Pengantar Analisis dan Pengembangan Sistem

Mengapa perusahaan memperbarui atau bahkan mengganti sistem yang lama dengan yang baru?
 Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis. Kompetisi yang meningkat,
pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, perampingan operasi, merger dan pelepasan, atau
peraturan-peraturan baru dapat mengubah struktur dan tujuan sebuah perusahaan. Agar
tetap responsif, sistem harus dirubah.
 Perubahan teknologi. Dengan kemajuan dan semakin murahnya teknologi, sejumlah
organisasi dapat mengadopsi teknologi baru.
 Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan mengubah sistem mereka untuk
meningkatkan proses bisnis yang tidak efisien.
 Keunggulan kompetitif. Perusahaan berinvestasi besar dalam teknologi untuk
meningkatkan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi, meningkatkan produk atau
jasa, menurunkan biaya, serta menghasilkan keunggulan kompetitif lainnya.
 Peningkatan produktivitas. Sistem informasi dapat mengotomatisasi tugas-tugas
klerikal mengurangi waktu kinerja tugas, dan menghasilkan pegawai-pegawai dengan
pengetahuan khusus.
 Integrasi sistem. Organisasi dengan sistem yang tidak sesuai menggabungkannya untuk
menghapus ketidaksesuaian dan memperkuat database.
 Umur sistem dan kebutuhan penggantian. Semakin menuanya umur sistem dan
perbaruan selama berkali-kali, menjadikan sistem kurang stabil dan lama-kelamaan perlu
untuk diganti.

System Development Life Cycle (SDLC)

System Development Life Cycle atau Siklus Hidup Pengembangan Sistem merupakan salah satu
metode yang digunakan analisis sistem untuk melakukan analisis dan pengembangan sistem.
Selain SDLC, ada juga metode prototyping yang jauh lebih sederhana dan cepat pelaksanaannya.
Namun, SDLC merupakan metode standar dan karena tahapan-tahapannya sangat sistematis,
maka kemungkinan terjadi kegagalan saat melakukan pengembangan sistem semakin kecil. Hal
ini berbeda dengan metode prototyping yang memiliki risiko kegagalan yang lebih tinggi.
Adapun tahapan-tahapan dari Metode SDLC adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan Sistem. Sebelum melakukan analisis sistem, maka analis sistem harus
memahami program dan kebijakan pihak manajemen terkait penggunaan teknologi
informasi di lingkungan perusahaan. Jika pihak manajemen beranggapan bahwa sistem
informasi perusahaan harus diperbarui secara berkala demi keberlangsungan usaha, maka
analisis dan pengembangan sistem harus dilaksanakan.
2. Analisis Sistem. Pada tahapan ini analis sistem berusaha mengetahui permasalahan atau
kelemahan yang ada pada sistem berjalan. Mencari tahu permasalahan bisa dengan cara
observasi dan wawancara di bagian terkait. Jika permasalahan sudah diketahui, maka
analis menilai berbagai altenatif solusi yang tepat untuk mengatasinya. Solusi yang
diberikan harus didasari oleh analisis kebutuhan sistem yang sudah dilakukan dengan
menyesuaikan kemampuan perusahaan untuk memperbaikinya.
 3. Desain Konseptual/Desain Umum. Analis mengidentifikasi dan merancang model
sistem secara umum. Sebagai contoh pada tahapan ini analis mencoba merancang model
layout/tampilan dari sistem yang baru. Analis juga mengidentifikasi fitur-fitur apa yang
diperlukan pada sistem yang baru nanti
4. Desain Secara Rinci. Analis mengidentifikasi dan merancang model sistem secara rinci.
Sebagai contoh, setelah analis mengetahui laporan-laporan atau data yang akan masuk
pada proses input, maka analis merancang format laporan untuk proses input. Format
laporan tersebut terdiri dari berapa kolom dan baris, apakah berupa data numerik,
alphabetical, atau alpha-numerik. Hal ini juga berlaku ketika analis merancang format
laporan atau data yang dihasilkan lewat proses output pada sistem yang baru nanti.
5. Testing dan Implementasi. Setelah analis selesai merancang sistem, maka hasil
perancangan sistem tersebut diserahkan kepada programmer untuk ditindaklanjuti.
Programmer merancang bangun sistem sesuai dengan desain umum dan desain rinci yang
sudah dibuat oleh analis sistem. Hasilnya berupa prototype yang akan diujikan terlebih
dahulu sebelum diimplementasikan. Jika hasil testing sistem sudah sesuai dengan
ekspektasi pihak manajemen, maka sistem yang baru tersebut diimplementasikan untuk
menggantikan atau memperbarui sistem yang lama.
6. Operasi, Pemeliharaan, dan Evaluasi. Analis harus menyiapkan modul atau buku
panduan penggunaan sistem yang baru kepada user sekaligus cara untuk melakukan
pemeliharaan sistem. Selama sistem yang baru berjalan, maka pihak manajemen dan
analis sistem akan mengevaluasinya. Apabila masih ada kekurangan atau ditemukan ide-
ide baru untuk pengembangan sistem selanjutnya, maka dari sini tahapan perencanaan
sistem yang baru dimulai kembali.

Di dalam merencanakan pengembangan sistem ada 2 hal yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Rencana pengembangan proyek (project development plan): dokumen yang
menunjukkan kebutuhan proyek (orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan
keuangan), sebuah analisis biaya-manfaat, serta bagaimana sebuah proyek akan
diselesaikan (modul atau tugas untuk dijalankan, siapa yang akan menjalankannya, dan
waktu penyelesaian).
2. Rencana induk (master plan): rencana yang menjelaskan sistem tersebut akan berisi apa
saja, bagaimana sistem akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya,
bagaimana sumber daya yang dibutuhkan akan diperoleh, status proyek-proyek dalam
proses, prioritas proyek yang direncanaan, dan kriteria prioritas.

Sementara itu teknik-teknik perencanaan sistem, ada 3 jenis, yaitu:

 Program evaluation and revie technique (PERT): sebuah cara untuk merencanakan,
mengembangkan, mengoordinasi, mengendalikan, dan menentukan waktu dari aktivitas-
aktivitas, pengembangan sistem; seluruh aktivitas serta contoh dan hubungan selanjutnya
di antara aktivitas-aktivitas tersebut, diidentifikasi dan ditunjukkan pada sebuah diagram
PERT.
  Jalur kritis (critical path): jalur PERT yang mensyaratkan jumlah waktu terbesar untuk
menyelesaikan sebuah proyek; jika sebuah aktivitas jalur kritis tertunda, seluruh proyek
tertunda.
 Bagan Gantt (Gantt chart):  sebuah grafik batang yang digunakan untuk perencanaan
proyek. Grafik tersebut menunjukkan aktivitas proyek di sisi kiri, unit waktu di atas, dan
waktu tiap aktivitas diharapkan untuk dijalankan sebagai sebuah batang horizontal.

Di dalam upaya pengembangan sistem, maka harus dilakukan studi analisis kelayakan. Studi ini
dilakukan untuk menilai apakah upaya pengembangan sistem yang akan dilakukan bisa
memberikan manfaat bagi para pengguna. Adapun 5 aspek di dalam studi analisis kelayakan
pengembangan sistem, yaitu:
1. Kelayakan ekonomi (economic feasibility): menentukan apakah manfaat sistem
mendukung waktu, uang, dan sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaannya.
2. Kelayakan teknis (technical feasibility): menentukan apakah sistem diajukan dapat
dikembangkan dengan teknologi yang tersedia.
3. Kelayakan hukum (legal feasibility): menentukan apakah sistem yang diajukan akan
mematuhi seluruh hukum negara dan negara bagian yang berlaku, regulasi pihak
administratif, dan kewajiban kontraktor.
4. Kelayakan penjadwalan (scheduling feasibility): menentukan apakah sistem yang
diajukan dapan diajukan dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang
dialokasikan.
5. Kelayakan operasional (operational feasibility): menentukan apakah organisasi
memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan
mengoperasikan sistem yang diajukan dan akankah para pegawai menggunakan sistem
tersebut.

Upaya pengembangan sistem membutuhkan dana yang tidak sedikit dari sejak perencanaan
sampai dengan implementasi. Di dalam akuntansi, dana yang dikeluarkan perusahaan untuk
upaya pengembangan sistem dikategorikan sebagai belanja modal (capital expenditure), bukan
diakui sebagai biaya. Dana yang dikeluarkan untuk sistem yang baru boleh diakui sebagai biaya
apabila sistem yang baru tersebut sudah berjalan dan dana yang dikeluarkan tersebut digunakan
untuk maintenance, menggaji administrator sistem, teknisi, dll. Untuk menghitung penganggaran
pada proyek pengembangan sistem bisa dilakukan dengan 3 cara, yaitu:
1. Paypback period: sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk
menghitung jumlah tahun yang diperlukan agar tabungan bersih menyamai biaya
awalnya.
2. Nilai sekarang bersih (Net Present Value- NPV): sebuah teknik pengembalian atas
investasi yang mendiskontokan seluruh arus kas masa depan yang diestimasi kembali ke
masa sekarang dengan menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu
uang.
3. Tingkat pengembalian internal (internal rate of return- IRR): sebuah teknik
pengembalian atas investasi yang menghitung tingkat bunga yang membuat nilai
sekarang dari total biaya sama dengan nilai sekarang total simpanan.
Aspek Perubahan Perilaku
Apabila sistem yang baru sudah diimplementasikan, maka biasanya akan mendapat pro dan
kontra dari para pegawai di perusahaan. Mengapa sikap kontra atau perlawanan bisa terjadi? Ada
beberapa kemungkinan, antara lain:
 Ketakutan. Orang-orang merasa takut karena ketidaktahuan terhadap sistem yang baru,
takut karena kehilangan pekerjaan, takut kehilangan respek atau status, takut akan
kegagalan, serta ketidakpastian yang menyertai perubahan.
 Dukungan manajemen puncak. Para pegawai yang merasakan kurangnya dukungan
manajemen puncak terhadap perubahan bertanya-tanya mengapa mereka harus
mendukungnya.
 Pengalaman dengan perubahan sebelumnya. Para pegawai yang memiliki pengalaman
buruk dengan peruabahan sebelumnya akan lebih enggan untuk bekerja sama.
 Komunikasi. Para pegawai tidak mungkin mendukung sebuah perubahan kecuali diberi
penjelasan tentang alasan adanya perubahan.
 Sifat perubahan yang mengganggu. Permintaan untuk informasi dan wawancara
mengganggu dan menempatkan beban tambahan bagi orang-orang. Hal ini menyebabkan
perasaan negatif terhadap perubahan yang mendesak mereka.
 Cara perubahan diperkenalkan. Perlawanan biasanya merupakan sebuah reaksi
terhadap metode-metode dalam memulai perubahan dibandingkan perubahan itu sendiri.
 Bias dan emosi. Orang-orang dengan kelekatan ekonomi ke tugas-tugas atau rekan kerja
mereka mungkin tidak ingin berubah jika elemen-elemen tersebut dipengaruhi.
 Karakteristik dan latar belakang pribadi. Secara umum, semakin muda dan semakin
tingginya pendidikan seseorang, mereka akan lebih cenderung untuk menerima
perubahan.

Lantas bagaimanakah bentuk-bentuk perlawanan yang diberikan oleh pegawai terhadap

implementasi sistem yang baru?
 Agresi (aggression): perlawanan terhadap perubahan yang dikehendaki untuk
menghancurkan, melumpuhkan, atau melemahkan efektivitas sistem, seperti peningkatan
tingkat kesalahan, gangguan, atau sabotase yang disengaja.
 Proyeksi (projection): perlawanan terhadap perubahan dengan menyalahkan apa pun dan
segalanya pada sistem baru, sehingga sistem menjadi kambing hitam atas seluruh
masalah dan kesalahan yang benar-benar terjadi atau yang direkayasa.
 Penghindaran (avoidance): mengabaikan SIA baru dengan harapan agar masalah
(sistem) akan segera pergi.

Dan selanjutnya, penyelesaian seperti apakah yang dibutuhkan untuk mengatasi kemungkinan
perlawanan seperti yang sudah disebutkan sebelumnya?
 Memperoleh dukungan manajemen. Tunjuk seorang pendukung yang dapat
menyediakan sumber daya dan memotivasi yang lain untuk membantu dan bekerja sama
dengan pengembangan sistem.
 Memenuhi kebutuhan pengguna. Sangat penting agar sistem memenuhi kebutuhan
pengguna.
 Melibatkan pengguna. Mereka yang terpengaruh oleh sistem harus berpartisipasi dalam
pengembangan dengan memberi saran dan membantu membuat keputusan.
 Menghilangkan ketakutan, dan menekankan peluang-peluang baru. Para penguna
sangat tertarik dengan bagaimana perubahan sistem memengaruhi mereka secara
personal.
 Menghindari emosionalisme. Ketika logika beradu dengan emosi, logika jarang dapat
diharapkan.
 Memberikan pelatihan. Penggunaan dan dukungan yang efektif tidak akan
memungkinkan apabila para pengguna tidak memahami sistem tersebut.
 Memeriksa ulang evaluasi kinerja. Standar dan kriteria kinerja harus dievaluasi ulang
untuk memastikan bahwa standar dan kriteria tersebut sesuai dengan sistem yang baru.
 Menjalin lini komunikasi yang terbuka. Siapapun yang terpengaruh oleh
pengembangan sistem harus memiliki sikap percaya dan dapat kerja sama.
 Menguji sistem. Sistem tersebut harus diuji dengan tepat sebelum implementasi untuk
meminimalkan kesan buruk awal.
 Menjaga agar sistem tetap sederhana, dan perlakuan sistem seperti
manusia. Hindari sistem rumit yang menyebabkan perubahan terlalu radikal di
perusahaan.
 Mengendalikan ekspektasi pengguna. Sebuah sistem dijual terlalu baik jika para
pengguna memiliki ekspektasi yang tidak realistis atas kemampuan dan kinerjanya.
Artinya seorang analis sistem harus bisa meyakinkan manajer dan pengguna sistem yang
lain agar tetap bisa berpikir secara rasional terhadap sistem yang diinginkan. Hal ini
dikarenakan perusahaan sendiri memiliki keterbatasan untuk memenuhi upaya
pengembangan sistem.