UJIAN AKHIR SEMESTER

MANAJEMEN PENGAWASAN TMK 4

DOSEN: Ir Mustakim MM
TG 4 MEI 2020, JAM 08.00 SD 10.00
PETUNJUK
SIFAT OPEN BOOK, ON LINE, DISERAHKAN TEPAT WAKTU.
INGAT OPEN BOOK SELALU TERBATAS WAKTUNYA, SEHINGGA ANDA HARUS
MENGERJAKAN SENDIRI TANPA BERKOMUNIKASI DG YANG LAIN. PENYERAHAN
HASIL TANG TERLAMBAT DAN JAWABAN COPY PASTE TIDAK DITERIMA.

Nama : Mohammad Zafrullah Arsyad

NIM : 161430024
Kelas : TMK 4 NRE
1. Apa beda pengawasan dan Supervisory. Tugas manajerial apa yang harus
dilakukan seorang Supervisor. Jelaskan

Dalam ilmu manajemen, kata pengawasan dekat dengan salah satu fungsi manajemen
yaitu Control (Pengendalian), sedangkan supervisory merupakan tugas manajerial
seorang Supervisor.

Tugas manajerial yang harus dilakukan oleh seorang Supervisor adalah tugas untuk
mengelola sumber daya dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien dengan
menerapkan prinip-prinsip manajemen.

Berikut penjelasan tugas yang harus dilakukan oleh seoarng Supervisor lebih
lengkapnya :

 Menterjemahkan program kerja manajer menjadi sasaran kuantitatif sebagai KPI

(Key Performance Indicator)
 Merencanakan realisasi produk atau jasa nyata melalui SOP.
 Melakukan koordinasi pelaksanaan kerja.
 Memberikan perintah / arahan operasional langsung kepada operator / teknisi.
 Mengendalikan pelaksanaan pekerjaan oleh operator / teknisi dengan menggunakan
prinsip-prinsip manajemen.
  Melakukan performance appraisal (penilaian kinerja) kepada pelaksana kerja
dengan tujuan meningkatkan motivasi kerja.
 Mempertanggungjawabkan pada hasil kerjanya sesuai dengan KPI yang telah
disepakatinya.
2. Jelaskan mengapa jabatan Supervisor adalah jenjang awal seorang manajer. Apa
kriteria seorang Supervisor yang sukses?

Di suatu manajemen ada tingkatannya yang paling tidak terdiri atas 3 tingkatan
manajemen yaitu :
Puncak (Top Manajement)
Tingkatan Menengah (Middle Management)
Manajemen Ujung Depan (Front Line Management)

Supervisor adalah manajemen ujung depan, yang menghubungkan pelaksana produksi

dengan manajemen tingkat diatasnya dari suatu perusahaan. Kebawah mewakili manajer,
keatas mewakili pelaksana produksi. Jadi apabila ingin menjadi seorang manajer harus
sukses dalam karir sebagai supervisor agar dapat naik jabatan menjadi Manajer.

Seorang supervisor yang sukses adalah yang dapat melaksanakan fungsinya dengan baik,
dapat memenuhi KPI yang telah dibuat, mendukung proses operasi pada perusahaan
tersebut, menjadi coach yang baik untuk anggota team.

3. Mengapa seorang Supervisor harus memahami dan melaksanakan prinsip prinsip

manajemen dalam mencapai tujuan, Jelaskan. Jelaskan pula apa perbedaan tujuan
dengan Key Performance Indicator?

Karena supervisor merupakan salah satu aspek dari sistem manajemen.Oleh karena itu
untuk mencapai tujuan suatu perusahaan yang telah ditentukan oleh Top Manajement,
supervisor harus dapat melaksanakan fungsinya sehingga terjadi keselarasan benang
merah KPI.
KPI atau Key Performance Indicator adalah indikator penting atau kunci untuk menuju
hasil yang diinginkan. KPI berfokus untuk peningkatan strategis dan operasional,
menciptakan dasar analitis untuk pengambilan keputusan dan membantu memusatkan
perhatian pada hal yang dianggap paling penting. Sedangkan tujuan adalah hal yang ingin
dicapai oleh perusahaan.

4. Bagaimana anda melaksanakan fungsi Planning kalau anda sebagai Supervisor

Work Control Sub System pada MMS. Ingat prinsip prinsip Planning
 Mekanisme kerja yang dilakukan adalah :
1) Menerima Work Request Notification dari Equipment Management
Subsystem kemudian melakukan planning (perencanaan) dan memutuskan
apakah pekerjaan tersebut merupakan pekerjaan Preventive Maintenance
(PM), Predictive Maintenance (PdM), Breakdown Maintenance,
Planned/Unplanned Maintenance.
2) Dalam melakukan planning tersebut harus selalu berkoordinasi dengan
a. Material Management Subsystem dalam mengelola kebutuhan dan
ketersediaan material untuk tercapainya pelaksanaan pemeliharaan yang
efektif dan efisien.
b. Cost Management Subsystem untuk mengatur biaya yang akan
digunakan pada pemeliharaan agar dipersiapkan biaya-biaya tersebut.
3) Hasil dari planning tersebut dituangkan dalam work order.
4) Work order yang telah dibuat kemudian masuk ke dalam work center untuk
dilakukan work scheduling (penjadwalan) sehingga didapatkan waktu kerja
yang efektif dan efisien sesuai dengan kondisi lapangan.
5) Pekerjaan yang telah dijadwalkan kemudian di laksanakan dan diawasi
(Maintenance Execution and Control) agar pekerjaan sesuai dengan SOP
yang telah dibuat, serta tepat waktu dalam perlaksanaan (efektif), dan
menggunakan material yang tepat (efisien).

5. Tahapan Control dimulai dari Planning untuk menyusun Control basis. Apa beda
planning anda (sesuai no 4) dengan Planning pada tahapan Control. Jelaskan
bagaimana anda melakukan Control, termsuk prioritas apa saja yang harus
dilakukan control

Planning pada tahapan control adalah melakukan suatu indikator keberhasilan sebuah
pekerjaan, sehingga dapa menjadi tolok ukur keberhasilan pekerjaan tersebut.
Prioritas pada control yang dilakukan adalah :
 Ketepatan waktu (efektifitas)
 Penggunaan material dan anggaran yang tepat (efisiensi)
  Kualitas/mutu

6. Pada suatu saat, anda oleh Serikat Pekerja diajak demonstrasi untuk melakukan koreksi
atas kebijakan Pimpinan yang akan menjual saham kepada salah satu Konglomerat
Indonesia. Bagaimana sikap anda disesuaikan dengan prinsip Organizing. Jelaskan

7. Andaikata anda tidak setuju dengan salah satu kegiatan Serikat Pekerja,
bagaimana anda melakukan fungsi Directing kepada anak buah anda?

Melakukan komunikasi yang tepat terhadap bawahan, memberi moticasi, dan

memberikan problem solving. Hal ini memerlukan jiwa kepemimpinan agar pesan yang
ingin disampaikan dapat diterima.

8. Actuating adalah Directing dengan dasar Motivasi. Mengapa Motivasi begitu

penting peranannya dalam kegiatan sehari-hari Manajer? Bagimana anda
melakukan Motivasi?

Agar anak buah secara mandiri mempunyai kehendak untuk menyelesaikan tugas (self
generated), sehingga pemanfaatan potensi mereka akan jauh lebih baik.
Motivasi kepada anak buah dapat dilakukan dengan :

 Dengan menciptakan lingkungan kerja (hygiene) mendukung. Faktor Hygiene ini

adalah renumerasi (sistem imbalan) yang adil, pekerjaan yang tidak
membosankan, karir, kepastian masa depan, tugas yang menantang, lingkungan
kerja yang aman dll.
 Mau mendengarkan dan menghargai anak buah
 Memperhatikan anak buah
 Memberikan kesempatan berkarier kepada anak buah
 Menganggap karyawan sebagai aset
 Tidak membiarkan anak buah bekerja sendiri
 Jalin kepercayaan antara anda dan anak buah
 Berwibawa, tapi menyenangkan
 Buat suasana kerja yang menyenangkan
9. Mengapa banyak manajer tidak melakukan Delegasi. Apa kerugian yang timbul
karena manajer gagal melakukan Delegasi.

Banyak manajer tidak mampu melakukan delegasi karena :

1) Ia seorang perfectionist atau micro manager (manajer kelas tukang). Alasan beberapa
manajer untuk tidak mendelagsikan adalah
 Anak buah tidak berpengalaman
 Lebih banyak waktu menjelaskan dari pada mengerjakannya sendiri
 Coba-coba tanpa pengalaman sangat beresiko dan mahal
 Memang harus saya kerjakan sendiri
 Anak buah merupakan spesilais yang tidak biasa berpikir keterkaitan
 Orang saya sudah demikian sibuknya
 Sayalah yang dapat membuat keputusan, bukan anak buah
 Anak buah memerlukan pengendalian ketat dan kurang dapat dipercaya
 Saya memang suka sibuk, dan pekerjaan itu merupakan kesibukan saya.
2) Kekurangan staff

Kerugian yang timbul karena manajer gagal melakukan Delegasi :

1) Mengerjakan hal yang salah: sangat sibuk untuk hal yang tidak penting, sedikit
waktu untuk hal yang penting.
2) Tidak memiliki anak buah yang dapat dipercaya dan tidak saling memiliki
kepercayaan antara anak buah dan atasan.
3) Orang yang dipilih tidak kompeten di bidangnya sehingga pekerjaan kacau.

10. Komunikasi dilaksanakan melalui berbagai tahapan, sehingga anda tidak boleh
hanya beralasan bahwa anda telah menyampaikan sehingga kalau tidak
dilaksanakan akan mendapat penalty (hukuman). Jelaskan pula siklus komunikasi
yang seharusnya anda lakukan.

1) Transfer. Komunikasi dimulai dari pengalihan informasi (transfering

information). Transfer ini dapat berbentuk komunikasi formal atau informal, oral /
verbal atau tertulis. Transfer informasi formal menggunakan struktur organisasi
 dan sistem informasi, sedang informal tidak terikat dalam struktur organisasi atau
sistem informasi. Secara verbal biasanya diadalah dalam meeting atau pertemuan
tatap muka lainnya, secara tertulis dilakukan melalui instruksi dan pelaporan.
Transfer yang efektif membutuhkan keduanya.
2) Recieved. Pengalihan informasi terjadi kalau fihak yang terkait menerima transfer
informasi ini. Suatu absen kehadiran atau tanda terima infromasi tertulis dari fihak
terkait dapat memastikan diterimanya transfer ini.
3) Listening. Memperhatikan merupakan awal dari berhasilnya komunikasi, karena
awal dari pemahaman disebabkan oleh adanya perhatian. Banyak fihak yang
gagal faham karena gagal dalam proses listening. Maka diperlukan pembelajaran,
yaitu belajar bagaimana cara memperhatikan (learn how to listen). Bagi para
manajer ia harus mampu mencipta suasana yang menimbulkan perhatian. Pada
meeting, manajer haruslah memastikan bahwa proses listening terjadi
4) Understood. Banyak yang sudah memperhatikan tetapi tidak mengerti apa yang
dibicarakan atau yang tertulis dalam periode tansfer informasi. Berbagai metoda
dapat digunakan untuk memastikan bahwa informasi yang diterima dapat
dimengerti oleh penerima informasi. Banyak manajer yang berkilah sudah
menyampaikan informasi, tetapi tidak memastikan bahwa informasi itu
dimengerti.
5) Actions. Setelah informasi difahami / dimengerti, maka ada tindak lanjut dari
informasi tersebut dalam melakukan usaha tercapainya tujuan bersama, atau
menyelesaikan masalah yang timbul.

11. Problem Solving akan berbahaya kalau anda terjebak pada menyelesaikan masalah
sambil membuat masalah baru. Bagaimana anda mencegahnya.

Mengidentifikasi masalah dengan benar, sehingga tidak menyelesaikan masalah yang

bukan masalah, dan tidak menimbulkan masalah baru.
Mencari akar permasalahan, bukan menyelesaikan gejala.
 Ada berbagai teknik penyelesaian masalah (Problem-solving techniques) yang dapat
digunakan untuk menyelesaikan masalah utama dengan cara melakukan identifikasi
unsur-unsur penyebab yang berkontribusi kepada terjadinya masalah tersebut.
Diantara tools itu adalah Fault Tree Analysis, Fishbone (Cause and Effect) Diagrams,
Brainstorming, Six Sigma, and Why-Why Analysis—yang juga dikenal sebagai “5
Why’s. Dua tool yang akan dibahas adalah 5 Whys dan Six Sigma.

Six Sgma methodology menyangkut 5 tahapan analisis, yaitu:

1) Definisikan masalah. Caranya dengan menjawab pertanyaan: apa yang terjadi?
2) Ukur masalah. Caranya dengan menjawab pertanyaan: apa masalahnya?
3) Analisis. Caranya dengan menjawab pertanyaan apa penyebabnya?
4) Perbaiki (Improved). Caranya dengan menjawab pertanyaan: bagaimana kita
dapat memperbaiki?
5) Kendalikan (Control).. Caranya dengan pertanyaan, bagaimana mancegah
terulangnya masalah

12. Decision Making adalah memilih anternatif yang paling baik, bukan yang paling
benar. Jelaskan maksudnya

Dalam manajemen, tidak ada keputusan yang hanya mengandung keuntungan, tetapi
selalu mengundung unsur kerugian. Artinya mengambil keputusan adalah memilih satu
yang terbaik dari beberapa alternatif yang lebih buruk. Kadang manajer dihadapkan pada
dilema, karena semua alternatif penyelesaian masuk dalam kategori buruk. Maka, apapun
kondisinya ia harus memilih yang paling baik dari semua yang buruk.

13. Apa yang harus anda persiapkan agar Performance Appraisal (PA) berjalan cukup
objektif. Perhatikan tahapan tahapan PA

Menyusun KPI bersama-sama dan disepakati untuk dijadikan ukuran kuantitatif dalam
Performance Appraisal.
Indikator pencapaian ditetapkan berdasar pencapaian nyata sasaran personal atau
kelompok, dengan unsur indikator yang dirinci oleh Supervisor berdasarkan keselarasan
operasional dengan tujuan perusahaan.

14. Bagaimana anda memotivasi seorang anak buah yang dalam PA menunjukkan
hasil yang mengecewakan anak buah, bilamana anda menuruti Teori Maslow.
Jelaskan
 Mengamati pencapaian hirarkhi anak buah, apakah tingkat 1, tingat 2, tingat 3 atau 4
Menatur keseimbangan X Y untuk setiap hirarkhi. Biasanya untuk tngkat 1-2, lebih berat
X, 3-4 lebih berat Y.

Kehendak (need) dalam hirakhi.

Pertama kebutuhan dasar / fisiologis untuk makanan, rumah, dan sex.
Ke dua, kebutuhan safety, perlindungan dan perawatan (care).
Ke tiga kebutuhan sosial: pertemanan, bagian dari masyarakat, cinta kasih keluarga, grup
kerja dll.
Ke empat kebutuhan akan rasa hormat, misalnya disegani, dihormati karena kedudukan
atau kekayaannya, dihormati karena dikenal oleh masyarakat karena jasa atau
keberhasilannya.
Ke lima kebutuhan akan aktualisasi diri, yaitu kepuasan akan terrealisirnya potensi
dirinya.
X : menggunakan metoda yang bersifat “memaksa”, melalui pengendalian disiplin,
instruksi, imbalan dan hukuman. Manajer yang mempunyai anak buah tipe X, atau
menganggap anak buahnya tipe X, akan bertindak otoriter.
Y : Manajer yang mempunyai anak buah tipe Y, atau menganggap anak buahnya tipe Y,
akan bertindak demokratis (missioner) dengan memberi kebebasan anak buah.

15. Dalam pelaksanaan semua fungsi manajemen, seorang manajer harus mempunyai
jiwa kepemimpinan bukan sekedar keterampilan kepemimppinan Jelaskan
maksdunya, dan jelaksan bagaimana membangun jiwa kepemimpinan.

Tindakan manusia ditentukan oleh kemampuan (skill) dan kemauan (dorongan). Jika
seorang hanya memiliki skill saja, tanpa memiliki kemauan, misalnya sedang frustasi,
maka ia tidak akan bisa melewati masa-masa frustasi tersebut. Oleh karena itu jiwa
kepemimpinan yang akan mendorong seorang supervisor tetap dapat memimpin dengan
baik walau dalam keadaan sulit.
Jiwa kepemimpinan artinya adalah perilaku yang menunjukkan bahwa ia seorang
pemimpin, bukan keahliannya. Jiwa kepemimpinan ini diukur dan di tandai dengan skala
perilaku (behavioral action scale).
Jiwa kepemimpinan dapat dicapai dengan memiliki motivasi untuk berkembang,
mengetahui kemampuan diri sendri, serta mengembangkan karakter.