ANALISIS KINERJA PADA PROSES BISNIS PT.

TRISAKTI MUSTIKA GRAPHIKA

DENGAN METODE BALANCED SCORECARD

LISTIYANTO PRADONO
A12.2009.03682
UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG

PT. Trisakti Mustika Graphika adalah perusahaan manufaktur bidang security printing
(percetakan dokumen rahasia). Untuk mempertahankan keberlangsungan proses bisnis dan
mengoptimalkan segala sumber daya yang dimiliki, kaitannya dengan peningkatan layanan
kepada konsumen, PT. Trisakti Mustika Graphika menerapkan alur proses bisnis yang seefektif
dan seefisien mungkin agar konsumen dapat dilayani dengan baik. Agar tujuan tersebut
tercapai, PT. Trisakti Mustika Graphika berpedoman pada ISO. Usaha yang dilakukan dalam
pencapaian standar ISO akhirnya berkaitan dengan penyesuaian sistem atau alur bisnis yang
sudah dijalankan oleh PT. Trisakti Mustika Graphika, sehingga agar penyesuaian yang
dilakukan dapat relevan dengan ISO, maka metode Balanced Scorecard diharapkan mampu
memberikan gambaran atau rekomendasi evaluasi alur bisnis dan potensi penggunaan teknologi
informasi demi tercapainya pemenuhan standar ISO.
Keywords: Balanced Scorecard, Analisis Kinerja

1. Pendahuluan Kondisi yang demikian tersebut juga yang

Segala hal yang memiliki value atau hasil dialami oleh PT. Trisakti Mustika Graphika

pasti menerapkan proses tertentu untuk yang notabene adalah perusahaan

mencapai value tersebut. Sama halnya manufaktur bidang percetakan.. Untuk

dengan perusahaan, perusahaan pasti mempertahankan keberlangsungan proses

memiliki proses tertentu untuk mencapai bisnis, kaitannya dengan peningkatan

tujuan perusahaan, sering di sebut dengan layanan kepada konsumen, PT. Trisakti

proses bisnis. Perusahaan masuk dalam Mustika Graphika menerapkan alur proses

kategori baik apabila menerapkan proses bisnis yang seefektif dan seefisien mungkin

bisnis yang sistematis dan kompleks, proses agar konsumen dapat dilayani dengan baik.

yang berurutan dan saling berkaitan, apabila Namun dalam pelaksanaannya, proses bisnis

salah satu komponen proses bisnis tidak tersebut tidak dijalankan dengan optimal.

dijalankan akan menimbulkan resiko Ada komponen yang hanya dijalankan

tertentu. sekedarnya saja, ada komponen yang malah

ditinggalkan. Apabila diambil contoh yang
lebih detail, misalnya bagian marketing, data mentah, perlakuan terhadap data
disana sering terjadi penyimpangan alur yang ada, keterkaitan antara item – item
bisnis. Yang seharusnya order dari yang ada dalam proses bisnis tersebut,
pelanggan akan masuk pada tahap produksi sampai pada hasil penelitian yang
setelah diperhitungkan oleh PPIC, pada diharapkan dapat menjadi rekomendasi,
prakteknya, marketing yang menyimpang demi meminimalisasi permasalahan
dari prosedur menemui PPIC yang lebih yang yang sedang dihadapi dan
cepat diproduksi orderannya. Menurut permasalahan yang berpotensi muncul
pelaku, hal tersebut tidak akan menimbulkan dalam proses bisnis di PT. Trisakti
resiko, namun apabila dilihat dari sudut Mustika Graphika.
pandang yang lebih luas, hal tersebut akan
Tahap – tahap yang disusun dalam
mempengaruhi proses bisnis selanjutnya.
penelitian ini adalah sebagai berikut:
Resiko yang berpotensi muncul adalah
mundurnya jadwal produksi yang lain, a. Mengenal PT. Trisakti
sehingga menimbulkan kekacauan pada Mustika Graphika melalui
PPIC untuk memperhitungkan ulang penjelasan dari HRD
“Production Planning and Control”nya. b. Identifikasi permasalahan
seputar alur bisnis PT.
Sehingga penulis melihat adanya
kebudayaan kerja yang tidak baik pada alur Trisakti Mustika Graphika
bisnis PT. Trisakti Mustika Graphika pada c. Brainstorming dengan bagian
paparan diatas. Dengan menggunakan – bagian yang terkait dalam
pendekatan Balanced Scorecard penulis
alur bisnis
akan mencari apa penyebab tidak sehatnya
kinerja pada alur bisnis tersebut, dan dapat d. Menyusun angket/ kuesioner
ditemukan solusi untuk mengatasi e. Mengolah data yang didapat
permasalahan diatas.
dari hasil brainstorming,
kemudian dibandingkan
2. Metodologi
dengan hasil angket/
Metode analisis yang digunakan kuesioner.
adalah Metode Balanced ScoreCard.
Dan dalam tahap ini akan menerangkan
bagaimana analisis dilakukan, mulai dari
3. Landasan Teori comprehensive view of the
business, includes financial
Balanced Scorecard pada measures that tell the results of
awal diperkenalkan adalah actions already taken,
merupakan suatu sistem complements the financial
manajemen penilaian dan measures with operational
pengendalian yang secara cepat, measures on customer
tepat dan komprehensif dapat satisfaction, internal process and
memberikan pemahaman kepada the organization’s innovation and
manajer tentang performance improvements activities –
bisnis.Kaplan dan Norton telah operational measures that are the
memperkenalkan Balanced drivers of future financial
Scorecard pada tingkat organisasi performance.” [8]
enterprise. Prinsip dasar dari
Pembuatan BSC harus
Balanced Scorecard ini adalah
dimulai dari penterjemahan
titik pandang penilaian sebuah
strategi dan misi perusahaan
perusahaan hendaknya tidak
kedalam sasaran dan tolok ukur
hanya dilihat dari segi finansial
yang spesifik. Para manajer
saja tetapi juga harus
kemudian terus merunuti tolok
ditambahkan dengan ukuran-
ukur tersebut untuk mencapai
ukuran dari perspektif lainnya
sasaran mereka.[8]
seperti tingkat kepuasan
kustomer, proses internal dan Dalam perkembangannya
kemampuan melakukan BSC kemudian dikembangkan
inovasi.[8] untuk menghubungkan tolok
ukur bisnis dengan strategi
Menurut Kaplan dan Norton,
perusahaan. Norton dan Kaplan
Balanced Scorecard didefinisikan
menjelaskan pentingnya memilih
sebagai berikut:
tolok ukur berdasarkan
“…a set of measure that’s keberhasilan strategis dalam
gives top managers a fast but artikel kedua Harvard Bussiness
Review, “Putting the Balanced 2. Mengkomunikasikan dan
Scorecard to Work” (September- mengkaitkan berbagai tujuan dan
Oktober 1993).[8] ukuran strategis.
3. Merencanakan, menetapkan
Dalam artikel ini Norton
sasaran, dan menyelaraskan
dan Kaplan menunjukkan
berbagai inisiatif strategis.
bagaimana beberapa perusahaan
4. Meningkatkan umpan balik
menggunakan BSC. Pengukuran
dan pembelajaran strategis.
yang efektif harus merupakan
bagian yang integral dari proses
manajemen.[8]

BSC merupakan system

manajemen yang dapat
memotivasi berbagai temuan
perbaikan pada area – area
seperti : produk, proses,
pelanggan, dan pengembangan
produk.[8]

Balanced Scorecard lebih

dari sekedar sistem pengukuran
taktis atau operasional.
Gambar 2.2 : Framework umum
Perusahaan yang inovatif
Balanced Scorecard [1]
menggunakan scorecard sebagai
sistem manajemen strategis,
untuk mengelola strategi jangka Balanced score card
panjang dan menghasilkan proses merupakan suatu sistem
manajemen seperti:[8] manajemen, pengukuran, dan
1. Memperjelas dan pengendalian yang secara
menerjemahkan visi dan strategi. cepat,tepat, dan komprehensif
dapat memberikan pemahaman
kepada manajer tentang
performance bisnis. Balanced Perusahaan-perusahaan yang
scorecard juga kerap inovatif telah menggunakan BSC
dianalogikan dengan “dashboard sebagai sistem manajemen
mobil atau cockpit pesawat strategis untuk mengelola strategi
terbang” untuk menggambarkan mereka dalam jangka
bagaimana seorang “pengemudi panjang.Ketika perusahaan telah
organisasi” perlu diberi data yang menyusun inisial BSC, mereka
realtime, akurat, dan relevan harus segera memasang
dengan tujuan “kendaraan scorecard tersebut kedalam
organisasi” tersebut. [1] sistem manajemen. Para manajer
di Amerika percaya bahwa

KOMPONEN BALANCED SCORECARD  scorecard memungkinkan mereka

untuk menjembatani gap utama
Perspektif  Perspektif 
yang ada diperusahaan: antara
Keuangan    Pelanggan 
pengembangan dan formulasi
Mengukur hasil  Fokus terhadap 
tertinggi yang  kebutuhan  strategi dengan proses
dapat diberikan  kepuasan  implementasinya. Menurut
kepada    pelanggan, 
pemegang  termasuk pangsa  Kaplan dan Norton, dari
sahamnya  pasarnya 
pengalaman dilapangan ditemui
Perspektif  Pembelaj. &  penyebab eksistensi gap tersebut,
Internal    Berkembang  yang diuraikan kedalam empat
Memfokuskan  klasifikasi,[1] yaitu:
Memperhatikan 
perhatiannya 
langsung bisnis 
pada kinerja 
seluruh sukses 
kunci proses 
mendatang orang‐
internal yang    orang dalam 
mendorong 
organisasi dan 
bisnis 
infrastruktur  
perusahaan 

Gambar 2.3 :Komponen

Balanced Scorecard [1]
 b. Marketing.

Permasalahan yang muncul :

1. SDM

a) Marketing tidak bisa melakukan

negosiasi dengan pelanggan, mengenai
spesifikasi, jadwal pengiriman, dll.
b) Marketing tidak bisa memunculkan
forecast order.
Gambar 2.4 : Empat klasifikasi
hambatan implementasi strategi [1]
2. Metode
4. Analisis
a) Antar marketing tidak ada koordinasi.
b) Marketing tidk mengetahui jadwal/
4.2 Analisis Dengan Metode
production planning yang disusun oleh
Brainstorming, Narasumber : Dian
Fitriawan, SE Kepala HRD PT. PPIC.
Trisakti Mustika Graphika c) Marketing tidak mengetahui

4.2.1 Identifikasi Permasalahan Inti keseluruhan tugas dan tanggung

jawab/ porsi kerja.
a. Proses bisnis keseluruhan.
d) Tidak ada feedback jika marketing
Permasalahan yang muncul:
tidak menjalankan/ meninggalkan
- Rencana produksi yang tidak prosedur.
jelas
e) Head marketing tidak melakukan
- Jadwal penggunaan mesin dan control atas pekerjaan bawahannya.
jadwal maintain yang tidak
teratur 3. Lingkungan

- Kontrol antar bagian (gudang a) Iklim kersama dan koordinasi yang

dan produksi) jarang dilakukan kurang.

- Head antar bagian tidak saling c. Produksi.

memberikan informasi atau
berkoordinasi 1. SDM

a) Kurang koordinasi pada tiap – tiap

bagian.
2. Metode dokumen sebagai alat untuk

a) Kurang dalam control dan menjalankan bisnisnya, dengan

pengawasan kegiatan demikian PT. Trisakti Mustika
produksi. Graphika harus benar – benar
3. Lingkungan mempersiapkan sistem marketing

a) Iklim kerja tidak yang matang dan dapat

mendukung untuk focus pada menghasilkan order secara
satu proyek produksi. berkelanjutan. Pelanggan tidak
akan segan menjadi pelanggan
setia apabila proses bisnis internal
d. PPIC
yang diterapkan oleh PT. Trisakti
1. Metode
Mustika Graphika mampu
a) Planning PPIC tidak meminimalisasi segala hal yang
sesuai target.
berpotensi membuat pelanggan
b) PPIC belum melakukan
pengukuran kapasitas ( memunculkan komplain, sehingga
sequal time, man-power, ketepatan waktu dan kualitas
kapasitas mesin ).
barang tetap terjaga.
c) PPIC lost control dalam
pengadaan dan
4.3.2 Produk dan Pelayanan
penggunaan bahan baku.
Dalam menentukan bahan baku
yang digunakan, bagian PPIC
melihat pada spesifikasi yang
4.3 Analisis Dengan Pendekatan Teori diminta oleh pelanggan. Kualitas
Audit Manajemen Inovasi bahan yang digunakan juga
4.3.1 Optimalisasi Pasar dan disesuaikan dengan opsi harga
Pelanggan yang disetujui. Ada beberapa
Pasar yang dibidik oleh PT. spesifikasi yang memiliki opsi
Trisakti Mustika Graphika adalah harga, ada yang hanya memiliki 1
perusahaan - perusahaan atau varian saja, hal tersebut tidak lepas
organisasi yang dalam aktivitasnya dari komitmen untuk menjaga
membutuhkan dokumen – kualitas barang yang dihasilkan.
 4.3.3 Pemetaan kondisi internal PT. 3. PPIC memiliki data yang akurat
Trisakti Mustika Graphika mengenai kapasitas produksi, dan data
pada tabel Audit Manajemen tersebut selalu diperbarui.
Inovasi 4. PPIC menentukan batasan (kapasitas
produksi) dan diberitakan kepada
Marketing.
5. Marketing memperhitungkan order
dengan batasan kapasitas produksi
yang dibuat oleh PPIC.

b. Pengembangan produk
PPIC mempertimbangkan
pengadaan bahan baku, kualitas
Gambar 4.8 : Skema Audit Manajemen
standar dengan potensi waste banyak
Inovasi [2]
dan waktu produksi lama, atau kualitas
tinggi dengan kemungkinan waste
sedikit dan waktu produksi lebih cepat,
a. Peningkatan proses
berdasarkan nilai order, deadline
Berdasarkan hasil
pengiriman, dan kapasitas produksi
brainstorming dengan Bapak Awang,
yang digunakan.
Kepala Bagian PPIC, dengan didukung
dari haril brainstorming dengan staff
c. Kapabilitas baru
Bagian Marketing dan Produksi,
Kapabilitas baru yang
proses bisnis PT. Trisakti Mustika
harus dikembangkan
Graphika akan lebih optimal apabila:
agar kinerja pada alur
1. Order yang diterima bagian PPIC di
bisnis dapat berjalan
rinci lebih detail oleh bagian
optimal adalah sebagai
Marketing.
berikut:
2. Marketing memliki alur proses sendiri,
1. Bagian
untuk menentukan antrian order yang
Marketing
akan diserahkan kepada PPIC.
memiliki alur
 bisnis tersendiri
sebelum masuk ke
bagian PPIC.
2. PPIC
menentukan
Tabel 4.4 : Pemetaan Audit Manajemen
batasan kapasitas Inovasi pada BSC
produksi yang Pembe
selalu diperbarui. lajaran
Finansia Pelang Proses 
dan  
3. Pengadaan l  gan  Bisnis 
Pertum
bahan baku buhan 
Peningka
ditentukan tan  v     v    
berdasarkan nilai proses 
Pengemb
order. angan  v     v    
produk 
Kapabilit
      v  v 
as baru 
4.4Penerapan Audit Manajemen Inovasi Pengemb
Ke dalam BalancedScorecard angan     v       
pasar 
4.4.1 Pemetaan Komponen Audit Perubah
an           v 
Manajemen Inovasi ke dalam
strategik 
Balanced Scorecard

Berdasarkan analisis
dengan menggunakan pendekatan
Dari pemetaan diatas, maka
audit manajemen inovasi,
aspek – aspek yang dimiliki oleh
kemudian hasil tersebut dipetakan
audit manajemen inovasi
diaplikasikan kedalam BSC,
selanjutnya akan diteruskan oleh
dengan gambaran umum sebagai
BSC setelah dikelompokkan sesuai
berikut: (Tabel 4.1 dan Gambar 4.9
dengan aspek yang diteliti dalam
)
BSC yaitu Financial,Pertumbuhan
dan Pembelajaran, Proses Bisnis,
dan Pelanggan.
 dengan matang akan
mengakibatkan kekacauan pada
bagian gudang dan produksi.
Disisi lain juga potensi
pengambilan keputusan untuk
menerima atau menolak order
yang palig ideal adalah dari data
– data yang dimiliki oleh PPIC,
Gambar 4.9 : Komponen
BSC PT. Trisakti Mustika seperti data antrian produksi,
Graphika data kapasitas mesin, data man
power. Marketing paling tidak
dapat menentukan estimasi
waktu pengiriman barang jadi
4.5.2 Balanced Scorecard dilihat dari
yang paling ideal dan
4 perspektif
mempertimbangkan juga order
a. Perspektif Finansial yang datang dari marketing lain,
Kaitannya dengan proses sehingga PPIC dapat dengan
bisnis, koordinasi yang baik mudah membuat penjadwalan
antar marketing dapat produksi.
mempengaruhi sisi financial
b. Perspektif Pelanggan
perusahaan menjadi lebih efektif
atau malah menjadi buruk. Hal PT. Trisakti Mustika

terebut dapat terjadi bilamana Graphika adalah perusahaan

order yang diterima oleh yang sebagian besar proses

marketing sudah mendapat bisnisnya berorientasi pada

persetujuan dan siap untuk pelanggan. Pelanggan bisa

masuk kedalam proses produksi, mengajukan spesifikasi order

sehingga proses purchasing sesuai dengan kebutuhannya.

bahan baku juga akan berjalan. Pelanggan juga berhak

Apabila system yang saling mengusulkan waktu barang

berkaitan tersebut tidak disusun order harus dikirim, sehingga

 perlu diterapkan koordinasi penjadwalan produksi dapat di
yang sangat matang antara PPIC minimalisasi.
dan marketing yang dalam hal
d. Perspektif Pembelajaran &
ini bertindak sebagai Pertumbuhan
penghubung terdekat antara
Pemahaman karyawan
pelanggan dengan perusahaan,
tentang job description yang
karena permasalahan yang biasa
harus dilaksanakan oleh
muncul pada perspektif ini
karyawan sangat penting
adalah mengenai kurang
dilakukan oleh manajemen.
matangnya negosiasi waktu
Karena karyawan merupakan
kirim.
panjang tangan dari manajemen,
c. Perspektif Proses Bisnis sehingga harus betul – betul

Dalam perspektif proses memahami tugas dan tanggung

bisnis, PPIC mengambil peran jawabnya. Disisi lain, bekal

terbanyak. Karena PPIC pengetahuan yang dimiliki oleh

notabene memang bertugas karyawan harus memenuhi

mengukur segala hal yang standar atas posisinya sebagai

berkenaan dengan proses bisnis karyawan sesuai dengan

perusahaan, khususnya pada bidangnya. Bekal pengetahuan

sector produksi. PPIC harus karyawan yang sudah

mengukur dengan tepat melampaui batas standar pun

mengenai kapasitas mesin perlu penyegaran, training atau

produksi, Sequal Time, dan Man seminar yang direkomendasikan

Power. PPIC juga harus diharapkan mampu

melakukan kontrol terhadap meningkatkan ketrampilan

ketersediaan bahan baku dan karyawan.

penggunaan bahan baku.

Apabila pengukuran dan kontrol 5. Kesimpulan
sudah mencapai kondisi yang
ideal, maka melesetnya Berdasarkan pembahasan dari
bab I sampai bab IV, maka dapat diambil
beberapa kesimpulan yaitu alur bisnis computer sebagai alat bantu
yang diterapkan oleh PT. Trisakti dalam bekerja. Selain itu, training
Mustika Graphika sudah baik, hanya saja
juga bertujuan untuk membekali
tidak berjalan dengan baik karena
terganjal oleh faktor SDM, sehingga karyawan agar karyawan dapat
diperlukan usaha untuk mendidik SDM memahami error yang terjadi dan
agar dapat menjalankan tugasnya dengan
dapat melakukan penanganan
baik, usaha pengembangan SDM dapat
berupa : awal.
4. Pemanfaatan teknologi informasi
1. Pengarahan dan training pada
yang relevan dengan PT. Trisakti
masa percobaan (3 bulan pertama)
Mustika Graphika adalah
secara optimal terhadap karyawan
Production DSS, Sistem informasi
baru, agar karyawan baru
order, dan CRM.
mengetahui apa saja yang menjadi
tugas dan tanggung jawabnya
6. DAFTAR PUSTAKA
sebagai karyawan.
2. Training berkala untuk karyawan Yuwono Sony, Edy Sukarno, & Muhammad
senior yang bertujuan untuk Ichsan, 2004, “Petunjuk Praktis
penyegaran informasi tentang Penyusunan Balanced
bidang/ posisinya dalam Scorecard”,Gramedia,Jakarta
perusahaan, sehingga karyawan
[2] Gaspersz Vincent, 2012, “All in One
dapat mengembangkan skill Management Toolbook”,Gramedia,Jakarta
sesuai bidangnya masing –
[3] Kaplan, Robert S. dan A. A.
masing. Dan Training untuk Atkinson, Advanced Management
karyawan harus memiliki Accounting,
frekuensi yang tepat, agar tidak New Jersey, Prentice Hall, Inc., Edisi
terlalu sering atau terlalu lama. ketiga,1998
3. Karyawan yang sebagian besar [4] Kaplan, Robert S. dan David P.
waktunya bekerja menggunakan Norton, The Strategy Focused Organization:
How
komputer harus mendapatkan
training mengenai Teknologi Balanced Scorecard Companies
Thrive in the New Bussiness Environment,
informatika dasar, supaya
karyawan dapat mengoptimalkan Massacusets, Harvard Business
Review, 2001

[5] Prakarsa, Wahyudi, “Sistem

Pengukuran Kinerja - Pendekatan
Kontemporer”,

Diskusi Nasional, Jakarta,1994

[6] Kaplan, R. and D. Norton, The

Balanced Scorecard: translating vision into
action,

Harvard Business School Press,

Boston, 1996.

[7] Kotler,Philip, (2006), Dasar –

dasarManajemenPemasaran.EdisiBahasa

Indonesia, Jakarta : PT.Binarupa

Aksara

[8] Sunarto Agus, A Hasibuan Zainal,

2007, “Model Perencanaan Strategis..”,
Jurnal SI MTI UI Vol.3, Jakarta