Anda di halaman 1dari 3

JOB SCOPE PEMBANTU TADBIR

Lapor kepada : Pengurus Pentadbiran, Penolong Pegawai Pentadbiran

Jabatan : Pentadbiran

Sikap dan Adab

1. Menjalankan sepenuhnya tanggungjawab seorang Penghantar Notis.


2. Sentiasa memberi salam dengan sopan kepada anggota syarikat dan orang luar.
3. Sentiasa menghormati anggota syarikat yang lain dan orang luar.
4. Tidak mendedahkan apa-apa rahsia dan makluman dalam syarikat kepada orang luar tanpa
kebenaran dari Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengurus Pentadbiran.
5. Ringan tulang dan sentiasa boleh bekerjasama dengan semua anggota dalam menjalankan
aktiviti syarikat.
6. Sentiasa menepati masa dan waktu bekerja dari 8.30 pagi hingga 5.30 petang.

Kehadiran

1. Menghadirkan diri mengikut jadual kerja yang telah ditetapkan.


2. Bersedia untuk menghadirkan diri ke tempat kerja atas arahan Ketua Pegawai Eksekutif.
3. Permohonan cuti hendaklah dibuat dalam masa 3 hari bekerja. Sekiranya kurang, ia akan
dianggap sebagai EL (emergency leave) dan akan menjejaskan pemarkahan KPI.

Pakaian

1. Sentiasa berpakaian formal dan kemas sepanjang berada di pejabat.


2. Sentiasa menjaga kebersihan diri dan penampilan diri.
3. Sentiasa menjaga penampilan diri Ketika berurusan dengan pihak luar, agensi atau jabatan
kerajaan bagi menjaga imej syarikat.
4. Sentiasa memakai kasut, berstokin dan berseluar slak warna gelap Ketika membuat
penghantaran surat.

Cuti Tahunan Anggota

1. Menguruskan rekod cuti tahunan semua anggota dan memfailkan borang permohonan cuti
dan surat berkaitan cuti dan kedatangan pekerja.
2. Melengkapkan urusan permohonan cuti tahunan semua anggota untuk kelulusan oleh
Pengurus dan Ketua Pegawai Eksekutif.
3. Menyediakan rumusan bulanan cuti setiap bulan bagi rujukan semua pekerja berkenaan baki
cuti masing-masing.
4. Menyediakan rumusan cuti terkumpul yang terperinci kepada Pengurus Kewangan untuk
tindakan selanjutnya.
5. Mengemaskini rekod cuti pekerja yang diluluskan untuk makluman semua pekerja di papan
kenyataan pejabat.
Pentadbiran

1. Membantu dalam penyediaan dan pengurusan dokumen serta fail bagi Mesyuarat Ahli
Lembaga Pengarah yang dijalankan setiap tahun.
2. Mengurus dan merekodkan semua surat/ dokumen masuk/ keluar serta memfailkan ke
dalam fail-fail berkaitan termasuk membuat salinan yang mencukupi untuk edaran kepada
pegawai-pegawai yang memerlukan tindakan segera bagi surat tersebut.
3. Membuat pengkelasan surat/ dokumen di bahagian pentadbrian mengikut kategori
(terbuka/ sulit/ rahsia). Mengawasi pergerakan fail-fail sulit pentadbiran serta memastikan
isi kandungannya terjamin rahsia dan semua surat atau dokumen sulit disimpan dengan teliti
dan rapi dalam fail yang telah dikelaskan berdasarkan kategori masing-masing.
4. Menyediakan dan mewujudkan fail-fail pentadbiran yang diperlukan dari masa ke semasa.
5. Menjaga bilik stor pejabat dan barang-barang sulit di dalam stor seperti fail dan barang alat
tulis serta percetakan di samping memantau urusan keluar masuk barang di stor oleh
pekerja-pekerja.
6. Menguruskan, menyediakan surat/dokumen, menaip surat serta memo kepada pekerja
berdasarkan arahan pengurus pentadbiran.
7. Menyediakan salinan borang-borang penting syarikat dan memastikan borang tersebut
sentiasa dikemaskini dar masa ke semasa.
8. Memfailkan setiap dokumen pentadbiran/surat jabatan kerajaan/memo/surat
pekeliling/maklumat peribadi pekerja.
9. Mengendalikan semua panggilan telefon yang diterima setiap hari, menyaring panggilan
telefon pelanggan, menangani segala pertanyaan dan pesanan dengan baik dan membuat
sambungan kepada jabatan yang dikehendaki.
10. Membantu urusan pelantikan pekerja baru seperti urusan fail peribadi dan kelengkapan
dokumen atau surat yang diperlukan oleh syarikat daripada pekerja tersebut.
11. Menguruskan pendaftaran kursus/seminar/bengkel pekerja yang terlibat ke acara tersebut
seperti Yuran kursus, pengesahan kehadiran dan penginapan sekiranya diperlukan.
12. Membantu pengurus/pegawai pentadbiran dalam urusan pentadbiran berdasarkan arahan
dari masa ke semasa.
13. Menyambut dengan baik semua tetamu, pelanggan serta rakan majikan yang hadir
berurusan di pejabat.
14. Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan dari masa ke masa dan memberikan
khidmat sokongan dalam semua aktiviti yang dijalankan oleh syarikat.

Kehadiran Anggota

1. Mengemaskini senarai anggota yang cuti didalam group Whatsapp ‘INFO PPMSB’.
2. Menyediakan 'punch card' seluruh anggota kerja PPMSB/TKI/TKB/pelajar praktikal setiap
bulan.
3. Membantu pekerja operasi menguruskan permohonan 'Overtime' dengan menyediakan
borang serta membuat salinan 'punch card' sebagai lampiran.

Lain-Lain Hal

1. Sentiasa bersedia menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengurus Pentadbiran.


2. Membuat penyediaan makan dan minum bagi setiap mesyuarat yang diadakan di pejabat.
3. Menguruskan pembelian barang pantry setiap hujung bulan.
4. Menguruskan pembelian barang alat pejabat/keperluan pejabat setiap awal tahun dan
memantau stok alat tulis pejabat yang utama dan penting.