Anda di halaman 1dari 22

KATA PENGANTAR

Assalamu‘alaikum wr. wb.


Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT. Karena atas limpahan rahmat dan
karunia-Nya jualah sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini.
tepat pada waktunya tanpa adanya hambatan yang berarti. Terima kasih yang sebesar-
besarnya kami ucapkan kepada guru pembimbing, dan teman-teman yang turut membantu
baik langsung maupun tidak langsung dalam penyelesaian makalah ini.
Kami menyadari bahwa makalah yang kami sajikan saat ini masih jauh dari kesempurnaan.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan demi kesempurnaan
makalah-makalah selanjutnya.

i
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.......................................................................................................... i
KATA PENGANTAR........................................................................................................ ii
DAFTAR ISI...................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN
       1.1 Latar Belakang...................................................................................................... 1
       1.2 Rumusan Masalah................................................................................................. 1
       1.3 Tujuan................................................................................................................... 1
       1.4 Manfaat................................................................................................................. 1
BAB II PEMBAHASAN
       2.1 Pengertian Perlengkapan Kantor............................................................................ 2
       2.2 Jenis-jenis Perlengkapan Kantor............................................................................ 2
`      2.3 Perlengkapan Kantor............................................................................................. 2
       2.4 Keuntungan dan Kerugian Perlengkapan Kantor................................................... 6
       2.5 langkah pengadaan............................................................................................... 9   
       2.6 Inventarisasi kantor............................................................................................... 8
       2.7 penghapusan barang.............................................................................................. 13
       2.8 laporan perbekalan................................................................................................ 17
BAB III PENUTUP
       3.1 Simpulan............................................................................................................... 19
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................... 19

ii
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


     Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta
menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini
pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan
target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun
peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka.
      Perlengkapan  kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap
perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap
kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian
produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan
kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
      Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta
fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan
harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.
1.2 Rumusan Masalah
1.      Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?
2.      Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
3.      Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?
4.      Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?
1.3 Tujuan
1.      Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2.      Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
3.      Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4.      Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.
1.4 Manfaat
1.      Mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2.      Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor
3.      Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4.      Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

1
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR


Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan
memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat  dicapai secara
efektif dan efisien.
Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
1.            Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
2.            Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
3.            Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan
4.            Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.

2.2 JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR


Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun
barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
1.   Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a.       Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. 
Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas
dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap),
tinta, blangko surat, dan sebagianya.
b.      Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan
tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter,
pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.
2.      Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

2.3  PERLENGKAPAN KANTOR


1.      Bekal Kantor benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. 
Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam
pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai.  Misalnya: Kertas, Karbon,Pita, Tinta, Lem,
Penssil Warna, Tipex, Double tip, Solasi, Spidol, karet penghapus, pensil, pulpen, Karton,
Bufalo dan lain sebagainya.

2
2.      Peralatan Kantor adalah alat alat kecil yang digunakan untuk membantu menyelesaikan
tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis
dipakai. Contohnya :
a.         Gunting (shear)
b.        Penjepret kawat (stapler)
c.         Paper clip
d.        Penggaris
e.         Cutter
f.         Pelubang kertas
3.      Mesin Kantor adalah rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor.
Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari
penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:
a.    Mesin Tik
b.    Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang
yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah penghitungan.
Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll
c.    Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen.
Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer
d.   Mesin label (labeling machines)
e.    Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
f.     Mesin penomor (numbering machines)
g.    Komputer.
4.      Perabot Kantoradalah benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk
melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah
dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan
betah berada di kantor.Misalnya: Meja,  kursi, lemari, rak buku/lemari arsip, meja
computer, hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto), bunga dan vas bunga,
akuarium, lampu-lampu hias,  jam dinding, dan benda-benda lain yang dapat mendukung
kenyamanan sebuah kantor.
5.  Pesawat Kantor semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan
komunikasi.  Misalnya
a.    Interkom
b.    Telepone

3
c.    Handphome
d.   Switch board
e.    Dictaphon
f.     Telek
g.    Faksimile
h.    Internet
i.      Sosial Media ( Facebook, Twitter, BBM, yahoo,dll).
Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranyasebagai berikut:
1) Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien
2) Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor
3) Meningkatkan produktivitas kerja
4) Mempercepat proses pekerjaan.

6.      Alat Peraga Bantu Peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi yang
diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan pendengar/peserta
yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan
praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.
a.      Fungsi alat bantu peraga
1.    Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi);
2.    Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;
3.    Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;
4.    Menimbulkan perhatian;
5.    Mendorong untuk berpikir dan bertindak;
6.    Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan
lancar dan mudah.
b.      Ruang lingkup alat bantu peraga
Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga
yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:
1)      Tape recorder;
2)      Video tape recorder;
3)      Radio;
4)      Televisi, dan lain-lain.

4
Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:
1)      Slide projector;
2)      Film strip;
3)      Movie film;
4)      Over head projector (OHP).
Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:
1)      Chalk board;
2)      Flip chart;
3)      White board;
4)      Flannel graph;
5)      Grapik;
6)      Formulir;
7)      Buku, dan lain-lain

2.4 KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR


Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;
1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2. Menghemat tenaga dan waktu.
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan
pengawasan.
4. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
5. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
6. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
7. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
Kerugiannya yaitu:
1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
3. Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih
mereka.
4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.

5
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi
kerusakan.

2.5 LANGKAH PENGADAAN


2.5.1 Pengertian pengadaan barang
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan kantor untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Cara pengadaan perbekalan kantor tidaklah sama, karena tergantung dari
kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan. Dalam mengadakan perbekalan kantor, selalu
diawali dengan perencanaan. Perencanaan lebih ditekankan pada perencanaan kebutuhan
perbekalan, rencana biaya, keadaan inventaris pada tahun sebelumnya, dan memperhitungkan
pegawai yang ada. Rencana kebutuhan sebaiknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun
anggaran, bersamaan itu pula disusun rencana biaya uang digunakan untuk biaya-biaya
pengadaan,penytimpanan, penyaluran, penginventarisasian dan pemelirahaan, sehingga tidak
ada kegiatan yang tertinggal dalam perhitungan biaya yang diperlukan. Dalam penyusunan
rencana anggaran harus selalu diperhitungkan harga pasaran yang berlaku serta harga
pembelian tahun lalu sebagai perbandingan. Pada waktu menyusun perencanaan perbekalan,
perlu memperhatikan :
a. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b. Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan.
c. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang
disediakan.
d. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional.
e. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor.
f. Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Untuk barang habis pakai, perencanaannya sebagai berikut :
a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana
kegiatan.
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap
bulan.
c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan
kemudian menjadi rencana tahunan.
Untuk barang tak habis pakai :
a. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dipakai.

6
b. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan dengan memperhatikan
standar yang telah ditentukan.
c. Memperkirakan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan
penyusunan rencana pengadaan tahunan.

Langkah-langkah dalam pengadaan perbekalan kantor adalah :


a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
b. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang.
c. Surat diserahkan ke bendahara.
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala.
e. Apabila sudah disetujui, diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
barang yang dibutuhkan.
f. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji.
g. Kalau sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang
dan penerimaan barang.
h. Sesudah dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian
atau unit yang membutuhkan.
Langkah-langkah pengadaan perbekalan kantor di beberapa perusahaan atau instansi.
a.       Len Industri (Persero) Bandung
1) Membuat daftar permintaan barang lengkap dengan kode material
2) Pemeriksaan stock barang di gudang
3) Penandatanganan ke Kabag Produksi dan Material
4) DPB diserahkan ke bagian logistik untuk pemberian harga barang dan pemeriksaan
lainnya
5) Setelah DPB diperiksa, diserahkan ke bagian pembelian untuk mengurus
pembelian barang yang dibutuhkan
6) Barang disimpan di gudang
7) Pihak gudang segera menyiapkan bahan untuk pengiriman barang kepada pemesan
b.      Pusat Pengembangan Teknologi Mineral Bandung
1) Petugas memeriksa barang yang diperlukan sesuaikan dengan klasifikasinya
2) Menyusun surat permohonan ke gudang
3) Bagian gudang memeriksa barang yang diperlukan
4) Bendahara memeriksa kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan dana yang tersedia
5) Meminta perserujuan dari pimpinan

7
6) Setelah disetujui baru melakukan pembelian
7) Bon diserahkan kembali ke bendahara, untuk disampaikan ke bagian gudang
8) Melakukan pemeriksaan barang
9) Penyimpanan barang di gudang disampaikan ke bagian atau unit yang memesan
DAFTAR KEBUTUHAN PERBEKALAN
Daftar ini berisikan dan menunjukkan tentang rencana kebutuhan perbekalan kantor dalam
periode tertentu. Daftar kebutuhan ini biasanya dibuat dalam periode bulanan, triwulan,
semester dan tahunan, tetapi umumnya disesuaikan dengan keseluruhan anggaran dalam satu
tahun.  
INVENTARIS DAN PELAYANAN PERBEKALAN
1.       Inventaris Perbekalan Kantor

2.6 INVENTARISASI KANTOR


2.6.1 Pengertian Inventarisasi Kantor
a. Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama – nama
barang milik instasi.
b. Menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan atau penyusunan
daftar barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan.
Inventarisasi perbekalan kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan
melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana
mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Ketentuan dan cara tersebut
didasarkan kepada pedoman yang telah ditetapkan Menteri Keuangan di bidang inventasrisasi
barang-barang milik negara yang tercantum dalam surat keputusan No. KEP-225/MK/4/1971
tanggal 13 April 1971, yang merupakan pengaturan pelaksanaan dari Instruksi Presiden No. 3
tahun 1971 tentang Inventarisasi Barang-Barang Milik Negara. Pengadministrasian barang
inventaris dilakukan dalam :
 Buku induk barang inventaris, adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris
yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di
lingkungannya dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai
segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.
 Buku golongan barang inventaris, adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan

8
klasifikasikan dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya
dilakukan setelah pencatatan barang tersebut ke dalam Buku Barang Inventaris.
 Buku catatan barang non inventaris, adalah buku tempat mencatat semua barang non
inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor
Buku Induk dan Golongan Barang Inventaris digunakan untuk mencatat barang
inventaris yang tidak habis pakai, sedangkan barang habis pakai dicatat dalam buku Catatan
Barang Non Inventaris.

2.5.2 Tujuan Inventarisasi


a.       Untuk mengetahui kekayaan suatu instasi, kantor, dan perusahaan
b.      Untuk menjaga penghematan
c.       Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit
d.      Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti
e.       Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan, atau
instansi.

2.      Prosedur Permintaan dan Pencatatan Penerimaan Barang


a.       Langkah-langkah permintaan barang
-          Unit atau bagian mengajukan kebutuhan barang ke bagian gudang atau logistik dengan
surat atau bon permintaan barang
-          Bagian gudang memeriksa dan menyiapkan barang-barang sesuai dengan yang diminta
dalam bon
-          Apabila tersedia, barang tersebut diserahkan dan bon permintaan barang ditandatangani,
baik oleh bagian gudang maupun oleh unit yang meminta barang
b.      Langkah-langkah pencatatan penerimaan barang
Biasanya sebelum barang yang dibeli diterima, pihak pengirim terlebih dahulu memberi
tahu kepada pihak penerima, bahwa barang akan tiba pasa waktu, jumlah dan speifikasi
tertentu. Dengan pemberitahuan tersebut, maka pihak penerima akan mempersiapkan segala
sesuatunya, baik tenaga, tempat maupun tata cara penerimaan. Langkah pencatatannya
sebagai berikut :
a.       Pada saat barang tiba, petugas penerima segera melakukan pemeriksaan, baik secara fisik
maupun administratif. Penerima harus memeriksa tentang nama barang, jumlah, model,
ukuran, kualitas dan lain-lain sesuai dengan yang tertulis dalam surat pengantar barang.

9
b.      Apabila sudah cocok, petugas penerima membuat berita acara pemeriksaan dan bukti
penerimaan barang. Bukti tersebut dibuat rangkap.
c.       Setelah selesai dibuat, kemudian ditandatangani, baik oleh pengantar barang maupun
penerima barng. Kemudian satu set (rangkap) diberikan lagi kepada pengantar atau pengirim
barang.
d.      Selanjutnya bagian gudang atau penerima harus melakukan :
-     Mencatat data dari barang-barang tersebut (jenis, jumlah, dan asal barang)
-     Mencatat barang ke dalam buku persediaan barang atau buku inventaris
-     Menyimpan dan meletakkan barang tersebut di tempat yang tersedia atau gudang sesuai
dengan jenis, sifat dan jangka waktu penyimpanan
-     Menyerahkan barang kepada unit atau bagian yang memesan
-     Membuat laporan kepada atasan dan instansi fungsional baik triwulan, tahunan insidental
tentang barang yang terjadi di gudang.

PENDISTRIBUSIAN

Pendistribusian yaitu kegiatan menyalurkan, mengeluarkan atau mengirimkan barang-


barang dari gudang ke unit atau bagian yang memesan. Pengeluaran barang tersebut meliputi
pengeluaran untuk pemakai, peminjam, perbaikan, penghapusan atau ke gudang lain.
Langkah-langkah pengiriman barang adalah sebagai berikut :
1.          Pengeluaran harus berdasarkan pada surat atau bon permintaan atau surat perintah dari
atasan.
2.          Meneliti kuantitas dan spesifikasi barang yang akan dikeluarkan.
3.          Meneliti dan memeriksa barang yang ada untuk memenuhi permintaan.
4.          Mencatat mutasi barang pada kartu barang.
5.          Mencatat pengeluaran barang pada buku pengeluaran dan buku persediaan barang.
6.          Membuat Berita Acara penyerahan barang dari gudang kepada pemesan setelah
ditandatangani oleh kedua belah pihak yaitu pihak yang menyerahkan dan pihak pemesan.
7.          Menyerahkan barang berikut dokumennya.
8.          Membuat laporan kepada atasan langsung.

PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN

10
1.      Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang
untuk menampung hasil pengadaan barang, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau
yang diperoleh dari bantuan. Barang yang akan disimpan dapat dikelompokkan menjadi :
a.       Disimpan dalam proses pemakaian
b.      Disimpan, kemudian disalurkan ke tiap satuan kerja meneurut ketentuan dan kebijaksanaan
pimpinan
c.       Disimpan sementara tanpa pembongkaran, kemudian meneruskan barang tersebut ke
alamat yang dicantumkan pada label peti kemasan
Mengingat jangka waktu penyimpanan, maka bagian penyimpanan hendaknya sudah
mengetahui dan menetapkan dimana barang akan diletakkan. Misal :
a)      Barang yang cepat dikeluarkan, diletakkan di lokasi yang dekat dengan pintu keluar
b)      Barang yang paling lambat dikeluarkan diletakkan di lokasi yang lebih dalam
c)      Barang yang disimpan untuk persediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian
sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu
Penyimpanan harus dikelola dengan baik agar tercapai efektifitas dan efisien dalam
penggunaan tenaga, biaya dan tata kerja.
Oleh karena itu dalam pelaksanaan penyimpanan, perlu memperhatikan hal-hal berikut :
a.       Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
b.      Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan
c.       Sifat barang yang disimpan
d.      Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
e.       Jangka waktu penyimpanan (barang yang datang lebih dulu keluar lebih dulu)
f.       Prosedur dan tata kerja
g.      Tenaga yang diperlukan
h.      Biaya yang harus disediakan
Adapun cara penyimpan barang-barang perbekalan kantor adalah :
a)      Barang disimpan berdasarkan klasifikasi
b)      Barang disimpan pada tempat yang cukup memadai
c)      Barang disimpan dalam keadaan bersih
d)     Barang disusun dengan rapi dengan kode yang telah ditetapkan agar mudah mencari atau
dikeluarkan
e)      Barang disimpan dalam ruangan yang cukup udara untuk menghindarin kelembaban
f)       Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

11
g)      Barang yang dikeluarkan lebih cepat disimpan dibagian depan, sebaliknya yang
dikeluarkan dalam kuruin waktu yang lama disimpan dibagian belakang
h)      Pastikan barang yang disimpan di tempat yang terkunci, untuk menghindari barang hilang
i)        Pastikan barang yang disimpan telah dihitung dan dicatat dalam buku barang dan buku
persediaan
2.      Pemeliharaan dan perawatan
Hal lain yang harus diperhatikan dari pengeloaan perbekalan kantor adalah
“Pemeliharaan”, yaitu kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam
keadaan baik atau siap untuk dipakai. Bagaimana cara mengatur barang yang disimpan dalam
gudang terhindar dari kerusakan karena hama, hilang, pembungkus kurang baik,
penyimpanan yang tidak teratur, kadaluarsa, susut dan lain sebagainya. Setiap barang
mempunyai cara pemeliharaan tersendiri, di antaranya :
a.       Menurut kurun waktu
1.      Pemeliharaan sehari-hari. Dilaksanakan oleh pegawai yang menggunakan barang tersebut
dan bertanggung jawab atas barang itu.
2.      Pemeliharaan berkala. Dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, pelaksanaannya dapat
dilakukan sendiri atau dengan bantuan pihak tertentu.
b.      Menurut jenis barang
1.      Barang bergerak. Dilakukan tiap hari atau secara berkala. Yang termasuk di dalamnya
adalah : alat kantor, kendaraan bermotor, dan sebagainya.
2.      Barang tidak bergerak. Pemeliharaan dapat dilakuakan tiap hari atau berkala. Dilakukan
tiap hari untuk mencegah kerusakaan dan menjaga kebersihan serta mencegah pemborosan.
Agar pemeliharaan dan perawatan itu dapat dilakukan dengan baik perlu ditunjang oleh alat-
alat atau perlengkapan pemeliharaan itu sendiri. Jenis alat-alat tersebut, diantaranya :
a.       Map
b.      Filling cabinet
c.       Ordner
d.      Almari barang
e.       Rak besi
f.       Kotak disket
g.      Penghisap debu
h.      Lap atau kemoceng
i.        Kamper
j.        Cat

12
k.      AC
l.        Obat serangga
m.    Dan lain-lain.
Jenis-jenis alat pemeliharan ini digunakan sesuai dengan kebutuhan dari barang-barang
atau alat kantor itu sendiri. Secara rinci dapat dikemukakan, bahwa cara pemeliharaan dan
perawatan perbekalan kantor adalah :
a.       Selalu membersihkan barang secara teratur, terutama setelah digunakan
b.      Selalu menggunakan dan mengoperasikan perbekalan kantor dengan baik dan benar sesuai
dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya
c.       Memisahkan barang yang rusak dan yang tidak rusak
d.      Selalu memperbaiki barang yang rusak
e.       Memperhatikan cara pemyimpanan barang dengan benar dan baik serta teratur sesuai
dengan jenis dan kode masing-masing barang
f.       Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam
keadaan baik dan benar
Selain hal tersebut, juga ada pemeliharaan yang sifatnya umum, diantaranya :
a.       Selalu mematikan listrik dan AC sebe;um pulang kerja
b.      Selalu membereskan meja, kursi dan alat-alat lainnya
c.       Menutup rapat laci dan almari agar binatang kecil tidak mudah masuk
d.      Selalu menutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

2.7 PENGHAPUSAN BARANG
Penghapusan perbekalan merupakan kegiatan pembebasan barang dari
pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. Secara
lebih operasional, penghapusan perbekalan merupakan pengakhiran fungsi perbekalan
dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, dalam kegiatan penghapusan perbekalan harus
mempertimbangkan alasan-alasan normatif tertentu. Muara berbagai pertimbangan tersebut
tidak lain adalah demi efektivitas dan efisiensi kegiatan organisasi.
A. Beberapa Kriteria untuk Penghapusan Perbekalan
Ada beberapa alasan yang harus diperhatikan untuk bisa menyingkirkan atau
menghapus perbekalan, dan beberapa alasan tersebut adalah sebagai berikut :

13
1.      Perbekalan yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak. Perbekalan ini perlu
disingkirkan dengan beberapa alasan. Pertama, apabila perbekalan tersebut digunakan terus
dapat membahayakan keselamatan pemakai perbekalan ini. Kedua, kualitas maupun
kuantitas output yang dihasilkan sudah tidak dapat mencapai tingkat yang optimal, apalagi
dibandingkan biaya operasional yang relatif tinggi. Dengan demikian, apabila perbekalan ini
dioperasikan terus, jelas akan menimbulkan inefektivitas dan inefisiensi organisasi.
2.      Perbekalan yang sudah ketinggalan zaman. Mungkin sekali perbekalan yang sudah
ketinggalan zaman merupakan perbekalan yang belum rusak. Namun demikian, perbekalan
semacam ini perlu disingkirkan atau dihapus dengan pertimbangan, perbekalan ini dipandang
memerlukan dan menghabiskan biaya (cost)  yang relatif tinggi, baik berkaitan dengan bahan,
tenaga, waktu, maupun output,  baik ditinjau dari sisi kuantitas maupun kualitas apabila
dibandingkan dengan menggunakan perbekalan yang relatif baru.
3.      Perbekalan yang berlebihan. Perbekalan yang berlebihan mungkin sekali relatif belum
rusak dan tidak ketinggalan zaman. Perbekalan ini perlu dihapuskan dengan beberapa
alasan.  Pertama,  suatu organisasi tidak mungkin meng gunakan seluruh perbekalannya
dalam waktu yang bersamaan dan yang sekiranya memang perbekalan tersebut tidak perlu
digunakan secara bersamaan. Kedua, apabila perbekalan yang sifatnya berlebihan tersebut
tidak disingkirkan tentunya membutuhkan biaya, baik biaya perawatan maupun biaya gaji
untuk personel yang merawat barang. Ketiga,perbekalan tersebut membutuhkan tempat
penyimpan an, sehingga bila perbekalan tersebut tidak disingkirkan juga akan boros tempat,
dan yang keempat, apabila perbekalan tersebut akan di gunakan di masa mendatang, mungkin
sekali perbekalan tersebut sudah merupakan perbekalan yang ketinggalan zaman (out of
date).
4.      Perbekalan yang hilang Secara administratif, perbekalan yang hilang harus disingkirkan.
Hal ini penting dilakukan, selain sebagai satu bentuk pertanggung jawaban pemakai,
pengambilan keputusan dan tindakan sebagai konsekuensi atas hilangnya perbekalan tersebut,
juga untuk pengambilan keputusan maupun tindakan manajemen perbekalan berikutnya,
khususnya pengadaan perbekalan guna menghindari gangguan ataupun stagnasi kegiatan
suatu unit kerja.

B. Tujuan Penghapusan Sarana dan Prasarana


Penghapusan sarana dan prasarana bertujuan untuk:

14
1. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/ pemborosan biaya
pemeliharaan sarana dan prasarana yang kondisinya semakin buruk dan tidak dapat
digunakan lagi.
2. Meringankan beban kerja pelaksanaan inventaris
3. Membebaskan ruangan dari penumpukan barang-barang yang tidak digunakan lagi.
4. Membebaskan barang dari tanggung jawab pengurus kerja.

C. Cara-Cara Penghapusan  Perbekalan


Ada beberapa alternatif untuk melakukan penghapusan perbekalan. dan beberapa  
alternatif tersebut adalah sebagai berikut :
1. Dijual atau dilelang. Dengan cara ini berarti organisasi akan memperoleh sejumlah
kontraprestasi berupa uang hasil penjualan perbekalan.
2. Ditukarkan dengan perbekalan lain yang dibutuhkan  oleh institusi. Dengan cara ini
berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki (dengan beberapa
alasan yang dapat dipertanggung jawabkan) dengan perbekalan yang dibutuhkan
oleh organisasi. Dengan cara ini harus mempertimbangkan dan  mengacu pada
prinsip -prinsip pengadaan perbekalan dengan cara menukarkan,  antara lain
perbekalan yang ditukarkan harus benar-benar sudah tidak dibutuhkan institusi, nilai
perbekalan yang dipertukarkan harus sepadan, dan saling.
3. Dipindahkan. Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan
yang sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor atau
institusi cabang. Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih
dalam ruang lingkup organisasi internal.
4. Dihibahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organisasi
memberikan secara cuma-cuma kepada pihak atau organisasi lain yang
membutuhkan perbekalan yang dihapuskan tersebut.
5. Pemanfaatan kembali (recycle). Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini
berarti barang yang dihapus kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki
fungsi dan kegunaan berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.
6. Dimusnahkan. Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah
perbekalan benarbenar dihilangkan atau dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila
cara penghapusan perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk
diimplementasikan.

15
Apa pun cara penghapusan perbekalan yang dilakukan, penanggungjawab dalam
pengelolaan perbekalan harus meneliti, mengecek kebenaran alasan penghapusan perbekalan,
dan membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan yang ditandatangani oleh penanggung
jawab pengelola perbekalan, pihak yang menyetujui, maupun yang menerima perbekalan
(bila ada). Penting dicatat pula bahwa apabila penghapusan atau penyingkiran perbekalan
dilakukan dengan cara dijual maka dalam Berita Acara Peng hapusan Perbekalan harus jelas
ditulis kepada siapa perbekalan tersebut dijual dan berapa nilai hasil penjualan. Di samping
itu, Berita Acara Penghapusan Perbekalan tersebut harus dilampiri Berita Acara  Serah
Terima Barang. Apabila penghapusan perbekalan tersebut dilakukan dengan cara ditukarkan,
dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan juga harus jelas secara tertulis perbekalan
tersebut ditukarkan dengan perbekalan apa, dengan siapa, dan berapa nilai perbekalan
tersebut. Berita Acara tersebut juga harus dilampiri dengan Berita Acara Serah Terima
Barang. Begitu pula, apabila penghapusan perbekalan di lakukan dengan cara dihibahkan
dengan pihak lain, dalam Berita Acara Penghapusan Perbekalan harus jelas tertulis kepada
siapa perbekalan tersebut dihibahkan, selain harus pula dilampirkan Berita Acara Serah
Terima Barang. Sementara itu, apabila penyingkiran perbekalan dilakukan dengan cara
dipindahkan, harus jelas secara tertulis ke mana perbekalan tersebut dipindahkan, di samping
harus ada juga Berita Acara Serah Terima Barang.

D. Proses Kegiatan dan Administrasi Penghapusan Perbekalan


Untuk melakukan kegiatan penghapusan atau penyingkiran perbekalan, pertama tama
yang harus dilakukan adalah penelitian ke layakan penyingkiran perbekalan tertentu yang
hendak dihapuskan. Kegiatan ini dilakukan oleh unit kerja "pemilik" perbekalan yang akan
dihapuskan bersama dengan penanggung jawab pengelola perbekalan. Langkah berikutnya
adalah membuat beberapa alternatif cara penghapusan perbekalan yang hendak ditempuh,
yang kemudian menentukan satu cara penghapusan perbekalan yang paling meng untungkan,
baik dengan pertimbangan finansial maupun non finansial. Setelah itu, meminta persetujuan
pada pimpinan tertinggi, khususnya sebagai penanggung jawab dalam pengelolaan
perbekalan. Setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan, tahap berikutnya adalah
memasuki tahap implementasi penghapusan perbekalan sesuai dengan cara penghapusan
perbekalan yang ditentukan. Bersamaan dengan tahap implementasi ini, panitia penghapusan
perbekalan harus membuat Berita Acara Penghapusan Perbekalan, dan unit kerja "pemilik"
perbekalan tersebut melakukan inventarisasi perbekalan berkaitan dengan kegiatan
penghapusan perbekalan, dan apabila menggunakan model Kartu Barang, unit kerja harus

16
mengisi formulir Kartu Barang, khususnya pada kolom Penghapusan Barang sesuai dengan
cara penghapusan perbekalan yang dilakukan.

2.8 LAPORAN PERBEKALAN
Laporan perbekalan adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan
barang, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari barang tersebut dalam periode
tertentu. Petugas perlengkapan atau bagian gudang wajib melaporkan secara berkala tentang
barang-barang yang diterima dan dikeluarkan serta hal-hal yang terjadi dalam gudang baik
mutasi, kerusakan maupun kehilangan. Laporan perbekalan berfungsi untuk :
1.      Pertanggung jawaban
2.      Informasi mengenai persediaan barang yang ada dan mutasi barang selama periode tertentu
3.      Pengendalian persediaan
4.      Bahan pengambilan keputusan atau kebijakan bagi pimpinan
Laporan disampaikan sesuai ketentuan atasan. Bila laporan disampaikan secara tidak
langsung, maka dibuat surat pengantar. Laporan harus dibuat rangkap, yang asli disampaikan
kepada pimpinan atas, sedangkan tembusannya diberikan kepada bagian lain yang terkait
dengan laporan tersebut. Penyampaian laporan sebaiknya disertai dengan lampiran-lampiran,
sebagai bukti dan penguat laporan tersebut. Lampiran-lampiran tersebut diantaranya :
a.       Bukti penerimaan barang
b.      Kartu persediaan barang
c.       Kartu barang
d.      Daftar inventaris
e.       Bukti pembelian barang
f.       Bukti pengeluaran barang
g.      Daftar rekapitulasi barang inventaris
Langkah atau teknik pembuatan laporan perbekalan kantor tersebut adalah :
1.      Memeriksa barang atau perbekalan kantor yang ada
2.      Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3.      Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4.      Menghitung pengeluaran barang
5.      Menghitung sisa persediaan

17
6.      Mencatat mutasi tersebut pada Daftar Rekapitulasi Barang Inventaris
7.      Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

Cara Menyusun Laporan


1.      Menyusun Laporan Triwulan.
Maksudnya adalah laporan mengenai mutasi barang yang terjadi dalam jangka waktu
satu triwulan sebagai akibat dari penambahan pengadaan atau pengurangan karena
penghapusan atau pendistribusian barang ke unit yang lain.
2.      Menyusun Laporan Tahunan.
Laporan tahunan berisikan tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan persediaan
yang ada sampai akhir tahun. Dalam laporan tersebut dijelaskan mengenai nama dan
spesifikasi barang, penerimaan dan pengeluaran barang, persediaan awal tahun dan sisa
persediaan. Semua keterangan tersebut dimasukan dalam Daftar Barang Inventaris, yang
sekaligus merupakan laporan tahunan mengenai hasil kegiatan inventaris barang milik kantor
pada saat berakhirnya tahun anggaran.
Dalam laporan tahunan ini dilengkapi denagan pembuatan Daftar Rekapitulasi Barang
Inventaris, yang merupakan daftar gabungan data dari daftar Isisan Barang Inventaris, dimana
hakekatnya menunjukkan jumlah daripada kuantotas dan harga barang inventaris yang
dikelola suatu unit kerja pada akhir tiap tuhun anggaran. Barang-barang inventaris tersebut
didaftar disini menurut jenisnya, dalam golongan seperti yang ditetapkan dalam tabel
klasifikasi dan kode barang inventaris.

18
BAB III
PENUTUP

3.1       Simpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat
mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu
meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan
kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan
kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak.
Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi
perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.

19
DAFTAR PUSTAKA

Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta.


Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin Kantor:Jakarta.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
http://umymasrurohsy.blogspot.com/2014/04/perlengkapan-kantor.html
https://www.googleimage.com
http://sunshine-sunshine88.blogspot.co.id/2010/11/langkah-pengadaan.html

20