AUDIT MANAJEMEN

AUDIT ATAS KETERLAMBATAN PRODUKSI

di Pabrik Tekstil Milik PT Serat Sutra

Oleh:
Herdhita Akhiruddin 0910230079
Ari Mubiyantoro 0910233063

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2012
Malang, 24 Mei 2012

No : 033/KAP/V/2012
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth. Direktur Utama PT. Serat Sutra
Ny. Shri Utami
Di Tempat

Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil milik
PT Serat Sutra untuk periode tahun 2006. Audit kami tidak dimaksudkan untuk
memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya
kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya
mencakup bidang Keterlambatan Produksi yang dimiliki (terjadi pada) PT. Serat Sutra.
Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya
guna), dan efektivitas (hasil guna). Audit atas Keterlambatan Produksi di PT. Indojewel
yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pelayanan yang
ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai
perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih
ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan
kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang
telah terjalin dengan baik.
KAP & Management Consultant
Rawiatmaja & Partener

Tn. Pram Sanjaya

 BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG

Nama Perusahaan : PT Serat Sutra

Jenis Usaha : Pabrik Tekstil

Gambaran Umum Perusahaan:

PT Serat Sutra awalnya adalah pabrik tenun traidisional dengan fasilitas produksi
berupa Alat Tenun Bukan Mesin (ATBN). Ny. Shri Utami adalah generasi terakhir dari
penggunaan ATBN di pabrik ini. Mulai tahun 1995 perusahaan ini secara total
meninggalkan ATBN untuk produksi komersialnya dan menggunakan teknologi modern
dengan investasi yang cukup besar. Pcnggunaan ATBN hanya digunakan untuk
menghormati pendahulunya, sehingga budaya menenun di kalangan keluarga tidak hanya
tinggal sejarah.
Perusahaan mampu mengakumulasikan laba sebesar Rp 3,5 triliun dalam lima
tahun terakhir.

Susunan Direksi Perusahaan:

Direktur Utama : Ny. Shri Utami
Direktur Pemasaran : Tn. Hendro Sukantja
Direktur Akuntansi dan Keuangan : Ny. Trini Ray

Tujuan Dilakukan Audit:

1. Menilai kecukupan prosedur Produksi Tekstil yang digunakan dalam penyelengaraan
operasional perusahaan.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Proses Produksi Tekstil yang dimiliki
perusahaan.
3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan Proses Produksi yang ditemukan.
Permasalahan Umum Perusahaan:
Permasalahan perusahaan ini baru muncul di tahun 2006, di mana keluhan
pelanggan meningkat begitu tinggi terutama disebabkan pemenuhan pesanan yang selalu
terlambat. Sebagai akibat dari kcterlambatan ini juga terjadi pembatalan pesanan dan
beberapa pelanggan di kawasan Timur Tengah bahkan menunda pembayaran sebagai
jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya. Di samping itu, di dalam
negeri, pasar juga mengalami penurunan karena permasalahan yang sama. Perusahaan
tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai dengan
kebutuhan. Hal ini berdampak pada kinerja perusahaan di mana dua tahun terakhir ini laba
mengalami penurunan cukup signifikan.
Terjadi pembatalan pesanan sebesar 15% dari Rp 750 miliar total pesanan
pelanggan di Timur Tengah dan 10% dari 575 Miliar total pesanan pelanggan di kawasan
Eropa selama tahun 2006. Di samping itu pasar di dalam negeri mengalami penurunan
sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu yang mencapai 525 Miliar.
Arus kas juga sedikit terganggu belakangan ini, karena berkurangnya penerimaan
perusahaan dan terjadinya pembatalan pesanan dan penurunan daya serap pasar di dalam
negeri menyebabkan terjadinya kehilangan potensi pendapatan sebesar 209,375 miliar.
Dengan asumsi margin 22,5% seperti yang terjadi saat ini, perusahaan telah kehilangan
lebih dari 47 miliar potensi laba kotor.
Hasil pertemuan para direksi menemukan bahwa tidak ada masalah dengan
kapasitas produksi dan perawatan mesin. Fasilitas produksi juga bekerja selama waktu
yang ditentukan dalam kapasitas normal 85%. Bahkan di gudang menumpuk beberapa
jenis barang yang menunggu untuk dikirirn kepada pelanggaan.
Audit Pendahuluan
Dari audit pendahuluan, diperoleh informasi umum sebagai berikut:
1. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil
untuk memenuhi persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat
minimum untuk menjaga stabilitas keuangannya.
2. PT Serat Sutra menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang
berbeda. Bahan baku sebagaian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak
tersedia cukup di dalam negeri.
3. Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah
untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-
rata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam
negeri.
4. Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas
produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra dan 4.750 meter
untuk kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki,
perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh.
5. Pengendalian kualitas produk dimulai dari pengendalian bahan baku (input), proses
produksi dan penanganan produk jadi (output).
6. Produksi disusun brdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi
pengolahan bahan yang tersedia.
 BAB II
KESIMPULAN AUDIT YANG DIDUKUNG DENGAN TEMUAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan,
kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:
1. Tujuan produksi telah dirumuskan secara tertulis adalah untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan dalam kuantitas, kualitas, dan waktu pengiriman yang tepat dan harga
bersaing.
2. Berdasarkan kebijakan bisnis perusahaan, pengiriman barang sudah dilakukan paling
lambat dalam waktu 7 hari sejak pesanan diterima.
3. Jadwal produksi tcrintegrasi dengan jadwal penerimaan bahan baku.
4. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala
bagian yang berbeda.
5. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan
perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari
pelanggan.
6. Laporan biaya kualitas terdokumentasi dengan baik dan digunakan sebagai umpan balik
dalam peningkatan kualitas produk.
7. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi,
pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya
keterlambatan produksi.

Kriteria:
1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana pcnjualan yang secara ketat
menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis
produk.
2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan.
a. Biaya persediaan, di mana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan
untuk setiap jenis barang,
b. Biaya penyetelan (setup) mesin,
c. Upah lembur, dan
 d. Pengangguran sumber daya.
3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan:
a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap di lokasi pabrik
6 jam sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk
dioperasikan.
c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan
diterima.
4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.
5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.
6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang
diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak
mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

Penyebab:
1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (temtama untuk produk berbahan dasar
sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering
terlambat. Dari catatan penerimaan bahan tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan
baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi,
2. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk
memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik,
walaupun belum waktunya untuk diproses.
3. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.
4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang
sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah
ditetapkan.
5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan
dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan.

Akibat:
1. Karena keterlambatan pengiriman bahan baku, proses produksi hanya mampu mencapai
kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai
dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan.
2. Terjadi penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.
3. Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih
diperbaiki, yang berakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari.
4. Pesanan pelanggan yang mendadak, menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang
terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.
5. Jika terjadi perubahan pesanan dari pelanggan, proses produksi terhambat rata-rata 18
jam dalam 1 minggu.

Pejabat yang bertanggung jawab:

Direktur Produksi

N
Kondisi
o
1 Dari catatan penerimaan bahan
tahun 2006 rata-rata terjadi
kekurangan bahan baku
sebanyak 15% dari kebutuhan
produksi,
2 Produksi tetap dilakukan
walaupun belum waktunya
untuk diproses.
3 Perusahaan sulit memenuhi
pesanan yang mendadak dari
pelanggan
4 Pada saat beberapa komponen
mesin dibutuhkan sering belum
siap karena masih diperbaiki
5 Perusahaan sulit memenuhi
pesanan pelanggan yang
mengalami tambahan
(perubahan)
Daftar Ringkasan Temuan Audit
Kriteria
Jadwal produksi harus terintegrasi dengan
a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku
sudah tersedia dan siap di lokasi pabrik 6 jam
sebelum proses produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu
dalam keadaan siap untuk dioperasikan.
c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling
lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.
Jadwal produksi harus mampu meminimumkan:
a. Biaya persediaan, di mana persediaan maksimum
5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis
barang,
b. Biaya penyetelan (setup) mesin,
c. Upah lembur, dan
d. Pengangguran sumber daya.
Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan
tingkat penggunaan kapasitas produksi.
Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada
fungsi-fungsi yang lain.
Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis
tentang perubahan jadwal produksi yang
diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan)
pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana
Penyebab
Perencanaan kebutuhan bahan baku
perusahaan (teutama untuk produk
berbahan dasar sutra yang masih
diimpor) sering tidak tepat, sehingga
kedatangan bahan baku sering
terlambat.
Karena proses produksi harus
berjalan terus, supervisor
memerintahkan untuk
Jadwal produksi tidak disesuaikan
dengan terjadinya pemesanan dari
pelanggan yang sifatnya mendadak,
sehingga belum termasuk dalam
jadwal produksi yang telah
ditetapkan.
pemeliharaan mesin tidak selalu tepat
dengan jadwal penggunaannya.
Jadwal penerimaan bahan baku dan
perbaikan fasilitas produksi tidak
disesuaikan dengan terjadinya
Akibat
Karena keterlambatan pengiriman
bahan baku, proses produksi hanya
mampu mencapai kuantitas 90% dari
produk yang dibutuhkan untuk
memenuhi pesanan pelanggan sesuai
dengan jadwal pengiriman yang telah
ditetapkan.
Terjadi penumpukan persediaan rata-
rata sampai 15% untuk produk
nonsutra.
Pesanan pelanggan yang mendadak,
menyebabkan tertundanya
pengiriman barang yang terjadwal
rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.
Terjadinya waktu tunggu rata-rata 1
jam dalam setiap hari.
Jika terjadi perubahan pesanan dari
pelanggan, proses produksi terhambat
rata-rata 18 jam dalam 1 minggu.
produksi dan pengiriman yang telah terjadwal. perubahan pesanan dari pelanggan.
 BAB III
REKOMENDASI

Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan ditemukan beberapa kelemahan yang
harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan tersebut
diantaranya yaitu:
1. Keterlambatan pengiriman terjadi karena keterlambatan proses produksi.
2. Keterlambatan proses produksi terjadi karena belum adanya kesesuaian antara:
a. Perencanaan kebutuhan dan pembelian bahan baku yang belum tepat.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi yang kurang sesuai.
3. Penumpukan persediaan terjadi karena jadwal produksi yang kurang sesuai.
4. Belum adanya prosedur tertulis untuk perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh
adanya tambahan (perubahan) permintaan pelanggan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai

koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki
kelemahan tersebut.

Rekomendasi:
Perusahaan dapat melakukan langkah-langkah perbaikan atas kelemahan dalam proses
produksi antara lain dengan:
1. Perusahaan perlu menyusun jadwal produksi dengan menyesuaikan antara bagian
produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah
terjadinya keterlambatan produksi.
a. Pembelian bahan baku perlu disesuaikan dengan pesanan pelanggan atau dengan
memprediksi pesanan yang sering dipesan oleh pelanggan sehingga dapat
menyesuaikan rencana pemesanan bahan baku termasuk estimasi jadwal pengiriman
bahan baku terutama untuk bahan impor, sehingga bahan baku dapat tepat waktu
digunakan untuk proses produksi.
b. Ada baiknya perusahaan melakukan pemeliharaan fasilitas produksi seperti mesin
sesuai dengan kapasitas produksi. Perusahaan perlu menentukan waktu yang tepat
untuk melakukan pemeliharaan berkala mesin-mesin produksi agar tidak terjadi
ketidaksiapan mesin saat akan digunakan untuk proses produksi. Selain itu, karena
 operator mesin dan bagian pemeliharaan dikendalikan oleh orang yang berbeda,
diperlukan juga adanya penyesuaian jadwal di antara keduanya.
2. Jika integrasi antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas
produksi telah dapat disesuaikan dengan baik, perusahaan dapat menerapkan sistem
produksi secara just in time dengan hanya memproduksi barang sesuai dengan pesanan
pelanggan sehingga meminimalkan penumpukan persediaan yang dapat menyebabkan
meningkatnya biaya persediaan.
3. Perusahaan perlu membuat pedoman tertulis mengenai kemungkinan perubahan jadwal
produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan pelanggan yang mendadak.
Perusahaan sebaiknya selalu siap terhadap kemungkinan-kemungkinan penambahan
atau perubahan pesanan pelanggan yang terjadi secara mendadak dengan
mempersiapkan juga bahan baku serta dapat memanfaatkan kapasitas mesin yang masih
menganggur sebagai antisipasi perubahan pesanan tersebut.
4. Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi atas prosedur yang telah dilaksanakan
sebagai tolak ukur dari keberhasilan dan ketepatan produksi, baik dalam hal waktu,
kuantitas, maupun kualitas produk.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada
manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan akan
terjadi akibat yang lebih buruk pada pelaksanaan proses produksi perusahaan di masa
mendatang.
 BAB IV
RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya
meliputi masalah Keterlambatan Produksi PT Serat Sutra untuk periode tahun 2006. Audit
kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Proses
Produksi, petugas yang bertanggung jawab mengelola, serta aktivitas produksi itu sendiri.