PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Dalam segala aspek kehidupan manusia selalu tidak bisa terpisah dari
informasi, baik informasi untuk individual, komunitas tertentu maupun untuk
umum. Kenyataannya informasi dibutuhkan manusia baik berbentuk lisan, tulisan,
visual, audio ataupun audio-visual tergantung kebutuhannya. Dari waktu ke waktu
informasi menjadi sangat penting terutama bagi suatu komunitas atau organisasi
yang membutuhkan kecepatan dan keakuratan informasi bagi para anggotanya.

Dalam suatu organisasi atau lembaga sering terjadi masalah, salah satunya
adalah dengan terjadinya miss communication antara para anggota di dalam
maupun di luar organisasi tersebut dikarenakan adanya kesalahan persepsi
terhadap penyampaian suatu informasi. Untuk itu dalam setiap organisasi atau
lembaga dibutuhkan sistem informasi yang mewadahi para anggotanya untuk
dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan. Dan agar sistem informasi tersebut
berjalan sesuai tujuan dan teratur kepada seluruh anggota organisasi maupun
setiap orang di luar yang membutuhkan informasi dari organisasi tersebut, maka
Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi sangat dibutuhkan.

Di Universitas Indonesia khususnya pada Departemen Manajemen Fakultas

Ekonomi kami sebagai orang dari luar organisasi tersebut ingin melihat serta
mengetahui dan memahami bagaimana proses dan kinerja Sistem Informasi
Manajemen pada organisasi yang bergerak pada bidang pendidikan tinggi
tersebut. Apakah Sistem Informasi Manajemen yang ada pada organisasi tersebut
telah memenuhi kriteria sistem informasi yang sistematis atau tidak?

Karena dalam suatu organisasi Sistem Informasi Manajemen yang sistematis

dan mudah diakses serta transparan sangatlah diperlukan pada tiap-tiap
organisasi khususnya pada bidang pendidikan tinggi seperti di Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia ini yang memiliki
keanggotaan banyak seperti mahasiswa, dosen, serta para pegawai akademik
dan orang tua mahasiswa, bahkan masyarakat. Maka untuk mempermudah dan
memperlancar Sistem Informasi di sini kami mencoba menelaah lebih jauh
1
 tentang Sistem Informasi Manajemen yang dilakukan oleh Departemen
Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia apakah mudah diakses, up
to date, cepat dan akurat dalam penyampaian informasinya.

I.2 Profil Objek Observasi

Nama Organisasi : Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas

Indonesia

Alamat : Kampus Universitas Indonesia Depok 16424

Telp : 021-7272425 ext. 200/202 – Fax : 021-7863556

Email : ema@fe.ui.ac.id

Website : https://www.fe.ui.ac.id/manajemen

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Program Studi Manajemen

Reguler selalu berusaha untuk mencapai visi dari FEUI yaitu terwujudnya
knowledge society FEUI yang berwawasan internasional, peka terhadap
kebutuhan bangsa serta mengedepankan prinsip good governance. Untuk
mencapai visi tersebut, yang sejalan dengan visi Universitas Indonesia secara
keseluruhan, program studi manajemen reguler secara terus menerus
meningkatkan kualitas dalam berbagai macam aspek.

Dalam aspek kemahasiswaan, kualitas input Program Studi Manajemen

Reguler dari tahun ke tahun mengalami peningkatan. Dalam proses pembelajaran
mahasiswa, Program Studi Manajemen Reguler berusaha untuk menerapkan
metode-metode pengajaran yang lebih melibatkan mahasiswa (Student Center
Learning). Prestasi mahasiswa Program Studi Manajemen Reguler sejak tahun
2006 mengalami peningkatan dari tahun ke tahun, yang juga menandakan bahwa
kualitas mahasiswa di dalamnya tak diragukan lagi. Tidak hanya di bidang
akademik, Program Studi Manajemen Reguler juga memberikan perhatian khusus
kepada kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa, salah satunya dengan berperan
serta aktif dalam mendukung kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh
Management Students Society (MSS, himpunan mahasiswa manajemen).

2
 Dari sisi kurikulum, proses pembelajaran, dan suasana akademik, Program
Studi Manajemen Reguler terus mengadakan perbaikan. Saat ini sedang
dilakukan pengembangan Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) untuk
konsentrasi-konsentrasi yang ada di Program Studi Manajemen Reguler. Agar
proses pembelajaran tidak hanya berlangsung satu arah, maka penggunaan
metode SCL juga terus dikembangkan.

Sarana pembelajaran Program Studi Manajemen Reguler, yaitu gedung A

dan gedung B, digunakan secara bersama-sama dengan program studi dan
departemen lainnya. Selain itu, ruang kelas di dalam Departemen Manajemen
FEUI juga dijadikan lokasi untuk melaksanakan proses belajar mengajar
beberapa mata kuliah.

Sisi pendanaan menunjukkan bahwa pendanaan berbagai kegiatan Program

Studi Manajemen Reguler bersumber dari dana BOP dari Rektorat/UI. Seluruh
pengeluaran selalu didasarkan pada Rencana Kerja Anggaran Tahunan (RKAT)
yang telah disepakati.

Pengelolaan Program Studi Manajemen Reguler dilakukan dengan berfokus

pada beberapa aspek yang menjadi unit strategis, yaitu :

1. Peningkatan Kualitas Kurikulum dan Perapihan Kurikulum

2. Inventarisasi SOP akademik program studi
3. Pengembangan Infrastruktur Sarana Prasarana Program Studi
4. Pengembangan Kualitas Sumber Daya Manusia (Staf dan Mahasiswa)
5. Peningkatan Kualitas Sistem Manajemen Akademik dan Operasional
Departemen.
Evaluasi Program Studi Manajemen Reguler merujuk kepada indikator-
indikator yang ditetapkan oleh lembaga akreditasi, seperti Badan Akreditasi
Nasional (BAN) dan The Association to Advance Collegiate Schools of Business
(AACSB), seperti kurikulum, kualifikasi staf pengajar, produktivitas riset dan
publikasi, kualitas lulusan, sarana penunjang akademik, dan lain-lain. Secara
umum, dari tahun ke tahun hasil evaluasi menunjukkan adanya peningkatan
kualitas, walaupun terdapat beberapa aspek yang masih butuh untuk ditingkatkan,
seperti produktivitas riset.

3
 VISI, MISI SASARAN DAN PENCAPAIAN
Mengacu pada visi, misi dan strategi pencapaian visi-misi dari Departemen
Manajemen FEUI, Program Studi Manajemen Reguler merumuskan visi-misi dan
pencapaiannya sebagai berikut:

VISI : Terwujudnya knowledge society FEUI yang berwawasan internasional,

peka terhadap kebutuhan bangsa serta mengedepankan prinsip good
governance.

MISI :

1. Menghasilkan lulusan dalam bidang Ekonomi dan Bisnis yang

berkualitas tinggi di ASEAN.
2. Mencapai kualitas pengajaran di bidang studi Ekonomi dan Bisnis di
Indonesia yang unggul di antara negara-negara ASEAN.
3. Menciptakan budaya akademis yang kuat dalam bidang Ekonomi dan
Bisnis dikalangan pengajar dan peneliti.
4. Mendorong kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat yang
dapat mensejahteraan rakyat Indonesia.

SASARAN

Mahasiswa Program Studi Manajemen Reguler FEUI dapat memilih salah satu
dari empat konsentrasi yang ada, yaitu Manajemen Keuangan, Manajemen
Pemasaran, Manajemen Sumber Daya Manusia dan Manajemen Operasi.

Adapun sasaran dari Program Studi Reguler Manajemen-Program Studi

Manajemen FEUI adalah menghasilkan Sarjana strata satu, strata dua, serta
strata tiga yang menguasai pengetahuan dan keahlian dalam mengelola bisnis
atau organisasi secara etis atas dasar rationalitas ekonomi, sehingga memiliki
kemampuan menjadi manajer lini pertama dalam perusahaan atau organisasi,
profesional dalam bidang-bidang manajemen dan wirausahawan (entrepreneur)
yang mengembangkan cikal bakal bisnis korporat serta mampu melaksanakan
tugas sesuai dengan kemampuan dan jabatannya sehingga dapat memberikan
sumbangan bagi masyarakat. Selain memiliki pengatahuan dibidangnya, lulusan
4
Departemen Manajemen diharapkan memiliki kemampuan Soft Skill yang mampu
meningkatkan daya saing lulusan dengan lulusan perguruan tinggi lainnya. Untuk
mencapai tujuannya tersebut, maka secara rinci sasaran pembelajaran program
studi reguler Departemen Manajemen adalah sebagai berikut:

1. Memiliki rasionalitas ekonomi dalam menganalisa kondisi perekonomian dan

bisnis Indonesia, regional maupun global.
2. Mampu mengaplikasikan prinsip dasar dalam mengelola setiap fungsi bisnis
(pemasaran, keuangan, sumber daya manusia dan operasi) dan risiko
bisnis, serta memformulasikan strategi bisnis berdasarkan pemahaman yang
menyeluruh dari bisnis dan resikonya.
3. Mampu mengelola dan memecahkan permasalahan ataupun isu yang timbul
dalam organisasi dan bisnis melalui pengambilan keputusan bisnis dan
manajerial yang rasional dengan mengartikulasikan berbagai konsep dan
alat analisa yang relevan dalam bidang manajemen (pemasaran, keuangan,
sumber daya manusia, dan operasi).
4. Mampu melakukan riset bisnis empiris dasar, dalam metode kuantitatif
maupun kualitatif baik dalam pemilihan model baku dan analisanya sesuai
dengan kaidah-kaidah metodologi ilmiah.
5. Memiliki kemampuan penguasaan teknologi informasi dan komunikasi
sebagai alat perbaikan proses bisnis, baik sebagai ‘enabler of new business’
maupun sebagai sistem informasi.
6. Memiliki kesadaran serta komitmen terhadap etika berprofesi, sehingga
mampu menjalankan bisnis dan profesi secara etis.
7. Mampu mengkomunikasikan serta mempertahankan ide dan argumen
secara sistematis melalui media tulisan maupun lisan dalam kepasitasnya
sebagai individu, pemimpin ataupun anggota kelompok.

HASIL OBSERVASI

5
II.1 Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen

Kami melakukan observasi pada :

Hari/Tanggal : Jumat, 19 November 2010

Tempat : Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

Narasumber : Ibu Sintani Sari, S.E.

Setelah kami melaksanakan observasi di Universitas Indonesia khususnya

di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi, maka kami telah mengetahui
bahwa di organisasi ini telah diberlakukan Sistem Informasi Manajemen yang
sistematis dan akurat serta berbasis Tekhnologi. Berbagai contoh Sistem
Informasi Manajemen yang dilakukan di Departemen Manajemen Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia, yaitu :

1. SIAK-NG (Sistem Informasi Akademik New Generation)

Sistem Informasi Akademik New Generation atau dikenal dengan

layanan SIAK-NG adalah suatu layanan aplikasi web yang digunakan oleh
mahasiswa, dosen dan pegawai dalam rangka menunjang proses akademik
di Universitas Indonesia.

SIAK-NG digunakan oleh mahasiswa pada saat menjadi mahasiswa

baru untuk menginput data diri dan track record mereka untuk mengetahui
prestasi dan data mereka, selain itu bagi mahasiswa SIAK-NG juga
diperuntukkan dalam pengisian IRS (Isian Rencana Studi) pada tiap awal
semester untuk memilih mata kuliah apa saja yang akan diikuti pada
semester tersebut dan dosen mana yang diambil, selain itu SIAK-NG bagi
mahasiswa juga berguna untuk memilih skripsi dan magang bagi para
mahasiswa akhir, bahkan juga dapat digunakan untuk berhubungan dengan
para pembimbing akademik atau dosen pembimbing jika tidak
memungkinkan bertatap muka secara langsung.

Sedangkan untuk dosen SIAK-NG berguna untuk mengabsen

mahasiswa dikelasnya agar absen tersebut dapat disimpan langsung dan
6
 segera dapat ditindaklanjuti oleh Universitas Indonesia. Selain itu dengan
menggunakan layanan ini juga dapat membantu dosen yang berhalangan
hadir untuk mengirimkan bahan ajar, karena SIAK-NG ini memudahkan
hubungan antara dosen dan mahasiswa tanpa harus bertatap muka. Juga
untuk penginputan nilai-nilai mahasiswa di tiap mata kuliah sehingga dapat
dengan mudah diakses oleh para mahasiswa tanpa harus datang langsung.

Dan kegunaan SIAK-NG untuk pegawai adalah untuk melihat penilaian

atau data-data mahasiswa yang aktif diSIAK-NG agar saat akhir semester
dapat diadakan pemilihan mahasiswa berprestasi yang juga dilihat dari track
record nilai-nilai mata kuliahnya yang ada di SIAK-NG. Ataupun melihat
mahasiswa mana yang dapat terancam Drop Out (DO) dengan melihat jumlah
SKS yang terpenuhi juga absensi mahasiswa. Selain itu digunakan juga untuk
merekrut dosen ditiap awal semester dengan melihat data diri dan track
recordnya.

Cara menggunakan SIAK-NG adalah dengan meinput username dan

password masing-masing yang dimiliki pada saat pengaksesan SIAK-NG.
Username dan password diberikan kepada seluruh mahasiswa, dosen dan
pegawai agar memudahkan mereka dalam mengakses web tersebut.

Tantangan dari adanya SIAK-NG ini adalah sinyal internet yang

terkadang terputus jika sudah jauh dari jangkauan UI atau error pada saat
penggunaannya sehingga data yang diakses tidak muncul.

2. SIPEG (Sistem Informasi Kepegawaian)

Sistem Informasi Kepegawaian atau lebih dikenal dengan SIPEG

Universitas Indonesia ini adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk
menunjang proses administrasi kepegawaian di Universitas Indonesia.

SIPEG bertujuan untuk menunjang manajemen Sumber Daya Manusia

di Universitas Indonesia menjadi terintegrasi, terpadu dan reliable dengan
cara memberikan potret kepegawaian terakhir.

SIPEG membantu penyebaran berita atau informasi dari Universitas ke

tiap-tiap fakultas dan kepegawai secara lebih cepat dan dalam waktu yang

7
 singkat. SIPEG juga memfasilitasi pegawai yang ingin bertanya mengenai
proses kepegawaian kepada pihak SDM Universitas Indonesia.

Manfaat SIPEG adalah untuk menyimpan data diri secara lengkap,

riwayat jabatan, pangkat dan gaji para pegawai. SIPEG juga mempermudah
pegawai untuk melakukan promosi kerja.

Pengguna SIPEG adalah para pegawai Universitas Indonesia yang

mempunyai account UI yang diberikan oleh Kantor Pengembangan dan
Pelayanan Sistem Informasi Universitas Indonesia

Tantangan yang dihadapi dalam penggunaan SIPEG adalah masih

kurangnya kesadaran para pegawai untuk memasukkan data diri secara
lengkap yang disertakan dengan track record kerja mereka, hal ini membuat
terkadang sulit untuk mengetahui kinerja seorang pegawai seperti ini
dikarenakan datanya tidak diupdate secara terus-menerus.

Cara menggunakan SIPEG adalah terlebih dahulu harus memiliki

NIP/NUP dan account UI, untuk mendapatkan NIP/NUP harus menghubungi
bagian SDM UI sedangkan untuk mendapatkan account UI harus datang ke
bagian pelayanan Hotline UI untuk mendapatkan akses SIPEG. Kemudian
jika sudah memiliki akses dan NIP/NUP serta account UI maka sudah bisa
mengakses SIPEG.

3. SIPKA (Sistem Informasi Perencanaan Kerja dan Anggaran)

Sistem Informasi Perencanaan Kerja dan Anggaran atau lebih dikenal

dengan singkatan SIPKA adalah suatu layanan sistem informasi yang
digunakan pegawai dalam rangka perencanaan kinerja dan membuat
anggaran harian atau RKAT (Rancangan Kegiatan Anggaran Tahunan) yang
diperuntukan melihat pemasukan dan pengeluaran yang terjadi di Fakultas
Ekonomi dan memberikan laporan tersebut agar ditindaklanjuti oleh
Universitas Indonesia.

SIPKA hanya diperuntukkan bagi para pegawai dan dosen karena

kegunaannya yang lebih menekankan pada perencanaan kerja dan kegiatan

8
 perencanaan keuangan dalam organisasi yang memang lebih bersifat
internal.

Manfaat adanya SIPKA ini adalah memudahkan perencanaan kegiatan

baik dibidang keuangan, akademik dan lain-lain sehingga menjadi lebih
transparan dan dapat diketahui dengan jelas kelebihan dan kekurangan yang
terjadi pada suatu fakultas dengan menginput data yang dapat dilihat oleh
seluruh pegawai di Universitas Indonesia, sehingga meminimalisasi
kesalahan karena membuat pegawai menjadi harus lebih teliti.

Tantangan yang dihadapi pada penggunaan SIPKA sampai saat ini

hanyalah akses internet yang terkadang berjalan lambat atau terjadinya error,
namun untuk masalah tekhnis masih berjalan sesuai dengan rencana.

4. SCELE (Student Centre E-Learning)

Student Centre E-Learning adalah suatu kelebihan yang dimiliki di

Universitas Indonesia yang diperuntukkan bagi para mahasiswa untuk dapat
mengakses mata ajar atu bahan ajar mereka dari para dosesn baik melalui
internet maupun bahan ajar yang dikirim langsung oleh dosen agar dapat
diakses oleh mahasiswa meskipun tidak didalam kelas. Proses pembelajaran
seperti ini menuntut siswa untuk menjadi lebih aktif dan tidak lagi tergantung
oleh kehadiran dosen. Mata kuliah di Fakultas Ekonomi jurusan Manajemen
yang telah menerapkan SCELE ini seperti mata kuliah Manajemen Sumber
Daya Manusia, Pengantar Manajemen Bisnis dan lain-lain.

Tantangan dalam menggunakan SCELE ini adalah sulitnya membuat

mahasiswa sadar bahwa mereka yang memerlukan bahan ajar tersebut untuk
proses belajar mereka, dan mengubah image belajar dengan Teacher
Centred menjadi Student Centred, selain itu masih sedikitnya dosen yang
mau mengakses layanan ini dan menginput bahan ajar agar lebih mudah
diakses, karena banyaknya dosen yang sangat sibuk dan tidak ada waktu.

5. EVISEM (Evaluasi Internal Semester)

Evaluasi Internal Semester adalah suatu layanan dalam kegiatan

pengevaluasian tiap-tiap fakultas kepada Universitas Indonesia dengan

9
 mengisi layanan tersebut setiap akhir semester untuk memberikan informasi
kepada Universitas Indonesia hal ini dilakukan kami untuk pelaporan dari tiap
manajemen apakah ada penurunan atau peningkatan dalam tiap-tiap bidang
pada departemen, seperti penelitian, pengajaran, dosen, mahasiswa dan
berbagai hal apa saja yang terjadi selama satu semester di Fakultas tersebut
dengan melihat mahasiswa masuk, mahasiswa keluar (lulus), mahasiswa
yang Drop Out, atau informasi anggaran, kepegawaian dan lain-lain dan
melakukan perencanaan perbaikan ke depannya dengan perencanaan yang
lebih baik.

Pertanyaan :

10
1. Bagaimana bentuk Sistem Informasi Manajemen yang dilakukan oleh
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia ini?

2. Apakah telah berbasis IT atau masih secara manual/tradisional?

3. Apakah bentuk Sistem Informasi Manajemen dalam organisasi ini sudah

berjalan secara sistematis?

4. Jelaskan alur, langkah-langkah pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen di

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia ini ?

- Sertakan flow chart, alur, bagan atau digram

5. Apakah pelaksanaan dan penggunaan Sistem Informasi di Departemen

Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia sudah jelas dan
transparan ?

6. Apabila Sistem Informasi Manajemen di organisasi ini telah berjalan secara

sistematis.

- Apa saja manfaat dan kegunaan Sistem Informasi Manajemen pada

organisasi ini ?

7. Bagaimana sistem absensi bagi mahasiswa, dosen dan pegawai yang ada di
Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia ini sudah
berbasis IT atau manual?

8. Bagaimana dampak bagi organisasi ini terhadap pembiayaan dan kegunaan

Sistem Informasi Manajemen ?

9. Tantangan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan Sistem Informasi

Manajemen di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia ?

10. Bagaimana solusi penyelesaian terhadap masalah-masalah yang sering

muncul terhadap Sistem Informasi Manajemen di Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia ?

11
 11. Hal apa sajakah yang mendukung berjalannya proses Sistem Informasi
Manajemen di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia ?

12. Siapa saja pihak-pihak yang terkait dalam proses Sistem Informasi
Manajemen di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia ?

13. Komponen apa saja yang berkaitan dengan kinerja Sistem Informasi
Manajemen di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia ?

14. Bagaimana bentuk kerja Sistem Informasi yang mendukung kegiatan

operasional dan mendukung proses pengambilan keputusan manajerial ?

15. Jadi, bagaimana kesimpulan penggunaan dan pelaksanaan Sistem Informasi

Manajemen ini dalam organisasi Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi
Universitas Indonesia ?

Jawaban :

1. Sistem keuangan, pengarsipan, sistem informasi ke mahasiswa, dosen dan

pegawai sudah sangat baik.

2. Sistem Informasi di Departemen Manajemen FEUI ini sudah berbasis IT

(tekhnologi)

3. Sudah berjalan secara sistematis, contohnya saja untuk sistem informasi ke

mahasiswa sudah dilakukan dengan cara online yaitu istilahnya untuk di UI
adalah SIAK-NG (Sistem Informasi Akademik-New Generation), untuk Sistem
Informasi Dosen dan Pegawai ada SIPEG (Sistem Informasi Pegawai), untuk
bahan ajar dosen yang menggunakan metode belajar e-learning ada SCELE.

4. Alurnya untuk mahasiswa sendiri pada saat mereka pendaftaran IRS (Isian
Rencana Studi) menggunakan SIAK-NG untuk mendaftar mata kuliah apa
saja yang akan diikuti dan dosen yang dipilih, biasanya dilakukan setiap awal
semester, selain itu juga untuk mereka saat memilih skripsi atau disebut Mata
Kuliah Spesial, untuk Magang atau Tugas Akhir lainnya dan berbagai tugas

12
 mandiri, selain itu SIAK-NG juga dapat digunakan untuk berhubungan antara
mahasiswa dengan dosen pembimbingnya. Selain itu para karyawan
akademik dibekali dengan pengetahuan tentang SIAK-NG untuk perekrutan
dosen pengajar disetiap awal semester serta untuk Aplikasi Sistem Staf Tetap
yang digunakan untuk assignment dosen mata kuliah dan hal ini dilakukan
setiap semester. Lalu ada EVISEM (Evaluasi Internal Semester) untuk alur ke
Universitas Indonesianya, hal ini dilakukan kami untuk pelaporan dari tiap
manajemen apakah ada penurunan atau peningkatan dalam tiap-tiap bidang
pada departemen, seperti penelitian, pengajaran, dosen, mahasiswa. Setiap
orang seperti mahasiswa, dosen dan pegawai memiliki username untuk bisa
log in dan selanjutnya mengikuti alur yang ada dan disediakan pada tiap
sistem informasi tersebut.

5. Jelas sekali, karena setiap orang memiliki username dan password masing-
masing untuk masuk kesistem sehingga mereka bisa menggunakannya
sesuai kebutuhan mereka sendiri.

6. Manfaatnya dilihat dari berbagai sistem yang ada, misalnya pada sistem
keuangan disini ada Sistem Perencanaan Anggaran itu dilakukan setiap bulan
dan untuk tahunan seperti RKAT yang dimulai dari tahun 2009 lalu.
Kegunaannya untuk lebih mudah menarik laporan-laporan keuangan yang
dibutuhkan. Selain itu untuk akademik SIAK-NG ada link dari mahasiswa ke
karyawan di FE dan di UI sehingga kami bisa melihat laporan-laporan nilai
mahasiswa, jumlah IPK mahasiswa, untuk pembayaran uang kuliah
mahasiswa, data diri mahasiswa dan lainnya. Lalu untuk SIPEG dibutuhkan
sekali yaitu data diri dosen untuk melihat riwayat akademik dosen atau
kepakaran dosen, maka kita bisa langsung mengakses data-date tersebut
kepada bagian SDM di FEUI, tapi untuk SIPEG bagi dosen harus memiliki
kesadaran tinggi karena data diri tersebut dosen sendiri yang mengisinya.

7. Sistem absensi sudah IT untuk karyawan menggunakan automatic machine

dengan meletakan tangan dimesin lalu ada id yang diterima kemudian itu
menjadi data kehadiran kita pada pukul berapa dan pulang pukul berapa.
Untuk mahasiswa ada absen online dari sistem UI, jadi para dosen saat
mengajar memasukan username dan password mereka lalu mengabsen

13
 mahasiswa dengan melihat daftar yang ada di SIAK-NG sehingga data
absensi mahasiswa bisa langsung terecord atau tersimpan dalam akses
sistem informasi di UI.

8. Untuk pembiayaan memang sudah dianggarkan oleh tiap fakultas, karena

semua sistem tersebut telah diwajibkan oleh UI, jadi UI telah menganggarkan
untuk tiap fakultas yaitu anggaran Information and Technology, untuk
pembuatannya sendiri sudah cukup lama sehingga pembiayaan bukan suatu
hal yang menyulitkan

9. Tantangan yang ada seperti kadar keaktifan dosen, karena ada dosen yang
masih muda dan sudah berumur, biasanya dosen-dosen yang sudah senior
kurang bisa diatur untuk aktif dalam sistem informasi diri mereka, sehingga
tantangan untuk kita itu adalah bagaimana melatih mereka untuk memiliki
kesadaran agar selalu mengisi dan aktif pada sistem informasi akademik
maupun kepegawaian. Untuk lebih mudahnya setiap dosen diharuskan
mengerti akan sistem informasi yang ada karena mereka harus
mengaksesnya secara pribadi, maka dilakukan pelatihan-pelatihan bagi para
dosen tersebut untuk penggunaan sistem informasi yang ada.

10. Dengan mengimplementasikan pelatihan-pelatihan tadi bagi tiap jurusan dan

tiap fakultas di UI sendiri. Atau untuk dosen yang tidak memiliki waktu
mengikuti pelatihan diberikan pula arahan secara tertulis tentang sistem
informasi yang ada. Untuk SCELE dimana proses pembelajaran secara e-
learning maka diharapkan mahasiswa aktif juga untuk mengakses bahan ajar
mereka tersebut.

11. Hal yang mendukung adalah dari semua pihak. Para dosen, para
mahasiswa, pegawai, jaringan komputer dan internet, fasilitas yang ada. Para
dosen menggunakannya untuk dapat melihat proses kegiatan mahasiswa dan
proses mengajar mereka, lalu untuk mahasiswa merekalah yang
membutuhkan sistem informasi ini untuk menunjang proses belajar mereka
sehingga mereka biasanya memiliki kesadaran untuk menggunakan sistem
informasi dan untuk pegawai biasanya lebih memiliki kesadaran untuk
mengisi sistem akademik karena memang pekerjaan utama mereka, bagi
jaringan komputer dan internet sangat dibutuhkan sekali khususnya setelah
14
 penggunaan sistem informasi dengan berbasis IT sehingga jika terdapat
gangguan maka sistem informasi juga akan terganggu, selain itu untuk
fasilitas agar sistem informasi bisa diakses maka diperlukan kelengkapan
sehingga memudahkan.

12. Pihak yang terkait adalah dosen, mahasiswa dan pegawai. Untuk dosen
bertugas melakukan pengajaran, absensi online, pengisian nilai, mengisi data
diri mereka. Untuk mahasiswa tugasnya adalah mengisi IRS lalu saat
pemilihan skripsi atau magang, pengisian data diri saat mereka menjadi
mahasiswa baru serta kewajiban mereka untuk melengkapi isian pada SIAK-
NG tersebut karena akan dibutuhkan saat mereka lulus. Untuk karyawan
tugasnya ada yang bersifat kontinyu seperti sistem informasi keuangan,
pengisian anggaran, pengajuan dana, dll. Lalu untuk proses perekrutan dosen
mata kuliah setiap awal semester dan pengisian aplikasi staf tetap,
penginputan data mahasiswa yang lulus, pada saat EVISEM dilakukan tiap
semester satu kali.

13. Macam SIM yang ada di FEUI adalah SIPEG (Sistem Informasi Pegawai),
SIAK-NG (Sistem Informasi Akademik New Generation), SCELE untuk
pengaksesan bahan ajar yang cara pengajarannya bersifat e-learning, Sistem
Informasi Perencanaan Kerja dan Anggaran (SIPKA) ini untuk Sistem
Informasi Keuangan, lalu ada EVISEM (Evaluasi Internal Semester).

14. Mendukung sekali. Misalnya saja untuk mengetahui mahasiswa yang akan di
Drop Out (DO) biasanya dilakukan tiap semester 2,4 dan 8 maka kita lihat
mahasiswa siapa saja yang terancam DO dengan belum memenuhi SKS
yang seharusnya. Kemudian hal itu akan menjadi suatu keputusan apakah
mahasiswa akan dipanggil untuk melakukan pertemuan bertahap. Selain itu
untuk pemilihan mahasiswa terbaik kita juga bisa melihat kinerja mahasiswa
juga disistem itu, maka mahasiswa harus aktif dalam mengisi sistem informasi
tersebut.

15. Kesimpulannya menurut saya Sistem Informasi Manajemen di FEUI sudah

sangat baik, mungkin terkadang hanya ada hambatan dari jaringan, namun itu
jarang terjadi. Untuk keaktifan mahasiswa, dosen dan pegawai sudah lebih
dari 90% sudah efektif karena mereka semua telah mengikuti sistem
15
informasi manajemen yang ada sehingga memudahkan bagi FEUI untuk terus
melanjutkan SIM ini karena semua pihak yang saling mendukung.

PENUTUP

III.1 Kesimpulan

Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia

telah menjalankan Sistem Informasi Manajemen yang berbasis
Tekhnologi, dimana seluruh anggota dari organisasi ini untuk dapat
mengakses sistem informasi tersebut harus memliki username dan
password mereka masing-masing yang bisa mereka dapatkan setelah
terdaftar menjadi anggota organisasi ini. Layanan sistem informasi yang
ada di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
contohnya seperti SIAK-NG (Sistem Informasi Akademik New Generation)
yang berguna untuk menunjang proses akademik kegiatan pembelajaran
di jurusan manajemen reguler, lalu SIPEG (Sistem Informasi
Kepegawaian) yang digunakan untuk menyimpan data diri serta track
record para pegawai akademik, lalu ada SIPKA (Sistem Informasi
Perencanaan Kerja dan Anggaran) yang digunakan pegawai untuk
merencanakan kerja dan keuangan serta ada EVISEM (Evaluasi Internal
Semester) yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja departemen untuk
Universitas Indonesia dan SCELE untuk pencarian bahan ajar mata kuliah
secara e-learning.

III.2 Saran

Kami menyarankan agar sistem informasi manajemen yang

dilakukan di Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas
Indonesia dapat lebih mudah diakses oleh pihak luar agar bisa diketahui

16
pihak luar tentang penjelasan Fakultas ini agar orang dari luar organisasi
dapat mengetahui kelebihannya dan dapat meyebarkannya agar FEUI
menjadi lebih transparan bagi pihak luar.

17