur role)

b. Peran sebagai Pengendali Gangguan (disturbance handler role)

c. Peran sebagai Penentu Sumber (Resource allocator role)

d. Peran sebagai Perunding (Negotiator role)

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


9 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
4.7 Hambatan dalam Komunikasi
Terdapat beberapa hambatan dalam proses komunikasi termasuk komunikasi dalam
organisasi, sebagai berikut :

1. Hambatan Teknis
Dikarenakan keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi.
Jenis hambatan teknis:
a. Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
b. Kurangnya informasi atau kejelasan
c. Kurangnya ketrampilan membaca
d. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat
2. Hambatan Semantik
Gangguan semantic menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau
ide secara efektif. Definisi semantic sebagai studi atas pengertian, yang
diungkapkan lewat bahasa. Biasanya hambatan semantik timbul karena ada
pengertian yang berbeda untuk satu kata atau istilah yang sama. Sehingga untuk
menghindari miscommunication (salah pengertian) semacam ini diperlukan
pemilihan kata-kata yang sesuai dengan karakteristik komunikannya dan melihat
kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan
atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera
seseorang, dll. Hambatan manusiawi tersebut timbul karena:
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.
Perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, ketrampilan mendengarkan,
perbedaan status, penyaringan informasi, dll.
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi
Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf / anggota
organisasi dan efektifitas komunikasi organisasi.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


10 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Latihan
1. Berikan pendapat anda tentang pentingnya komunikasi dalam organisasi.
2. Apa saja yang menjadi hambatan dalam proses komunikasi
3. Berikan contoh komunikasi vertical dan komunikasi horizontal
4. Sebutkan 4 fungsi komunikasi dalam organisasi menurut Djoko Purwanto
5. Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan
adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi,sebutkan !
1.

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


11 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Daftar Pustaka
1. Sendjaja, Sasa Djuarsa, 1993. Teori Komunikasi, Jakarta, Univ. Terbuka

2. Littlejohn, Stephen, 1996, Theories of Human Communication. Wadsworth Publising


Company Inc. Belmont.

3. Mulyana, Deddy. 2001. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Remaja Rosdakarya,


Bandung.

4. Joseph A. Devito, 1997, Komunikasi Antar Manusia, Professional Books.

5. Effendi, Onong Uhyana, 2009, Ilmu Komunikasi : Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya,
Bandung.

6. Kasali Rhenald, 2007, Sukses Melakukan Presentasi, Gramedia, Jakarta

7. Komala, Lukiati, 2009, Ilmu Komunikasi Perspektif, Proses & Konteks, Dian Rakyat

8. Daryl Koehn., Landasan Etika Profesi. Pustaka Filsafat, Kanisius, Yogyakarta, 2000.

9. Baumer, David, Poindexter, J.C (2002), Cyberlaw and e-commerce, McGraw-Hill, ISBN 0-
07244120-8.

10. Edi Purwono, 2002, Apa Yang Harus Diketahui Oleh Sistem Analis, Penerbit Andi
Yogyakarta, ISBN 979-533-812-9

11. Franz Magnis-Suseno, 1987, Etika Dasar, Penerbit Kanisius, ISBN 979-413-199-7.

12. Steven Covey, 7 Habits of Highly Effective People

2018 Komunikasi dan Etika Profesi


12 Hanna Yunita, ST.,MKom
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id