Anda di halaman 1dari 7

Nama : Dea Sri Mulyati

NIM : 18812141021
Kelas : Akuntansi A 2018

SIKLUS SDM DAN PENGGAJIAN PADA PERUSAHAAN ALPHA OMEGA


ELECTRONIC

Diagram Konteks Siklus SDM dan Penggajian

Deskripsi Naratif :

Dalam diagram konteks siklus SDM dan penggajian terdapat lima sumber utama input,
yaitu :

a. Departemen MSDM
Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan
perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan atau informasi-
informasi terkait perubahan penggajian.
b. Berbagai Departemen
Departemen-departemen memberikan data mengenai jam kerja actual para pegawai. Data
tersebut digunakan dalam menghitung gaji para pegawai.
c. Pegawai
Para pegawai mengajukan perubahan terkait potongan yang mereka tentukan secara
bebas (misalnya iuran untuk dana pension). Saat waktu penggajian, departemen
penggajian akan memberikan cek gaji kepada para pegawai.
d. Badan Pemerintahan
Petugas pemerintahan memberikan informasi mengenai tingkat pajak dan instruksi untuk
memenuhi ketentuan pemerintahan. Sedangkan departemen penggajian akan
menyerahkan pajak penggajian dan laporan pajak kepada badan pemerintahan.
e. Perusahaan Asuransi serta Perusahaan Lainnya
Perusahaan asuransi dan perusahaan lain memberikan instruksi agar menghitung dan
membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran pajak.

Dalam diagram konteks di atas, cek menjadi output utama sistem penggajian. Para
pegawai menerima cek gaji individu sebagai kompensasi atas jasa mereka. Cek penggajian
dikirim ke bank dengan tujuan untuk mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum
perusahaan ke rekening penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen
pemerintah, perusahaan asurandi dan perusahaan lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan
(seperti, pajak dan premi asuransi).
Diagram Arus Data Tingkat 0 Siklus SDM dan Penggajian

Deskripsi Naratif :

Dalam siklus penggajian terdapat 5 aktivitas dasar, yaitu :

1. Memperbarui Data Induk


Aktivitas pertama dalam siklus penggajian melibatkan pembaruan database induk
penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal,
seperti perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau
perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu
diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk
asuransi.
Departemen MSDM bertanggungjawab untuk memperbarui database penggajian
untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan
departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan potongan
penggajian lainnya ketekia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit
pemerintahan dan perusahaan asuransi. Catatan-catatan terkait perubahan database
penggajian disimpan dalam database Tarif Pajak dan Potongan, Data Induk Penggajian,
dan Buku Besar Umum.
Pada aktivitas ini perusahan menerapkan pengendalian 6 terkait pemisahan tugas
secara tepat dan pengendalian akses sistem penggajian dan pengendalian 7 terkait
pengecekan validitas ke seluruh transkasi-transaksi perubahan penggajian dan laporan
pemeriksaan manajer departemen atas seluruh perubahan terhadap pegawai di
departemennya.

2. Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran


Pengumpulan data waktu dan kehadiran pegawai bergantung pada status bayaran
pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, perusahaan akan
menggunakn kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai
setiap harinya. Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap (seperti manajer dan staf
professional) sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu.
Perusahaan juga menggunakan kartu jam kerja untuk mencatat data secara
mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu mereka. Data pada
tiket waktu tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja di antara
berbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi. Data waktu dan kehadiran
yang tervalidasi selanjutnya dikirim ke proses menyiapkan penggajian oleh departemen
penggajian.
Pada aktivitas ini perusahan menerapkan pengendalian 8 terkait otomatisasi data
sumber untuk mengurangi risiko kesalahan tidak diinginkan dalam pengumpulan data
waktu dan kehadiran.

3. Menyiapkan Penggajian
Urutan dalam menyiapkan penggajian adalah pertama, transaksi penggajian diedit
dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai. File
transaksi penggajian yang disortir kemudian digunakan untuk menyiapkan cek gaji
pegawai. Untuk setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi yang
terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Untuk pegawai yang bekerja
berdasarkan jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah dan segala premi yang
berlaku untuk lembur atau bonus tersebut ditambahkan. Bagi pegawai tetap, gaji kotor
adalah pecahan dari gaji tahunan, dimana pecahan tersebut menunjukkan lama periode
bayaran.
Berikutnya, seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan
untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Potongan
penggajian dibagi ke daalam dua kategori umum : potongan pajak gaji (pajak penghasilan
negara) dan potongan sukarela (seperti, iuran dana pensiun dan premi asuransi) .
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan
gaji bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian diperbaarui.
Berikutnya, daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register)
mencantukan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih. Daftar ini
berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening
pengecekan penggajian perusahaan. Daftar potongan memuat potongan-potongan
sukarela lainnya bagi setiap pegawai.
Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek ini biasanya menyertakan
sebuah laporan pendapatan yang memuat jumlah gaji,kotor, potongan, dan gaji bersih
untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori. Ketika setiap
transaksi penggajian diproses, sistem juga mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun-
akun buku besar umum yang sesuai.
Sistem penggajian menghasilkan laporan mendetail. Beberapa dari laporan
tersebut untuk penggunaan internal dan petugas-petugas pemerintahan.
Pada aktivitas ini perusahan menerapkan pengendalian 9 terkait pengendalian
integritas pemrosesan dan pemeriksaan pengawasan atas daftar penggajian dan laporan
lain.
4. Mengeluarkan Penggajian
Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar
penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer
dana dari rekening pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya.
Voucher pencairan tersebut ke udian digunakan untuk memperbarui buku besar.
Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan
dan menandatangani cek gaji yang diberikan kepada pegawai dan cek penggajian kepada
bank.
Pada aktivitas ini perusahan menerapkan pengendalian 10, yaitu terkait
pembatasan akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap mesin tanda tangan cek,
pemeriksaan seluruh cek penggajian secara periodic,pemisahan rekening bank
penggajian, pemisahan tugas, dan mempersempit akses atas database induk penggajian,
dll.

5. Mengeluarkan Pajak dan Berbagai Potongan


Informasi yang diperlukan dalam proses ini dioeroleh dari database tarif pajak
dan potongan, gaji pegawai dan pada data induk penggajian dan buku besar umum.
Setelah penghitungan pajak dan potongan dilakukan dan telah telah diperiksa
kebenarannya, maka selanjutnya departemen penggajian akan menyerahkan pajak dan
laporan penggajian ke petugas-petugas pemerintah, menyerahkan cek dan laporan kepada
perusahaan asuransi, dan memberikan laporan kepada berbagai departemen. Catatan-
catatan mengenai pennghitungan dan pengeluaran pajak dan potongan akan disimpan ke
dalam database data induk penggajian dan buku besar umum.
Para atasan harus membayar pajak Social Security sebagai tambahan terhadap
jumlah potongan dari cek gaji pegawai. Hukum pemerintah pusat dan negara bagian juga
menghendaki para atasan untuk mengontribusikan persentase tertentu dari setiap gaji
kotor pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum, untuk dana asuransi kompensasi
pengangguran pusat dan negara bagian.
Sebagai tambahan terhadap pengeluaran terkait pajak yang wajib, para atasan
bertanggungjawab untuk memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan dari cek gaji
pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan secara tepat waktu ke entitas yang sesuai.
Pada aktivitas ini perusahan menerapkan pengendalian 11, 12 dan 13 yaitu terkait
otomatimasi pengeluaran dana ketika penggajian diproses agar pembayaran dapat
dilakukan secara tepat waktu dan pengendalian integritas pemrosesan pengendalian,
seperti pengecekan cross-footing dan total batch untuk meminimalkan risiko ketidak
akuratan.