Anda di halaman 1dari 5

Nama : Williamson

Nim : 041246846

Komunikasi Bisnis

Tugas 3

1. Berikut adalah identifikasi persiapan rapat bisnis dari langkah penyelenggaraan,langkah praktis
penyelenggaraan dan beberapa hal yang harus di perhatikan dalam penyelenggaraan rapat.

Langkah-langkah penyelenggaraan rapat adalah :

(a) Perencanaan dan logistik rapat

(b) Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan
tujuan rapat

(c) Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat pada
tahap perencanaan operasional

(d) Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai
dengan maksud dan tujuan rapat

(e) Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Dalam pada itu kita pun harus memperhatikan apa
yang dinamakan dengan sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting adalah kondisi
di peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan mana yang diselenggarakan untuk mengambil
langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan.

Ada pun langkah-langkah praktis untuk penyelenggaraan rapat adalah :

(a) Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan

(b) Menentukan orang-orang yang akan diundang

(c) Menetapkan waktu penyelenggaraan


(d) Menyusun agenda rapat dan jika ada sejumlah tujuan, sangat penting untuk menyusun prioritas
bahasan rapat

(e) Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat sehingga mereka
bisa mempersiapkan diri dengan baik

(f) Mempersiapkan sarana audiovisual (rupa-rungu) seperti bagan,handput,slide,transparansi start


tayangan PowerPoint

(g) Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir

(h) Hendaknya rapat dibuka dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok masalah dan
membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian masalah yang lebih berat

(i) Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas

(j) Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang memakan waktu

(k) Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan dan rencana aksi
yang disepakati melalui rapat.

Di samping itu, penting bagi kita memperhatikan beberapa permasalahan umum yang biasa ditemui
dalam penyelenggaraan rapat Permasalahan tersebut adalah :

(a) Tidak ada tujuan atau pokok agenda

(b) Tidak ada orientasi sebelum rapat

(c) Lambat memulai rapat

(d) Persiapan yang buruk atau tidak memadai

(e) Melepaskan masalah

(f) Rapat terlalu lama

(g) Tidak terorganisasi

(h) Tidak meyakinkan

(i) Kepemimpinan tidak efektif

(j) informasi yang didiskusikan tidak berhubungan

(k) Membuang-buang waktu

(l) Interupsi
(m) Tidak efektif dalam membuat keputusan

(n) Diskusi bertele-tele, berlebihan, dan menyimpang

(o) Diskusi didominasi beberapa individu

(p) Tidak ada basil atau tindak lanjut yang dihasilkan.

2.Tujuan merupakan pedoman sekaligus panduan yang menetapkan arah perjalanan rapat yang kita
selenggarakan. Tujuan ini menjadi acuan bagi kita misalnya dalam menyusun jadwal atau agenda rapat.
Tujuan ini pula yang bias menjadi panduan bagi pimpinan rapat untuk mengarahkan ke mana
pembicaraan dalam rapat ini kita bawa. Dalam menetapkan tujuan, kita bisa mengajukan pertanyaan-
pertanyaan seperti berikut ini :

(a) apa yang ingin diperoleh dari rapat?

(b) untuk apa rapat kita selenggarakan?

(c) mengapa rapat kita selenggarakan?.

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan tersebut kita dapat merumuskan tujuan penyelenggaraan rapat.


Tujuan tersebut, biasanya dirumuskan dalam bentuk kata kerja aktif, yang berarti diawali dengan kata
kerja yang diberi awalan me.

Bila tujuan telah ditetapkan, maka dengan mudah kita dapat menetapkan :

(a) agenda rapat

(b) peserta rapat

(c) waktu dan tempat penyelenggaraan rapat

(d) susunan acara/skenario rapat

(e) perlengkapan yang diperlukan

Agar rapat yang kita selenggarakan bisa bermanfaat bagi kehidupan organisasi maka penting untuk
memperhatikan hal-hal seperti berikut ini yaitu :

(a) menyebarkan agenda rapa


(b) memiliki tema tertentu

(c) menetapkan dan menghargai waktu untuk memulai, beristirahat dan mengakhiri rapat

(d) tidak ada gangguan barang elektronik

(e) memastikan siapa yang diundang

(f) menjadi wasit dan mengangkat asisten pengatur waktu

(g) tetap mengarah pada sasaran

(h) tindak lanjut

(i) konsisten.

Dalam pada itu, penting untuk menyimak apa yang dikemukakan dalam Harvard Business
Communication yang Commandment of Meeting,karena di dalam nya ada beberapa hal yang penting
kita perhatikan manakala kita merancang rapat bisnis dalam konteks komunikasi bisnis.

Berikut adalah yang termasuk dalam 10 perintah tentang rapat tersebut yang meliputi :

(1) hendaklah tahu waktu

(2) hendaknya jangan lupa pada alasan mama penyelenggaraan rapat yaitu

(a) berkomunikasi

(b) melaksanakan sesuatu

(c) mengambi keputusan

(3) hendaknya diingat golden rule dalam rapat: memuji secara terbuka dan mengkritik secara tertutup

(4) hendaknya tidak menyelenggarakan rapat di luar jam kerja

(5) hendaknya tidak menggunakan tekanan kelompok untuk mencapai kesimpulan


(6) hendaknya tidak menggunakan rapat sebagai saran untuk menghancurkan karir
orang lain

(7) hendaknya menjaga jarak antara kepentingan pribadi dan perusahaan

(8) hendaknya diingat bahwa model terbaik penyelenggaraan rapat adalah demokrasi bukan monarki

(9) hendaknya selalu mempersiapkan agenda rapat yang jelas dan mengedarkan agenda itu sebelum
rapat dilangsungkan.

(10) Hendaknya menghentikan jadwal rapat berkala bila tak ada lagi yang hendak dicapai melalui rapat
berkala tersebut.